Geschenke an Mitarbeiter So bleiben Geschenke an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter steuerfrei

Ein Fläschchen Wein zu Weihnachten, ein Kalender fürs neue Jahr oder eine schöne Schachtel Pralinen – kleine Geschenke erhalten nicht nur die Freundschaft. Auch im beruflichen Bereich zeigen Firmen und Kunden sich gerne mit einem kleinen Präsent die gegenseitige Wertschätzung.

Häufig lassen sich Ausgaben für Geschenke an Mitarbeiter oder Geschäftsfreunde steuerlich geltend machen. Der Fiskus unterscheidet jedoch, wem Du als Unternehmen etwas schenkst: einem Geschäftspartner oder einer Geschäftspartnerin beziehungsweise einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter.

Geschenke an Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen sind für diese steuerfrei, solange der Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer maximal 60 Euro beträgt. Wenn der Chef oder die Chefin ein Präsent mit einem Wert von mehr als 60 Euro überreicht, muss es die beschenkte Person komplett als Arbeitslohn versteuern, inklusive der Sozialversicherungsbeiträge. Geldgeschenke sind unabhängig vom Betrag immer steuerpflichtig. 

Zu beachten sind dabei zwei Punkte:

• Es muss sich immer um einen persönlichen Anlass handeln.
• Es sind auch mehrere Geschenke in einem relativ kurzen Zeitraum möglich, wenn es die entsprechenden Anlässe gibt.

Mögliche Anlässe sind: 

• Geburt eines Kindes
• Hochzeit
• Firmenjubiläum
• Geburtstag

Bist du Unternehmer und schenkst Deinem Mitarbeiter eine Flasche Wein, Blumen oder einen Präsentkorb, dann kannst Du diese Aufmerksamkeit immer als Betriebsausgaben abziehen. Der Wert ist egal. Es muss sich aber um eine reine Sachleistung handeln.

Sind neben einem Geschenk weitere Sachleistungen möglich?

Ja, Mitarbeiterinnen dürfen jeden Monat von ihrem Chef eine steuer- und sozialversicherungsfreie Sachzuwendung im Wert von 50 Euro annehmen. Das darf auch ein Gutschein sein. Es kann sich also lohnen, eine besondere Gehaltserhöhung heraus zu handeln und sich zum Beispiel die Fahrt zur Arbeit monatlich über einen Tankgutschein sponsern zu lassen oder monatlich eine Gutscheinkarte im Wert von 50 Euro zum Einkaufen bei einem bestimmten Anbieter zu erhalten (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Wichtig: Es darf kein Bargeld sein, nur Sachzuwendungen im Rahmen dieser kleinen Sachbezugsfreigrenze fördert der Fiskus.

Mehr dazu kannst Du im Ratgeber zu Sachzuwendungen nachlesen.

Achtung: Zu versteuernde Sachbezüge sind im Bruttoarbeitslohn in Zeile 3 der Lohnsteuerbescheinigung enthalten, dieser Wert kommt in Zeile 6 der Anlage N der Einkommensteuererklärung. Natürlich kann ein Unternehmen auch hier die Steuer pauschal übernehmen, dann müssen die Beschenkten nichts versteuern.

Wenn Du als Unternehmer Deinem Geschäftspartner etwas schenkst, dann kannst Du die Kosten dafür als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Wichtig ist jedoch, dass Du solche Kundengeschenke aus betrieblichen Gründen machst und keine Gegenleistung damit verbunden ist.

Absetzen kannst Du den Kaufpreis aber nur, solange er bei maximal 50 Euro pro beschenkter Person und Jahr liegt. Das gilt laut Wachstumchancengesetz vom 27. März 2024 seit 1. Januar 2024. Bis Ende 2023 lag die Grenze noch bei 35 Euro.

Wie musst Du das Geschenk verbuchen?

In der Buchhaltung muss das Unternehmen zu jedem Kundengeschenk mit einem Wert ab zehn Euro die Ausgaben, die begünstigte Person und den Anlass festhalten, um sie als Betriebsausgaben zu verrechnen. Der Beleg für das Geschenk muss den Beschenkten eindeutig zuordenbar sein.

Sobald der Preis das Limit von 50 Euro übersteigt, kannst Du den Betrag nicht mehr als Betriebsausgabe verbuchen, nicht einmal den Anteil bis 50 Euro. Dann handelt es sich einfach um eine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe. Du musst diese wie eine private Ausgabe behandeln, als sogenannte Entnahme aus dem Betriebsvermögen. Das bedeutet: Die Ausgaben für das Geschenk musst Du als Gewinn versteuern (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 Einkommensteuergesetz, EStG).

Ob für die 50-Euro-Freigrenze für Kundengeschenke die Umsatzsteuer eingerechnet werden muss, hängt davon ab, ob das schenkende Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Falls ja, dann zählt der Nettowarenwert, andernfalls muss die Umsatzsteuer draufgeschlagen werden.

Kannst Du teurere Geschenke steuerfrei machen? 

Ja. Wenn Du als Unternehmer einem Kunden ein Geschenk machst und dieser das nur im Betrieb nutzen kann, entfällt die 50-Euro-Freigrenze. Geschenke für Geschäftspartner wie ein teures Computerprogramm oder ein teures Werkzeug dürfen auch mehr als 50 Euro kosten, wenn es die beschenkte Person nur für ihre berufliche Tätigkeit nutzen kann.

Was ist mit besonders preiswerten Geschenken?

Für kleinere Präsente wie Kugelschreiber oder USB-Sticks mit einem Wert von weniger als 10 Euro wird keine Steuer fällig, weder vom Schenkenden noch vom Beschenkten. Diese sogenannten Streuartikel gelten nicht als geldwerter Vorteil.

Die beschenkte Person muss das Geschenk wie eine Einnahme behandeln: Sie muss den Wert verbuchen und versteuern. Wer seine Geschäftspartnerin oder seinen Geschäftspartner nicht verärgern will, kann das Präsent vorab pauschal mit 30 Prozent des Kaufpreises versteuern – gegebenenfalls kommt noch Kirchensteuer dazu. 

Achtung: Diese übernommenen Steuern zählen formal als weiteres Geschenk. Sie werden also steuerlich so behandelt wie das Kundengeschenk selbst. Bleibt der Gesamtbetrag – also inklusive des „Steuergeschenks“ – innerhalb der 50-Euro-Freigrenze, ist der Betrag als Betriebsausgabe abzugsfähig; andernfalls zählen die gesamten Kosten als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden (Urteil vom 30. März 2017, Az. IV R 13/14).

Damit könnten sich Geschenke an Geschäftspartner nicht von der Steuer absetzen lassen, die etwas weniger als 50 Euro kosten - aber mit der übernommenen Steuer über 50 Euro liegen. Soweit die steuerliche Theorie.

Was passiert steuerlich in der Praxis?

Finanzämter sind großzügiger als es die Theorie vorsieht. Denn bei Geschenken an Geschäftspartner zeigt sich die Finanzverwaltung ungewohnt pragmatisch.Trotz des eben erwähnten BFH-Urteils entfällt der Abzug als Betriebsausgabe erst dann, wenn das Kundengeschenk selbst mehr als 50 Euro wert ist. Allein durch die übernommene Pauschalsteuer wird die Wertgrenze nicht überschritten. Bei Kundengeschenken bis 50 Euro ist die übernommene Steuer ebenfalls als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Dennoch sollten Unternehmer und Unternehmerinnen sehr genau rechnen, sonst kostet ihnen das Geschenk sehr viel mehr als der Wert, der beim Geschäftspartner tatsächlich ankommt. Bemessungsgrundlage für die Pauschalsteuer sind die Bruttoaufwendungen, also inklusive Mehrwertsteuer.

Die beschenkte Person muss für das Präsent keine Steuern zahlen, wenn der Schenker die Pauschalsteuer übernommen hat. Am besten weist Du Deinen Geschäftsfreund oder Deine Kundin darauf hin, dass Du das Geschenk bereits versteuert hast, damit diese die Steuer nicht auch noch zahlen. Laut Einkommensteuergesetz bist Du sogar verpflichtet, ihm oder ihr das mitzuteilen (§ 37b EStG).

Achtung: Wer ein Geschenk pauschal versteuert, muss das für alle Kundengeschenke machen – ohne Ausnahme. Die pauschale Besteuerung ist an eine Höchstgrenze gebunden, die allerdings sehr großzügig bemessen ist: Pro Person und Jahr darfst Du maximal Geschenke mit einem Wert bis 10.000 Euro pauschal versteuern, dieser Höchstbetrag gilt auch für einzelne Geschenke.