Telefonkosten in der Steuererklärung

Sie führen von zu Hause aus ab und zu beruflich veranlasste Telefonate? Oder Sie führen im Zusammenhang mit vermieteten Gebäuden Telefonate mit Mietern oder Handwerkern? In diesen Fällen sollten Sie das Finanzamt an Ihrer Telefonrechnung beteiligen. Bereits 1978 hat der BFH bestätigt, dass auch dann die anteiligen Telefonkosten steuerlich abgezogen werden können, wenn das Telefon teils für private, teils für dienstliche Gespräche genutzt wird.

Die Finanzverwaltung akzeptiert in aller Regel den Abzug der anteiligen Kosten, wenn Sie zumindest in einem gewissen Umfang berufliche Telefonate von Ihrem privaten Telefonanschluss "glaubhaft" machen können. Bei den Berufsgruppen, die üblicherweise zu Haus arbeiten - z.B. Lehrer, Richter, Heimarbeiter – ist dies in der Regel kein Problem. Bei anderen Arbeitnehmern hilft häufig eine Bestätigung des Arbeitgebers über die Art der beruflichen Tätigkeit (z.B. Notdienst am Wochenende, ständige Einsatzbereitschaft als EDV-Mitarbeiter) sowie der Notwendigkeit, von zu Hause aus dienstliche Gespräche zu führen.

Der Ansatz der Kosten für Telefonate im Rahmen der Vermietung eines Gebäudes werden von der Finanzverwaltung vor allem dann akzeptiert, wenn das Mietobjekt weiter entfernt ist, Sie die gesamte Verwaltung von zu Hause aus durchführen oder wenn in einem Jahr umfangreiche Bau- oder Renovierungsmaßnahmen durchgeführt wurden. Auch ein Mehraufwand für Telefonate bei Rechtstreitigkeiten mit Mietern wird in der Regel von den Finanzämtern akzeptiert.

Abzugsfähig sind neben den einzelnen Gesprächsgebühren auch die anteiligen Grundgebühren, die Anschaffungskosten für Telefon oder Telefax sowie die Anschlusskosten.

Die absetzbaren Kosten können Sie nach folgenden drei Methoden ermitteln:

Einzelkostennachweis
Der Einzelkostennachweis erfordert die detaillierte Aufführung aller Gespräche, z.B. mit Hilfe eines Verbindungsnachweises Ihrer Telefongesellschaft. In diesem Verbindungsnachweis ist jedes Gespräch mit Telefonnummer, Verbindungszeit und Kosten einzeln aufgeführt.

Wenn Sie keinen solchen Verbindungsnachweis haben, dann müssten Sie diesen manuell erstellen und Gesprächsteilnehmer, Verbindungszeit und Kosten einzeln notieren. Diese Liste müssen Sie dann mindestens drei Monate lang führen.

Anhand des Einzelnachweises ermitteln Sie das Verhältnis zwischen beruflichen und privaten Kosten. In dem gleichen Umfang setzen Sie auch die übrigen Kosten (also insbesondere ein neues Telefon, Anrufbeantworter etc.) ab. Beträgt der Anteil der beruflichen Telefonate also beispielsweise 75 %, so setzen Sie auch Ihr neues Telefon mit 75 % der Anschaffungskosten ab.

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Schätzung
Statt des Einzelnachweises lässt die Finanzverwaltung auch die pauschale Schätzung der Kosten für beruflich geführte Telefonate zu. Diese "Pauschalmethode" ist ausschließlich für die beruflich veranlassten Telefongespräche zulässig. Dabei hängt die Höhe des abzugsfähigen Kostenanteils von der monatlichen Telefonrechnung ab.

Beispiel: Ansetzen dürften Sie nach diesem Beispiel bei monatlichen Gebühren (Grund- und Gesprächsgebühren) von:

Monatsgebühren absetzbar
bis 130,00 Euro 20 % der Gesamtgebühren
130,01 Euro bis 230,00 Euro 26 Euro + 40 % der Gesamtgebühren, die über 130 Euro liegen
ab 230,01 Euro 66 Euro + alle Gesamtgebühren, die über 230 Euro liegen

Es zählen natürlich alle Telefonanschlüsse, von denen Sie beruflich telefonieren, also auch Zweitanschlüsse oder Handys. Die Kosten für die Anschaffung von Telefonen, Anrufbeantwortern, Faxgeräten etc. können Sie in dem gleichen Umfang absetzen, wie die Telefonkosten selbst.

Pauschale
Bei den Telefonkosten für die Hausverwaltung oder z.B. für eine Nebentätigkeit können Sie eine Pauschale für den steuerlich abzugsfähigen Anteil einsetzen. Erfahrungsgemäß akzeptieren viele Finanzämter gerade bei Lehrern und Richtern ebenfalls diese festen Pauschalen, anerkannt wird dann zum Beispiel ein Betrag von 120 Euro im Jahr.

Allerdings haben Sie auf eine solche Pauschale keinen Anspruch – hier kommt es auf das Verständnis des jeweiligen Sachbearbeiters an. Eine Pauschale sollten Sie also nur dann einsetzen, wenn Sie die Telefonkosten nicht nachweisen können, etwa weil Sie keine Telefonrechnungen mehr haben.

Tipp:
Schaffen Sie sich einen zweiten Telefonanschluss an. In diesem Falle haben Sie keine Probleme bei der Aufteilung der Kosten, wenn Sie diesen Anschluss ausschließlich für die beruflichen Telefonate benutzen und den Hauptanschluss für Ihre privaten Gespräche.
Vergessen Sie nicht die Nebenkosten. Faxpapier oder Kassetten für den Anrufbeantworter können sich durchaus zu ansehnlichen Kosten summieren.

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