Private Nutzung von Handy und Notebook vom Arbeitgeber

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Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitern zunehmend Geräte der Telekommunikation (Handy, iPad oder andere Tablets, Notebook bzw. Desktop-Computer) zur Verfügung. In vielen Fällen werden diese vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mobilfunk- bzw. WLAN-Geräte vorwiegend privat genutzt. Gut zu Wissen, dass die private Nutzung von Handy, Notebook, iPad und anderen Tablets in der Regel steuerfrei ist. Der Gesetzgeber "sieht hierin keinen geldwerten Vorteil mehr bzw. er "verzichtet" auf die Zahlung von Einkommensteuer für die private Nutzung.

Steuerfreie Nutzung bei der Einkommensteuer

Das Gesetz sagt hierzu im § 3 Nr. 45 EStG: Steuerfrei sind die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen.

Auch die Lohnsteuerrichtlinien versuchen hier keine Einschränkung zu formulieren. Zitat: Die Privatnutzung betrieblicher Personalcomputer und Telekommunikationsgeräte durch den Arbeitnehmer ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung steuerfrei. Die Steuerfreiheit umfasst auch die Nutzung von Zubehör und Software. Sie ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für Mobiltelefone im Auto oder Personalcomputer in der Wohnung des Arbeitnehmers. Die Steuerfreiheit gilt nur für die Überlassung zur Nutzung durch den Arbeitgeber oder auf Grund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten. In diesen Fällen sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) steuerfrei. Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder auf Grund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.

Von der Einkommensteuer befreit war früher nur die private Nutzung von betrieblichen Computern oder Telefonen durch die Arbeitnehmer. Nun geht die Steuerbefreiung weiter. Hinzugekommen ist die Steuerfreiheit für jegliche Datenverarbeitungsgeräte sowie Telekommunikationsendgeräte einschließlich ihres Zubehörs. Redaktionelle Anmerkung: Wer benutzt - außer Behörden - noch Begriffe wie Datenverarbeitungsgerät bzw. Telekommunikationsendgerät. Daher übersetzt in verständlicher Sprache: Darunter fallen zum Beispiel Smartphones (iPhone, Android, Windows 8) und Smartlets (z.B. Galaxy Note 2) oder echte Tablets, die Nutzung von Software und Apps sowie die Kosten für zum Beispiel eine Service- Hotline.

Besonderheiten in der Besteuerung

Aus der Steuerfreiheit bei der Einkommensteuer wird auch die Befreiung von der Sozialversicherung abgeleitet, wenn die entsprechende Nutzung zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährt wird. Wenn hingegen eine Umwandlung von Gehalt in eine entsprechende Nutzungsüberlassung vorgenommen wird, kommt die Sozialversicherungsfreiheit nicht zum Zuge. Die Behandlung bei der Umsatzsteuer richtet sich danach, ob die Nutzung vorrangig im allgemeinen betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt.

Das Steuerrecht kennt den Begriff des wirtschaftlichen Eigentümers. Steuerlich zählt nicht das formale rechtliche Eigentum, sondern das wirtschaftliche Eigentum (§ 39 AO). Die Steuerbefreiung greift daher nur, wenn dem Arbeitnehmer nicht das wirtschaftliche Eigentum am überlassenen Gerät zugerechnet wird. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn der Arbeitgeber die Geräte auf Dauer den Mitarbeitern ohne weitere Bedingungen überlässt. Wichtig ist daher, dass die überlassenen Geräte im wirtschaftlichen Eigentum des Arbeitsgeber stehen.
Im obigen Artikel wird die Überlassung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erläutert. Selbstständige können hiervon nicht profitieren. Wenn mithin ein Gewerbetreibender oder ein Freiberufler sein berufliches iPad auch privat nutzt, ist dieser Nutzungsvorteil von ihm zu versteuern.

 
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Finanztip-Chefredakteur
Hermann-Josef Tenhagen

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Artikel verfasst von

Finanztip-Redaktion

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Die Finanztip-Redaktion besteht aus einem Team von Experten, die völlig unabhängig für Sie recherchieren, damit Sie die beste Entscheidung treffen können. Die Experten arbeiten in den Teams Bank & Geldanlage, Versicherung & Vorsorge, Recht & Steuern sowie Energie/Reise/ Mobilität & Medien. Bei der Wahl der Zeitschrift „Wirtschaftsjournalist“ zur Wirtschaftsredaktion des Jahres belegte die Redaktion 2015 den zweiten Platz.