Steuerfreie Zuwendungen

Monatlich bis zu 44 Euro steuerfrei vom Chef

Udo Reuß Stand: 04. November 2019
Das Wichtigste in Kürze
  • Schenkt der Chef seinen Mitarbeitern Waren oder Dienstleistungen, unterscheidet man zwischen sogenannten Sachbezügen und Aufmerksamkeiten.
  • Sachbezüge sind Geschenke ohne besonderen Anlass. Bis 44 Euro im Monat bleiben sie steuer- und sozialversicherungsfrei. Auch ein Gutschein ist möglich.
  • Zusätzlich kann der Arbeitgeber zu einem persönlichen Anlass, wie Geburtstag oder Hochzeit, Aufmerksamkeiten gewähren. Sie sind bis 60 Euro steuer- und abgabenfrei.
  • Für teurere Geschenke kann der Arbeitgeber eine pauschale Lohnsteuer übernehmen. Dann muss der Mitarbeiter keine Abgaben zahlen.
  • Geldgeschenke sind hingegen wie normaler Lohn zu versteuern.
So gehen Sie vor
  • Tut sich Ihr Arbeitgeber mit einer Gehaltserhöhung schwer, diskutieren Sie mit ihm, ob er Ihnen alternativ steuerfreie Sachzuwendungen gewährt.
  • Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie die monatliche Freigrenze von 44 Euro einhalten. Ein Cent mehr führt zur Abgabenpflicht.
  • Manche Extras muss der Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn gewähren, damit sie steuerfrei sind. Dazu zählen Gesundheitskurse und Kinderbetreuung.
  • Seit 2019 sind weitere Leistungen als steuerfreie Zuwendungen möglich, etwa ein Jobticket oder ein Dienstfahrrad. 

Von einer Gehaltserhöhung oder einer einmaligen Sonderzahlung bleibt oft nur rund die Hälfte übrig – nach Lohnsteuer und Sozialversicherung. Für eine ganze Reihe an Gehaltsextras gelten jedoch Sonderregeln, sodass deutlich mehr beim Arbeitnehmer ankommt. Manche Zuwendungen sind sogar steuer- und sozialabgabenfrei. 

Sachzuwendung kann gute Alternative zur Gehaltserhöhung sein

Wenn Sie Ihren Arbeitgeber auf eine Gehaltserhöhung ansprechen, müssen Sie mit einer Ablehnung rechnen. Doch es gibt Alternativen, mit denen sich Ihr Chef vielleicht eher arrangieren kann.

Für Mitarbeiter können Gehaltsextras sehr motivierend sein und die Bindung ans Unternehmen stärken. Daher sollten Arbeitgeber überprüfen, inwiefern sie die Steuervergünstigungen optimal ausschöpfen können. Im Rahmen der Entgeltoptimierung kann der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter Sachzuwendungen als Ersatz für bestehende oder künftig zu zahlende Entgelte zusagen. Das hat finanzielle Vorteile für beide Seiten: Der Chef spart bei den Sozialversicherungsbeiträgen, der Arbeitnehmer ebenso – und zusätzlich auch noch Steuern.

Deshalb können Sachzuwendungen und Aufmerksamkeiten sinnvoller als eine Gehaltserhöhung sein. Allerdings kommen für die Firma besondere Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten hinzu.

Wann ist eine Sachzuwendung steuerfrei?

Will ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Gehaltsextras steuer- und sozialversicherungsfrei zukommen lassen, kann das mit sogenannten Sachzuwendungen funktionieren. Die Idee ist, dass der Mitarbeiter von seinem Chef einen Teil des Gehalts nicht als Geldzahlung bekommt, sondern als Ware oder Dienstleistung. Ziel ist, dass beim Arbeitnehmer netto mehr ankommt. Bei der Nettolohnoptimierung gibt es jedoch einige Fallstricke. Denn manche Vergütungsbestandteile muss der Chef zusätzlich zum normalen Lohn zahlen, damit das Gehaltsextra steuerfrei ist oder pauschal versteuert werden kann.  

Für andere Arbeitgeberleistungen gilt diese Zusätzlichkeitsvoraussetzung nicht. Beispiele für solche möglichen Sachbezüge sind ein Ticket für ein Bundesligaspiel oder ein Zuschuss zum Vertrag für das Fitnessstudio (anhängiges Verfahren beim Bundesfinanzhof: Az. VI R 14/18). Insgesamt 44 Euro monatlich sind für jeden Mitarbeiter steuer- und abgabenfrei drin.

Andere Beispiele für solche Geschenke für Mitarbeiter sind:

  • Warengutscheine,
  • Tankgutscheine,
  • Restaurant-Schecks oder
  • eine Prepaid-Kreditkarte, die bis 44 Euro aufladbar ist (darf nicht für Barabhebungen nutzbar sein).

Geldgeschenke müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer wie normalen Lohn versteuern. Sie werden als Barlohn behandelt. Deshalb führt der Arbeitgeber hierfür normale Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge ab. Für Waren und Dienstleistungen unterschiedlichster Art kann hingegen die 44-Euro-Regelung anwendbar sein.

Wichtig ist, dass 44 Euro eine monatliche Freigrenze ist. Dabei werden alle Sachzuwendungen eines Monats zusammengerechnet. Wird dieser Betrag nur um einen Cent überschritten, muss der Arbeitgeber für die gesamte Zuwendung Lohnsteuer und Sozialversicherung abführen. Um die 44-Euro-Grenze einzuhalten, kann der Arbeitnehmer eigene Zuzahlungen leisten (§ 8 Abs. 2 Satz 11 Einkommensteuergesetz).

Nicht ausgeschöpfte Beträge dürfen nicht auf einen anderen Monat übertragen werden.

Liefert der Arbeitgeber die Ware in die Wohnung seines Mitarbeiters, liegt darin eine zusätzliche Leistung. Folglich fließen auch die Versandkosten in die Berechnung des Vorteils ein (Bundesfinanzhof, Urteil vom 6. Juni 2018, Az. VI R 32/16).

Jahresverträge sind problematisch

Die Zuwendung vom Arbeitgeber darf im Monat höchstens 44 Euro betragen, damit sie steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Das kann bei Jahresverträgen zum Problem werden, etwa der Firmenmitgliedschaft in einem Fitnessstudio. Allerdings hat das Niedersächsische Finanzgericht entschieden, dass die monatliche Freigrenze auch hier anwendbar sein kann (Urteil vom 13. März 2018, Az. 14 K 204/16).

Im entschiedenen Fall schloss der Arbeitgeber einen Jahresrahmenvertrag mit einem Sportanlagenbetreiber, über den die Mitarbeiter vergünstigt Mitglied werden konnten. Die Teilnehmer zahlten einen monatlichen Eigenanteil, so dass der geldwerte Vorteil für die Nutzung maximal 43 Euro betrug. Mit dem Eigenanteil erwarben die teilnehmenden Mitarbeiter den Anspruch für eine monatliche Nutzung. Zum nächsten Monat konnten sie ihre Teilnahme am Programm jeweils beenden. In dieser Konstellation erkannten die Richter einen monatlichen Zufluss des geldwerten Vorteils unterhalb der Freigrenze. Deshalb blieb die vergünstigte Nutzung der Sportanlagen steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Finanzverwaltung hat allerdings Revision eingelegt (Az. beim Bundesfinanzhof: VI R 14/18).

Steuerfreies Jobticket seit 2019

Hinsichtlich des Jobtickets gibt es seit 2019 eine Änderung (§ 3 Nr. 15 EStG). Arbeitgeber dürfen generell einen steuerfreien Zuschuss an ihre Mitarbeiter für die Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte leisten – unabhängig davon, ob sie das Ticket als Monats- oder Jahreskarte zur Verfügung stellen. Sie können die Fahrausweise verbilligt oder kostenlos abgeben, alternativ einen Zuschuss leisten.

Begünstigt sind

  • Einzelfahrscheine,
  • Mehrfahrtenkarten,
  • Zeitkarten (zum Beispiel Monats- oder Jahrestickets),
  • Freifahrtberechtigungen (zum Beispiel Bahncard 100) und auch
  • Ermäßigungskarten wie die Bahncard 25 beziehungsweise 50.

Ein Jobticket ist dann steuer- und beitragsfrei, wenn es zusätzlich zum Lohn gewährt wird. Die Steuerbegünstigung gilt für alle Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr – auch die privaten – sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im öffentlichen Fernverkehr. Allerdings mindert der steuerfreie Zuschuss die beim Arbeitnehmer abzugsfähige Entfernungspauschale. Details regelt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 15. August 2019.

Das Jahressteuergesetz 2019, das voraussichtlich Ende 2019 in Kraft treten wird, sieht für den Arbeitgeber eine weitere Alternative vor: Er kann seinem Mitarbeiter ein Jobticket überlassen und führt dafür pauschal 25 Prozent Lohnsteuer ab. Dann wird dieser Vorteil nicht bei der Entfernungspauschale des Mitarbeiters angerechnet
Das gilt dann im Gegensatz zur ersten Option auch in Fällen der Gehaltsumwandlung. Der Angestellte muss sich beim Jobticket finanziell beteiligen, profitiert aber von niedrigeren Sozialversicherungsbeiträgen und weniger Lohnsteuer. 

Bahncard vom Chef

Bewältigen Sie viele Dienstreisen, dann sollten Sie mit Ihrem Arbeitgeber darüber reden, ob er Ihnen eine Bahncard sponsert. Eine Bahncard 25 oder 50 reduziert den Fahrpreis um 25 beziehungsweise 50 Prozent. Bei einer Bahncard 100 haben Sie für ein Jahr sogar freie Fahrt im gesamten Schienennetz der Deutschen Bahn. Eine Bahncard können Sie neben den beruflichen auch für private Fahrten nutzen.  

Sind die Preisnachlässe während der Gültigkeitsdauer höher als der Kaufpreis der Bahncard, dann bleibt die Überlassung steuerfrei. Der Arbeitgeber sollte prognostizieren, ob sich die Bahncard amortisiert. Einzelheiten und Beispiele zur Bahncard finden Sie im BMF-Schreiben vom 15. August 2019.   

Steuerfreier Ersatz von Reisekosten 

Reisen Sie im Auftrag Ihres Unternehmens könnten Sie die selbst getragenen Aufwendungen als Werbungskosten abrechnen.

Alternativ kann Ihnen Ihr Arbeitgeber die Kosten für Auswärtstätigkeiten steuer- und abgabenfrei erstatten. Und zwar höchstens in Höhe der absetzbaren Werbungskosten. Dazu zählen auch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Bei einer Abwesenheit von

  • mehr als acht Stunden am Tag darf die Firma 12 Euro (ab 2020: 14 Euro) zahlen, 
  • bei 24 Stunden 24 Euro (ab 2020: 28 Euro) und
  • an An- und Abreisetagen 12 Euro (ab 2020: 14 Euro).

Der Arbeitgeber kann Ihnen auch die doppelten Verpflegungspauschalen zahlen und mit 25 Prozent pauschal versteuern. Dann kommen sie beim Arbeitnehmer ohne weitere Abzüge an.

Arbeitgeber bezuschusst Mahlzeiten

Bei Arbeitnehmern beliebt sind Zuschüsse des Arbeitgebers für Essen. Eine Variante ist die firmeneigene Kantine. Bezahlt der Mitarbeiter als Eigenanteil mindestens den amtlichen Sachbezugswert, der jedes Jahr neu festgelegt wird, dann ist das verbilligte Essen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Die amtlichen Sachbezugswerte gelten für verbilligte oder kostenlose Mahlzeiten. Für 2019 betragen sie für ein

  • Frühstück 1,77 Euro (2020: 1,80 Euro),
  • Mittag- oder Abendessen 3,30 Euro (2020: 3,40 Euro).

Zahlt der Mitarbeiter einen geringeren Eigenanteil, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern. Der Arbeitgeber kann hierfür den persönlichen Steuersatz oder pauschal 25 Prozent ansetzen. Mit der Pauschalsteuer hat der Arbeitnehmer keine weiteren Abzüge. 

Beispiel: Ein Mitarbeiter zahlt für ein Mittagessen in der Kantine 3,50 Euro. Das Essen bleibt lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Würde er im Jahr 2019 nur 3 Euro bezahlen, dann betrüge der zu versteuernde geldwerte Vorteil 30 Cent. Dieser wird mit 25 Prozent versteuert, zuzüglich 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag und pauschale Kirchensteuer von 7 Prozent.

Ohne Kantine gibt es eine andere Möglichkeit für den Essenszuschuss: Restaurant-Schecks oder Essensmarken, die der Arbeitgeber an seine Mitarbeiter aushändigt. Einlösbar sind diese in kooperierenden Gaststätten oder Lebensmittelläden.

Der Arbeitgeber kann für jeden Arbeitstag einen Restaurant-Scheck im Wert bis zu 6,40 Euro (im Jahr 2020 bis zu 6,50 Euro) abgeben. Der Wert setzt sich zusammen aus dem amtlichen Sachbezugswert von 3,30 Euro (beziehungsweise 3,40 Euro im Jahr 2020) und zusätzlich 3,10 Euro, die der Arbeitgeber steuerfrei zuschießen kann. Zahlt der Arbeitnehmer mindestens den amtlichen Sachbezugswert aus eigener Tasche zu, ist die Verpflegung komplett steuer- und sozialversicherungsfrei. Durch eine entsprechende Zuzahlung lässt sich die Pauschalsteuer vermeiden. Fällt die Zuzahlung niedriger aus, muss die Differenz zum Sachbezugswert als geldwerter Vorteil versteuert werden. In der Regel wendet der Arbeitgeber die Pauschalsteuer an.

Laut Angaben des Restaurant-Scheck-Anbieters Sodexo kann ein Unternehmen mit einem Verpflegungszuschuss ab Januar 2019 den Nettolohn um bis zu 1.408 Euro pro Mitarbeiter und Jahr erhöhen; 2020 sind bis zu 1.430 Euro möglich.

Eine Alternative zum Papier-Gutschein ist die digitale Essensmarke. Dies funktioniert zum Beispiel mit der App Lunchit vom Anbieter Spendit. Mitarbeiter können sich für jedes Mittagessen ein Restaurant oder einen Supermarkt aussuchen und ihren Beleg mit einem Smartphone fotografieren. Die App liest die Belege aus und verwaltet den hinterlegten Essenszuschuss des Arbeitgebers. Mit der Lohnabrechnung erhält der Arbeitnehmer seinen individuellen Erstattungsbetrag.

Betriebliche Krankenzusatzversicherung kann Sachbezug sein

Mancher Arbeitgeber unterstützt seine Mitarbeiter finanziell bei einem zusätzlichen Krankenversicherungsschutz. Eine Krankenzusatzversicherung übernimmt beispielsweise Extra-Leistungen im Krankenhaus oder beim Zahnersatz. Schließt der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer für seinen Angestellten eine betriebliche Krankenversicherung ab und zahlt monatliche Beiträge von höchstens 44 Euro, dann liegt ein steuerbegünstigter Sachbezug vor. So hat es der Bundesfinanzhof entschieden (BFH, Urteil vom 7. Juni 2018, Az. VI R 13/16).

Denn hier hat der Arbeitgeber konkrete Leistungen zugesagt. Deshalb sind die übernommenen Beiträge als Sachzuwendung zu bewerten und bleiben in diesem Fall steuer- und sozialversicherungsfrei.

Anders ist die Situation, wenn der Arbeitnehmer selbst einen Vertrag für eine Krankenzusatzversicherung abschließt und von der Firma einen monatlichen Zuschuss erhält. Selbst wenn dieser unterhalb der 44-Euro-Freigrenze bleibt, stellt dies Barlohn dar und deshalb fallen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an (BFH, Urteil vom 4. Juli 2018, Az. VI R 16/17). 

Wie werden Aufmerksamkeiten behandelt?

Gibt es einen persönlichen Anlass für ein Geschenk des Arbeitgebers, dann gelten steuerrechtlich andere Regeln. Bei Aufmerksamkeiten wie Blumen, CDs, Wein und Büchern beträgt die Freigrenze zwar sogar 60 Euro brutto (also inklusive Umsatzsteuer). Doch dafür ist im Gegensatz zur Sachzuwendung ein persönlicher Anlass erforderlich. Beispiele sind:

  • Mitarbeiterjubiläum,
  • Geburtstag,
  • Trauung,
  • Geburt eines Kindes,
  • Promotion,
  • Rückkehr aus der Elternzeit oder nach einer längeren Krankheit und
  • Beförderung.

Die 60-Euro-Freigrenze für Aufmerksamkeiten gilt anlassbezogen und darf neben der 44-Euro-Grenze für monatliche Sachzuwendungen komplett ausgeschöpft werden. Es sind mehrere Geschenke in einem Monat möglich – zum Beispiel zum Geburtstag und zur Geburt eines Kinds.

Es ist auch ein Warengutschein oder Gutschein mit einem bestimmten Geldbetrag möglich, nicht aber Bargeld. Das müsste wie normaler Lohn versteuert werden.

Steuerfrei bleiben auch Essen und Getränke in kleinem Umfang, die der Arbeitgeber seiner Belegschaft während der Arbeitszeit zur Verfügung stellt. Beispiele hierfür sind kostenloses Mineralwasser, Kaffee, Kekse und Obst. Der Bundesfinanzhof entschied, dass darunter auch fällt, wenn der Arbeitgeber morgens Heißgetränke und unbelegte Backwaren zur Verfügung stellt. Denn es handele sich hierbei um kein komplettes Frühstück (BFH, Urteil vom 3. Juli 2019, Az. VI R 36/17). Falls allerdings ein Aufstrich oder ein Belag hinzukäme, könne es sich um eine lohnsteuerpflichtige Sachzuwendung handeln. 

Als Aufmerksamkeiten zählen auch Speisen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes. Beispiel: Um eine Kundenveranstaltung vorzubereiten, müssen Sie Überstunden leisten. Der Chef lässt für den nächtlichen Arbeitseinsatz Pizza, Salat und Getränke in die Firma liefern und übernimmt die Kosten.

Aufmerksamkeiten bis 60 Euro bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei. Ist der Chef noch großzügiger, kann er den geldwerten Vorteil pauschal mit 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer lohnversteuern (§ 37b Einkommensteuergesetz). 

Die Alternative zur pauschalen Steuer ist die normale Lohnbesteuerung, bei der auch die regulären Sozialversicherungsbeiträge anfallen. 

Was gilt für Maßnahmen zur Gesundheitsförderung?

Eine weitere Kategorie an steuer- und sozialversicherungsfreien Gehaltsextras sind Gesundheitskurse und Maßnahmen für die betriebliche Gesundheitsförderung. Leistungen bis zu 500 Euro pro Jahr (ab 2020: 600 Euro) und Arbeitnehmer sind steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie der Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn gewährt (§ 3 Nr. 34 EStG). 

Fällt die Förderung üppiger aus, dann ist nur der Betrag zu versteuern, der den Freibetrag von 500 Euro (ab 2020: 600 Euro) übersteigt. Wechselt der Mitarbeiter den Job und bekommt den Freibetrag vom alten und vom neuen Arbeitgeber, dann darf er diesen sogar zweimal im Jahr ausschöpfen. 

Wird der Zuschuss vom Arbeitgeber durch eine Umwandlung des Arbeitslohns gewährt oder auf das Gehalt angerechnet, gilt das nicht als zusätzliche Leistung. Folge: Die Steuerfreiheit entfällt.

Die förderungswürdigen Maßnahmen sollen den allgemeinen Gesundheitszustand verbessern oder der betrieblichen Gesundheitsförderung dienen. Der Spitzenverband Bund der Krankenkassen hat einen „Leitfaden Prävention“ erstellt. Darin sind Details geregelt, welche Anforderungen solche steuerbefreiten Maßnahmen erfüllen sollen.

Es kann sich zum Beispiel handeln um:

  • Sport- oder Yogakurse eines zertifizierten Übungsleiters im Sportverein oder Fitnessstudio,
  • Rückentraining,
  • Massagen,
  • Seminare zur Stressbewältigung,
  • Rauchentwöhnungskurse oder
  • Ernährungsseminare.

Der Mitgliedsbeitrag für einen Sportverein oder ein Fitnessstudio zählt jedoch nicht dazu. 

Generell steuerfrei sind die Aufwendungen zur Gesundheitsförderung, wenn sie überwiegend eigenbetrieblichen Interessen des Arbeitgebers dienen. Dies gilt analog auch für bestimmte Dinge, die der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter für die Arbeit zur Verfügung stellt – zum Beispiel typische Berufskleidung.

Der Chef kann für seine Mitarbeiter eine Gruppenunfallversicherung abschließen. Die Beiträge kann er pauschal mit 20 Prozent versteuern, wenn der steuerliche Durchschnittsbetrag ohne Versicherungsteuer 62 Euro (ab 2020: 100 Euro) im Kalenderjahr nicht übersteigt. 

Ein Handy oder einen Laptop von der Firma darf der Mitarbeiter betrieblich (und auch privat) steuerfrei nutzen – dabei kommt es nicht darauf an, wie teuer die Geräte sind.

Bekommt er ein Notebook oder Smartphone verbilligt oder kostenlos zu rein privaten Zwecken, dann muss der Arbeitgeber pauschal 25 Prozent Lohnsteuer zahlen, aber keine Sozialabgaben.

Ein vom Chef gesponserter Computer- oder Sprachkurs kann ebenfalls steuerfrei sein. Das ist dann der Fall, wenn die Fortbildungsmaßnahme im eigenbetrieblichen Interesse erfolgt. Sie muss für Ihren Job nützlich sein.

Können auch Betreuungskosten gefördert werden?

Unterstützt ein Arbeitgeber seine Beschäftigten bei den Kosten für Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder, sind diese Zuschüsse in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei. Das gilt etwa für Zuschüsse zu Kindergärten, Kitas, Schulkindergärten und auch für Tagesmütter. 

Wichtige Voraussetzung für die Steuerfreiheit des Arbeitgeberzuschusses ist, dass er zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt wird. Außerdem muss der Arbeitnehmer die Originalrechnung als Nachweis dem Arbeitgeber vorlegen. Schließlich könnte der Steuerpflichtige die Kinderbetreuungskosten als Sonderausgaben absetzen. Deshalb muss der Arbeitgeber seinen Zuschuss auf der Rechnung vermerken, damit der Mitarbeiter nur die selbst getragenen Kosten in seiner Steuererklärung angibt.

Ein Kindergartenzuschuss ist eine durchaus attraktive Alternative zur individuellen Gehaltserhöhung mit Vorteilen für Arbeitgeber wie auch für den Arbeitnehmer. Denn im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung um den gleichen Betrag sparen beide Seiten Sozialversicherung und der Arbeitnehmer zusätzlich noch Lohnsteuer. Allerdings muss der Zuschuss entfallen, sobald das Kind in die Schule kommt.

Im Bereich Betreuung gibt es noch zwei weitere Förderungsmöglichkeiten durch den Arbeitgeber. Eine betrifft die berufsbedingte kurzfristige Betreuung von Kindern unter 14 Jahren oder eines pflegebedürftigen Angehörigen des Mitarbeiters. Dafür ist ein Zuschuss bis 600 Euro jährlich pro Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei. Der darüber liegende Betrag ist zu versteuern; Sozialversicherungsbeiträge kommen ebenfalls hinzu.

Der Zuschuss ist für Situationen gedacht, in denen der Mitarbeiter beispielsweise wegen eines dringenden Projekts zusätzlich arbeitet. Die Kosten für die dadurch erforderliche Kinderbetreuung kann der Arbeitgeber steuerfrei übernehmen. Auch hier muss der Arbeitnehmer die Kosten mit Rechnungen belegen können.

Der Arbeitgeber kann seine Mitarbeiter zudem bei der Suche nach Betreuungseinrichtungen oder betreuenden Personen unterstützen. Ohne Betragsbegrenzung darf er einen steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschuss zur Beratung und Vermittlung von Kinderbetreuung oder der Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger leisten. Dies gilt für Kinder unter 14 Jahren oder mit Behinderung.

Welche Regeln gelten für Dienstfahrrad und Dienstwagen?

Ein Firmenwagen gehört zu den beliebtesten Gehaltsextras. Dürfen Sie diesen auch für private Zwecke nutzen, müssen Sie den geldwerten Vorteil hierfür versteuern und zudem Sozialversicherungsbeiträge bezahlen. Für die Ermittlung des geldwerten Vorteils kommen zwei Methoden infrage:

  1. pauschal mit monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises (Ein-Prozent-Regelung) oder
  2. mithilfe einer individuellen Nutzungswertermittlung (Fahrtenbuch).

Beim Fahrtenbuch sind strenge Aufzeichnungspflichten zu erfüllen. Details erfahren Sie in den Ratgebern Dienstwagen und Fahrtenbuch. Die Dienstwagen-Regeln gelten weitgehend auch für das Dienstfahrrad. Seit 2019 kann Ihr Arbeitgeber Ihnen ein betriebliches Fahrrad steuer- und beitragsfrei überlassen. Der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung wird von der Steuer befreit (§ 3 Nr. 37 EStG), wenn Sie das Dienstrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn bekommen. Das gilt auch für ein Elektrofahrrad, das bis 25 Kilometer pro Stunde fährt. Die Steuerbefreiung ist zunächst bis Ende 2021 befristet, soll aber bis 2030 verlängert werden. Das sieht das noch zu verabschiedende Jahressteuergesetz 2019 vor.

Wenn Sie das Dienstfahrrad über eine Gehaltsumwandlung finanzieren, bekommen Sie das Rad nicht zusätzlich zum Lohn und damit auch nicht steuerfrei. Dennoch gibt es auch in diesen Fällen eine Steuervergünstigung für ein Firmenrad, wenn der Arbeitgeber dieses erstmals ab dem 1. Januar 2019 seinem Mitarbeiter auch zur privaten Verwendung stellt. Dann wird für die Bewertung des geldwerten Vorteils nur der halbe Bruttolistenpreis angesetzt. Dadurch sinkt die Belastung mit Lohnsteuer und Sozialversicherung.

Ein S-Pedelec, das bis zu 45 Stundenkilometer fahren kann und verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzustufen ist, wird wie ein Dienstwagen behandelt. Bei der Berechnung des monatlichen geldwerten Vorteils kommt zu dem einen Prozent des Listenpreises auch noch ein Zuschlag von 0,03 Prozent für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnort und Arbeitsort. Auch hierfür gibt es eine befristetete Steuervergünstigung. Die Bemessungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge wird halbiert, wenn der Arbeitnehmer das S-Pedelec in diesem Zeitraum erstmals von seinem Chef bekommt.

Der Arbeitnehmer darf sein Elektroauto oder E-Bike lohnsteuerfrei im Betrieb des Arbeitgebers aufladen. Das gilt auch für private Fahrzeuge.

Ist ein Fahrtkostenzuschuss zu versteuern?

Selbst wenn Sie mit Ihrem Privatauto zur Firma pendeln, gibt es eine steuergünstige Möglichkeit: Der Arbeitgeber zahlt zusätzlich zum Lohn 30 Cent pro Entfernungskilometer für die Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz. Wenn er darauf 15 Prozent Lohnsteuer entrichtet, dann zahlen Sie darauf weder Steuern noch Sozialabgaben.

Diese Regelung gilt auch für weitere Fahrtkostenzuschüsse: 

  • für die Heimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung und
  • bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (eine alternative Besteuerung des Jobtickets).  

Steuerfreies Arbeitgeberdarlehen und Erholungsbeihilfen

Benötigen Sie kurzfristig Geld, könnten Sie einen finanziellen Engpass mit einem Arbeitgeberdarlehen überbrücken. Bis 2.600 Euro fallen keine Abgaben an. Das gilt auch für den Fall, wenn der monatliche Zinsvorteil samt weiterer Sachzuwendungen unterhalb der 44-Euro-Freigrenze bleibt.

Ein Darlehen über 2.600 Euro führt grundsätzlich zur Steuerpflicht. Zu versteuern ist die Differenz zwischen dem marktüblichen Zinssatz (reduziert um vier Prozent Bewertungsabschlag) und dem gezahlten Zins. 

Ein anderes Mitarbeiter-Benefit ist die Erholungsbeihilfe. Benötigen Sie Urlaub, dann kann Ihnen Ihr Chef finanziell etwas unter die Arme greifen: Er kann Ihnen jährlich 156 Euro zuwenden. Für Ihren Ehegatten sind zusätzlich 104 Euro und für jedes Kind 52 Euro drin. Für eine vierköpfige Familie können Sie so insgesamt 364 Euro als steuerfreien Urlaubszuschuss bekommen. Wichtig ist, dass die Firma den Betrag am besten im zeitlichen Umfeld Ihres Urlaubs zahlt. Der Arbeitgeber muss 25 Prozent Lohnsteuer bezahlen. 

Insbesondere Aktiengesellschaften haben Programme, in denen sich Mitarbeiter an der Firma beteiligen können. Vermögensbeteiligungen in Form von Belegschaftsaktien, Fonds- oder Genossenschaftsanteilen fördert der Fiskus: Steuer- und sozialversicherungsfrei sind bis zu 360 Euro pro Jahr und Mitarbeiter möglich. 

Des Weiteren kann der Arbeitgeber eine Firmenrente (teilweise) sponsern. Die Details können Sie im Ratgeber Betriebliche Altersvorsorge lesen.

Nettolohnoptimierung und Gehaltsumwandlung

Bei der Optimierung des Nettolohns geht es darum, dass steuer- und beitragspflichtiges Gehalt teilweise in steuerfreie oder pauschal besteuerte Entgeltbestandteile umgewidmet wird. Am Ende spart der Arbeitnehmer durch ein niedrigeres Steuerbrutto Lohnsteuer und Sozialversicherung; der Arbeitgeber profitiert von niedrigeren Sozialversicherungsbeiträgen.

Für die günstigere Besteuerung gilt jedoch bei manchen Arbeitgeberleistungen, dass diese „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ zu erbringen sind. Das gilt beispielsweise für:

  • das steuerfreie Jobticket,
  • die steuerfreie Überlassung eines Dienstfahrrads,
  • den steuerfreien Kita-/Kindergartenzuschuss für nicht schulpflichtige Kinder,
  • steuerfreie Gesundheitskurse und Maßnahmen für die betriebliche Gesundheitsförderung,
  • den pauschal besteuerten Zuschuss zu Kosten für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte und
  • den pauschal besteuerten Zuschuss für die Internetnutzung.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat geklärt, dass der ohnehin geschuldete Lohn derjenige ist, den der Arbeitgeber verwendungsfrei und ohne eine bestimmte Zweckbindung erbringt. Zusätzlicher Arbeitslohn liegt vor, wenn dieser verwendungsgebunden neben dem ohnehin geschuldeten Lohn geleistet wird. Es kommt – entgegen der bisherigen Rechtsprechung und der Meinung der Finanzverwaltung – nicht darauf an, ob der Mitarbeiter auf das zusätzliche Gehalt einen arbeitsrechtlichen Anspruch hat (BFH, Urteile vom 1. August 2019, Az. VI R 32/18, VI R 21/17 und VI R 40/17).

Nach dieser Definition haben Arbeitgeber und -nehmer bessere Möglichkeiten, arbeitsvertraglich eine Nettolohnoptimierung zu erreichen – ohne Mehrkosten für den Arbeitgeber. Im entschiedenen Fall mit dem Az. VI R 32/18 hat ein Einzelunternehmer mit seinen Angestellten Arbeitsverträge dahingehend geändert, dass bei unveränderter Arbeitszeit das Bruttogehalt reduziert wurde. Er kompensierte dies, indem er pauschal besteuerte Zuschüsse für die Pendelfahrten und die Internetnutzung zahlte. Nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung versagten sowohl das Finanzamt als auch das Finanzgericht Düsseldorf die Lohnsteuerpauschalierung, da es sich um eine steuerschädliche Gehaltsumwandlung handele. Zu Unrecht, wie der BFH entschied. Denn eine arbeitsvertraglich vereinbarte Gehaltsumwandlung schließt die Pauschalierung nicht aus.

Demnach können Arbeitgeber und -nehmer durch Änderung des Arbeitsvertrags einen Lohnanteil in begünstigte Zusatzleistungen umwandeln und ab dem Zahlungszeitpunkt davon profitieren. Der verwendungsfrei gezahlte Lohn ist normal zu versteuern. Der zusätzliche verwendungsgebundene Lohnbestandteil kann pauschal besteuert werden, wenn er für den gedachten Zweck ausgegeben wird. Dabei kommt es nicht mehr darauf an, ob der Arbeitgeber diesen freiwillig leistet oder arbeitsrechtlich schuldet. Folglich können Arbeitgeber und -nehmer den geschuldeten Lohn per Arbeitsvertrag für die Zukunft reduzieren und der Chef kann die Differenz durch zweckgebundene Zusatzleistungen steuerbegünstigt ausgleichen. Eine einseitige Gehaltsumwandlung, also ohne Vertragsänderung, wird jedoch nicht anerkannt. 

Nachdem die Finanzverwaltung bisher eine andere Auffassung vertrat, bleibt abzuwarten, ob sie diese an die neue Rechtsprechung anpassen wird.

Autor
Udo Reuß

Stand: 04. November 2019


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