Arbeitszimmer und Homeoffice-Pauschale Zu Hause arbeiten und dabei Steuern sparen

Eine selbstständige Unternehmensberaterin wollte erstmals ein Arbeitszimmer geltend machen und hatte auf Anforderung des Finanzamts über ihren Steuerberater eine Skizze der Wohnung eingereicht. Weil diese auf den ersten Blick missverständlich war - Schlafzimmer war durchgestrichen, stattdessen stand Arbeitszimmer da und ein Schlafzimmer war nicht erkennbar - schickte das Finanzamt unangemeldet einen sogenannten Flankenschützer der Steuerfahndung zu der Frau.

Obwohl sie der Besichtigung nicht widersprach, urteilte der BFH in seinem Urteil vom 12. Juli 2022, dass die Besichtigung rechtswidrig war (Az. VIII R 8/19). Erstens habe die Frau bei der Aufklärung des Sachverhalts mitgewirkt. Die Besichtigung wäre zudem erst erforderlich gewesen, wenn die Unklarheiten durch weitere Auskünfte oder andere Beweismittel wie Fotografien nicht mehr sachgerecht aufgeklärt hätten werden können. Schließlich war es auch rechtswidrig, dass ein Steuerfahnder die Besichtigung durchführte - und nicht ein Mitarbeiter des Finanzamts. Das könnte ein schlechtes Licht auf die Frau werfen.

Übrigens: Es gab in der Wohnung ein Schlafzimmer, es war in der Skizze nur nicht eingezeichnet worden.

Der beschränkte Kostenabzug bis 1.250 Euro traf etwa auf Berufsgruppen wie Lehrer und Außendienstmitarbeiterinnen ohne Schreibtisch in der Schule beziehungsweise im Büro des Arbeitgebers zu. Das galt auch, wenn Dir Deine Arbeitgeberin in der Firma keinen individuellen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt und Du deshalb Deine beruflichen Aufgaben vom Homeoffice aus erledigst hattest.

Für Deine eigenen Aufwendungen war dann ein Abzug von Werbungskosten möglich – aber höchstens bis 1.250 Euro im Jahr. Du solltest Dir damals aber in jedem Fall einen Nachweis von Deiner Chefin geben lassen, dass Dir für diese Tätigkeiten kein Arbeitsplatz in der Firma zur Verfügung steht.

Hattest Du hingegen normalerweise dort einen Arbeitsplatz und vereinbart, dass Du zum Beispiel an einem Tag in der Woche im Homeoffice arbeitest, so reichte das nicht aus. Du konntest damals keine Kosten für ein Arbeitszimmer absetzen.

War Dein Arbeitszimmer der Mittelpunkt Deiner Tätigkeit, konntest Du die vollen Kosten für das häusliche Arbeitszimmer absetzen. Daran hat sich ab 2023 nichts geändert. 

Ausschlaggebend für die Beurteilung, ob das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Deiner gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit vor 2023 darstellte, war der inhaltliche, qualitative Schwerpunkt sämtlicher Tätigkeiten, die Du ausgeübt hast. Der zeitliche Umfang war nur ein Indiz. Daher konnte das häusliche Arbeitszimmer auch bei einer Außendiensttätigkeit der Tätigkeitsmittelpunkt sein.

Möglicherweise hast Du nur eine berufliche oder betriebliche Tätigkeit ausgeübt, die Du in qualitativer Hinsicht gleichwertig sowohl im häuslichen Arbeitszimmer als auch am außerhäuslichen Arbeitsort erbracht hast. Dann lag der Mittelpunkt Deiner gesamten beruflichen und betrieblichen Betätigung im häuslichen Arbeitszimmer, sofern Du mehr als die Hälfte der Arbeitszeit im häuslichen Arbeitszimmer tätig bist.
Für Hochschullehrer mit Lehrverpflichtung und Richterinnen am Amtsgericht war übrigens bereits vom Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass der Mittelpunkt ihrer beruflichen Tätigkeit nicht im häuslichen Arbeitszimmer liegt (Urteil vom 8. Dezember 2011, Az. VI R 13/11).

So ging es vor dem Finanzgericht Münster um die Frage des Betriebsausgabenabzugs für ein häusliches Arbeitszimmer eines psychologischen Gutachters. Das Finanzamt hatte nur 1.250 Euro anerkannt, weil es das Arbeitszimmer nicht als Mittelpunkt der Tätigkeit ansah. Der Mann wollte hingegen die vollen Kosten von knapp 2.400 Euro geltend machen. Er erklärte, dass die Gespräche und Gerichtstermine nur einen kleinen zeitlichen Anteil seiner Tätigkeit ausmachen würden. Der Großteil liege im Schreiben der Gutachten, also im Arbeitszimmer. Der Gutachter schätzte das Verhältnis der Tätigkeiten zwischen 1:3 und 1:5. Das Finanzgericht Münster gab dem Mann in seinem Urteil vom 18. August 2022 recht, weil der qualitative Schwerpunkt der Arbeit des Gutachters im Arbeitszimmer liege (Az. 8 K 3186/21 E).

Nach einem weiteren Urteil des BFH vom 3. Juli 2019 musste das Arbeitszimmer für die berufliche Tätigkeit nicht mal erforderlich sein. Eine Flugbegleiterin wollte den Betrag von 1.250 Euro für ihr Arbeitszimmer absetzen. Obwohl sie es aus naheliegenden Gründen nur wenig nutzt und sie die wenigen beruflichen Tätigkeiten wie Flugvorbereitung und Dienstpläne abrufen sicher auch an anderer Stelle zuhause erledigen könnte, gab ihr der BFH recht (Az. VI R 46/17). Es komme nur darauf an, dass ihr kein anderer Arbeitsplatz zu Verfügung steht, so das Gericht. Sieht es bei Dir ähnlich aus, kannst Du versuchen, das Arbeitszimmer bis einschließlich 2022 in der Steuererklärung geltend zu machen. Berufe Dich dabei auf das Urteil. Ab dem Steuerjahr 2023 geht das aber ohnehin nicht mehr, da das Arbeitszimmer, wie bereits beschreiben, der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit sein muss. Und das dürfte der Flugbegleiterin im Beispiel auch nicht mehr gelingen.

Im März 2020 gab es den ersten Corona-Lockdown und Millionen Arbeitnehmer mussten schnellstmöglich ins Homeoffice – und blieben dort oft monatelang. Dabei war es egal, ob sie ein eigenes Arbeitszimmer hatten oder beispielsweise am Küchentisch, also in einer sogenannten Arbeitsecke, arbeiten mussten.

Die Corona-Pandemie zeigte, dass die steuerrechtliche Regelung des Arbeitszimmers nicht mehr zeitgemäß und in der Praxis problematisch war. Die Rechtsprechung wurde dementsprechend nachgebessert: Hattest Du kein eigenes Arbeitszimmer, sondern nur eine Arbeitsecke? Dann konntest Du in den Jahren 2020 bis 2022 von der neuen Homeoffice-Pauschale profitieren. Für jeden Tag, den Du zu Hause gearbeitet hast, durftest Du 5 Euro absetzen, maximal aber 600 Euro im Jahr. Dabei musstest Du Dich jedoch für eine der beiden Alternativen Arbeitszimmer oder Homeoffice-Pauschale in der Steuererklärung entscheiden.  

Im Folgenden stellen wir Dir anhand von Beispielrechnungen vor, wie Du unserer Einschätzung nach vorgehen konntest:

Vielleicht wohnst Du auf dem Land, hattest daher den Platz für ein eigenes Arbeitszimmer und damit alle räumlichen Voraussetzungen erfüllt. Nehmen wir an, Dein Arbeitgeber oder Deine Arbeitgeberin hatte Dich angewiesen, zuhause zu arbeiten, weil das Infektionsrisiko zu groß wäre, wenn alle ins Büro kämen. Wenn Dir Dein Arbeitgeber also keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung stellte oder Du wegen des Infektionsschutzes nicht an Deinem üblichen Platz arbeiten konntest, dann durftest Du für diesen Zeitraum Deine Arbeitszimmerkosten steuerlich geltend machen. Je länger Du dort gearbeitet hast, umso höher ist auch der Betrag, den Du absetzen konntest.

Wenn Du zum Beispiel im Rahmen einer Fünf-Tage-Arbeitswoche höchstens zwei Tage pro Woche dort verbracht hattest, dann konntest Du für diesen Zeitraum bis zu 1.250 Euro absetzen, also den begrenzten Abzug nutzen. Das war der Jahreshöchstbetrag.

Hattest Du aber mindestens an drei Tagen in der Woche oder sogar die komplette Zeit in Deinem Arbeitszimmer gearbeitet, dann war es in diesem Zeitraum der Mittelpunkt Deiner beruflichen Tätigkeit. Und dafür konntest Du die unbegrenzten Kosten ansetzen.

Folgendes Beispiel verdeutlicht, wie Du Deine Werbungskosten 2020 bei einer Fünf-Tage-Arbeitswoche absetzen konntest:

Ergebnis: Über alle vier Zeiträume kannst Du insgesamt 3.700 Euro an Arbeitszimmerkosten und 642 Euro bei der Pendlerpauschale absetzen.

Dieses Beispiel beruht auf unserer Rechtsauffassung. Wir stützen uns hierbei unter anderem auf einen Fachartikel von Dr. Hans-Peter Dellner, Vorsitzender Richter an einem Finanzgericht (Neue Wirtschaftsbriefe NWB, Nr. 41 vom 9. Oktober 2020, S. 3060 ff.). Möglicherweise wird das eine oder andere Finanzamt dieser Sichtweise widersprechen. Leider gibt es hierzu noch keine gesicherte Rechtsprechung oder Verwaltungsanweisung. In den Steuerbehörden arbeiten aber auch viele Menschen, die ihre eigenen Homeoffice-Erfahrungen gemacht haben. Daher solltest Du es versuchen, höhere Arbeitszimmerkosten in Deiner Steuererklärung geltend zu machen.

1. Arbeitszimmer: Du erfüllst die steuerrechtlichen Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer, weil Du in einem separaten Raum arbeitest, den Du mindestens zu 90 Prozent beruflich nutzt. Dann kannst Du die Kosten für das „häusliche Arbeitszimmer“ absetzen.
2. Homeoffice-Pauschale: Du erfüllst die Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer nicht, weil Du nur eine Arbeitsecke hast. Dann kannst Du stattdessen eine Homeoffice-Pauschale bis höchstens 600 Euro im Jahr absetzen.
3. Zeitraum: Im Januar und Februar 2020 bist Du an insgesamt 30 Arbeitstagen 50 Kilometer zum Arbeitsplatz gefahren. Die einfache Wegstrecke (Entfernung) beträgt 25 Kilometer. Dafür kannst Du 225 Euro als Entfernungspauschale absetzen: 30 x 25 km x 0,30 Euro.
   Hinweis: 2021 stieg die Kilometerpauschale ab dem 21. Entfernungskilometer auf 35 Cent. Dementsprechend kannst Du ab 2021 etwas höhere Fahrtkosten absetzen. In dem Beispiel wären das 180 Euro für die ersten 20 Kilometer: 30 x 20 km x 0,30 Euro und weitere 52,50 Euro ab dem 21. Kilometer: 30 x 5 km x 0,35 Euro, also insgesamt 232,50 Euro. Ab 2022 stieg der erhöhte Satz sogar auf 38 Cent.
4. Zeitraum: Im März kommt der Lockdown und Dein Chef schickt Dich bis Ende Juli ins Homeoffice, wo Du ausschließlich arbeitest. Für diese fünf Monate ist Dein Arbeitszimmer der Mittelpunkt Deiner beruflichen Tätigkeit. Du ermittelst Deine Arbeitszimmerkosten, indem Du unter anderem Deine monatliche Miete und die Nebenkosten heranziehst und kommst so vielleicht auf 350 Euro monatlich, also insgesamt 1.750 Euro für März bis Juli. Falls Du beispielsweise noch bis zum 10. März täglich ins Büro gefahren bist, kannst Du dafür noch sieben Fahrten mit der Entfernungspauschale abrechnen, also 42 Euro an Fahrtkosten. Hierbei zählen nur die Arbeitstage, an denen Du tatsächlich gependelt bist. Unklar ist, ob bei einer arbeitstaggenauen Betrachtung die Arbeitszimmerkosten im März wegen des Zeitraums 11. März bis 31. März etwas zu reduzieren sind.
5. Zeitraum: Im Sommer verbessert sich die Infektionslage und der Chef will, dass Du ab August an drei Tagen wieder im Büro arbeitest – natürlich mit Abstand zu den wenigen anderen Kollegen. Weil es dort nicht genügend Arbeitsplätze für alle gibt, musst Du bis Ende November aber noch zwei Tage pro Woche im häuslichen Arbeitszimmer tätig werden. Es steht Dir kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. Für diese vier Monate fallen zwar Kosten von 1.400 Euro an, also 4 x 350 Euro, doch Du darfst höchstens 1.250 Euro absetzen. Für diese Phase gilt der Jahreshöchstbetrag. Diesen kannst Du aber mit den Zeiträumen kombinieren, in denen das Arbeitszimmer den Mittelpunkt bildet. Für die 50 Arbeitstage, die Du zur Firma gependelt bist, kannst Du 375 Euro Fahrtkosten absetzen: 50 Tage x 25 km x 0,30 Euro.
6. Zeitraum: Ab dem 2. November 2020 gibt es in Deutschland einen Teillockdown, ab dem 16. Dezember sogar einen harten Shutdown. Dein Arbeitgeber ordnet bereits ab November wieder zu 100 Prozent Homeoffice an. Deshalb ist Dein Arbeitszimmer im November und Dezember 2020 erneut der Mittelpunkt Deiner beruflichen Tätigkeit. Dafür kannst Du weitere 700 Euro Werbungskosten absetzen, also 2 x 350 Euro. Fahrtkosten zur Arbeit entfallen.

Die Rechtsprechung beurteilte den Höchstbetrag von 1.250 Euro für ein häusliches Arbeitszimmer mittlerweile personenbezogen (BFH, Urteile vom 15. Dezember 2016, Az. VI R 53/12 und Az. VI R 86/13). Das heißt beispielsweise: Nutzte ein Paar gemeinsam ein Arbeitszimmer, konnten beide ihre selbst getragenen Kosten bis zum Höchstbetrag geltend machen. Der BFH hatte mit diesen Urteilen seine bislang objektbezogene Betrachtung des Arbeitszimmers aufgegeben und widerspricht auch der Finanzverwaltung. Objektbezogen bedeutet, dass das Finanzamt bisher nur den Abzug für ein Arbeitszimmer bis höchstens 1.250 Euro erlaubte, auch wenn es mehrere Personen gemeinsam nutzen.

Der BFH ändert jedoch diese Sichtweise und lässt nun den Abzug für jeden einzelnen Steuerpflichtigen zu, der das häusliche Arbeitszimmer benötigt, nutzt und hierfür Kosten trägt. Hierbei kommt es nicht auf eine konkrete Aufteilung der Nutzung zwischen zwei Partnern an. Dies ist dem BFH-Urteil mit dem Aktenzeichen VI R 86/13 zu entnehmen. Hier haben sich zwei Lebensgefährten ein Arbeitszimmer und die Kosten hierfür geteilt.

Im Urteil mit dem Aktenzeichen VI R 53/12 waren die verheirateten Lehrer zu gleichen Teilen Eigentümer eines Einfamilienhauses. Hier stellte der BFH klar, dass sich in solchen Fällen beide Miteigentümer die Kosten für das gemeinsam genutzte Arbeitszimmer jeweils zur Hälfte teilen. Falls jeder für sich die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllt, kann auch jeder seine Kosten steuerlich geltend machen – bis maximal 1.250 Euro für jeden einzelnen, insgesamt in der Zusammenveranlagung bis zu 2.500 Euro. Wenn beide Partner gemeinsam die Mietkosten tragen, dann kann dies analog betrachtet werden wie der Fall der beiden Miteigentümer.

Dieser personenbezogene Höchstbetrag führt jedoch dazu, dass Du auch dann nur maximal 1.250 Euro im Jahr absetzen kannst, wenn Du mehrere häusliche Arbeitszimmer nutzt – unabhängig davon, ob gleichzeitig oder nacheinander oder in einem oder verschiedenen Haushalten. Dies stellte der BFH fest (Urteil vom 9. Mai 2017, Az. VIII R 15/15). 

In dem Fall hatte der Steuerpflichtige aufgrund einer doppelten Haushaltsführung zwei Wohnsitze. Er bereitete in beiden Wohnungen Seminare vor und nutzte daher zwei Arbeitszimmer parallel. Der Mann erzielte als Dozent Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit. Der BFH kappte die als Betriebsausgaben absetzbaren Kosten für die Arbeitszimmer auf den gesetzlichen Höchstbetrag von 1.250 Euro.

Diese Begrenzung gilt immer dann, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt. Sie gilt außerdem, wenn jemand zwei Arbeitszimmer im selben Haushalt nutzt oder – beispielsweise nach einem Umzug – in verschiedenen Wohnungen. 

Damit lässt sich auch nur von diesen Urteilen profitieren, wenn es um zurückliegende Steuerjahre vor 2023 geht.

Die Kosten für die Renovierung eines privat genutzten Badezimmers oder eines Flurs kannst Du nicht bei den Aufwendungen für ein Arbeitszimmer berücksichtigen. Bad und Flur dienen ausschließlich privaten Wohnzwecken. Baumaßnahmen bezüglich eines privat genutzten Raums führen nicht zu allgemeinen Gebäudekosten, die nach dem Flächenverhältnis aufzuteilen und anteilig abzugsfähig sind (BFH, Urteil vom 14. Mai 2019, Az. VIII R 16/15).

Selbst wenn Du einen beruflichen Anteil Deiner Toilettenbenutzung ermittelt hast, kannst Du die Kosten, die für die Renovierung eines Gäste-WCs angefallen sind, nicht abziehen. Mit diesem Versuch ist ein Betriebsprüfer des Finanzamts vor dem Finanzgericht Baden-Württemberg mit Urteil vom 21. Januar 2013 gescheitert (Az. 9 K 2096/12). Die Führung eines Toiletten-Tagebuchs hat ihm also nichts gebracht.

Der BFH hat in einem anderen Fall klar entschieden, dass Kosten für gemischt genutzte Nebenräume überhaupt nicht absetzbar sind, sobald die private Mitbenutzung die „Unerheblichkeitsschwelle“ überschreitet (BFH, Urteil vom 17. Februar 2016, Az. X R 26/13). Eine selbstständige Lebensberaterin, die von ihrem häuslichen Arbeitszimmer aus ihre Dienstleistung anbot, wollte anteilig Betriebsausgaben abziehen für die gewerbliche Mitbenutzung von Flur, Toilette und Küche – erfolglos. Ihr Argument, dass sie die kompletten Mietkosten – auch für die Nebenräume – eines externen Büros absetzen dürfte, überzeugte die Richter nicht. Denn in diesem Fall liege eine ausschließlich betriebliche Nutzung vor. Bei einer gemischten Nutzung entfällt folglich der Abzug als Betriebsausgabe oder Werbungskosten. Nur die Kosten für das Büro selbst führten im entschiedenen Fall zu Betriebsausgaben.

Kein anderer Arbeitsplatz - Dass Dir wirklich kein anderer Arbeitsplatz für Deine berufliche oder betriebliche Tätigkeit zur Verfügung steht, musst Du belegen. Die Art Deiner Tätigkeit kann dafür Anhaltspunkte bieten. Zusätzliches Indiz kann eine entsprechende Bescheinigung Deines Arbeitgebers oder Deiner Arbeitgeberin sein. Wenn Du mehrere berufliche oder betriebliche Tätigkeiten nebeneinander ausübst, prüft das Finanzamt für jede Tätigkeit, ob Du nicht einen anderen Arbeitsplatz nutzen könntest. Ein anderer Platz steht Dir für Deine berufliche Tätigkeit aber nur dann zur Verfügung, sofern Du jederzeit für die dienstlich erforderlichen Büroarbeiten auf einen für Dich nutzbaren, büromäßig ausgestatteten Arbeitsplatz zugreifen kannst.

Telearbeitsplatz - Hast Du Dir daheim einen Telearbeitsplatz eingerichtet, an dem Du zum Beispiel immer am Montag arbeitest, kannst Du die Kosten dafür nicht absetzen. Es steht Dir nämlich im Büro ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (BFH, Urteil vom 26. Februar 2014, Az. VI R 40/12).

Poolarbeitsplatz - Etwas anderes kann bei Poolarbeitsplätzen gelten. Wenn acht Prüfern eines Finanzamts nur drei Poolarbeitsplätze zur Verfügung stehen, dann können diese die Kosten für ihr häusliches Arbeitszimmer absetzen. Das hat der BFH bestätigt (Urteil vom 26. Februar 2014, Az. VI R 37/13).

Nutzung für verschiedene Zwecke - Falls Du ein häusliches Arbeitszimmer für unterschiedliche Arbeiten nutzt – genauer gesagt für mehrere Einkunftsarten –, zum Beispiel als Arbeitnehmer und als selbstständiger Schriftsteller, dann musst Du Deine Ausgaben für den Raum auf die verschiedenen Einkunftsarten aufteilen. Du schreibst also auf, wie lange Du den Raum für welche Arbeit nutzt. Deinen Aufwand kannst Du dann entsprechend der zeitlichen Nutzungsanteile der jeweiligen Einkunftsart zuordnen. 

Beispiel: Für das Arbeitszimmer hast Du im Jahr 4.000 Euro ausgegeben. Den Raum nutzt Du jeweils zur Hälfte für nichtselbstständige Arbeiten und für selbstständige Tätigkeiten. Je Einkunftsart hast Du also 2.000 Euro Kosten. Insgesamt darfst Du jedoch nur den Höchstbetrag von 1.250 Euro absetzen. Diesen Betrag kannst Du zum Beispiel als Betriebsausgaben von den Einkünften als Schriftsteller abziehen. Alternativ könntest Du 1.250 Euro als Werbungskosten absetzen. 

Der Höchstbetrag muss jedoch nicht in Teilhöchstbeträge auf die verschiedenen Einkunftsarten aufgeteilt werden, wie es fälschlicherweise das Sächsische Finanzgericht gemacht hat. Es schätzte in einem entschiedenen Fall, dass der Steuerzahler sein Arbeitszimmer jeweils zur Hälfte für selbstständige und nichtselbstständige Einkünfte nutzte. Dann teilte es den Höchstbetrag von 1.250 Euro dementsprechend auf und bildete Teilhöchstbeträge in Höhe von jeweils 625 Euro. Es wollte sodann nur 625 Euro Betriebsausgaben zulassen. Das Finanzamt hatte zuvor den Steuerabzug sogar komplett versagt. Der BFH hält beides für falsch (Urteil vom 25. April 2017, Az. VIII R 52/13). Der Steuerzahler kann demnach seine Aufwendungen bis zum gesetzlichen Höchstbetrag von 1.250 Euro in voller Höhe ausschöpfen.

Unternehmer - Selbstständige, die betriebliche Räume angemietet haben, aber dort beispielsweise vertrauliche Verwaltungstätigkeiten nicht erledigen können, dürfen bis zu 1.250 Euro für ein häusliches Arbeitszimmer absetzen. Entschieden hat dies der BFH für einen Logopäden, der sogar zwei Praxisräume gepachtet hatte (BFH, Urteil vom 22. Februar 2017, Az. III R 9/16). Dort praktizierten während der üblichen Arbeitszeit überwiegend seine vier Angestellten. Für die Büro- und Abrechnungstätigkeiten stand ihm in dieser Zeit der Schreibtisch nicht zur Verfügung, weshalb er diese Arbeit von zuhause erledigte. Dass er sie in den Praxisräumen – auch außerhalb der Öffnungszeiten – erledigt, sei ihm nicht zuzumuten, entschied der BFH.