Ratgeber Elster

Schneller Geld zurück mit der elektronischen Steuererklärung

Das Wichtigste in Kürze

  • Das Kürzel Elster steht für elektronische Steuererklärung. Es ist das offizielle elektronische System der Finanzämter.
  • Steuerpflichtige können über mehrere Wege elektronische Steuererklärungen und Steueranmeldungen erstellen und abgeben: über das kostenlose Programm namens Elster-Formular, im Browser über das Elster-Online-Portal oder mithilfe kommerzieller Steuersoftware, die sich dann bei Elster anmeldet.
  • Unternehmer und Selbstständige müssen ihre Steuererklärungen und -anmeldungen, beispielsweise die Umsatzsteuer-Voranmeldung, elektronisch abgeben. Arbeitnehmer, Rentner und Pensionäre können dies freiwillig tun.
  • Eine Anmeldung beim Elster-Online-Portal ist zwar etwas mühsam, dafür können Sie den Service anschließend problemlos in den Folgejahren nutzen.
  • Außerdem können Sie dann den Belegabruf nutzen (sogenannte vorausgefüllte Steuererklärung). Im Elster-Online-Portal sehen Sie die der Steuerverwaltung gemeldeten Beträge wie abgeführte Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge sowie ausgezahlte Renten. Diese Daten können Sie in Ihre Steuererklärung per Mausklick übernehmen.
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Elstern gelten gemeinhin als diebisch. Doch im Zusammenhang mit Steuern sind weder die Vögel noch das Stibitzen von glitzerndem Schmuck gemeint: Elster ist die Abkürzung für elektronische Steuererklärung. Elster ist zugleich ein Projekt der deutschen Steuerverwaltungen, also aller Länder und des Bundes, um Steuererklärungen und Steueranmeldungen über das Internet abzuwickeln. Koordiniert wird das Ganze vom Bayerischen Landesamt für Steuern.

Ganz ohne den Vogel geht es allerdings nicht: Steuerbürger, die sich das Elster-Programm auf ihren Rechner laden, sehen als Symbol dafür ein kleines schwarz-weißes Tier, das ihre Steuererklärung beflügeln soll.

Zwei Drittel der Steuererklärungen sind elektronisch

Bereits seit 1999 sind elektronische Einkommensteuererklärungen möglich. 2015 waren es schon 20 Millionen Teilnehmer. Damit werden rund zwei Drittel aller Einkommensteuererklärungen elektronisch übermittelt – nicht zuletzt aufgrund der intensiven Hilfe durch Steuerberater oder Lohnsteuerhilfevereine und mittels Steuersoftware, die viele Steuerpflichtige nutzen. Außerdem bekam die Finanzverwaltung 2015 via Elster mehr als 38 Millionen Umsatzsteuer-Voranmeldungen und fast 18 Millionen Lohnsteuer-Anmeldungen. Das macht im Jahr insgesamt 150 Millionen Erklärungen, Anmeldungen und Bescheide. Und diese Zahl nimmt ständig zu.

Elster umfasst mittlerweile eine ganze Reihe unterschiedlicher Steuerarten, Erklärungen, Anmeldungen, Anträge sowie Bescheide. Das System wird immer weiter ausgebaut.

Für Lohn- und Umsatzsteuer-Voranmeldungen ist die Übermittlung über Elster Pflicht. Grundsätzlich müssen Selbstständige und Unternehmer ihre Erklärungen auf elektronischem Weg ans Finanzamt übermitteln. Arbeitnehmer, Rentner und Pensionäre hingegen sind frei in ihrer Entscheidung. Sie dürfen auch die Papierformulare ausfüllen und abgeben. Tatsächlich aber wird die elektronische Steuererklärung bei den „normalen“ Steuerpflichtigen immer mehr zum Standard. Sehr viele Bürger kaufen sich jedes Jahr ein aktuelles Steuerprogramm und erstellen damit ihre Steuererklärung am PC.

Achtung

Die Solaranlage auf dem Dach führt zu unternehmerischen Einkünften

Auch Privatleute können recht schnell steuerliche Unternehmer sein – mit der Pflicht, zum Beispiel eine Einkommensteuererklärung mit gewerblichen Einkünften oder eine Umsatzsteuererklärung abzugeben und elektronisch zu übermitteln. Dies gilt beispielsweise für Hauseigentümer, die eine Photovoltaik-Anlage haben und den selbst erzeugten Strom ins öffentliche Netz einspeisen. Die Vergütung dafür führt zu gewerblichen Einkünften.

Die fertige Erklärung wird elektronisch direkt ans Finanzamt übermittelt. Vorteil ist, dass auch Laien sehr gut damit zurechtkommen. Schließlich bieten die Programme konkrete Ausfüllhilfen und aktuelle Tipps, wie sich Steuern sparen lassen. Die empfehlenswerten Programme und Browser-Apps für einfache und komplexere Fälle erläutern wir im Ratgeber Steuersoftware.

Vier von fünf Erklärungen per Elster werden über kommerzielle Steuerprogramme erstellt. Dazu zählen neben der Steuersoftware für Selbsterklärer – also Steuerzahler, die ihre eigene Erklärung erstellen – auch professionelle Lösungen, beispielsweise von Datev und anderen Anbietern, die sich auf die steuerberatenden Berufe spezialisiert haben.

Elster-Formular: Das Programm vom Amt

Soviel Komfort und Hilfestellung wie die kommerziellen Programme bieten die kostenlosen Angebote der Finanzverwaltung nicht. Schließlich ist es nicht im Interesse des Fiskus, den Steuerzahler auf jede Steuersparmöglichkeit zu stoßen. Außerdem ist das Erstellen der Erklärung mit Elster-Formular für Menschen mit wenig Steuerformular-Erfahrung ein ganzes Stück schwieriger. Schließlich entsprechen die elektronisch auszufüllenden Formulare den Papiervordrucken. Anders ist es bei den meisten kommerziellen Steuerprogrammen. Aufgrund der Angaben des Steuerpflichtigen werden im Hintergrund die Formulare fürs Finanzamt ausgefüllt. Er muss also nicht wissen, in welche Zeile welche Angabe gehört.

Zwei Wege bietet die Finanzverwaltung, wenn Sie Elster nutzen wollen: Sie können Ihre Erklärung über das Programm Elster-Formular oder webbasiert über das Elster-Online-Portal abgeben. Das Programm Elster-Formular existiert aber nur für das Betriebssystem Windows von Microsoft. Sie müssen es zunächst herunterladen und auf Ihrem Computer installieren.

Wählen Sie dann aus dem Katalog die gewünschten Module. Den meisten Privatanwender genügt die Einkommensteuererklärung für das entsprechende Jahr. Freiberufler müssen beispielsweise auch die Einnahmenüberschussrechnung herunterladen und ausfüllen.

So füllen Sie das Elster-Formular aus

Sie können das Elster-Formular ohne Authentifizierung nutzen. Authentifizierung bedeutet, dass Sie für das Finanzamt zur Abgabe der Steuererklärung als nutzungsberechtigt erkennbar sind. Dafür müssen Sie sich im Elster-Online-Portal registrieren. Wie das geht, erklärt ein Video auf dieser Seite. Die notwendigen Schritte hierfür haben wir für Sie weiter unten zusammengefasst.

So sieht das Steuerprogramm Elster-Formular aus

Quelle: www.elster.de (Stand: 7. Juli 2016)

Nach der Programminstallation starten Sie das Elster-Formular mit einem Doppelklick auf das Symbol auf dem Desktop. Als Arbeitnehmer oder Rentner wählen Sie „Privatperson“ aus und legen eine Einkommensteuererklärung an. Auf dem Bildschirm erscheint das jeweils ausgewählte Steuerformular. Daneben gibt es Erläuterungen. Sie können Zeile für Zeile Ihre Daten ins Formular eintragen und auch leicht korrigieren. Am besten ist es, wenn Sie gleich zu Beginn das Formular auf Ihrer Festplatte speichern und während des Ausfüllens immer wieder zwischenspeichern.

Über das Menü „Plausibilitätsprüfung“ können Sie jederzeit kontrollieren, ob Angaben fehlen oder möglicherweise keinen Sinn ergeben. Angaben in Rot gekennzeichneten Feldern müssen Sie zwingend korrigieren. Andernfalls können Sie die Erklärung nicht abgeben.

Tipp

Interview-Modus

Sie können statt der Formular-Ansicht den Interview-Modus wählen, wenn Sie mehr Unterstützung beim Ausfüllen benötigen. Mit „Weiter“ und „Überspringen“ navigieren Sie.

Bei grün markierten Feldern sollten Sie die entsprechenden „Fehler/Hinweise“ lesen und gegebenenfalls Ihre Eingaben anpassen. Haben Sie alle benötigten Anlagen passend ausgefüllt, können Sie Ihre Erklärung abgeben. Dazu gehen Sie auf das Menü „Datenübermittlung“. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an. Ein Vorteil vom Elster-Formular ist, dass Sie sich den Bescheid elektronisch rückübermitteln lassen können. Etwaige Abweichungen zwischen Ihren Angaben und den genehmigten Abzugspositionen lassen sich so leichter erkennen.

Außerdem können Sie Ihren elektronischen Bescheid über das Elster-Formular abholen. Rechtsverbindlich ist jedoch bislang nur der Steuerbescheid, den Sie per Post erhalten.

Ganz ohne Papier geht es bei diesem Verfahren jedoch nicht. Sie müssen eine komprimierte Steuererklärung, die eine Telenummer enthält, ausdrucken, unterschreiben und ans Finanzamt schicken. Sie können dann auch gleich Belege mit abgeben.

Das Programm bietet außerdem an, ein dazu passendes Begleitschreiben auszudrucken. Das ist aber nicht zwingend. Belege müssen Sie bei einer elektronischen Erklärung zunächst nicht ans Finanzamt schicken. Falls Ihr Finanzbeamter welche sehen möchte, bekommen Sie eine entsprechende Nachricht.

Sie können bei Elster-Formular auch die Option wählen, die Erklärung authentifiziert zu übermitteln. Dafür müssen Sie sich aber zuvor im Elster-Online-Portal registriert haben. 

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So funktioniert das Elster-Online-Portal

Die Finanzverwaltung bezeichnet das Elster-Online-Portal als „elektronisches Finanzamt“. Darüber können Sie nicht nur bestimmte Steueranmeldungen online abgeben, sondern auch die Einkommensteuererklärung. Sie müssen kein Programm herunterladen. Sie erstellen die Erklärung im Internetbrowser. Dabei funktioniert die Anwendung im Browser Firefox nur reibungslos unter Windows. Apple-Nutzer sollten den Browser Chrome von Google nutzen.

Zuvor müssen Sie sich auf dem Portal mit Ihrer Steueridentifikationsnummer registrieren. Eine Anmeldung beim Elster-Online-Portal ist zwar etwas kompliziert, bringt aber langfristig Vorteile: Sie können nach der Registrierung ein kostenloses Softwarezertifikat als Datei auf dem Computer speichern und sich damit bei jeder Anwendung gegenüber dem Finanzamt eindeutig authentisieren. Damit wird sichergestellt, dass die Erklärung tatsächlich von Ihnen stammt. Diese einfachste Registrierungsart heißt „Elster Basis“ – sie ist kostenlos. Den meisten genügt sie. Es gibt zudem die Alternativen „Elster-Spezial“ und „Elster-Plus“, die zwar mehr Datensicherheit bieten, dafür aber auch zwischen 45 und 150 Euro kosten.

Seit 2016 können registrierte Nutzer über Elster auch Einspruch gegen einen Bescheid einlegen. Das Formular „Einspruch“ finden Sie unter dem Punkt „Sonstige Formulare“. 

Registrierung im Elster-Online-Portal

Quelle: www.elsteronline.de (Stand: 7. Juli 2016)

Um sich bei Elster-Online für Elster-Basis zu registrieren, sind folgende Schritte nötig:

1. Registrierung

Gehen Sie auf www.elsteronline.de auf Login, „Zur Registrierung“ klicken dann unter Elster-Basis auf „Infos und Registrierung“.

2. Persönliche Daten absenden

Nach „Schritt 1: Angaben zur Person und gegebenenfalls Organisation“ „persönliches Zertifikat“ auswählen und dann „Registrierung mit Identifikationsnummer“. Tragen Sie einen frei wählbaren Namen für Ihr Benutzerkonto ein, Ihre E-Mail-Adresse, das Geburtsdatum, sowie die Steueridentifikationsnummer und wählen Sie eine Sicherheitsfrage aus.

3. Den Brief für die Aktivierung abwarten

Schicken Sie diese Daten ab. Dann erhalten Sie zwei E-Mails und damit auch Ihre „Aktivierungs-ID“. Einige Tage später bekommen Sie einen Brief mit Ihrem „Aktivierungs-Code“.

4. Aktivierung abschließen

Nehmen Sie „Aktivierungs-ID“ und „Aktivierungs-Code“ zur Hand, gehen Sie auf „Registrierung“ auf www.elsteronline.de und wählen dort „Schritt 2: Eingabe der Aktivierungsdaten und Speichern des Elster-Zertifikats“ aus. Vergeben Sie eine sechsstellige PIN. Fertig.

5. PIN und Zertifikat aufbewahren

Merken Sie sich unbedingt die PIN. Speichern Sie Ihr Software-Zertifikat auf Ihrer Festplatte und am besten zusätzlich auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte. Merken Sie sich den Speicherort, denn Sie benötigen dieses Zertifikat bei jeder Anmeldung im Elster-Online-Portal. Achtung: Bei Rechnerwechsel oder Änderung des Betriebssystems sollten Sie Ihre Zertifikatsdatei vom USB-Stick zurückholen.

Belegabruf für die vorausgefüllte Erklärung

Seit 2014 ist mit Elster-Online die „Vorausgefüllte Steuererklärung“ möglich. Offiziell heißt dieser Service Belegabruf – und dies ist auch der treffendere Begriff. Damit sparen sich Steuerpflichtige das Eintippen von Daten, die dem Finanzamt ohnehin vorliegen. Bis Mitte März jeden Jahres liegen normalerweise alle benötigten Daten des Vorjahres vor. Neben den Stammdaten wie Name, Adresse, Konfession und Steuernummer sind dies vor allem beispielsweise

  • die vom Arbeitgeber einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag;
  • die bezahlten Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge;
  • Vorsorgeaufwendungen für Riester- und Rürup-Verträge sowie
  • erhaltene Rentenzahlungen.

Geplant ist, dass immer mehr Daten elektronisch gemeldet werden und dann zur Verfügung stehen.

Um diese Belege elektronisch abrufen zu können, benötigen Sie einen Abrufcode. Anfordern können Sie diesen nach folgenden Schritten:

1. Login

Auf www.elsteronline.de sechsstellige PIN eingeben, mit Software-Zertifikat anmelden.

2. Daten abrufen

Unter „Dienste“, „Belegabruf“, beantragen Sie Ihren Abrufcode, der Ihnen per Post zugesandt wird. Mit diesem Code rufen Sie die beim Finanzamt hinterlegten Daten ab.

3. Daten kontrollieren

Diese Daten können Sie in Ihre Steuererklärung übernehmen. Kontrollieren Sie die Angaben. Stellen Sie falsche Zahlen fest, teilen Sie dies dem Finanzamt mit und geben die richtigen Daten in der Steuererklärung an.

4. Persönliche Angaben vom Vorjahr übernehmen

Die Erklärung legen Sie an, indem Sie unter „Formulare“ die „Einkommensteuer“ und dann „Einkommensteuererklärung unbeschränkte Steuerpflicht“ ansteuern. Dann wählen Sie das Bundesland aus und geben Ihre Steueridentifikationsnummer ein. Vorteil für Elster-Nutzer: Sie können alte Daten aus vorherigen Erklärungen übernehmen.

5. Die Steuer erklären

Füllen Sie alle erforderlichen Formulare aus. Das ist auf jeden Fall der Mantelbogen und für Arbeitnehmer die Anlage N, für viele zudem die Anlage Vorsorgeaufwand und die Anlage Kind. Riester-Sparer benötigen auch die Anlage AV.

6. Steuerbelege anlegen

Gehen Sie auf „Hauptvordruck“ und klicken Sie auf „Belegdaten abrufen/übernehmen“. Dann erscheint eine Liste mit Steuerbelegen. Wählen Sie diejenigen aus, die Sie in Ihre Erklärung übernehmen möchten.

7. Letzter Check

Vervollständigen Sie Ihre Steuererklärung und prüfen Sie alle Angaben. Schauen Sie, ob Sie Ihre Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen vollständig eingetragen haben. Eventuell hatten Sie auch haushaltsnahe Dienstleistungen, eine Haushaltshilfe oder haben Handwerkerleistungen in Anspruch genommen? Dann übermitteln Sie die Erklärung online. Sie gilt als abgegeben, sobald Sie diese verschickt haben. Sie bekommen eine Nachricht über die erfolgreiche Übermittlung samt Datum und Uhrzeit.

Bis die erste Registrierung im Elster-Online-Portal abgeschlossen ist, können Wochen vergehen. Langfristig sparen Sie sich damit jedoch Zeit.

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Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens

Elster wird in den nächsten Jahren noch weiter ausgebaut. Der Weg zum komplett automatischen Steuerverfahren ist zumindest vom Gesetzgeber bereitet. Am 17. Juni 2016 hat der Bundesrat das „Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“, auch Steuermodernisierungsgesetz genannt, verabschiedet. Ab 2017 wird es Zug um Zug in die Praxis umgesetzt.

So werden künftig viele Steuerzahler automatisch erstellte Bescheide erhalten. Falls Sie wollen, dass ein Finanzbeamter Ihre Erklärung bearbeitet, können Sie dies dementsprechend markieren. Noch ist das Zukunftsmusik. Doch dies wird kommen. Das Gesetz stellt die größte Reform der Abgabenordnung seit 1977 dar. 

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Finanztip-Chefredakteur
Hermann-Josef Tenhagen

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Artikel verfasst von

Udo Reuß

Finanztip-Experte für Steuern

Der Steuerrechtler und Diplom-Kaufmann Udo Reuß ist bei Finanztip für Steuerthemen verantwortlich. Zuvor war er bei verschiedenen Wirtschafts- und Fachverlagen wie Handelsblatt, F.A.Z.-Verlagsgruppe, Haufe-Lexware und Vogel Business Media tätig – 14 Jahre davon arbeitete er als Chefredakteur von Fachzeitschriften. Aus dem komplexen Steuerrecht zieht er die relevanten Urteile für Steuersparer. Den Autor erreichen Sie unter redaktion@finanztip.de.