Mahngebühren und Inkassokosten

Überhöhte Mahngebühren sind unzulässig

Das Wichtigste in Kürze

  • Rechnungen sollten Sie pünktlich begleichen. Sonst drohen weitere Kosten wie Gebühren und Verzugszinsen.
  • In Verzug gerät ein Schuldner grundsätzlich erst, wenn er eine Mahnung bekommt. Es sei denn, der Zeitpunkt der Zahlung ist klar bestimmt, wie bei der Miete.
  • Der Gläubiger darf bei Verzug nur die tatsächlichen Kosten der Mahnung in Rechnung stellen. Laut Rechtsprechung sind 2 bis 3 Euro angemessen.
  • Statt Mahngebühren können auch Inkasso- oder Anwaltskosten anfallen.
  • Im Normalfall darf der Gläubiger der Schufa nicht mitteilen, dass sein Schuldner säumig ist.
  • Das Finanzamt verlangt Säumniszuschläge, wenn bis zu drei Tage nach Fälligkeit keine Zahlung eingegangen ist – ohne zusätzliche Mahnung. Die Gebühren sind gesetzlich festgelegt.
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Sie haben vergessen, eine Rechnung rechtzeitig zu überweisen? Das kann passieren. Ärgerlich ist es nur, wenn eine Mahnung ins Haus flattert und Sie deshalb zusätzliche Gebühren zahlen sollen. Das ist keine Seltenheit, aber lassen Sie sich nicht ins Bockshorn jagen: Viele Gebührenforderungen sind unzulässig.

Bis wann müssen Sie bezahlen?

Beim Einkauf im Supermarkt ist klar: Sie müssen sofort zahlen, sonst können Sie die Waren nicht mitnehmen. Aber wie ist das mit einer Rechnung vom Handwerker, Steuerberater oder bei einer Bestellung im Internet? Sie müssen erst zahlen, wenn die Forderung fällig ist – das richtet sich danach, was Sie vereinbart haben. Andernfalls gelten die gesetzlichen Regeln.

Fälligkeit nach Vereinbarung - In den meisten Verträgen oder Auftragsbestätigungen ist geregelt, wann zu zahlen ist. In einer Rechnung kann vermerkt werden, dass der Rechnungsbetrag bis zu einem bestimmten Datum zu zahlen ist, zum Beispiel „zahlbar bis zum 20. Februar“. Üblich ist auch der Zusatz „zahlbar in 14 Tagen nach Rechnungsdatum“. Bei dem Vermerk „zahlbar sofort und ohne Abzug", müssen Sie zahlen, sobald Sie die Rechnung in Händen halten. In notariellen Kaufverträgen über eine Wohnung oder ein Haus ist meist geregelt, dass der Käufer erst nach einer Mitteilung des Notars zu zahlen hat.

Fälligkeit nach Gesetz – Der Arbeitgeber zum Beispiel muss immer am Monatsende für die Leistungen des vergangenen Monats zahlen. Der Arbeitnehmer geht also in Vorleistung (§ 614 BGB). Bei der Miete ist es umgekehrt – der Mieter muss im Voraus für den kommenden Monat zahlen (§ 556b BGB). An einen Bauträger oder Architekten etwa müssen Sie erst zahlen, wenn dieser seine Schlussrechnung gestellt hat. Dann müssen Sie innerhalb von 30 Tagen überweisen (§ 16 Abs. 3 VOB/B).

Fälligkeit sofort - Ist im Vertrag nichts zum Zahlungstermin geregelt oder gibt es keine gesetzliche Regelung, müssen Sie sofort zahlen (§ 271 BGB).

Wichtig: Auch wenn die Leistung fällig ist, geraten Sie nicht sofort und automatisch in Verzug.

So geraten Sie in Zahlungsverzug

Sie geraten erst nach einer Mahnung in Verzug – das ist der Grundsatz. Dazu muss die Leistung aber fällig sein. Zahlt der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, kommt er durch die Mahnung in Verzug (§ 286 BGB). Die Mahnung soll den Schuldner warnen. Zahlt der Schuldner danach nicht, muss er mit Verzugszinsen oder sogar Schadensersatz rechnen.

Ein Beispiel: Ein Malermeister schickt seinem Kunden eine Rechnung mit dem Vermerk „zahlbar in sieben Tagen“. Vierzehn Tage später schickt er eine Mahnung mit einer weiteren Zahlungsfrist von sieben Tagen, dann befindet sich der Kunde nach Ablauf dieser Frist in Verzug. Der Handwerker kann erst ab diesem Zeitpunkt zusätzliche Verzugszinsen verlangen.

Verzug ohne Mahnung – Es gibt besondere Fälle, in denen ausnahmsweise keine Mahnung notwendig ist, was besonders ärgerlich sein kann. Ist für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt – also zum Beispiel zahlbar bis zum 20. Februar – muss der Gläubiger grundsätzlich keine weitere Mahnung schicken (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Nach Ablauf der Frist gerät der Schuldner in Verzug. Das gilt aber nur, wenn der Termin in einem Vertrag oder Gesetz steht. So ist das bei der Miete, dem Lohn, aber auch bei anderen Verträgen, in denen die Parteien ein Zahlungsdatum festgelegt haben.

Taucht der Zahlungstermin zum ersten Mal in der Rechnung an den Verbraucher auf, dann wird damit zwar das Zahlungsziel festgelegt. Eine Mahnung wird dadurch trotzdem nicht überflüssig, weil es sich nur um eine einseitige Bestimmung handelt (OLG Saarbrücken, Urteil vom 17. April 2013, Az. 1 U 398/11). Ein Mieter, der seine Miete zu spät überweist, gerät dagegen ohne Mahnung in Verzug. Die Parteien haben nämlich im Vertrag eine nach dem Kalender bestimmbare Frist festgelegt – und beide unterschrieben.

Nicht nötig ist eine Mahnung außerdem, falls sich der Zahlungstermin nach einem Ereignis richtet und eine angemessene Frist nach Eintritt des Ereignisses feststeht (§ 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB). Bei dem Ereignis kann es sich um eine Kündigung handeln, um den Beginn von Bauarbeiten, um eine notarielle Beurkundung, aber auch um eine Rechnung. Das muss allerdings mit dem Verbraucher vorher klar vertraglich vereinbart sein.

Eine typische Klausel, die auf ein Ereignis abstellt, ist „ 14 Tage nach Abnahme“ oder „20 Tage nach Lieferung“. Wird auch hier erst in der Rechnung das Ereignis und der Zahlungstermin einseitig festgelegt, kommt ein Verbraucher ohne Mahnung nicht in Verzug. Die vereinbarte Frist muss zudem angemessen sein. Enthält die Rechnung den Zusatz „zahlbar sofort nach Lieferung“, gerät der Verbraucher nicht sofort nach Lieferung in Verzug. Denn eine Klausel ohne angemessene Zahlungsfrist ist unwirksam.

Spätestens nach 30 Tagen – Wenn ein Schuldner nicht zahlt, kommt er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug – aber für Verbraucher gilt das nur, wenn diese Folgen ausdrücklich in der Rechnung stehen. Dann ist ausnahmsweise keine Mahnung erforderlich. Ein solcher Hinweis in der Rechnung könnte so lauten: „Verzug tritt spätestens ein, wenn nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung gezahlt wird.“ Fehlt ein solcher Satz in der Rechnung, muss der Gläubiger eine Mahnung schicken.

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Zu hohe Gebühren für Mahnungen

Die Mahnung, durch die ein Schuldner in Verzug gesetzt wird, ist grundsätzlich kostenlos. Erst wenn Verzug eingetreten ist, dürfen Mahngebühren verlangt werden.

Es gibt keine gesetzliche Grenze für Mahngebühren, auch gibt es keine Verordnung dazu. Die Rechtsprechung hat aber in verschiedenen Verfahren die Höhe von Mahngebühren begrenzt.

Wichtig: Der Gläubiger darf pauschal keine Gebühren verlangen, die höher sind als der zu erwartende Schaden (§ 309 Nr. 5a BGB). Er darf daher nur die Kosten in Rechnung stellen, die tatsächlich durch die Mahnung anfallen. Mehr als Papier und Portokosten kommen da nicht zusammen, denn allgemeine Verwaltungskosten für Personal oder Computer dürfen nicht berechnet werden. Eine Mahngebühr zwischen 2 und 3 Euro ist daher angemessen. An diesen Leitlinien können Sie sich orientieren. 

Hier ein paar Beispiele für überhöhte Mahngebühren, gegen die teilweise auch schon erfolgreich geklagt wurde:

Mahnungsgebühren bei Stromversorgern: 5 Euro pauschale Mahngebühren der Stadtwerke München waren zu hoch (OLG München vom 28. Juli 2011, Az. 29 U 634/11); 5 Euro pauschale Mahngebühren der Pfalzwerke AG sind unzulässig (LG Frankenthal (Pfalz), Urteil vom 18. Dezember 2012, Az. 6 O 281/12).

Mahngebühren von Mobilfunkanbietern: Mahnkosten von 5,95 Euro waren zu hoch. Die Klausel der Callmobile GmbH war unwirksam (LG Hamburg vom 6. Mai 2014, Az. 312 O 373/13); die pauschalen Mahngebühren der Vodafone D2 GmbH in Höhe von 9 Euro waren unangemessen (OLG Düsseldorf, Urteil vom 13. Februar 2014, Az. I-6 U 84/13). Auch die Mahngebühren der Vodafone GmbH von 3 Euro oder mehr sind unzulässig (LG Düsseldorf, Urteil vom 11. Januar 2017, Az. 12 O 374/15). Das Oberlandesgericht Koblenz urteilte, dass eine pauschale Mahngebühr von 2,50 Euro höher ist, als der zu erwartende Schaden. Deshalb darf die 1 & 1 Telecom GmbH sowie die 1 & 1 Mail & Media GmbH (GMX) diese Klauseln in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht mehr verwenden (OLG Koblenz, Urteil vom 29. Juni 2017, Az. 2 U 486/16).

Mahngebühren von Reiseanbietern: In den allgemeinen Geschäftsbedingungen von Reiseveranstaltern finden sich in der Regel Klauseln zu pauschalen Mahngebühren. Die TUI Deutschland GmbH verlangt laut AGB für Neubuchungen ab 1. November 2014 für die zweite Mahnung 20 Euro. Das dürfte nach der Rechtsprechung der Gerichte zu viel sein.

Auch Bearbeitungsgebühren bei verspäteter Zahlung können Gläubiger nicht verlangen. Es handelt sich dabei nicht um eine Bearbeitung im Interesse des Verbrauchers. Anbieter können nur die tatsächlichen Kosten verlangen.

Das Landgericht Leipzig hat nach Klage des Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. (vzbv) eine Klausel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Unister GmbH für unwirksam erklärt. Die verlangte von Kunden bis zu 50 Euro, falls diese eine Zahlung unberechtigt zurückhielten oder etwa durch Lastschriftrückgabe rückgängig machten (LG Leipzig, Urteil vom 30. April 2015, Az. 8 O 2084/14). Die Pauschale sei überhöht und damit unwirksam, so das Gericht.

Zahlen Sie zu hohe Mahngebühren nicht

Verlangt jemand mehr als 3 Euro Mahnkosten von Ihnen, sollten Sie sich wehren. Schreiben Sie den Mahnenden an und weisen Sie ihn auf die Rechtsprechung zur Höhe der Mahnpauschalen hin. Verlangen Sie einen konkreten Nachweis für die Kosten, die tatsächlich entstanden sind. Sie können  die Rechnung  ohne Mahnkosten bezahlen. Sie riskieren nur, dass der Gläubiger sie nochmal anschreibt. Er wird wegen der Mahnpauschale wahrscheinlich kein gerichtliches Verfahren anstrengen.  Sie sollten dem Unternehmen jedoch die Kürzung erläutern. Hier finden Sie einen Formulierungsvorschlag für ein solches Schreiben.

„Sehr geehrte Damen und Herren,

den Rechnungsbetrag habe ich überwiesen. Die zusätzlich berechneten Mahngebühren akzeptiere ich nicht, da Sie unzulässig sind. Kosten für eine Mahnung dürfen Sie erst verlangen, wenn sich der Schuldner in Verzug befindet. Außerdem sind nach der Rechtsprechung Mahnkostenpauschalen unwirksam, wenn die Pauschale den zu erwartenden Schaden übersteigt (OLG München vom 28. Juli 2011, Az. 29 U 634/11; OLG Düsseldorf, Urteil vom 13. Februar 2014, Az. I-6 U 84/13). Die von Ihnen berechnete Pauschale ist zu hoch. Es dürfen damit nur Kosten in Rechnung gestellt werden, die durch die Mahnung tatsächlich angefallen sind. Den Nachweis der Kosten haben Sie nicht erbracht.

Mit freundlichen Grüßen"

Meist lohnt es sich nicht, einen Anwalt einzuschalten. Angesichts des Streitwerts dürfte dessen Motivation nicht besonders groß sein, auch wenn Sie rechtsschutzversichert  sind. Sie können sich bei zu hohen Mahnpauschalen auch an die Verbraucherzentralen wenden, die Sie unterstützen.

Das verlangt der Staat

Andere Gebühren gelten bei staatlichen oder öffentlich-rechtlichen Stellen. Bei Bußgeldern, Rundfunkbeiträgen oder der Kfz- oder Einkommensteuer kann es erheblich teurer werden, wenn Sie nicht rechtzeitig zahlen. Anders als im Zivilrecht dürfen die Mahngebühren höher sein als die tatsächlichen Kosten. Das nennt sich dann Säumniszuschlag. Säumniszuschläge entstehen kraft Gesetzes, wenn Sie Ihre Steuern nicht bis zum Ablauf des Fälligkeitstages gezahlt haben. Es bedarf keiner gesonderten Mahnung, um in Verzug zu geraten. Es gibt allerdings eine Schonfrist von drei Tagen (§ 240 Abs. 3 AO). Es ist allerdings trotzdem ratsam, die Steuern umgehend zu überweisen, um Säumniszuschläge zu vermeiden.

Auf Bundesebene gilt das Verwaltungs-Vollstreckungsgesetz. Dort ist geregelt, dass Mahngebühren ein halbes Prozent des Mahnbetrages betragen dürfen, mindestens jedoch 5 Euro und höchstens 150 Euro.

Erstattungsfähigkeit von Inkassokosten

Ist ein Schuldner in Verzug, hat der Gläubiger einen Anspruch auf Ersatz des Schadens, der ihm durch den Zahlungsverzug entstanden ist. Dazu gehören auch die Kosten eines Inkasso-Dienstleisters (BVerfG, Beschluss vom 7. September 2011, Az. 1 BvR 1012/12). Die Inkassofirmen dürfen aber nicht mehr nehmen als ein Rechtsanwalt. Dessen Gebühren richten sich nach dem Gesetz zur Vergütung von Rechtsanwälten (RVG). Die Höhe hängt davon ab, was der Schuldner zahlen muss. Es gibt allerdings noch eine wichtige Einschränkung: Die Aufwendungen müssen erforderlich und zweckmäßig sein.

So durfte ein gewerblicher Vermieter von seinen säumigen Mietern keine Inkassokosten verlangen. Das Gericht hielt dem Vermieter entgegen, er hätte die Mahnungen auch selbst schreiben können. Er habe seine Mahnabteilung auf ein rechtlich selbstständiges Inkasso-Unternehmen ausgelagert und dürfe die Schuldner mit diesen Kosten nicht belasten, (AG Dortmund, Urteil vom 8. August 2012, Az.  425 C 6285/12;  AG Hamm, Urteil vom 16. Mai 2014, Az. 17 C 443/13).

Der Gläubiger kann auch Rechtsanwaltskosten als Verzugsschaden in Rechnung stellen. Die Gebühren werden nach dem Wert berechnet, um den es in der rechtlichen Auseinandersetzung geht – den sogenannten Gegenstandswert. Die Gebührenstaffelung nach Gegenstandswert können Sie der Anlage 2 zum RVG entnehmen. Hinzkommen die Mehrwertsteuer von 19 Prozent und eine Post- und Telekommunikationspauschale von 20 Euro. Sollen Sie für Anwaltskosten aufkommen, weil Sie nicht rechtzeitig gezahlt haben, können Sie die Höhe der Kosten mit dem vom Anwaltsuchservice bereitgestellten Anwaltskostenrechner überprüfen.

Achtung

Schuldner musste an Inkassofirma aus der Schweiz nicht zahlen

Inkasso-Unternehmen müssen eine Erlaubnis nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz vorweisen. Sie können online im Rechtsdienstleistungs-Register überprüfen, ob das Unternehmen, das Sie angeschrieben hat, ordentlich registriert ist. Ohne Erlaubnis dürfen sie keine Forderungen einziehen. Daran müssen sich auch Unternehmen aus der Schweiz halten. Das Oberlandesgericht Köln hat entschieden, dass Schuldner nicht in jedem Fall an ein Inkasso-Unternehmen aus der Schweiz zahlen müssen (Beschluss vom 21. Dezember 2016, Az. 7 U 121/16). Treibt es die Forderungen nur auf fremde Rechnung ein, braucht der Dienstleister die Erlaubnis dazu. Ansonsten muss der Schuldner nicht zahlen.

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Verzugszinsen wegen verspäteter Zahlung

Wer sich in Verzug befindet, muss auch Verzugszinsen zahlen. Die Höhe ist gesetzlich geregelt. Grundlage für die Berechnung der Verzugszinsen ist der Basiszinssatz. Dieser Zinssatz schwankt. Der Verzugszins beträgt für das Jahr 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Seit dem 1. Januar 2017 liegt der Verzugszins bei 4,12 Prozent. Schuldner können die in Rechnung gestellten Zinsen ganz leicht mit dem Rechner der Webseite basiszinssatz.de überprüfen.

Beispiel: Familie Meier muss eine Rechnung des Handwerkers für den Einbau einer neuen Badewanne bis spätestens zum 7. Januar 2016 zahlen. Sie befindet sich seit dem 8. Januar 2016 mit der Zahlung von 1.800 Euro in Verzug. Sie bezahlt die Rechnung am 7. Februar 2016. Für die vier Wochen darf der Handwerker 6,36 Euro an Verzugszinsen verlangen.

Mitteilung an die Schufa

Gläubiger dürfen nicht jeden Verzug gleich an die Schufa weitergeben. Grundlage für die Weitergabe ist das Bundesdatenschutzgesetz (§ 28a BDSG). Der Betroffene muss danach mindestens zweimal schriftlich gemahnt worden sein. Zwischen der ersten Mahnung und der Übermittlung an die Schufa müssen mindestens vier Wochen liegen. Zusätzlich muss der Gläubiger rechtzeitig vor Weitergabe der Daten den Schuldner unterrichten. Besteht Streit über die Forderung, darf der Gläubiger keine Daten weitergeben, egal, ob er der Ansicht ist, die Forderung bestehe zu Recht oder nicht. Die Regelung gilt für Unternehmen und Privatpersonen. Lassen Sie einen Eintrag, der diese Voraussetzungen nicht erfüllt, korrigieren. Wie Sie am besten vorgehen, erfahren Sie in unserem Ratgeber „Falsche Schufa-Einträge korrigieren lassen".

Unternehmen dürfen säumigen Schuldner auch nicht einfach damit drohen, sie bei der Schufa zu melden. Damit werden Verbraucher auf unfaire Weise unter Druck gesetzt. Laut Bundesgerichtshof sind solche Hinweise in der Mahnung nicht zulässig (BGH, Urteil vom 19. März 2015, Az. I ZR 157/13).

Mehr dazu im Ratgeber Schufaeintrag

Dr. Britta Schön
Finanztip-Rechtsexpertin

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Finanztip-Chefredakteur
Hermann-Josef Tenhagen

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Artikel verfasst von

Dr. Britta Beate Schön

Finanztip-Expertin für Recht

Britta Beate Schön ist bei Finanztip für sämtliche Rechtsthemen zuständig. Die promovierte Juristin und Rechtsanwältin war als Leiterin der Rechtsabteilung bei Finanzdienstleistern wie der Telis Finanz AG und der Interhyp tätig. Vorher lehrte und forschte sie in Japan als DAAD-Junior-Professorin für deutsches und Europarecht. Ihr Studium absolvierte sie in Münster, Genf, Regensburg und Leipzig. Die Autorin erreichen Sie unter britta.schoen@finanztip.de.