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Betriebliche Veranlassung ist Voraussetzung
Geschenke an Geschäftspartner müssen betrieblich veranlasst sein. Eine betriebliche Veranlassung liegt vor, wenn zum Beispiel ein Geschäftspartner Geburtstag oder ein ähnliches Ereignis feiert. Geschenke sind zum Beispiel Blumen, Präsente, Bücher oder Eintrittskarten. Allerdings sollte sehr genau auf die Höhe des Geschenkwertes geachtet werden. Der Gesetzgeber hat für Geschenke an Geschäftsfreunde eine Freigrenze in Höhe von 35 Euro (pro beschenkter Person und Jahr) netto für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer und 35 Euro inklusive Umsatzsteuer für umsatzsteuerbefreite Unternehmer (Kleinunternehmer, welche zur Umsatzsteuerfreiheit optiert haben, Ärzte oder Versicherungsvertreter) festgelegt. Im Gegensatz zu einem Freibetrag führt das Überschreiten der Freigrenze zum kompletten Wegfall des Betriebsausgabenabzugs.
Die gesetzliche Regelung findet sich im § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG.
Beispiel: Der umsatzsteuerpflichtige Einzelunternehmer Max Mustermann macht einem anderen Geschäftsfreund zum Geburtstag ein Geschenk im Wert von 45 Euro netto. Da es sich bei der vorgenannten gesetzlichen Regelung um eine Freigrenze (und nicht um einen Freibetrag) handelt und Max Mustermann diese Freigrenze um 10 Euro überschritten hat, kann Mustermann auch keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Wie dargelegt, können die Ausgaben von Mustermann auch nicht bei der Einkommensteuer abgesetzt werden. Folge: Es ist eine private Ausgabe, die in der Buchführung als Entnahme aus dem Betriebsvermögen zu behandeln ist.
Zur Anerkennung von Geschenken an Geschäftspartner müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden. So muss z.B. auf dem Beleg der Name des Beschenkten stehen. Außerdem der Anlass des Geschenkes, z.B. Geburtstag, Jubiläum etc. Geschenke an die eigenen Arbeitnehmer fallen nicht hierunter und gelten als Arbeitslohn. Für Bewirtungskosten von Geschäftsfreunden gelten gesonderte Regelungen.
Geschenke sind Sachzuwendungen und ein Fall für die Lohnsteuer
Wie dargelegt sind bei Erfüllung der Voraussetzungen im Einkommensteuerrecht die Geschenke an Kunden, Geschäftspartner und deren Arbeitnehmer bis zu einem Betrag von 35 Euro pro Person und Jahr als Betriebsausgaben abzugsfähig. An die Lohnsteuer denkt aber kaum jemand in diesem Zusammenhang. In vielen Unternehmen ist der Zusammenhang zwischen einem Geschenk und der lohnsteuerlichen Behandlung des Geschenks nicht bekannt. Und doch kommt hier im Einkommensteuerrecht der § 37b EStG (Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen) zum Zuge.
Nach dieser Vorschrift können Geschenke an Geschäftspartner und deren Arbeitnehmer neben einer individuellen Besteuerung auch pauschal mit einem Steuersatz von 30 Prozent versteuert werden. Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 Euro übersteigen.
Der schenkende Unternehmer hat ein "Pauschalierungswahlrecht". Entweder versteuert er das Geschenk pauschal oder der Beschenkte versteuert das Geschenk selbst mit seinem individuellen Steuersatz. Dieses Wahlrecht kann nur einheitlich ausgeübt werden, d.h. wenn bei einem Geschäftsfreund die Pauschalierung greifen soll, gilt dies auch für alle Geschenke an alle anderen Geschäftsfreunde und deren Arbeitnehmer. Vermutlich machen nur wenige Unternehmer von dieser Pauschalierung Gebrauch, denn der Schenkende muss den Empfänger über die Pauschalierung unterrichten. Die Unterrichtung kann zwar formlos erfolgen. Es heißt aber im EStG: "Der Steuerpflichtige hat den Empfänger von der Steuerübernahme zu unterrichten." Seit dem 01.01.2009 sind nach § 37b EStG pauschalierte Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde und fremde Arbeitnehmer von der Sozialversicherungspflicht befreit. Betonung liegt auf "fremde Arbeitnehmer", denn Geschenke an eigene Arbeitnehmer sind sozialversicherungspflichtig.
Kontrollmitteilungen bei Geschenken und fehlender Pauschalversteuerung
Hinweis vom Bund der Steuerzahler (BdSt): Geschenke an Geschäftspartner lassen sich bis zu einem Wert von 35 Euro als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzen. Übersteigt der Geschenkwert 10 Euro, muss das schenkende Unternehmen genaue Aufzeichnungen über die Art des Geschenks und den Empfänger führen. Auch der Beschenkte muss das Präsent mit einem Wert von mehr als 10 Euro grundsätzlich selber versteuern. Dazu muss der Schenkende dem beschenkten Unternehmer den Wert mitteilen. Dies wird im Geschäftsleben natürlich nicht praktiziert. In der Regel wird das schenkende Unternehmen das Präsent gleich pauschal mit 30 Prozent plus Soli und ggf. Kirchensteuer selbst versteuern und den Beschenkten schriftlich darüber informiert. HInweis: Das Wahlrecht der Pauschalversteuerung muss aber für alle Geschäftsfreunde einheitlich ausgeübt werden.
Nutzt der Arbeitgeber die Pauschalierungsmöglichkeit nicht, so ist der Beschenkte in der Pflicht, Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag abzuführen. In vielen Bundesländern fertigen die Außenprüfer des Finanzamts Kontrollmitteilungen an, wenn der Schenker die Geschenke nicht pauschal versteuert. In diesen Fällen kann über die Kontrollmitteilung auch beim Beschenkten geprüft werden, ob das Geschenk bei ihm versteuert wurde. Nach einer Verwaltungsanweisung des Bayerischen Landesamts für Steuern (Verfügung vom 23.04.2010, Az.: S 2297b.1.1-1/1 St32) sollen solche Kontrollmitteilungen allerdings nur bei Feststellungen von einigem Gewicht gefertigt werden.
Arbeitnehmer: Kosten für Geschenke als Werbungskosten
Bei Arbeitnehmern im Außendienst mit erfolgsabhängiger Vergütung ist es keine Seltenheit, dass Aufwendungen für Geschenke an Kunden entstehen, die vom Arbeitgeber nicht ersetzt werden. Diese sind bis zu maximal 35 Euro je Geschäftspartner als Werbungskosten abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) Keine Werbungskosten sind hingegen Ausgaben für Geschenke an Arbeitskollegen bei Jubiläen, Geburtstagen oder ähnlichen Anlässen.
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