Steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer 2021

Steuerfreie Ge­halts­ex­tras vom Chef

Udo Reuß
Experte für Steuern
26. April 2021
Das Wichtigste in Kürze
  • Geschenke vom Arbeitgeber in Form von Waren oder Dienstleistungen können sich für Dich und Deinen Chef lohnen.
  • Gutscheine, Produkte oder Dienstleistungen bleiben als Sachbezüge bis zu 44 Euro im Monat (ab 2022: bis zu 50 Euro) steuer- und sozialversicherungsfrei. 
  • Bei einem persönlichen Anlass – wie Geburtstag oder Hochzeit – sind Aufmerksamkeiten bis 60 Euro steuer- und abgabenfrei.
So gehst Du vor
  • Statt einer Gehaltserhöhung kannst Du mit Deinem Chef steuerfreie oder steuerbegünstigte Sachzuwendungen aushandeln.
  • Achte unbedingt darauf, dass Du die monatliche Freigrenze von 44 Euro einhältst. Ein Cent mehr führt zur Abgabenpflicht.
  • Einige Extras muss der Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn gewähren, damit sie steuerfrei sind. Dazu zählen Gesundheitskurse und Kinderbetreuung und seit 2020 auch Gutscheine.
  • Seit 2019 sind weitere Leistungen als steuerfreie Zuwendungen möglich, etwa ein Jobticket oder ein Dienstfahrrad. 

Von einer Gehaltserhöhung oder einer einmaligen Sonderzahlung bleibt oft nur rund die Hälfte übrig – nach Lohnsteuer und Sozialversicherung. Für eine ganze Reihe an Ge­halts­ex­tras gelten jedoch Sonderregeln, sodass deutlich mehr beim Arbeitnehmer ankommt. Manche Zuwendungen sind sogar steuer- und sozialabgabenfrei. 

Sachzuwendung kann gute Alternative zur Gehaltserhöhung sein

Wenn Du Deinen Arbeitgeber auf eine Gehaltserhöhung ansprichst, musst Du mit einer Ablehnung rechnen. Doch es gibt Alternativen, mit denen sich Dein Chef vielleicht eher arrangieren kann.

Für Mitarbeiter können Ge­halts­ex­tras sehr motivierend sein und die Bindung ans Unternehmen stärken. Daher sollten Arbeitgeber überprüfen, inwiefern sie die Steuervergünstigungen optimal ausschöpfen können. Im Rahmen der Entgeltoptimierung kann der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter Sachzuwendungen als Ersatz für bestehende oder künftig zu zahlende Entgelte zusagen. Das hat finanzielle Vorteile für beide Seiten: Der Chef spart bei den So­zial­ver­si­che­rungs­bei­träg­en, der Arbeitnehmer ebenso – und zusätzlich auch noch Steuern.

Deshalb können Sachzuwendungen und Aufmerksamkeiten sinnvoller als eine Gehaltserhöhung sein. Allerdings kommen für die Firma besondere Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten hinzu.

Wann sind Geschenke vom Chef steuerfrei?

Will ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Ge­halts­ex­tras steuer- und sozialversicherungsfrei zukommen lassen, kann das mit sogenannten Sachzuwendungen funktionieren. Die Idee ist, dass der Mitarbeiter von seinem Chef einen Teil des Gehalts nicht als Geldzahlung bekommt, sondern als Ware oder Dienstleistung. Beispiele sind: Restaurant-Schecks, ein Ticket für ein Bundesligaspiel oder ein Zuschuss zum Vertrag für das Fitnessstudio. 

Ziel ist, dass beim Arbeitnehmer netto mehr ankommt. Bei der Nettolohnoptimierung gibt es jedoch einige Fallstricke. Denn manche Vergütungsbestandteile muss der Chef zusätzlich zum normalen Lohn zahlen, damit das Ge­halts­ex­tra steuerfrei ist oder pauschal versteuert werden kann. Für andere Arbeitgeberleistungen gilt diese Voraussetzung nicht.

Für selbst produzierte oder verkaufte Waren oder Dienstleistungen Deiner Firma gibt es einen Personalrabatt-Freibetrag. Der beträgt 1.080 Euro im Jahr (§ 8 Abs. 3 EStG). Bis dahin fällt weder Lohnsteuer noch Sozialversicherung an.

Für jeden Mitarbeiter sind in Form von Gutscheinen und Geldkarten 44 Euro monatlich steuer- und abgabenfrei drin. Ab 2022 steigt die Freigrenze für Sachbezüge auf 50 Euro

Beispiele für solche Geschenke an Mitarbeiter sind:

  • Gutscheine, die nur für Waren eingesetzt werden können und
  • Tankgutscheine.

Geldgeschenke müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer wie normalen Lohn versteuern. Sie werden als Barlohn behandelt. Deshalb führt der Arbeitgeber hierfür normale Lohnsteuer und So­zial­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge ab. Für Waren und Dienstleistungen unterschiedlichster Art kann hingegen als Sachlohn die 44-Euro-Regelung anwendbar sein.

Um solche Sachbezüge klarer von Geldleistungen abzugrenzen, gilt seit 2020 eine gesetzliche Neuregelung. Grundsätzlich keine Sachbezüge, sondern Geldleistungen (§ 8 Abs. 1 Satz 2 EStG) sind demnach

  • zweckgebundene Geldleistungen, 
  • nachträgliche Kostenerstattungen, 
  • Geldsurrogate wie Kredit- und Guthabenkarten sowie 
  • andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.

Satz 3 im Gesetz definiert jedoch eine Ausnahmeregelung für Gutscheine und Gutscheinkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen. Hierzu gehören aufladbare Geschenkkarten für bestimmte Geschäfte und Akzeptanzstellen, Gutscheine für Einkaufszentren und City-Cards, die in bestimmten Läden eingelöst werden können. Solche Geldkarten dürfen nicht als Zahlungsdienste gelten, dürfen also keine Barzahlungsfunktion haben. Beim Warenumtausch darf kein Bargeld ausgezahlt werden.

Damit ein Gutschein als Sachlohn unter die Freigrenze fällt, muss der Arbeitgeber diesen seit 2020 zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewähren. Nur dann ist er steuerfrei, nicht hingegen bei einer Gehaltsumwandlung.

Bis Ende 2019 galten die bisherigen Regelungen. Nur bis dahin konnte der Arbeitgeber Belege seines Arbeitnehmers bis 44 Euro steuerfrei erstatten. 

Wichtig ist, dass 44 Euro eine monatliche Freigrenze ist. Dabei werden alle Sachzuwendungen dieser Art zusammengerechnet. Wird dieser Betrag nur um einen Cent überschritten, muss der Arbeitgeber für die gesamte Zuwendung Lohnsteuer und Sozialversicherung abführen. Um die 44-Euro-Grenze einzuhalten, kann der Arbeitnehmer eigene Zuzahlungen leisten (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Nicht ausgeschöpfte Beträge dürfen nicht auf einen anderen Monat übertragen werden.

Liefert der Arbeitgeber die Ware in die Wohnung seines Mitarbeiters, liegt darin eine zusätzliche Leistung. Folglich fließen auch die Versandkosten in die Berechnung des Vorteils ein (Bundesfinanzhof, Urteil vom 6. Juni 2018, Az. VI R 32/16).

Jahresverträge sind problematisch

Die Zuwendung vom Arbeitgeber darf im Monat höchstens 44 Euro betragen, damit sie steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Für die Frage, wann der Lohn zufließt, kommt es darauf an, wann der Mitarbeiter einen Anspruch gegenüber seinem Arbeitgeber hat. Das kann bei Jahresverträgen zum Problem werden, etwa der Firmenmitgliedschaft in einem Fitnessstudio. Allerdings hat das Niedersächsische Finanzgericht entschieden, dass die monatliche Freigrenze auch hier anwendbar sein kann (Urteil vom 13. März 2018, Az. 14 K 204/16).

Im entschiedenen Fall schloss der Arbeitgeber einen Jahresrahmenvertrag mit einem Sportanlagenbetreiber, über den die Mitarbeiter vergünstigt Mitglied werden konnten. Sie hatten daraufhin gegenüber ihrer Firma fortlaufend einen Anspruch auf Nutzung der Sportanlagen. Die Teilnehmer zahlten einen monatlichen Eigenanteil, sodass der geldwerte Vorteil für die Nutzung maximal 43 Euro betrug. Mit dem Eigenanteil erwarben die teilnehmenden Mitarbeiter den Anspruch für eine monatliche Nutzung. Zum nächsten Monat konnten sie ihre Teilnahme am Programm jeweils beenden. In dieser Konstellation erkannten die Richter einen monatlichen Zufluss des geldwerten Vorteils unterhalb der Freigrenze. Deshalb blieb die vergünstigte Nutzung der Sportanlagen steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Bundesfinanzhof hat die Entscheidung bestätigt (Urteil vom 7. Juli 2020, Az. VI R 14/18).

Steuerfreier Corona-Bonus

Während der Corona-Krise müssen viele Arbeitnehmer insbesondere im Gesundheitsbereich und im Einzelhandel unter enormem Einsatz und erschwerten Bedingungen arbeiten. Arbeitgeber können dies würdigen, indem sie ihnen einen Extrabonus gewähren. Bis zu 1.500 Euro dürfen sie im Zeitraum 1. März 2020 bis 30. Juni 2021 steuer- und sozialversicherungsfrei an einen Arbeitnehmer auszahlen. Auch Sachlohn ist möglich. Der Bonus muss jedoch zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Es gibt keine Beschränkung auf bestimmte Arbeitnehmergruppen oder Branchen.

Beim Corona-Bonus handelt es sich um eine einmalige Steuerbegünstigung, die das Bundesfinanzministerium in einem aktualisierten Schreiben vom 26. Oktober 2020 näher erläutert. Gesetzlich geregelt wurde sie durch das Corona-Steuerhilfegesetz (§ 3 Nr. 11a EStG). Ursprünglich war die Steuerbefreiung bis Jahresende 2020 befristet. Mit dem Jahressteuergesetz 2020 vom 21. Dezember 2020 wurde die Frist um sechs Monate verlängert, sodass Arbeitgeber mehr Zeit für die Auszahlung haben. Es bleibt aber beim Höchstbetrag von insgesamt 1.500 Euro. Hast Du diesen bereits 2020 ausgeschöpft, kannst Du im Jahr 2021 keine weitere steuerfreie Corona-Sonderzahlung mehr erhalten.

Es gibt noch eine weitere Corona-Maßnahme: Auf­stock­ungs­zah­lung­en zum Kurzarbeitergeld, die vom Arbeitgeber für einen Lohnzahlungszeitraum zwischen März 2020 und Dezember 2021 geleistet werden, können ebenfalls steuerfrei bleiben (§ 3 Nr. 28a EStG). Dabei dürfen Aufstockungsbetrag und Kurzarbeitergeld zusammen höchstens 80 Prozent des ausgefallenen Arbeitsentgelts (genauer: Differenz aus Brutto-Sollentgelt und dem durch Kurzarbeit reduzierten Brutto-Istentgelt) betragen. Eine Aufstockung bis zu 80 Prozent des bisherigen Gehalts bleibt steuer- und beitragsfrei. Ein darüber hinausgehender Betrag ist zu versteuern.

Achtung: Auch wenn das Kurzarbeitergeld und der Aufstockungsbetrag steuerfrei sind, so unterliegen sie dem Progressionsvorbehalt. Das heißt, dass Du diese Zahlungen in Deiner Steu­er­er­klä­rung angeben musst. Die steuerpflichtigen Einkünfte werden also mit einem höheren Steuersatz versteuert.

Steuerfreies Jobticket seit 2019

Hinsichtlich des Jobtickets gibt es seit 2019 eine Änderung (§ 3 Nr. 15 EStG). Arbeitgeber dürfen generell einen steuerfreien Zuschuss an ihre Mitarbeiter für die Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte leisten – unabhängig davon, ob sie das Ticket als Monats- oder Jahreskarte zur Verfügung stellen. Sie können die Fahrausweise verbilligt oder kostenlos abgeben, alternativ einen Zuschuss leisten.

Begünstigt sind

  • Einzelfahrscheine,
  • Mehrfahrtenkarten,
  • Zeitkarten (zum Beispiel Monats- oder Jahrestickets),
  • Freifahrtberechtigungen (zum Beispiel Bahncard 100) und auch
  • Ermäßigungskarten wie die Bahncard 25 beziehungsweise 50.

Ein Jobticket ist dann steuer- und beitragsfrei, wenn es zusätzlich zum Lohn gewährt wird. Die Steuerbegünstigung gilt für alle Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr – auch die privaten – sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im öffentlichen Fernverkehr. Allerdings mindert der steuerfreie Zuschuss die beim Arbeitnehmer abzugsfähige Entfernungspauschale. Details regelt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 15. August 2019.

Das Jahressteuergesetz 2019 sieht für den Arbeitgeber eine weitere Alternative vor: Er kann seinem Mitarbeiter ein Jobticket überlassen und führt dafür pauschal 25 Prozent Lohnsteuer ab. Dann wird dieser Vorteil nicht bei der Entfernungspauschale des Mitarbeiters angerechnet

Das gilt dann im Gegensatz zur ersten Option auch in Fällen der Gehaltsumwandlung. Der Angestellte muss sich beim Jobticket finanziell beteiligen, profitiert aber von niedrigeren So­zial­ver­si­che­rungs­bei­träg­en und weniger Lohnsteuer. 

Der Arbeitgeber kann das Jobticket oder den Fahrt­kost­en­zu­schuss alternativ mit 15 Prozent pauschal lohnversteuern. Allerdings muss der Arbeitnehmer dann diesen Vorteil bei der Entfernungspauschale anrechnen lassen.

Bahncard vom Chef

Bewältigst Du viele Dienstreisen, dann solltest Du mit Deinem Arbeitgeber darüber reden, ob er Dir eine Bahncard sponsert. Eine Bahncard 25 oder 50 reduziert den Fahrpreis um 25 beziehungsweise 50 Prozent. Bei einer Bahncard 100 hast Du für ein Jahr sogar freie Fahrt im gesamten Schienennetz der Deutschen Bahn. Eine Bahncard kannst Du neben den beruflichen auch für private Fahrten nutzen.

Sind die Preisnachlässe während der Gültigkeitsdauer höher als der Kaufpreis der Bahncard, dann bleibt die Überlassung steuerfrei. Der Arbeitgeber sollte prognostizieren, ob sich die Bahncard amortisiert. Einzelheiten und Beispiele zur Bahncard findest Du im BMF-Schreiben vom 15. August 2019.

Steuerfreier Ersatz von Reisekosten 

Reist Du im Auftrag Deines Unternehmens, könntest Du die selbst getragenen Aufwendungen als Werbungskosten abrechnen.

Alternativ kann Dir Dein Arbeitgeber die Kosten für Auswärtstätigkeiten steuer- und abgabenfrei erstatten. Und zwar höchstens in Höhe der absetzbaren Werbungskosten. Dazu zählen auch die Pauschalen für Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dung­en. Diese wurden ab 2020 erhöht. Bei einer Abwesenheit von

  • mehr als acht Stunden am Tag darf die Firma 14 Euro (bis 2019: 12 Euro) zahlen, 
  • mehr als 24 Stunden 28 Euro (bis 2019: 24 Euro) und
  • an An- und Abreisetagen 14 Euro (bis 2019: 12 Euro).

Der Arbeitgeber kann Dir auch die doppelten Verpflegungspauschalen zahlen und mit 25 Prozent pauschal versteuern. Dann kommen sie bei Dir ohne weitere Abzüge an.

Arbeitgeber bezuschusst Mahlzeiten

Bei Arbeitnehmern beliebt sind Zuschüsse des Arbeitgebers für Essen. Eine Variante ist die firmeneigene Kantine. Bezahlt der Mitarbeiter als Eigenanteil mindestens den amtlichen Sachbezugswert, der jedes Jahr neu festgelegt wird, dann ist das verbilligte Essen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Die amtlichen Sachbezugswerte gelten für verbilligte oder kostenlose Mahlzeiten. Für 2021 betragen sie für ein

  • Frühstück 1,83 Euro (2020: 1,80 Euro),
  • Mittag- oder Abendessen 3,47 Euro (2020: 3,40 Euro).

Zahlt der Mitarbeiter einen geringeren Eigenanteil, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern. Der Arbeitgeber kann hierfür den persönlichen Steuersatz oder pauschal 25 Prozent ansetzen. Mit der Pauschalsteuer hat der Arbeitnehmer keine weiteren Abzüge. 

Beispiel: Ein Mitarbeiter zahlt für ein Mittagessen in der Kantine 3,50 Euro. Das Essen bleibt lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Würde er im Jahr 2021 nur 3 Euro bezahlen, dann betrüge der zu versteuernde geldwerte Vorteil 47 Cent. Dieser wird mit 25 Prozent versteuert, zuzüglich 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag und pauschale Kirchensteuer von 7 Prozent.

Ohne Kantine gibt es eine andere Möglichkeit für den Essenszuschuss: Restaurantschecks oder Essensmarken, die der Arbeitgeber an seine Mitarbeiter aushändigt. Einlösbar sind diese in kooperierenden Gaststätten oder Lebensmittelläden.

Der Arbeitgeber kann für jeden Arbeitstag einen Restaurantscheck im Wert bis zu 6,57 Euro (2020: 6,50 Euro) abgeben. Der Wert setzt sich zusammen aus dem amtlichen Sachbezugswert von 3,47 Euro (2020: 3,40 Euro) und zusätzlich 3,10 Euro, die der Arbeitgeber steuerfrei zuschießen kann. Zahlt der Arbeitnehmer mindestens den amtlichen Sachbezugswert aus eigener Tasche zu, ist die Verpflegung komplett steuer- und sozialversicherungsfrei. Durch eine entsprechende Zuzahlung lässt sich die Pauschalsteuer vermeiden. Fällt die Zuzahlung niedriger aus, muss die Differenz zum Sachbezugswert als Lohn versteuert werden. In der Regel wendet der Arbeitgeber die Pauschalsteuer an. In vielen Fällen übernimmt er sie auch.

Laut Angaben des Restaurantscheck-Anbieters Sodexo kann ein Unternehmen mit einem Verpflegungszuschuss ab Januar 2021 den Nettolohn um bis zu 1.445 Euro pro Mitarbeiter und Jahr erhöhen.

Eine Alternative zum Papiergutschein ist die digitale Essensmarke. Dies funktioniert zum Beispiel mit der App Lunchit vom Anbieter Spendit. Mitarbeiter können sich für jedes Mittagessen ein Restaurant oder einen Supermarkt aussuchen und ihren Beleg mit einem Smartphone fotografieren. Die App liest die Belege aus und verwaltet den hinterlegten Essenszuschuss des Arbeitgebers. Mit der Lohnabrechnung erhält der Arbeitnehmer seinen individuellen Erstattungsbetrag.

Betriebliche Kran­ken­zu­satz­ver­si­che­rung kann Sachbezug sein

Einige Arbeitgeber unterstützen ihre Mitarbeiter finanziell bei einem zusätzlichen Kran­ken­ver­si­che­rungsschutz. Eine Kran­ken­zu­satz­ver­si­che­rung übernimmt beispielsweise Extra-Leistungen im Krankenhaus oder beim Zahnersatz. Schließt der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer für seinen Angestellten eine betriebliche Kran­ken­ver­si­che­rung ab und zahlt monatliche Beiträge von höchstens 44 Euro (ab 2022: 50 Euro), dann liegt ein steuerbegünstigter Sachbezug vor. So hat es der Bundesfinanzhof entschieden (BFH, Urteil vom 7. Juni 2018, Az. VI R 13/16).

Denn hier hat der Arbeitgeber konkrete Leistungen zugesagt. Deshalb sind die übernommenen Beiträge als Sachzuwendung zu bewerten und bleiben in diesem Fall steuer- und sozialversicherungsfrei.

Anders ist die Situation, wenn der Arbeitnehmer selbst einen Vertrag für eine Kran­ken­zu­satz­ver­si­che­rung abschließt und von der Firma einen monatlichen Zuschuss erhält. Selbst wenn dieser unterhalb der 44-Euro-Freigrenze bleibt, stellt dies Barlohn dar und deshalb fallen Lohnsteuer und So­zial­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge an (BFH, Urteil vom 4. Juli 2018, Az. VI R 16/17). 

Wie werden Aufmerksamkeiten behandelt?

Gibt es einen persönlichen Anlass für ein Geschenk Deines Chefs, dann gelten steuerrechtlich andere Regeln. Bei Aufmerksamkeiten wie Blumen, CDs, Wein und Büchern beträgt die Freigrenze sogar 60 Euro brutto (also inklusive Umsatzsteuer). Doch dafür ist im Gegensatz zur Sachzuwendung ein persönlicher Anlass erforderlich. Beispiele sind:

  • Mitarbeiterjubiläum,
  • Geburtstag,
  • Trauung,
  • Geburt eines Kindes,
  • Promotion,
  • Rückkehr aus der Elternzeit oder nach einer längeren Krankheit und
  • Beförderung.

Die 60-Euro-Freigrenze für Aufmerksamkeiten gilt anlassbezogen und darf neben der 44-Euro-Grenze für monatliche Sachzuwendungen komplett ausgeschöpft werden. Es sind mehrere Geschenke in einem Monat möglich – zum Beispiel zum Geburtstag und zur Geburt eines Kindes. Dabei ist es unerheblich, ob Du konkrete Waren wie Bücher oder Wein oder etwa Warengutscheine oder Gutscheine mit einem bestimmten Geldbetrag geschenkt bekommst. Nur Bargeld geht nicht – das müsste wie normaler Lohn versteuert werden. 

Steuerfrei bleiben auch Essen und Getränke in kleinem Umfang, die der Arbeitgeber seiner Belegschaft während der Arbeitszeit zur Verfügung stellt. Beispiele hierfür sind kostenloses Mineralwasser, Kaffee, Kekse und Obst. Der Bundesfinanzhof entschied, dass darunter auch fällt, wenn der Arbeitgeber morgens Heißgetränke und unbelegte Backwaren zur Verfügung stellt. Denn es handele sich hierbei um kein komplettes Frühstück (BFH, Urteil vom 3. Juli 2019, Az. VI R 36/17). Falls allerdings ein Aufstrich oder ein Belag wie Butter und Marmelade hinzukäme, könne es sich um eine lohnsteuerpflichtige Sachzuwendung handeln. 

Als Aufmerksamkeiten zählen auch Speisen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes. Beispiel: Um eine Kundenveranstaltung vorzubereiten, musst Du Überstunden leisten. Der Chef lässt für den nächtlichen Arbeitseinsatz Pizza, Salat und Getränke in die Firma liefern und übernimmt die Kosten.

Aufmerksamkeiten bis 60 Euro bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei. Ist der Chef noch großzügiger, kann er den geldwerten Vorteil pauschal mit 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer lohnversteuern (§ 37b Einkommensteuergesetz). 

Die Alternative zur pauschalen Steuer ist die normale Lohnbesteuerung, bei der auch die regulären Sozialversicherungsbeiträge anfallen. 

Was gilt für Schulungen und Ge­sund­heits­för­de­rung?

Eine weitere Kategorie an steuer- und sozialversicherungsfreien Ge­halts­ex­tras sind zertifizierte Gesundheitskurse und Maßnahmen für die betriebliche Ge­sund­heits­för­de­rung. Leistungen bis zu 600 Euro pro Jahr (bis 2019: 500 Euro) und Arbeitnehmer sind steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie der Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn gewährt (§ 3 Nr. 34 EStG). 

Fällt die Förderung üppiger aus, dann ist nur der Betrag zu versteuern, der den Freibetrag von 600 Euro (bis 2019: 500 Euro) übersteigt. Wechselst Du den Job und bekommst den Freibetrag vom alten und vom neuen Arbeitgeber, dann darfst Du diesen sogar zweimal im Jahr ausschöpfen. 

Wird der Zuschuss vom Arbeitgeber durch eine Umwandlung des Arbeitslohns gewährt oder auf das Gehalt angerechnet, gilt das nicht als zusätzliche Leistung. Folge: Die Steuerfreiheit entfällt.

Die förderungswürdigen Maßnahmen sollen den allgemeinen Gesundheitszustand verbessern oder der betrieblichen Ge­sund­heits­för­de­rung dienen und müssen zertifiziert sein. Der Spitzenverband Bund der Kran­ken­kas­sen hat einen „Leitfaden Prävention“ erstellt. Darin sind Details geregelt, welche Anforderungen solche steuerbefreiten Maßnahmen erfüllen sollen.

Ein paar Beispiele:

  • Sport- oder Yogakurse eines zertifizierten Übungsleiters im Sportverein oder Fitnessstudio,
  • Rückentraining,
  • Massagen,
  • Seminare zur Stressbewältigung,
  • Rauchentwöhnungskurse oder
  • Ernährungsseminare.

Der Mitgliedsbeitrag für einen Sportverein oder ein Fitnessstudio zählt jedoch nicht dazu. 

Generell steuerfrei sind die Aufwendungen zur Ge­sund­heits­för­de­rung, wenn sie überwiegend eigenbetrieblichen Interessen des Arbeitgebers dienen. Dies gilt analog auch für bestimmte Dinge, die der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter für die Arbeit zur Verfügung stellt – zum Beispiel typische Berufskleidung.

Der Chef kann für seine Mitarbeiter eine Gruppenunfallversicherung abschließen. Die Beiträge kann er pauschal mit 20 Prozent versteuern, wenn der steuerliche Durchschnittsbetrag ohne Versicherungsteuer 100 Euro (bis 2019: 62 Euro) im Kalenderjahr nicht übersteigt. 

Ein Handy oder einen Laptop von der Firma darf der Mitarbeiter betrieblich (und auch privat) steuerfrei nutzen – dabei kommt es nicht darauf an, wie teuer die Geräte sind.

Bekommt er ein Notebook oder Smartphone verbilligt oder kostenlos zu rein privaten Zwecken, dann muss der Arbeitgeber pauschal 25 Prozent Lohnsteuer zahlen, aber keine Sozialabgaben.

Steuerfreie Weiterbildung 

Sponsert Dir der Arbeitgeber Weiterbildungsleistungen, dann ist das steuerfrei (§ 3 Nr. 19 EStG). Das gilt sogar rückwirkend für 2019 für alle Maßnahmen, die Deine individuelle Beschäftigungsfähigkeit verbessern. Dazu zählen beispielsweise Sprach- und Computerkurse, die nicht arbeitsplatzbezogen sein müssen. Bisher galt die Weiterbildung nur dann nicht als Arbeitslohn, wenn sie im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wurde.

Wenn eine Firma Jobs abbaut, dann bietet sie manchmal auch Beratungsleistungen an, die der beruflichen Neuorientierung dienen (sogenannte Outplacement- oder Newplacement-Beratungen). Solche Beratungsleistungen sind rückwirkend ab 2020 steuerfrei. Geregelt wurde dies im Jahressteuergesetz 2020 vom 21. Dezember 2021.

Achtung: Bekommst Du eine Weiterbildung als Belohnung, dann ist sie steuerpflichtig.

Bewertungsabschlag für Mitarbeiterwohnung

Stellt Dir der Arbeitgeber eine Wohnung verbilligt oder kostenlos zur Verfügung, musst Du den Vorteil versteuern. Seit 2020 kannst Du ein Drittel der ortsüblichen Miete abziehen. Zahlst Du als Miete mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Miete und nicht mehr als 25 Euro pro Quadratmeter ohne umlagefähige Kosten, dann musst Du für den Vorteil keine Steuern zahlen.

Können auch Betreuungskosten gefördert werden?

Unterstützt Dich Dein Arbeitgeber bei den Kosten für Unterbringung und Betreuung Deiner nicht schulpflichtigen Kinder, sind diese Zuschüsse in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei. Das gilt etwa für Zuschüsse zu Kindergärten, Kitas, Schulkindergärten und auch für Tagesmütter. 

Wichtige Voraussetzung für die Steuerfreiheit des Ar­beit­ge­ber­zu­schusses ist aber, dass er zusätzlich zu Deinem Arbeitslohn gezahlt wird. Außerdem muss Du die Originalrechnung als Nachweis dem Arbeitgeber vorlegen. Schließlich könnte der Steuerpflichtige die Kinderbetreuungskosten als Sonderausgaben absetzen. Deshalb muss der Arbeitgeber seinen Zuschuss auf der Rechnung vermerken, damit der Mitarbeiter nur die selbst getragenen Kosten in seiner Steu­er­er­klä­rung angibt.

Ein Kindergartenzuschuss ist eine durchaus attraktive Alternative zur individuellen Gehaltserhöhung mit Vorteilen für Arbeitgeber wie auch für den Arbeitnehmer. Denn im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung um den gleichen Betrag sparen beide Seiten Sozialversicherung und der Arbeitnehmer zusätzlich noch Lohnsteuer. Allerdings muss der Zuschuss entfallen, sobald das Kind in die Schule kommt.

Im Bereich Betreuung gibt es noch zwei weitere Förderungsmöglichkeiten durch den Arbeitgeber. Eine betrifft die berufsbedingte kurzfristige Betreuung von Kindern unter 14 Jahren oder eines pflegebedürftigen Angehörigen des Mitarbeiters. Dafür ist ein Zuschuss bis 600 Euro jährlich pro Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei. Der darüber liegende Betrag ist zu versteuern; So­zial­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge kommen ebenfalls hinzu.

Der Zuschuss ist für Situationen gedacht, in denen der Mitarbeiter beispielsweise wegen eines dringenden Projekts zusätzlich arbeitet. Die Kosten für die dadurch erforderliche Kinderbetreuung kann der Arbeitgeber steuerfrei übernehmen. Auch hier muss der Arbeitnehmer die Kosten mit Rechnungen belegen können.

Der Arbeitgeber kann seine Mitarbeiter zudem bei der Suche nach Betreuungseinrichtungen oder betreuenden Personen unterstützen. Ohne Betragsbegrenzung darf er einen steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschuss zur Beratung und Vermittlung von Kinderbetreuung oder der Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger leisten. Dies gilt für Kinder unter 14 Jahren oder mit Behinderung.

Welche Regeln gelten für Dienstfahrrad und Dienstwagen?

Ein Firmenwagen gehört zu den beliebtesten Ge­halts­ex­tras. Darfst Du diesen auch für private Zwecke nutzen, musst Du den geldwerten Vorteil hierfür versteuern und zudem So­zial­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge bezahlen. Für die Ermittlung des geldwerten Vorteils kommen zwei Methoden infrage:

  1. pauschal mit monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises (Ein-Prozent-Regelung) oder
  2. mithilfe einer individuellen Nutzungswertermittlung (Fahrtenbuch).

Besonders begünstigt werden neu angeschaffte Elektroautos. Kostet es höchstens 60.000 Euro, dann muss nur ein Viertel des Fahrzeuglistenpreises angesetzt werden. Für andere bis Ende 2030 angeschaffte Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge gilt die halbierte Bemessungsgrundlage.

Beim Fahrtenbuch sind strenge Aufzeichnungspflichten zu erfüllen. Details erfährst Du in den Ratgebern Dienstwagen und Fahrtenbuch.

Die Dienstwagen-Regeln gelten weitgehend auch für das Dienstfahrrad.

Seit 2019 kann Dein Arbeitgeber Dir ein betriebliches Fahrrad steuer- und beitragsfrei überlassen. Der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung wird von der Steuer befreit (§ 3 Nr. 37 EStG), wenn Du das Dienstrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn bekommst. Das gilt auch für ein Elektrofahrrad, das bis 25 Kilometer pro Stunde fährt. Die Steuerbefreiung ist bis Ende 2030 befristet

Wenn Du das Dienstfahrrad über eine Gehaltsumwandlung finanzierst, bekommst Du das Rad nicht zusätzlich zum Lohn und damit auch nicht steuerfrei. Dennoch gibt es auch in diesen Fällen eine Steuervergünstigung für ein Firmenrad, wenn der Arbeitgeber dieses erstmals ab dem 1. Januar 2019 seinem Mitarbeiter auch zur privaten Verwendung stellt. Dann wird für die Bewertung des geldwerten Vorteils im Jahr 2019 nur der halbe Bruttolistenpreis angesetzt (entspricht 0,5 Prozent). Ab 2020 muss sogar nur ein Viertel des Listenpreises angesetzt werden (entspricht 0,25 Prozentt). Dadurch sinkt die Belastung mit Lohnsteuer und Sozialversicherung. Die Steuerbegünstigung gilt für ein Dienstfahrrad, das Dir im Zeitraum 2019 bis Ende 2030 erstmals überlassen wird.

Ein S-Pedelec, das bis zu 45 Stundenkilometer fahren kann und verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzustufen ist, wird wie ein Dienstwagen behandelt. Bei der Berechnung des monatlichen geldwerten Vorteils kommt grundsätzlich zu dem 1 Prozent des Listenpreises auch noch ein Zuschlag von 0,03 Prozent für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnort und Arbeitsort. Auch hier gilt für ab 2019 überlassene Fahrzeuge die oben dargestellte günstigere Bewertung. 2019 muss nur 0,5 Prozent und ab 2020 nur noch 0,25 Prozent des Listenpreises angesetzt werden.

Der Arbeitnehmer darf sein Elektroauto oder E-Bike lohnsteuerfrei im Betrieb des Arbeitgebers aufladen. Das gilt auch für private Fahrzeuge. Details regelt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 29. September 2020.

Ist ein Fahrt­kost­en­zu­schuss zu versteuern?

Selbst wenn Du mit Deinem Privatauto zur Firma pendelst, gibt es eine steuergünstige Möglichkeit: Der Arbeitgeber zahlt zusätzlich zum Lohn 30 Cent pro Entfernungskilometer für die Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz. Wenn er darauf 15 Prozent Lohnsteuer entrichtet, dann zahlst Du darauf weder Steuern noch Sozialabgaben.

Diese Regelung gilt auch für weitere Fahrtkostenzuschüsse: 

  • für die Heimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung und
  • bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (eine alternative Besteuerung des Jobtickets).

Soldaten in Uniform dürfen kostenlos mit der Deutschen Bahn in der 2. Klasse fahren. Das gilt sowohl für dienstliche als auch private Fahrten. Weil die Freifahrtberechtigungen vom Verteidigungsministerium pauschal mit 25 Prozent versteuert werden, musst Du als Soldat auf den geldwerten Vorteil keine Steuern zahlen (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 EStG ). 

Tipp: Dennoch kannst Du für die tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und Dienststelle die Entfernungspauschale absetzen. Das gilt aber nicht für die wöchentlichen Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

Steuerfreies Arbeitgeberdarlehen und Er­hol­ungs­bei­hilf­en

Benötigst Du kurzfristig Geld, kannst Du einen finanziellen Engpass mit einem Arbeitgeberdarlehen überbrücken. Bis 2.600 Euro fallen keine Abgaben an. Das gilt auch für den Fall, wenn der monatliche Zinsvorteil samt weiterer Sachzuwendungen unterhalb der 44-Euro-Freigrenze (ab 2022: 50 Euro) bleibt.

Ein Darlehen über 2.600 Euro führt grundsätzlich zur Steuerpflicht. Zu versteuern ist die Differenz zwischen dem marktüblichen Zinssatz (reduziert um 4 Prozent Bewertungsabschlag) und dem gezahlten Zins. 

Ein anderes Mitarbeiter-Benefit ist die Erholungsbeihilfe. Benötigst Du Urlaub, dann kann Dir Dein Chef finanziell etwas unter die Arme greifen: Er kann Dir jährlich 156 Euro zuwenden. Für Deinen Ehegatten sind zusätzlich 104 Euro und für jedes Kind 52 Euro drin. Für eine vierköpfige Familie kannst Du so insgesamt 364 Euro als steuerfreien Urlaubszuschuss bekommen. Wichtig ist, dass die Firma den Betrag am besten im zeitlichen Umfeld Deines Urlaubs zahlt. Der Arbeitgeber muss 25 Prozent Lohnsteuer bezahlen. 

Insbesondere Ak­ti­en­ge­sell­schaft­en haben Programme, in denen sich Mitarbeiter an der Firma beteiligen können. Vermögensbeteiligungen in Form von Belegschaftsaktien, Fonds- oder Genossenschaftsanteilen fördert der Fiskus: Steuer- und sozialversicherungsfrei sind bis zu 360 Euro pro Jahr und Mitarbeiter möglich (§ 3 Nr. 39 EStG). Der Gesetzgeber plant, den steuerfreien Höchstbetrag ab Juli 2021 auf 1.440 Euro zu vervierfachen. Das geplante Fondsstandortgesetz soll auch Verbesserungen für eine Unternehmensbeteiligung an einem Start-up bringen (§19a EStG). 

Des Weiteren kann der Arbeitgeber eine Firmenrente (teilweise) sponsern. Die Details kannst Du im Ratgeber Betriebliche Altersvorsorge lesen.

Nettolohnoptimierung und Gehaltsumwandlung

Bei der Optimierung des Nettolohns geht es darum, dass steuer- und beitragspflichtiges Gehalt teilweise in steuerfreie oder pauschal besteuerte Entgeltbestandteile umgewidmet wird. Einige Arbeitgeber bieten daher eine Gehaltsumwandlung an. Das Ziel: Am Ende spart der Arbeitnehmer durch ein niedrigeres Steuerbrutto Lohnsteuer und Sozialversicherung; der Arbeitgeber profitiert von niedrigeren So­zial­ver­si­che­rungs­bei­träg­en.

Für die günstigere Besteuerung gilt jedoch bei manchen Arbeitgeberleistungen, dass diese „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ zu erbringen sind. Das gilt beispielsweise für:

  • das steuerfreie Jobticket,
  • die steuerfreie Überlassung eines Dienstfahrrads,
  • den steuerfreien Kita-/Kindergartenzuschuss für nicht schulpflichtige Kinder,
  • steuerfreie Gesundheitskurse und Maßnahmen für die betriebliche Ge­sund­heits­för­de­rung,
  • den pauschal besteuerten Zuschuss zu Kosten für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte und
  • den pauschal besteuerten Zuschuss für die Internetnutzung.

Der Gesetzgeber hat das Zusätzlichkeitserfordernis rückwirkend zum 1. Januar 2020 gesetzlich definiert (§ 8 Abs. 4 EStG ). Demnach werden Arbeitgeberleistungen nur dann „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erbracht, wenn

  • die Leistung nicht auf den Lohnanspruch angerechnet,
  • der Anspruch auf Lohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt,
  • die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Lohnerhöhung gewährt und
  • bei Wegfall der Leistung der Lohn nicht erhöht wird.

Nur echte Ge­halts­ex­tras vom Chef werden steuerbegünstigt. Solche zusätzliche Leistungen können im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einem Tarifvertrag festgelegt werden. Das Zusätzlichkeitserfordernis verhindert aber, dass normal besteuertes Gehalt in steuerbegünstigte Zuschüsse umgewandelt wird. 

Mit dieser Definition überschreibt der Gesetzgeber steuerzahlerfreundliche Urteile des Bundesfinanzhofs. Der BFH hat entschieden, dass der ohnehin geschuldete Lohn derjenige sei, den der Arbeitgeber verwendungsfrei und ohne eine bestimmte Zweckbindung erbringt. Zusätzlicher Arbeitslohn läge vor, wenn dieser verwendungsgebunden neben dem ohnehin geschuldeten Lohn geleistet wird. Es komme – entgegen der bisherigen Rechtsprechung und der Meinung der Finanzverwaltung – nicht darauf an, ob der Mitarbeiter auf das zusätzliche Gehalt einen arbeitsrechtlichen Anspruch hat (BFH, Urteile vom 1. August 2019, Az. VI R 32/18, VI R 21/17 und VI R 40/17).

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