Ausweis der Umsatzsteuer in Rechnungen

  • Zuletzt aktualisiert: 13. Dezember 2012

Schon kleine Formfehler können bei der Umsatzsteuer gravierende Folgen haben. Eine genaue Prüfung und Kontrolle der Abläufe ist daher bei der Rechnungstellung (Ausgangsrechnung) und insbesondere auch beim Abzug von Vorsteuer aus einer Eingangsrechnung sehr wichtig.

Pflicht und Recht auf Rechnung

Wenn ein Unternehmer im Sinne des § 2 UStG (z.B. Gartenbauunternehmen oder Rechtsanwalt) eine umsatzsteuerpflichtige Lieferung oder sonstige Leistungen (vgl. § 3 UStG) ausführt, so ist er verpflichtet und berechtigt, Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer auszustellen. Führt ein Unternehmer Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, so ist er auf Verlangen des anderen Unternehmers auch dazu verpflichtet, Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer zu erstellen (vgl. § 14 Abs. 2 UStG).

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Anforderungen an die Rechnung des Unternehmers

Eine korrekte und vollständige Rechnung eines Unternehmers, der umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und Leistungen tätigt, muss die Mindestangaben (Pflichtangaben) des § 14 Abs. 4 UStG erfüllen. Nur eine korrekte Rechnung, die diesen Anforderungen im Umsatzsteuergesetz genügt, berechtigt auch zum Vorsteuerabzug, denn die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den § 14 UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Wenn Rechnungen mit fehlenden Pflichtangaben erst nach Jahren bei einer Außenprüfung vom Finanzamt moniert werden, ist es für eine Korrektur durch den Unternehmer zwecks Vorsteuerabzugs häufig zu spät.

Privatpersonen können nur dann Arbeitskosten in der eigenen Steuererklärung von der Steuerschuld abziehen, wenn dieser Anteil in der Rechnung des Unternehmers klar ausgewiesen und der Rechnungsbetrag auch auf das Bankkonto des Handwerkers überwiesen wurde. Eine Rechnung, in der die genaue Aufschlüsselung nach Lohn- und Materialkosten für den Abzug von der Steuerschuld bei Privatpersonen fehlt, ist trotzdem zivilrechtlich nicht zu beanstanden und vom Kunden zu bezahlen. Die Aufschlüsselung wird werkvertraglich nicht geschuldet. Selbst bei wirksamer Einbeziehung der VOB/B schuldet der Auftragnehmer allein eine prüfbare Abrechnung der von ihm erbrachten Leistungen. In der Praxis wird der Unternehmer sehr wahrscheinlich aber die erforderliche Aufteilung für den Steuerabzug in die Rechnung aufnehmen.

Elektronisch übermittelte Rechnungen

Mit Wirkung vom 1. Juli 2011 sind die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen deutlich reduziert worden. Der Rechnungsaussteller ist nunmehr - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung der Rechnung - frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt (z.B. per E-Mail). Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) ist für die elektronische Übermittlung einer Rechnung nur noch optional und nicht mehr verpflichtend.

Damit können jetzt Rechnungen weitgehend frei elektronisch versendet werden. Beispiel: Versand per eMail mit PDF-Anhang, per Serverfax oder auch als Web- Download. Zu beachten ist allerdings, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet sein muss. Dieses Kontrollsystem soll einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung ermöglichen. Dieses Kontrollverfahren soll sicherstellen, dass hinter jeder Rechnung auch eine entsprechende Leistung für das Unternehmen steht. Eine bestimmte Form ist für dieses Kontrollverfahren nicht vorgeschrieben. Damit kann diese Anforderung auch von der im Unternehmen bereits eingerichteten Kontrolle des Rechungseinganges wahrgenommen werden. Elektronisch erhalten Rechnungen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdrucken und Abheften des ausgedruckten Beleges ist also nicht ausreichend.

Ausnahmen vom Ausweis der Umsatzsteuer

Nur Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG brauchen keine Umsatzsteuer angeben und einziehen. Dafür dürfen sie im Umkehrschluss aber auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen in Abzug bringen. Dies ist auch der Grund, warum viele Kleinunternehmer dem Finanzamt gegenüber auf die Besteuerung als Kleinunternehmer "verzichten" (vgl. § 19 Abs. 2 UStG). Es gibt aber auch Fälle, wo Leistungen eines Unternehmers in der Rechnung ohne Umsatzsteuer auszuweisen sind. Beispiel: Der Unternehmer erbringt eine sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer mit Sitz in einem anderen EU-Staat.

Wer häufig bei eBay Produkte verkauft, muss ggf. damit rechnen, dass beim Verkauf einer Vielzahl von Gebrauchsgegenständen über mehrere Jahre über eBay eine nachhaltige und im Sinne des UStG unternehmerische und damit umsatzsteuerpflichtige Tätigkeit vorliegen kann. So hatte in einem Fall ein Ehepaar über mehrere Jahre verschiedene Produkte als Privatverkäufer über eBay verkauft. Das waren zum einen Gegenstände bestimmter Produktgruppen, z.B. Briefmarken, Schreibgeräte, Porzellan sowie einzelne Gegenstände. Hieraus erzielten sie Einnahmen zwischen 20.000 und rund 35.000 Euro über 2 Jahre. Das Finanzamt sah die Verkäufe als unternehmerische Tätigkeit im Sinne des UStG an. Folge: Der Privatverkäufer muss neben der plötzlichen Umsatzsteuerpflicht auch den Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben aus den eBay-Geschäften als Einkommen der Einkommensteuer unterwerfen.

Pflichtangaben in Kleinbetragsrechnungen

Zu den weiteren Ausnahmen zählen die Rechnungen über so genannte Kleinbeträge im Sinne des § 33 UStDV, bei denen der Bruttobetrag (Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer) 150 Euro nicht übersteigt. Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, braucht der Leistungsempfängers nicht genannt zu werden. Außerdem ist die Angabe des Bruttoentgelts ausreichend, d.h. ein gesonderter Ausweis der Umsatzsteuer ist nicht erfoderlich. Die Mindestangaben auf Rechnungen über Kleinbeträge kann man dem § 33 UStDV entnehmen.

Kleine Checkliste zur Rechnungstellung

Zu den typischen Fehlern und wiederkehrenden Fragen und Missverständnissen beim USt-Ausweis gehören:

  • Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist vollkommen ausreichend und die eigene Steuernummer ist nicht auf der Rechnung erforderlich. Anmerkung: Die eigene Steuernummer sollte nie auf der Rechnung erscheinen.
  • Eine per E-Mail versandte Rechnungen berechtigt seit dem 1. Juli 2011 zum Vorsteuerabzug auch dann, wenn die "Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts" nicht durch eine qualifizierte digitale Signatur gewährleistet ist. Der Rechnungsaussteller ist nunmehr - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung der Rechnung - frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt (z.B. per E-Mail). In der Praxis werden jeden Tag viele Tausend Rechnungen (z.B. im PDF-Format) per Mail versendet und vom Leistungsempfänger ausgedruckt.
  • Eine Rechnung braucht nicht unterschrieben werden. Auch das Wort "Rechnung" muss nicht auf der Rechnungstellung erstellen. So heißt es im § 14 Abs. 1 UStG: "Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird."
  • Zu den Pflichtangaben zählt die Nennung des Zeitpunktes der Lieferung oder der sonstigen Leistung. Auch wenn es zum Beispiel bei Dienstleistungen kein konkreter Termin bezifferbar ist, muss ein Termin (im Zweifel Leistungsmonat oder Rechnungsdatum) einzutragen.
  • Rechnungen sind als Buchungsbelege gemäß § 147 AO 10 Jahre aufzubewahren. So heißt es auch im § 14b UStG: "Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren".

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Folgen einer fehlerhaften Rechnung

Egal, ob Kleinbetragsrechnung oder "normale" Rechnung oberhalb des Kleinbetrages: Fehlende Pflichtangaben führen dazu, dass der Leistungsempfänger die im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen darf. Bei einer späteren Außenprüfung durch das Finanzamt kann daher in solchen Fällen der Vorsteuerabzug versagt werden. Folge: Der Unternehmer muss die Umsatzsteuer aus eigener Tasche zahlen. Manchmnal kann man vom leistenden Unternehmer noch eine korrigierte Rechnung anfordern, um den Fehler zu heilen. Der Leistungsempfänger hat auch einen Anspruch auf nachträgliche Korrektur der Rechnung durch den Aussteller. Manchmal ist es jedoch zu spät dafür.

Jeder Rechnungsempfänger sollte daher eine Prozedere schaffen, so dass eingehende Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Das gleiche gilt natürlich auch für ausgehende Rechnungen. In aller Regel erfüllt das "Faktura-Programm" diese Anforderungen automatisch oder weist den Nutzer mit entsprechenden Prüfroutinen auf mögliche Fehlerquellen hin. Trotzdem kann der physische Kontrollblick bei eingehenden und ausgehenden Rechnungen nur nützlich sein.

Das Lesen der Vorschrift des § 14c UStG zum unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis ist jedem leistenden Unternehmer zu empfehlen. Schon der Eingangssatz sollte für eine erhöhte Sorgfalt sorgen: "Hat der Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen höheren Steuerbetrag, als er nach diesem Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen (unrichtiger Steuerausweis), schuldet er auch den Mehrbetrag".

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Finanztip-Chefredakteur
Hermann-Josef Tenhagen

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