Selbstständig machen: Erfahrungen mit digitaler Buchhaltung & E-Rechnung gesucht

    Hallo zusammen,

    ich will mich demnächst selbstständig machen und blicke beim Thema digitale Buchhaltung und E-Rechnung noch nicht richtig durch. Bisher kenne ich nur klassische Rechnungen auf Papier oder einfache Word-/PDF-Vorlagen und bin mir unsicher, was heute „state of the art“ ist.

    Mich würden vor allem eure Erfahrungen interessieren:
    Welche Programme nutzt ihr, um eure Buchhaltung möglichst digital zu machen? Also Rechnungen schreiben, Belege sammeln, vielleicht Banking einbinden und das Ganze irgendwie so vorbereiten, dass der Steuerberater gut damit arbeiten kann. Und was heißt E-Rechnung für euch konkret – braucht man dafür spezielle Formate oder extra Dienste, vor allem wenn man später Firmen oder öffentliche Auftraggeber hat?

    Auch spannend: Wie organisiert ihr eure digitalen Belege im Alltag, damit nichts verloren geht und ihr für das Finanzamt alles beisammen habt? Und mit welchen Kosten muss man ungefähr rechnen, wenn man als Einzelunternehmer mit einer einfachen, aber brauchbaren Lösung einsteigen will?

    Ich bin wirklich noch am Anfang, freue mich daher über einfache Erklärungen, praktische Tipps und auch darüber, was ihr im Rückblick vielleicht anders machen würdet.

    Vielen Dank schon mal und viele Grüße
    Jens

  • Kater.Ka 19. Januar 2026 um 13:05

    Hat das Thema freigeschaltet.

    Hallo Jens, zum Üben mit der E-Rechnung kannst Du Dich auf der DATEV E-Rechnungsplattform anmelden, das kostet erstmal nichts. Frag auch mal Deinen Steuerberater, falls er Datev nutzt, könnt Ihr das auch zusammen machen, dann allerdings kostenpflichtig mit "Datev Unternehmen Online" und dem Zusatzprogramm "Auftragswesen next". Dann bist Du ca. bei 60 Euro im Quartal. Wenn Du Deine Bank(en) dort einbinden willst, kassieren die auch gern 5-10 Euro dafür im Monat. Eine gute Alternative wäre die Bank FYRST. Die kostet für Freiberufler nichts. Seit Anfang 2026 müssen deutsche Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können (B2B), auch wenn die Pflicht zur Ausstellung für die meisten noch Übergangsfristen hat: Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers versendet werden; für kleine Unternehmen (Umsatz < 800k €) gilt die Frist bis Ende 2027, bevor ab 2028 die vollständige Pflicht für alle gilt. Ein anderes, gutes aber kostenpflichtiges Programm für E-Rechnung und Buchhaltung ist Lexware/Lexoffice. Das Programm kann man auch mal einen Monat umsonst testen, manchmal haben die auch Schnupperangebote. Lies Dich mal auf deren Homepage ein. Viel Spaß!

    Hi Jens, hier ist Jens!

    Bin schon eine Weile als Freelancer aktiv und arbeite gerne mit LexOffice - hab auch andere ausgetestet (z.B. SevDesk, Papierkram sowie DATEV), komme persönlich aber am besten mit dem Workflow bei LexOffice klar

    Grundsätzlich machst du mit den gängigsten Plattformen nix falsch, hier werden Gesetzesänderungen zum Thema E-Rechnung und Buchhaltung sowieso immer eingepflegt - die E-Rechnung ist im Grunde nur ein neueres Format, dass ab 2028 für jeden im B2B verpflichtend wird.

    Ist glaube ich alles ein stückweit Geschmackssache, wichtig ist m.E. nur, dass du immer einen Anbieter mit einer vernünftigen Anbindung für deinen Steuerberater hast und dieser damit auch umgehen kann - das erleichtert die Zusammenarbeit enorm... mein Steuerberater unterstützt mich bei Fragestellungen zur laufenden Buchhaltung und exportiert am Jahresende einfach alle Buchungen; somit bin ich komplett digital und hab alles in einem System, spare mir dadurch natürlich auch die monatlichen Buchhaltungsgebühren, die ja mittlerweile recht hoch liegen können.

    Wenn du da jemanden hast, der dich bereits betreut, empfehle ich dir, dort mal nachzufragen - oftmals arbeiten die Steuerkanzleien favorisiert mit 1-2 Anbietern.

    Ein paar Geschäftsfreunde arbeiten auch direkt mit der DATEV über DATEV Unternehmen online inklusive direkten Belegupload und Rechnungsschreibung, ist aber eher was für größere, wenn der Steuerberater auch die monatliche Buchhaltung übernehmen soll.

    Ich hoffe, meine kurze Einschätzung hilft dir etwas!

    The trend is your friend.:P

    Ich bin seit rund zwei Jahren solo-selbstständig. Nutze auch das bereits angesprochene Lexoffice für (Ausgangs-)Rechnungen sowie Eingangsbelege.

    Lexoffice ist ans Geschäftskonto angebunden und man kann die Belege mit den Buchungen auf dem Konto verknüpfen.

    Die Belege zieht sich mein Steuerberater dann in Datev. Für die Buchhaltung beim StB zahle ich dann 120€ netto im Monat. Dafür macht dieser mir auch die ganzen USt Anmeldungen beim Finanzamt.

    Als Geschäftskonto kann ich die Grenke-Bank empfehlen. Nutze dort das kostenfreie Geschäftskonto.