Arbeitsmittel

Computer und Co. von
der Steuer absetzen

Das Wichtigste in Kürze

  • Grundsätzlich kann jeder Gegenstand ein steuerlich absetzbares Arbeitsmittel sein, wenn Sie ihn ganz überwiegend für berufliche Zwecke nutzen.
  • Die private Nutzung darf grundsätzlich so gut wie keine Rolle spielen. Bei einigen Arbeitsmitteln ist eine sowohl private als auch berufliche Nutzung unschädlich und der berufliche Anteil kann abgesetzt werden - etwa beim Computer, häuslichen Arbeitszimmer, Grundstücken, Telefon, Reisekosten und Haushaltshilfen.
  • Ausgaben für Arbeitsmittel sind Werbungskosten und mindern Ihre Steuerlast bei Ihren Einkünften als Arbeitnehmer.
  • Zu den typischen Arbeitsmitteln gehören zum Beispiel Aktentasche, PC, Schreibtisch, Bücherregal und Fachliteratur.
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Für viele Arbeitnehmer gilt das „Werkstorprinzip“ nicht: Sie beantworten abends mit dem eigenen Smartphone noch schnell eine E-Mail des Chefs oder eines Kunden, bereiten am heimischen Rechner den Unterricht für den nächsten Tag vor oder reinigen ihren Blaumann in der eigenen Waschmaschine. Alles, was Sie für Ihre berufliche Tätigkeit einsetzen, gilt als Arbeitsmittel. Das Geld, das Sie für Arbeitsmittel ausgeben, können Sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Die gesetzliche Regelung finden Sie in § 9 EStG. Und hierhin kommen die Angaben in der Steuererklärung: Anlage N, Seite 2, Zeile 41.

Was ist ein Arbeitsmittel?

Zu den Arbeitsmitteln gehören zum Beispiel Werkzeuge, typische Berufsbekleidung und Fachzeitschriften. Arbeitsmittel sind Gegenstände, die Sie brauchen, um Ihre beruflichen Aufgaben zu erledigen. Das müssen nicht unbedingt nur körperliche Gegenstände wie Computer sein. Auch ein privater Telefonanschluss oder Software, die zu den sogenannten immateriellen Wirtschaftsgütern zählt, können Arbeitsmittel sein. Wichtig ist nur, dass Sie das Arbeitsmittel so gut wie ausschließlich beruflich nutzen. Das heißt, die private Nutzung darf kaum eine Rolle spielen.

Beispiele für Arbeitsmittel:

  • Aktentasche/-koffer,
  • typische Berufskleidung (wie Arztkittel oder Blaumann) inklusive Reinigung,
  • Computer, Notebook und Ähnliches,
  • Anwender-Software,
  • Diktiergerät,
  • Fachliteratur und
  • Werkzeug.
Tipp

Werkzeuggeld

Falls Ihr Arbeitgeber Ihnen eine Entschädigung dafür zahlt, dass Sie Ihre privaten Werkzeuge für die Arbeit nutzen, ist seine Zahlung steuerfrei. Im Gegenzug können Sie dieses sogenannte Werkzeuggeld aber nicht als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Das Finanzamt erkennt Ihre Kosten an, wenn sie durch Ihren Beruf veranlasst sind. So wird ein Skilehrer keine Probleme haben, die Kosten seiner Skiausrüstung abzusetzen. Wenn dagegen ein Sportlehrer privat gerne in den Wintersport fährt, dürften seine Chancen für den Werbungskostenabzug schlecht stehen – es sei denn, er nimmt an einem Lehrgang teil, um eine Schul-Skileiter-Lizenz zu erwerben.

Bei vielen Gegenständen ist aber unbestritten, dass sie Arbeitsmittel sind. Auch das Finanzamt geht nicht davon aus, dass Sie in Ihrer Freizeit mit einer Aktentasche oder einem Pilotenkoffer spazieren gehen. Nach einem beruflichen Aufstieg erwartet man von Ihnen vielleicht, dass Sie einen bestimmten Dresscode einhalten. Der Fiskus wird Ihre Kosten für den „Chefanzug“ trotzdem nicht anerkennen, weil eine private Nutzung möglich ist.

Vom Chef gestellt

Bekommen Sie als Arbeitnehmer von Ihrem Arbeitgeber kostenfrei einen Laptop samt Drucker zur betrieblichen Nutzung gestellt, so dürfen Sie diesen auch privat nutzen und müssen dafür keinen geldwerten Vorteil versteuern. Falls Sie aber Ihr eigenes Druckerpapier und Zubehör wie Tonerkartuschen verwenden, können Sie diese Ausgaben eventuell als Werbungskosten absetzen. Dafür benötigen Sie Belege.

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Welche Kosten werden wie berücksichtigt?

Neben Ihren Anschaffungskosten können Sie auch Reparatur-, Reinigungs- und Wartungskosten steuermindernd ansetzen.

Viele Finanzämter erkennen ohne Nachweise einen pauschalen Betrag von 110 Euro für die Anschaffung, die Reparatur und die Reinigung von Arbeitsmitteln als Werbungskosten an. Diesen Betrag sollen Sie immer dann geltend machen, wenn Sie keine höheren Aufwendungen nachweisen können. Einen Rechtsanspruch auf diese Pauschale haben Sie allerdings nicht.

Wenn das einzelne Arbeitsmittel nicht mehr als 410 Euro netto gekostet hat, können Sie den gesamten Anschaffungspreis sofort und in voller Höhe steuerlich absetzen. Eine Abschreibung über mehrere Jahre ist dann nicht notwendig. Maßgebend ist der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer, der Rechnungsbetrag darf sich also höchstens auf 487,90 Euro belaufen bei 19 Prozent Mehrwertsteuer.

Tipp

Fahrtkosten absetzen

Vergessen Sie nicht, auch Ihre Fahrtkosten zum Kauf von Arbeitsmitteln als Werbungskosten abzusetzen! Sind Sie zum Möbelhaus gefahren, um einen neuen Schreibtisch zu kaufen, führt das zu einer Steuerersparnis.

Der Preis ist übrigens (fast) kein Kriterium: Auch wenn Sie für Ihr Arbeitsmittel ungewöhnlich viel ausgegeben haben, die Kosten aber bezogen auf Ihre berufliche Stellung und die Höhe Ihres Gehalts nicht unangemessen sind, ist ein Werbungskostenabzug möglich. Höchstrichterlich entschieden ist das zum Beispiel für den Flügel einer Musikpädagogin und einer Lehrerin, die am Gymnasium Musik unterrichtet.

Werbungskosten können Sie auch für Wirtschaftsgüter abziehen, die Sie zunächst privat genutzt oder geschenkt bekommen haben. Solche Wirtschaftsgüter können Sie nämlich zu einem Arbeitsmittel „umwidmen“ und so dem steuerrelevanten Bereich zuordnen. Beispiel: Sie haben vor zwei Jahren ein Regal für Ihr Wohnzimmer gekauft, in dem Sie jetzt Ihre berufliche Fachliteratur aufbewahren. Für das Regal können Sie im Jahr der Umwidmung Werbungskosten geltend machen. Wenn das Arbeitsmittel bei der Umwidmung höchstens noch 410 Euro wert ist, können Sie diesen sofort und in voller Höhe steuerlich absetzen. Ist es mehr wert, schreiben Sie den Gegenstand ab. Das heißt, Sie verteilen die Anschaffungskosten auf die Jahre der üblichen Nutzungsdauer. Sie sollten sich darauf einstellen, dass das Finanzamt wahrscheinlich Nachweise wie einen Kassenbon über Ihre ursprünglichen Anschaffungskosten verlangen wird.

Beispiel Computer: Sowohl beruflich als auch privat genutzt

Ihren neuen Computer können Sie vollständig als Arbeitsmittel absetzen, wenn Sie ihn fast ausschließlich und unmittelbar beruflich nutzen. Eine private Mitbenutzung von höchstens 10 Prozent ist erlaubt. Auch hier liegt die magische Grenze bei 487,90 Euro. Hat das Gerät nämlich höchstens 410 Euro ohne Umsatzsteuer gekostet, können Sie Ihre Anschaffungskosten sofort in voller Höhe ansetzen. War der Rechner teurer, berücksichtigt das Finanzamt Ihre Kosten nur im Wege einer dreijährigen Abschreibung. Die Abschreibung müssen Sie im Jahr der Anschaffung monatsweise berechnen.

Gemischte Aufwendungen

Für den Fall, dass Ihnen das Finanzamt die mindestens 90-prozentige Nutzung für berufliche Zwecke nicht abnimmt, sollten Sie zumindest einen anteiligen Kostenabzug durchsetzen. Sie können Ihre Kosten dann entsprechend der beruflichen und privaten Nutzung aufteilen. Meistens schätzen die Finanzämter den beruflichen Anteil in solchen Fällen auf 50 Prozent. Ein anteiliger Kostenabzug ist auch bei folgenden gemischten Aufwendungen möglich: häusliches Arbeitszimmer, Telefon, Reisekosten, Grundstück und Haushaltshilfe. Beim Computer notieren Sie am besten die beruflich genutzten Stunden oder Sie akzeptieren die pauschale Schätzung von je 50 Prozent.

Peripheriegeräte wie Scanner, Drucker und Bildschirm sind nicht selbstständig benutzbar. Sie müssen deren Anschaffungskosten deshalb mit denen des Computers zusammenrechnen. Regelmäßig überschreiten Sie dadurch die Nettogrenze von 410 Euro und können daher nur eine Abschreibung über drei Jahre geltend machen.

Multifunktionsgeräte – wie etwa ein „All-in-one“-Drucker – gelten steuerlich dagegen als eigene Wirtschaftsgüter. Die Anschaffungskosten solcher Geräte können Sie deshalb sofort und in voller Höhe als Werbungskosten absetzen, wenn sie höchstens 410 Euro netto  betragen haben. Das dürfte auch für externe Datenspeicher wie Festplatten gelten. Die Kosten für solche Zusatzgeräte sollten Sie daher ebenfalls unabhängig von der Abschreibung Ihres Rechners sofort und in voller Höhe von der Steuer absetzen.

Tipp

Schneller abschreiben

Falls Ihr Notebook oder Laptop einer besonders starken Beanspruchung ausgesetzt ist und Sie sich deshalb alle zwei Jahre oder noch öfter ein neues Gerät kaufen, sollten Sie das in Ihrer Steuererklärung dokumentieren und auf einer kürzeren Abschreibungsdauer bestehen.

Auch Einrichtungsgegenstände angeben

Denken Sie daran, auch die Kosten der Einrichtung Ihres Arbeitszimmers (zum Beispiel Regale, Schreibtisch, Bürostuhl) als Werbungskosten anzusetzen. Arbeitsmittel können Sie sogar unabhängig davon steuerlich geltend machen, ob das Finanzamt Ihr häusliches Arbeitszimmer anerkennt. Wo sich die Gegenstände in Ihrer Wohnung befinden, spielt keine Rolle. Voraussetzung ist nur, dass Sie diese Gegenstände so gut wie ausschließlich für berufliche Zwecke verwenden. Solche Einrichtungsgegenstände können Sie sofort absetzen, wenn der Kaufpreis inklusive Umsatzsteuer 487,90 Euro nicht übersteigt. Bei höheren Anschaffungskosten müssen Sie Ihre Kosten über die Nutzungsdauer verteilen.

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Finanztip-Chefredakteur
Hermann-Josef Tenhagen

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Artikel verfasst von

Sabine Himmelberg

freie Finanztip-Redakteurin

Als freie Redakteurin schreibt Sabine Himmelberg auf Finanztip zum Thema Steuern. Sie blickt auf mehr als zwanzig Jahre Redaktionsarbeit im Steuerrecht zurück. Als spezialisierte Fachjournalistin deckt Sabine Himmelberg ein breites inhaltliches Spektrum für Publikationen namhafter Fachverlage ab. Nach ihrem Magisterabschluss an der Universität zu Köln trat sie in die Redaktion des Deubner Verlags ein, der Informationen für Rechtsanwälte und Steuerberater herausgibt und der WEKA-Gruppe angehört. Sie leitete dort drei Jahre lang die Redaktion Steuern.

Udo Reuß

Finanztip-Experte für Steuern

Der Steuerrechtler und Diplom-Kaufmann Udo Reuß ist bei Finanztip für Steuerthemen verantwortlich. Zuvor war er bei verschiedenen Wirtschafts- und Fachverlagen wie Handelsblatt, F.A.Z.-Verlagsgruppe, Haufe-Lexware und Vogel Business Media tätig – 14 Jahre davon arbeitete er als Chefredakteur von Fachzeitschriften. Aus dem komplexen Steuerrecht zieht er die relevanten Urteile für Steuersparer. Den Autor erreichen Sie unter redaktion@finanztip.de.