Hierfür kann eine Betriebskostenpauschale oder eine Vorauszahlung in angemessener Höhe festgelegt werden. In der Praxis ist es üblich, eine Vorauszahlung zu vereinbaren, die dann nach dem tatsächlichen Verbrauch bzw. der tatsächlich angefallenen Kosten abgerechnet wird. Über die Vorauszahlungen muss der Vermieter jährlich abrechnen. Dabei sind grundsätzlich die Betriebskosten bei Abhängigkeit vom Verbrauch oder nach einem anderen Schlüssel umzulegen. Ist kein zulässiger Verteilerschlüssel vereinbart worden, so ist nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Nachstehend werden die Begriffe "Betriebskosten", "Mietnebenkosten" und "Nebenkosten" synonym verwendet.
Immer wieder Ärger mit den Nebenkosten zur Miete
Über kaum ein Thema wird zwischen Mieter und Vermieter so häufig gestritten wie über die Umlage und Abrechnung der Nebenkosten (Betriebskosten) zur Nettokaltmiete. Ungefähr jede dritte Auseinandersetzung zwischen Mieter und Vermieter soll sich auf die Mietnebenkosten beziehen. Im Bürgerlichen Gesetzbuch gibt es nur 3 Paragrafen, die im Wohnraummietrecht die Vereinbarungen, Abrechnungen und Veränderungen von Betriebskosten regeln. Die gemäß § 556 BGB erlassende Betriebskostenverordnung besteht auch nur aus 2 Paragrafen.
Der Betriebskosten-Kommentar vom Deutschen Anwaltverlag umfasst weit über 500 Seiten zu diesem Thema. Kleine Bücher wie zum Beispiel "Die zweite Miete" oder der so genannte Betriebskostenspiegel des Mieterbundes geben Anhaltspunkte, mit welchen Kosten zu rechnen ist. Nachstehend werden daher lediglich prägnant die Grundsätze der Betriebskostenabrechnung dargestellt. Der Artikel Betriebskosten im Mietrecht geht deutlich mehr in die Tiefe und befasst sich mit Details zu Betriebskosten im Wohnraummietrecht und im Gewerberaummietrecht.
Welche Betriebskosten gibt es?
Grundsatz: Es handelt sich um regelmäßig wiederkehrende Kosten im Zusammenhang mit der angemieteten Wohnung bzw. dem angemieteten Haus (vgl. auch § 1 BetrKV). Umkehrschluss: Einmalig anfallende Kosten können keine Mietnebenkosten darstellen. Die Betriebskostenverordnung bestimmt im Absatz 2, dass Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten oder Instandsetzungskosten nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten zählen.
Grundsätzlich ist zunächst zwischen einem Wohnraummietvertrag und einem Gewerberaummietvertrag zu unterscheiden. Beispiel: Eine Klausel in einem Wohnraummietvertrag über die Umlage von Kosten der Verwaltung ist unwirksam. Bei einem Gewerberaummietvertrag kann aber die Umlage von Verwaltungskosten wirksam vereinbart werden.
Erledigt der Vermieter umlagefähige Arbeiten in Eigenleistung (z.B. Hausreinigung oder Gartenpflege), so kann er hierfür einen angemessenen Betrag beanspruchen. Absatz 1 der Betriebskostenverordnung sagt dazu: "Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden".
Der letzte Punkt in der Aufstellung der Betriebskosten nach § 2 Betriebskostenverordnung lautet "sonstige Betriebskosten". Dabei ist dieser Punkt nicht als generelles Auffangbecken für alle anderen laufenden Kosten zu verstehen. So ist er zum Teil im Mietvertrag zu erklären und die Umlage dieser Kosten muss im Einzelfall auch angemessen sein. So musste der BGH in seinem Urteil vom 05.04.2005 - VIII ZR 78/04 zu der als grundsätzlich bezeichneten Frage Stellung nehmen, welche Kriterien zugrunde zu legen sind, wann die Kosten für einen Concierge-Dienst ("Doorman") als sonstige Betriebskosten umlagefähig sind.
Es gilt auch der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. So kann zum Beispiel im vorgenannten Fall der Concierge-Dienst nicht angemessen bzw. nicht wirtschaftlich sein. Weitere Beispiele: Es wird eine volle Hausmeisterstelle in einer kleinen Wohneinheit eingerichtet oder der Hausmeister erhält ein deutlich überholtes Gehalt. Der Vermieter ist zwar nicht gehalten immer den preisgünstigsten Anbieter auszuwählen. Er muss bei seiner Entscheidung für den Anfall von Nebenkosten aber grundsätzlich die Grenze der Wirtschaftlichkeit beachten. Die Beweislast hat zunächst der Mieter. Er kann zum Beispiel das Vergleichsangebot eines anderen Anbieters vorlegen.
Vereinbarung im Mietvertrag
Nach § 556 Abs. 1 BGB können die Parteien im Mietvertrag vereinbaren, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Ohne eine solche Vereinbarung braucht der Mieter keine Betriebskosten zu zahlen; es gilt dann die Bruttomiete. Dabei reicht es nach der Rechtsprechung aus, wenn im Mietvertrag im freifinanzierten Wohnraum nicht die einzelnen Betriebskosten aufgelistet sind, sondern stattdessen lediglich auf die Betriebskosten nach § 2 BetrKV verwiesen wird. Beispiel: " Neben der Miete sind Betriebskosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung zu zahlen". Bei Sozialwohnungen sind im Mietvertrag die Betriebskostenarten ausdrücklich anzugeben.
Mietnebenkosten als Pauschale
Nach § 556 Absatz 2 BGB können die Parteien vereinbaren, dass die Mietnebenkosten durch die Zahlung einer monatlichen Pauschale abgegolten sind. Dabei gilt: "Eine Pauschale ist eine Pauschale". Egal wie hoch die tatsächlichen Kosten sind: Wenn das Zustandekommen der Nebenkostenpauschale nicht aus anderen Gründen rechtsunwirksam ist, braucht der Mieter keine Nachzahlung zu leisten, er kann aber auch keine Abrechnung oder Rückzahlung verlangen. Allerdings ist grundsätzlich die Vereinbarung einer Heizkostenpauschale unzulässig, sofern mit dieser Pauschale alle Heizkosten abgegolten sind.
haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen
Wer direkt eine Haushaltshilfe, einen Dienstleister oder einen Handwerker im Haushalt beschäftigt, kann ggf. diese Kosten für die Arbeitsleistung als Steuerabzug in der Steuererklärung geltnend machen. [Mehr hierzu im Artikel Handwerkerkosten - Arbeitslohn steuerlich abziehen]. Diese Steuerermäßigung gilt auch für Mieter. Beispiel: Beauftragt der Vermieter oder die Hausverwaltung beispielsweise jemanden mit der Reinigung des Hausflurs oder werden die Gebühren für den Schornsteinfeger anteilig auf die Mieter umgelegt, kann der Mieter auch diese Kosten in der eigenen Steuererklärung als haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen geltend machen. Der Vermieter bzw. der Hausverwalter wird in der Regel diese Aufwendungen separat in der jährlichen Betriebskosten auflisten oder entsprechend kennzeichnen.
Verteilerschlüssel für Mietnebenkosten
Ist im Mietvertrag nicht vereinbart, nach welchem Maßstab die verbrauchsabhängigen Nebenkosten zu verteilen sind, erfolgt gemäß § 556a Abs. 1 BGB die Verteilung nach der Wohnfläche. Das Gesetz macht aber auch Vorgaben. So ist der Heizkostenverordnung Folge zu leisten, die eine verbrauchsabhängige Abrechnung der Heizkosten vorschreibt. So ist nach § 556a Abs. 1 BGB ein tatsächlich erfasster Verbrauch auch verbrauchsabhängig abzurechnen.
Bei den Wasserkosten ist aber Voraussetzung, dass alle Wohnungen mit einem Wasserzähler ausgerüstet sind (vgl. hierzu auch BGH-Urteil vom 12. März 2008 - VIII ZR 188/07). So heißt es im Ureil: "Lediglich für besondere Ausnahmefälle geht der Gesetzgeber davon aus, dass ein Anspruch des Mieters auf ein Abweichen von dem in § 556a Abs. 1 Satz 1 BGB vorgesehenen Flächenschlüssel bestehen kann. Das setzt voraus, dass es im Einzelfall zu einer krassen Unbilligkeit kommt". Im Urteilsfall durfte der Vermieter daher auch weiterhin nach der Wohnfläche abrechnen. Denn diesen Abrechnungsmaßstab sieht § 556a Abs. 1 Satz 1 BGB grundsätzlich vor, sofern die Parteien nichts anderes vereinbart haben und keine gesetzlichen Sonderregelungen bestehen.
Stehen Wohnungen in einem Mietshaus leer, muss der Vermieter die darauf entfallenden Kosten auch auf alle Wohnungen verteilen. So kann der Vermieter nicht einfach den Verteilerschlüssel ändern und die Betriebskosten nur auf die vermieteten Wohnungen umlegen. Die Vermieter muss daher die auf unvermietete Wohnungen entfallenden Kosten (zum Beispiel umgerechnet nach der Wohnfläche) auch selbst tragen.
Übliche Verteilungsschlüssel für Abrechnung der Nebenkosten sind die Wohnfläche und die Anzahl der Wohneinheiten. Diese Verteilerschlüssel können auch kombiniert werden. Die Abrechnung nach der Personenanzahl ist zwar auch möglich. Sie wird wegen des Aufwandes aber nur sehr wenig praktiziert. Weder Mieter noch Vermieter können den einmal gewählten und zulässigen Verteilerschlüssel einfach abändern. Ungerechtigkeiten bei der Kostenverteilung (zum Beispiel wegen unterschiedlicher Bewohnerzahl) muss der Mieter akzeptieren.
Gewerbliche und private Mieter in einem Haus
Gewerbliche Mieter verursachen ggf. höhere Betriebskosten als private Mieter. Eine gesonderte Aufteilung und Abrechnung der Betriebskosten ist aber nur geboten, wenn der Unterschied sehr erheblich ist. Nach dem Landgericht Berlin (67 S 99/04) und dem darauf folgenden BGH-Urteil vom 8. März 2006 - VIII ZR 78/05 muss der Vermieter die Betriebskosten nicht gesondert umlegen, wenn den Wohnungsmietern dadurch keine erheblichen Nachteile entstehen.
In einer Nebenkostenabrechnung mit gewerblichen und privaten Mietern werden teilweise Kosten für gewerbliche Mieter vorab von dem umzulegenden Teil abgesetzt. In der Nebenkostenabrechnung sind zur Kontrolle für alle Beteiligten die Gesamtkosten und nicht nur die gekürzten Kosten auszuweisen.
Kontrollrecht des Mieters
Der Mieter darf zur Kontrolle der umgelegten Nebenkosten die Originalbelege in den Büroräumen des Vermieters oder dessen Verwalters einsehen. Mieter im freifinanzierten Wohnungsbau haben aber grundsätzlich keinen Anspruch auf Überlassung von Kopien der Abrechnungsbelege zur Betriebskostenabrechnung. Der Vermieter ist auch dann nicht verpflichtet, Kopien zu erstellen, wenn der Mieter die Kopien extra bezahlen will (siehe auch BGH-Urteil vom 8. März 2006 - VIII ZR 78/05 ). Mieter von Sozialwohnungen können hingegen die Zusendung von Fotokopien verlangen.
Ein Anspruch des Mieters auf Übermittlung von Fotokopien kommt nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) nur ausnahmsweise dann in Betracht, wenn ihm die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann. Nach der Rechtsprechung ist dies der Fall, wenn der Wohnort des Mieters und die Büroräume des Vermieters weit auseinander liegen oder der Mieter aus gesundheitlichen Gründen die Unterlagen nicht beim Vermieter einsehen kann.
Von der Rechtsprechung werden auch andere formale Anforderungen an eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung zum Mietvertrag etwas großzügiger als in der Vergangenheit gesehen. Beispiel: Anspruch des Vermieters auf Nachzahlung von Betriebskosten, wenn nur einer von mehreren Mietern die Abrechnung erhalten hat. So hat der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 28. April 2010 – VIII ZR 263/09 entschieden, dass ein Vermieter von einem Mieter auch dann die Nachzahlung von Betriebskosten verlangen kann, wenn die Betriebskostenabrechnung nur dem in Anspruch genommenen Mieter, nicht aber auch den weiteren Mietern der Wohnung zugegangen ist, die ebenfalls Vertragspartner des Vermieters sind.
Frist und Abrechnungszeitraum
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode dem Mieter vorlegen. Es handelt sich dabei um eine Ausschlussfrist. Ohne Vorlage der Abrechnung kann der Vermieter nach Ablauf dieser Frist keine Nachzahlung verlangen.
Die Ausschlussfrist betrifft aber nur Nachforderungen des Vermieters und nicht Rückzahlungsansprüche des Mieters. So kann der Mieter auch nach Ablauf der 12 Monate noch verlangen, dass der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung vorlegt. Nach Ablauf der Ausschlussfrist kann der Mieter ab diesem Zeitpunkt auch Verzugszinsen vom Vermieter beanspruchen.
Die Ausschlussfrist beginnt immer mit Ende des Abrechnungsperiode. D.h. ob und wann ein Mieter während dieses Zeitraumes auszieht, ist für diese Frist ohne Belang. Diese Frist darf auch nicht verwechselt werden mit der Verjährungsfrist und der Einwendungsfrist für den Mieter. Nachzahlungsansprüche des Vermieters und Rückzahlungsansprüche des Mieters verjähren nach 3 Jahren (siehe hierzu bei Bedarf Die Verjährung nach dem BGB). Der Mieter muss seine Einwendungen gegen die vorgelegte Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten vorbringen (§ 556 Abs. 3 BGB). Ausnahme: Der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Nach dem BGH-Urteil vom 12. Mai 2010 – VIII ZR 185/09 muss ein Wohnungsmieter eine Einwendung gegen eine vom Vermieter erstellte Betriebskostenabrechnung auch dann innerhalb der dafür vorgesehenen Zwölf-Monats-Frist erheben, wenn er die der Sache nach gleiche Einwendung schon gegenüber früheren Betriebskostenabrechnungen geltend gemacht hat. Mit anderen Worten: Einwendungen des Wohnungsmieters gegen Betriebskostenabrechnungen müssen für jedes Abrechnungsjahr neu geltend gemacht werden.
Begründung: "Ziel des § 556 Abs. 3 BGB ist es, durch Fristablauf Klarheit über die Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung für ein bestimmtes Jahr zu erlangen. Dieses Ziel würde verfehlt, wenn aufgrund der Beanstandung einer früheren Abrechnung nicht mehr zu verlangen wäre, dass eine spätere Abrechnung innerhalb der für diese Abrechnung laufenden Frist (erneut) beanstandet wird. Die erneute Geltendmachung einer gegenüber einer früheren Betriebskostenabrechnung bereits erhobenen Einwendung innerhalb der für das spätere Abrechnungsjahr laufenden Frist ist daher geboten, um das vom Gesetzgeber angestrebte Ziel der Rechtssicherheit durch Fristablauf zu erreichen."
Ausnahmen sind möglich. So sahen es die Richter am BGH in ihrer Entscheidung vom 30.3.2011 - VIII ZR 133/10 als zulässig an, dass eine Nebenkostenabrechnung ausnahmsweise auch nach Ablauf der gesetzlichen Abrechnungs- und Ausschlussfrist noch korrigiert werden darf, wenn der Fehler für den Mieter offensichtlich war. Danach kann sich der Mieter ausnahmsweise "nach Treu und Glauben" nicht auf die gesetzliche Ausschlussfrist berufen, wenn er den Fehler in der Abrechnung leicht erkennen konnte.
Vermieter muss die Betriebskosten nachvollziehbar aufschlüsseln
Aus der Nebenkostenabrechnung muss der Mieter zu jeder Position klar erkennen können, wie hoch die Gesamtkosten sind und nach welchem Schlüssel diese Kosten auf die einzelnen Wohnungen aufgeteilt wurden. Wenn dies der Mieter nicht nachvollziehen kann, wird die Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 BGB nicht in Gang gesetzt. Dies bedeutet der Vermieter kann keine Nachzahlung verlangen, auch wenn die Mieter der Abrechnung zunächst nicht widerspricht. Dies ist der Tenor des BGH-Urteils vom 08.12.2010 - VIII ZR 27/10.
Im Urteilsfall hatte der Vermieter bei mehreren Positionen in der Nebenkostenabrechnung (z.B. Wohngebäudeversicherung, Müllabfuhr, Hausmeister) nicht nachvollziehbar erklärt, wie diese Kosten auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden. Da so innerhalb eines Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode keine ordnungsgemäße Abrechnung vorlag, hat der Vermieter nun keinen Anspruch auf Nachzahlung. Es ist ohne Belang, dass der Mieter der Abrechnung zunächst nicht widersprochen hat. Zwar sieht das Mietrecht vor, dass ein Mieter nur binnen eines Jahres Einwendungen erheben kann. Dies setzt jedoch das Vorliegen einer nachvollziehbaren Abrechnung voraus, sonst beginnt die Jahresfrist nicht zu laufen. Oder mit den Worten des BGH: "Der Zugang einer den formellen Anforderungen nicht genügenden Betriebskostenabrechnung setzt die Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB nicht in Gang. Dies hat zur Folge, dass der Einwendungsausschluss des § 556 Abs. 3 Satz 6 BGB hinsichtlich der Kostenpositionen nicht greift, bei denen es an einer in formeller Hinsicht ordnungsgemäßen Abrechnung fehlt".
Betriebskostenabrechnung bei Vermieterwechsel
Grundsatz: Der neue Vermieter hat die Abrechnung für den Zeitraum vorzunehmen, in dem der Wechsel des Vermieters erfolgte. Der alte Vermieter muss daher nicht mehr über Vorauszahlungen abrechnen, die der Mieter noch an ihn geleistet hat. Etwas anderes gilt natürlich, wenn im Zeitpunkt des Vermieterwechsels das Mietverhältnis bereits beendet oder wenn der betreffende Abrechnungszeitraum bereits abgeschlossen war.
Veränderung der Betriebskostenpauschale
Zahlt der Mieter eine Nebenkostenpauschale (also keine Nebenkostenvorauszahlung), so darf der Vermieter gemäß § 560 Abs. 1 BGB die Pauschale nur heraufsetzen, wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist. Den Grund und den Umfang der Erhöhung muss der Vermieter in seinem Erhöhungsverlangen erläutern. Der Mieter schuldet dann die höhere Betriebskostenpauschale mit Beginn des übernächsten Monats nach Eingang des Erhöhungsverlangens.
Eine Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen ist nur dann angemessen, wenn sie auf die voraussichtlich tatsächlich entstehenden Kosten im laufenden Abrechnungsjahr abstellt. Im BGH-Urteil vom 28. September 2011 – VIII ZR 294/10 hatte eine Vermieterin die Betriebs- und Heizkosten für das vergangen Jahr abgerechnet. Aus der Abrechnung ergab sich eine Nachforderung zu Gunsten der Vermieterin. Die Vermieterin verlangte zugleich eine Anpassung der monatlichen Vorauszahlungen. Deren Höhe ermittelte sie, indem sie neben dem Ergebnis der Betriebskostenabrechnung (geteilt durch 12 Monate) einen Sicherheitszuschlag von zehn Prozent auf die bisher ermittelten Kosten ansetzte. Die Mieter klagten gegen die Erhöhung der Vorauszahlungen in Höhe des geforderten Sicherheitszuschlages und bekamen von den Vorinstanzen und dem BGH Recht.
Der BGH hat klargestellt, dass eine Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen nur dann angemessen im Sinne von § 560 Abs. 4 BGB ist, wenn sie auf die voraussichtlich tatsächlich entstehenden Kosten im laufenden Abrechnungsjahr abstellt. Grundlage für die Anpassung der Vorauszahlungen ist dabei die letzte Betriebskostenabrechnung.
| Verwandt: Betriebskosten im Mietrecht (sehr umfangreicher Artikel) und Heizkostenabrechnung nach Verbrauch |
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