Steuererklärung 2014

So setzen Sie Ihre Reisekosten richtig ab

Das Wichtigste in Kürze

  • Waren Sie aus beruflichen Gründen unterwegs, können Sie Ihre Ausgaben als Werbungskosten von der Steuer absetzen.
  • Für Fahrtkosten mit Ihrem privaten Fahrzeug setzen Sie entweder die Entfernungspauschale mit 30 Cent pro Kilometer ab oder – nachgewiesene – höhere Kosten je gefahrenem Kilometer.
  • Auch für die Verpflegungskosten gibt es Pauschalen, gestaffelt nach der Dauer der Abwesenheit.
  • Die reinen Übernachtungskosten können Sie ebenfalls steuermindernd geltend machen. Weil es dafür keine Pauschbeträge gibt, müssen Sie Belege sammeln.
  • Seit Anfang 2014 gelten neue Regelungen bezüglich der Verpflegungspauschalen und der Unterkunftskosten. Auch der neu eingeführte Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ist wichtig, wenn Sie an mehreren Orten arbeiten.
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Anfang 2013 hat der Gesetzgeber das steuerliche Reisekostenrecht reformiert. Die Änderungen gelten erstmals für die Steuererklärung für das Jahr 2014. Lesen Sie hier, worauf Sie achten müssen. Wenn Sie eine Steuererklärung für das Jahr 2013 machen wollen, finden Sie hier die gültigen Regelungen für die Reisekosten bis 2013.

Wer aus beruflichen Gründen unterwegs ist, kann die Ausgaben, die ihm dadurch entstehen, als Reisekosten bei den Werbungskosten in seiner Steuererklärung eintragen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten. Typische Beispiele für beruflich veranlasste Reisen sind Seminar-, Kunden- oder Messebesuche.

Wann Sie Reisekosten absetzen können

Reisekosten können Sie als Werbungskosten absetzen, wenn sie durch eine berufliche Auswärtstätigkeit entstehen. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte – seit 2014 ist das die „erste Tätigkeitsstätte“ – arbeiten.

Dass Ihre Auswärtstätigkeit beruflich veranlasst war, müssen Sie nachweisen. Sie sollten daher die Reisedauer und den Reiseweg genau aufzeichnen und beispielsweise durch ein Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen oder Schriftverkehr belegen können. Die genaue Regelung zu den Werbungskosten können Sie in Paragraph 9 des Einkommensteuergesetzes (EStG) nachlesen.

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Neu seit 2014: die erste Tätigkeitsstätte

Seit 2014 gilt der Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“. Wenn Sie an mehreren Orten arbeiten, muss der Arbeitgeber festlegen, welcher Ort Ihre erste Tätigkeitsstätte ist. Es spielt dabei keine Rolle, wie lange Sie an diesem Ort pro Woche arbeiten und ob es sich um die Betriebszentrale handelt oder nicht.

Die Definition der ersten Tätigkeitsstätte entscheidet über die Fahrtkosten, die Sie für Ihre Fahrten insgesamt von der Steuer absetzen können. Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte dürfen Sie nur mit der Entfernungspauschale ansetzen: Pro Kilometer sind das 30 Cent – aber nur für die einfache Strecke. Für Dienstreisen zu anderen Arbeitsstätten können Sie dagegen beide Wege abrechnen: Das bedeutet, dass Sie für jeden Kilometer der Hin- und der Rückfahrt 30 Cent als Werbungskosten geltend machen können.

Sie können also von einer höheren Steuerrückerstattung profitieren, wenn Sie Ihre erste Tätigkeitsstätte geschickt festlegen beziehungsweise festlegen lassen. Die zweite Arbeitsstätte sollte der weiter entfernte Ort sein, damit Sie die doppelte Entfernungspauschale besonders gut nutzen können.

Wenn Sie mehrere Arbeitsstätten haben, bestimmt Ihr Chef, welche davon die erste ist. Das ist meist im Arbeitsvertrag festgelegt. Wenn es nicht eindeutig geregelt ist, gelten folgende Kriterien: Von einer ersten Tätigkeitsstätte ist auszugehen, wenn Sie dort

- jeden Tag oder
- pro Woche zwei volle Tage oder
- mindestens ein Drittel Ihrer Arbeitszeit dauerhaft tätig sind.

Wenn dies auf mehrere Ihrer Arbeitsstätten zutrifft, kann Ihr Arbeitgeber bestimmen, welche davon die erste Tätigkeitsstätte ist. Legt Ihr Chef keine erste Tätigkeitsstätte fest, bestimmt das Finanzamt den Arbeitsplatz als erste Tätigkeitsstätte, der Ihrem Wohnort am nächsten ist. Weitere Informationen finden Sie in diesem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den Fahrtkosten.

Beispiel: einfache Entfernungspauschale oder Dienstreise?

Wolfgang Mustermann wohnt in Koblenz und ist Filialleiter einer Biomarktkette. Er fährt jeden Tag mit dem eigenen Wagen in drei Filialen seines Arbeitgebers in Mainz, Trier und Koblenz. Zunächst fährt er zur Filiale in Mainz, dann zur Filiale in Koblenz, danach zur Filiale in Trier und von dort zu seiner Wohnung nach Koblenz. Der Arbeitgeber ordnet ihm keine der Filialen als erste Tätigkeitsstätte zu. Die Filiale in Koblenz liegt seiner Wohnung am nächsten. Daher gilt diese als erste Tätigkeitsstätte.

Folge für die Reisekosten: Die Fahrten zu den Filialen in Trier und Mainz sind beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Weil Mustermann von seiner Wohnung zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte (Mainz), von dort dann zu seiner ersten Tätigkeitsstätte (Koblenz) und von dort wieder zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte (Trier) und dann nach Hause fährt, hat er im Endeffekt keine Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Und so kann er für seine Wege die tatsächlich gefahrenen Kilometer mit je 30 Cent als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Oder Mustermann bekommt von seinem Arbeitgeber eine steuerfreie Reisekostenvergütung.

Höhere Fahrtkosten: Falls Ihre Kosten mit dem eigenen Auto 30 Cent pro Kilometer übersteigen, können Sie auch höhere Kilometerkosten angeben, sofern Sie diese belegen können. Dazu müssen Sie die jährlichen Gesamtkosten für Ihr Fahrzeug ermitteln und dann den Teilbetrag ansetzen, also den Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an den Fahrten des gesamten Jahres. Wenn Sie für Ihre beruflich veranlassten Reisen öffentliche Verkehrsmittel nutzen, brauchen Sie als Nachweis jeweils Einzelbelege für Bus-, Bahn- oder Taxifahrten.

Sonderfall weiträumiges Tätigkeitsgebiet: Arbeitnehmer, die ihre berufliche Tätigkeit jeden Tag in einem weiträumigen Gebiet ausüben, können für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Tätigkeitsgebiet nur die Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer für die einfache Strecke ansetzen. Das gilt beispielsweise für Postzusteller, Hafen- und Forstarbeiter. Dagegen sind zum Beispiel Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen, oder mobile Pflegekräfte, die sich um verschiedene Patienten in deren Wohnungen in einem festgelegten Gebiet kümmern, sowie Schornsteinfeger von dieser Regelung nicht betroffen. Sie können also jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer in ihrer Steuererklärung eintragen.

Sammelpunkt: Ein neuer Begriff in der Anlage N der Steuererklärung ist der Sammelpunkt (Seite 2, Zeile 33 und 34). Er betrifft Arbeitnehmer, die keine festgelegte erste Tätigkeitsstätte haben, sondern ihre Arbeit von einem bestimmten Ort aus antreten. Das kann die Haltestelle für einen Bustransfair zur Firma sein oder für Piloten und Flugbegleiter der Flughafen. Die Fahrt zu diesem Sammelpunkt können sie nur mit der Entfernungspauschale geltend machen.

Weitere Reisekosten: Das können Sie absetzen – und das nicht

Weil der Gesetzgeber davon ausgeht, dass Sie auf Reisen mehr Geld für Ihre Verpflegung ausgeben müssen als zu Hause, können Sie Ihre Mehrausgaben für Verpflegung von der Steuer absetzen. Dafür sind feste Pauschalen vorgesehen, je nachdem, wie lange Sie unterwegs sind.

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen 2014

Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Pauschbetrag in Euro
mindestens 24 Stunden 24 Euro
weniger als 24, mindestens 8 Stunden 12 Euro

Für den An- und den Abreisetag können Sie immer 12 Euro geltend machen - unabhängig von der Dauer der Abwesenheit.

Diese Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sind verbindlich. Selbst wenn Sie unterwegs Restaurantrechnungen gesammelt haben, können Sie keine höheren Kosten geltend machen.

Die Finanzämter berücksichtigen diese Verpflegungspauschalen nur in den ersten drei Monaten einer beruflichen Tätigkeit am selben Ort. Neu seit 2014 ist aber, dass diese Frist immer von vorne beginnt, wenn die Tätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen wird. Es zählt also nur noch, wie lange die Unterbrechung gedauert hat, und nicht mehr, warum die Tätigkeit unterbrochen wurde – zum Beispiel wegen Urlaub oder Krankheit. Zeitlich unbefristet über drei Monate hinaus können Sie die Verpflegungspauschale geltend machen, wenn Sie beispielsweise als Paketzusteller in einem „weiträumigen Tätigkeitsgebiet“ unterwegs sind oder als Bauarbeiter ständig wechselnde Arbeitsplätze haben.

Wichtig: Sie müssen Ihr Essen selbst bezahlt haben. In welcher Höhe Ihnen tatsächlich Kosten entstanden sind, wird zwar nicht geprüft. Der Werbungskostenabzug wird aber tageweise gekürzt, wenn Ihr Arbeitgeber Sie auswärts verpflegt hat.

Verfassungsbeschwerde anhängig

Derzeit befasst sich das Bundesverfassungsgericht mit der Frage, wie die Verpflegungspauschale auszulegen ist (BVerfG, Az. 2 BvR 2251/13). Ein Unternehmensberater hat Verfassungsbeschwerde eingelegt, weil er die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate seiner Auswärtstätigkeit absetzen kann. Laut Bundesfinanzhof (BFH) wurde die Auswärtstätigkeit nicht mindestens vier Wochen unterbrochen, sodass kein neuer Abzugszeitraum eröffnet wurde (BFH-Urteil vom 28. Februar 2013, Az. III R 94/10). Der Beschwerdeführer sieht darin einen Verstoß gegen den Gleichheitsgrundsatz nach Artikel 3 des Grundgesetzes, da andere Unternehmensberater je nach Gestaltung für alle Abwesenheitstage die Pauschbeträge auf Dauer ansetzen können. Mit einer Entscheidung ist 2015 zu rechnen.

Im Ausland: Wenn Sie beruflich im Ausland unterwegs waren, gelten je nach Staat unterschiedliche Pauschbeträge für die Verpflegung, die sogenannten Auslandstagegelder. Diese Beträge passt das Bundesfinanzministerium in regelmäßigen Abständen an die Preisentwicklung in den einzelnen Ländern an. Hier finden Sie die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für Auslandsreisen ab dem 1. Januar 2014 und ab dem 1. Januar 2015.

Übernachtungskosten: Anders als bei den Verpflegungsmehraufwendungen brauchen Sie bei den Übernachtungskosten Einzelnachweise. Diese Kosten erkennt das Finanzamt in voller Höhe an, allerdings nur in den ersten vier Jahren (48 Monate). Danach sind die monatlichen Übernachtungskosten auf 1.000 Euro begrenzt. Nach einer Unterbrechung von sechs Monaten – egal, aus welchem Grund – können Sie die Kosten wieder über 1.000 Euro hinaus ansetzen. Die Begrenzung gilt jedoch nur in Deutschland und nicht im Ausland.

Bei höheren Übernachtungskosten, weil Sie beispielsweise ein Hotelzimmer mit jemandem geteilt haben, der nicht bei Ihrem Arbeitgeber angestellt ist, können Sie nur den Betrag ansetzen, der für ein Einzelzimmer angefallen wäre. Nutzen Sie jedoch eine Wohnung aus beruflichen Gründen gemeinsam mit Angehörigen, müssen Sie die Kosten nicht aufteilen, solange die Miete bei weniger als 1.000 Euro monatlich liegt. Ab 1.000 Euro müssen Sie die Kosten der alleinigen Nutzung nachweisen. In diesem Fall akzeptiert das Finanzamt die ortsübliche Miete für eine 60 Quadratmeter große Wohnung.
Haben Sie keine Belege (mehr), dürfen Sie nur in Ausnahmefällen die Übernachtungskosten schätzen, sofern sie zweifelsfrei entstanden sind.

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Auch diese Reisekosten können Sie absetzen

Doppelte Haushaltsführung: Wenn Sie aus beruflichen Gründen einen doppelten Haushalt führen, können Sie in Ihrer Steuererklärung für das Jahr 2014 die Kosten Ihrer Unterkunft angeben, die Ihnen tatsächlich entstanden sind. Es werden allerdings nur noch Kosten bis zu 1.000 Euro berücksichtigt. Außerdem müssen Sie sich an Ihrem Erstwohnsitz mit mindestens 10 Prozent an den Kosten für beispielsweise Miete und Lebensmittel beteiligen, damit dieser als Lebensmittelpunkt anerkannt wird.

Reisenebenkosten: Sie sollten zusätzlich die Kosten ansetzen, die Ihnen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, für Telefonate und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner entstanden sind. Ausgaben für Straßenbenutzung und Parkplatz sowie eventuelle Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen können Sie ebenfalls geltend machen. Wenn Sie eine Reisegepäckversicherung abgeschlossen haben, gehören auch diese Kosten zu den Reisenebenkosten, ebenso Wertverluste infolge eines Diebstahls Ihres persönlichen, notwendigen Reisegepäcks. Geld und Schmuck bleiben dabei außen vor.

Als Privatvergnügen gelten dagegen Ihre Aufwendungen für private Telefonate, Massagen, Getränke aus der Minibar oder Pay-TV – an diesen Kosten lässt sich der Fiskus nicht beteiligen. Das Gleiche gilt für Kosten, die Ihnen für die Anschaffung von Bekleidung, Koffern und anderen Reiseausrüstungen entstanden sind.

Die genauen Regelungen zum Reisekostenrecht ab 2014 können Sie nachlesen in einem Schreiben des Finanzministeriums vom 24. Oktober 2014.

So können Sie mit Reisekosten Steuern sparen

Jobwechsel in Planung: Auch Reisen zu Vorstellungsgesprächen zählen zu den beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Sie können Ihre Ausgaben, die Sie durch die Reise zu einem Bewerbungsgespräch hatten, daher als Werbungskosten ansetzen.

Berufliches und Privates gemischt: Wenn Sie im Zusammenhang mit Ihrer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch private Angelegenheiten erledigt haben, muss das nicht heißen, dass Sie auf den Kosten sitzen bleiben. Allerdings müssen Sie die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Kosten trennen (können). Ist das nicht möglich, auch nicht durch Schätzung, können Sie die gesamten Ausgaben nicht abziehen. Als Aufteilungsmaßstab können Sie die zeitlichen Anteile nutzen, die auf den beruflich und privat veranlassten Teil der Reise entfallen.

Beispielrechnung für gemischte Aufwendungen

Sie haben einen Fachkongress in London besucht und sind am Samstagmorgen angereist. Die Veranstaltung fand ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend sind Sie nach Hause zurückgereist.

In diesem Fall können Sie die Kosten für zwei Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) und die Kongressgebühren vollständig als Werbungskosten abziehen. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und entsprechend aufzuteilen. Maßstab für die Aufteilung ist das Verhältnis der beruflichen und privaten Zeitanteile der Reise - beruflich veranlasst sind drei Neuntel. Ihre Verpflegungskosten können Sie nur in Höhe der Verpflegungspauschalen für die drei beruflich veranlassten Tage als Werbungskosten abziehen.

Weitere Details: Viele Einzelheiten zum Absetzen von Reisekosten finden Sie in diesem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 24. Oktober 2014.

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Britta Schön
von Finanztip,
Expertin für Recht

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Artikel verfasst von

Sabine Himmelberg

freie Finanztip-Mitarbeiterin

Als freie Redakteurin schreibt Sabine Himmelberg auf Finanztip zum Thema Steuern. Sie blickt auf mehr als zwanzig Jahre Redaktionsarbeit im Steuerrecht zurück. Als spezialisierte Fachjournalistin deckt Sabine Himmelberg ein breites inhaltliches Spektrum für Publikationen namhafter Fachverlage ab. Nach ihrem Magisterabschluss an der Universität zu Köln trat sie in die Redaktion des Deubner Verlags ein, der Informationen für Rechtsanwälte und Steuerberater herausgibt und der WEKA-Gruppe angehört. Sie leitete dort drei Jahre lang die Redaktion Steuern.

Andrea Wekenborg

ehemalige Finanztip-Mitarbeiterin (bis 2015)

Andrea Wekenborg verfasste für Finanztip Artikel im Ressort Recht & Steuern. Ihre Begeisterung für Verbraucherthemen entdeckte sie in der Ombudsredaktion der Berliner Zeitung. Später schrieb sie fünf Jahre für einen Online-Finanzvergleich über Versicherungen, Konten und Steuern. Zudem war sie bereits beim Verbraucherzentrale Bundesverband tätig.

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