Lohnsteuer-Außenprüfung

  • Zuletzt aktualisiert: 13. Dezember 2012

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Arbeitnehmer wissen, dass ihnen vom Lohn bzw. Gehalt gleich die Lohnsteuer einbehalten wird. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die auf den Arbeitslohn des Arbeitnehmers entfallende Lohnsteuer zu berechnen und an das für den Arbeitgeber zuständige Finanzamt abzuführen. Der Arbeitgeber hat hierzu die ihm mitgeteilten lohnsteuerlichen Abzugsmerkmale (früher: Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte) zu berücksichtigen. Ob der Arbeitgeber den Arbeitslohn richtig versteuert und die Lohnsteuer auch fristgerecht an das Betriebsstättenfinanzamt abgeführt hat, überprüft das Finanzamt im Wege einer Lohnsteueraußenprüfung. Die gesetzliche Grundlage findet sich im § 42f EStG.

Fallstricke und Prüfungsfelder in der LSt-Außenprüfung

Viele Fälle landen vor den Finanzgerichten, weil Arbeitgeber und Finanzamt unterschiedlicher Auffassung sind, ob eine Leistung des Arbeitgebers einen geldwerten Vorteil darstellt, der auch der Lohnsteuer zu unterwerfen ist. Beispiel: Massagen bei Bildschirmarbeitsplätzen.

In einer Lohnsteueraußenprüfung setzen die Außenprüfer bestimmte Schwerpunkte. Arbeitgeber sollten nicht nur im Hinblick auf eine drohende LSt-Außenprüfung diese Prüfungsfelder besonders kontrollieren. Allgemein gilt: Ist der Arbeitslohn und der Sachbezug vollständig dem Lohnsteuerabzug unterworfen worden und lagen die Voraussetzung für die Lohnsteuer-Pauschalierung vor? Als kleine Checkliste zur Vorbereitung auf eine Lohnsteueraußenprüfung dienen folgende Punkte, die auszugsweise zum Teil aus einem Ratgeber des Bundes der Steuerzahler (BdSt) entnommen wurden. Die Lohnsteuerkarte wird mittlerweile elektronisch geüfhrt

  • Häufig stimmen die von den Löhnen und Gehältern einbehaltenen und in den Lohnkonten vermerkten Steuerabzugsbeträge nicht mit der Summe der angemeldeten und abgeführten Steuern überein. Das ist im Regelfall darauf zurückzuführen, dass in die für die Lohnsteueranmeldung gefertigten besonderen Zusammenstellungen nicht die Beträge aller Arbeitnehmer aufgenommen oder die Beträge aus den Lohnkonten unzutreffend übertragen worden sind.
  • In Fällen der Pauschalierung der Lohnsteuer für Teilzeitbeschäftigte nach § 40a EStG werden die hierzu erforderlichen Aufzeichnungen nicht oder nicht in vollem Umfange entsprechend den gesetzlichen Weisungen geführt. Hierdurch wird der Finanzverwaltung die Nachprüfung, ob die Voraussetzungen für die Pauschalierung der Lohnsteuer vorgelegen haben, erschwert bzw. in bestimmten Fällen unmöglich gemacht.
  • Die Lohnkonten werden häufig nicht entsprechend den Bestimmungen des § 4 LStDV geführt; insbesondere werden steuerfreie Bezüge oft nicht im Lohnkonto vermerkt. Dies erschwert dem Lohnsteuer-Außenprüfer die Feststellung, ob und inwieweit die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung dieser Bezüge vorgelegen haben.
  • In Fällen, in denen einmal die Lohnsteuer für einen geringeren Zeitraum als einen Monat ausgerechnet werden muss, wenden die Arbeitgeber häufig die Lohnsteuermonatstabelle an, anstatt bei den verkürzten Lohnzahlungszeiträumen die Lohnsteuer aus den mit der Zahl der Kalendertage vervielfachten Beträgen der Lohnsteuertagestabelle zu entnehmen. Dies führt dazu, dass dem Arbeitnehmer insgesamt zu hohe Grundfreibeträge gewährt werden.
  • Die Arbeitgeber beachten nicht immer, dass in den Fällen, in denen die Lohnsteuer für den Monat Januar aufgrund der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte für das vorhergehende Kalenderjahr ermittelt worden ist, weil der Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte für das neue Kalenderjahr noch nicht vorgelegt hatte, nach Vorlage der neuen Lohnsteuerkarte die "vorläufig" für den Januar ermittelte Lohnsteuer überprüft und erforderlichenfalls korrigiert werden muss.
  • Die Lohnsteuer-Außenprüfer werfen ein aufmerksames Auge auf die steuerliche Behandlung von Reisekostenvergütungen und Auslösungen, Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, unentgeltlicher oder verbilligter Abgabe von Mahlzeiten, Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen, unentgeltlicher oder verbilligter Überlassung von Werkswohnungen, geldwerten Vorteilen aus der unentgeltlichen Überlassung firmeneigener Kraftfahrzeuge zur privaten Nutzung, geldwerten Vorteilen aus der privaten Mitbenutzung eines aus dienstlichen Gründen erforderlichen Telefonanschlusses, Aushilfslöhnen, Urlaubsgeldern, Gelegenheitsgeschenken und sonstigen Bezügen.

 

Prüfungsanordnung zur Außenprüfung

Die Außenprüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeiten im Unternehmen des Steuerpflichtigen statt. Sofern die Anwesenheit des Außenprüfers den Arbeitsablauf erheblich beeinträchtigt oder kein geordneter Arbeitsplatz für den Außenprüfer vorhanden sein sollte, erfolgt die Prüfung grundsätzlich an Amtsstelle. In begründeten Fällen kann die Prüfung auch in den Büroräumen des Steuerberaters erfolgen. Viele kleinere Unternehmen versuchen daher, dass die LSt-Außenprüfung in den Büroräumen des Steuerberaters erfolgt.

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Lohnsteuer auf Leistungen an Geschäftsführer

Es stellt sich immer wieder die Frage, wann ein GmbH-Geschäftsführer als Arbeitnehmer zu beurteilen ist. Problem: Es droht "Gefahr" von beiden Seiten. Haben die GmbH und der Gesellschafter-Geschäftsführer die Tätigkeit als selbstständig eingestuft, könnte eine Lohnsteueraußenprüfung unterstellen, dass ein Arbeitsverhältnis vorliegt und daher Lohnsteuer auf Gehalt und Sachzuwendungen einzubehalten ist. Im anderen Fall kann das Finanzamt prüfen, ob es Indizien dafür gibt, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer seine Tätigkeit als Geschäftsführer selbstständig erbringt.

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