Auswärtstätigkeit - Dienstreisen - Reisespesen

Das Finanzamt beteiligt sich an allen Reisen, die aus beruflichen Gründen durchgeführt wurden. Die Betonung liegt zwar auf "berufliche Gründe". Der Artikel kombinierte Dienstreise und Urlaubsreise zeigt jedoch, dass privat und beruflich gemischt veranlasste Kosten in der Regel in der Steuererklärung aufzuteilen sind. Die Palette reicht von Reisen im Zusammenhang mit der Arbeitsplatzsuche bis hin zu Reisen anlässlich eines beruflich veranlassten Umzugs. Der häufigste Fall einer beruflichen Reise ist aber die so genannte Dienstreise. Im Beamtendeutsch ist eine Dienstreise "ein Ortswechsel einschließlich der Hin- und Rückfahrt aus Anlass einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit".

Seit dem 1.1.2008 sind die Begriffe Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit unter dem Begriff Auswärtstätigkeit zusammengefasst worden (LStR Lohnsteuerrichtlinien 2008). Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.

Rechtprechung zur regelmäigen Arbeitsstätte
Was ist nun die regelmäßige Arbeitsstätte? Die Richter am Bundesfinanzhof sagen dazu (BFH-Urteil vom 11.5.2005, VI R 25/04): Regelmäßige Arbeitsstätte ist jede dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er immer wieder aufsucht. Der Bundesfinanzhof hat in mehreren Urteilen seine Rechtsprechung zum Reisekostenrecht zugunsten von Arbeitnehmern und Unternehmen geändert. Nach Ansicht der Richter am BFH kann ein Arbeitnehmer nur eine regelmäßige Arbeitsstätte haben.

Nach der "alten" Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) konnte ein Arbeitnehmer, der in mehreren betrieblichen Einrichtungen des Arbeitgebers tätig war, auch mehrere regelmäßige Arbeitsstätten unterhalten. Diese Rechtsprechung hat der BFH aufgehoben und damit das Reisekostenrecht deutlich vereinfacht (Urteile vom 09.06.2011 - Az. VI R 55/10, VI R 36/10 und VI R 58/09). Beispiel: Im Verfahren VI R 58/09, das einen Außendienstmitarbeiter betrifft, hat der BFH entschieden, dass der Betriebssitz des Arbeitgebers, den der Arbeitnehmer zwar regelmäßig, aber lediglich zu Kontrollzwecken aufsucht, ohne dort seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit nachzugehen, nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte wird.

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Komplizierte Berechnungen des geldwerten Vorteils wegen mehrerer regelmäßiger Arbeitsstätten und das "Aufsplitten" der Entfernungspauschale beim Aufsuchen mehrerer Tätigkeitsstätten an einem Arbeitstag und die entsprechend komplizierte Ermittlung von Verpflegungsmehraufwendungen sind damit jetzt entbehrlich. Von dieser Änderung der Rechtsprechung profitieren vor allem Außendienstmitarbeiter, Monteure und Gebietsleiter, die zum Beispiel in mehreren Filialen des Unternehmens eingesetzt werden.

Längere Tätigkeit an einem auswärtigen Ort
Fahrtkosten und Übernachtungskosten dürfen auch bei einer Tätigkeitsdauer an einem auswärtigen Ort von mehr als drei Monaten berücksichtigt werden, d.h. sie können vom Arbeitgeber ohne Abzug von Lohnsteuer ersetzt werden (siehe Einsatzwechseltätigkeit). Eine pauschale Abrechnung für Übernachtungskosten gibt es bei der Übernachtung weder im Inland noch im Ausland. Die Kosten für die Unterbringung und Übernachtung muss der Unternehmer durch Rechnungen oder andere Belege nachweisen. Alternativ kommt der Abzug als Werbungskosten beim Arbeitnehmer in Betracht. Die Verpflegungspauschale (Verpflegungsmehraufwendungen) gilt aber nur für die ersten drei Monate. Bei einer Übernachtung im Ausland sind die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten zum Ansatz zu bringen.

Für bestimmte Berufsgruppen sieht das steuerliche Reisekostenrecht Sonderregelungen vor. Betroffen davon sind alle, deren Berufsbild durch einen häufigen Ortswechsel geprägt ist. Unter Umständen handelt es sich dabei um eine so genannte Einsatzwechseltätigkeit oder um eine Fahrtätigkeit, für die bestimmte Sonderregelungen gelten.

Baucontainer ist keine regelmäßige Arbeitsstätte
Das Finanzgericht Münster hatte sich im Urteil vom 14.09.2011 - 10 K 2037/10 E mit der Frage zu befassen, ob ein Arbeitnehmer, der über einen längeren Zeitraum in einem Baucontainer auf dem Betriebsgelände des Kunden seines Arbeitgebers tätig ist, dort auch seine regelmäßige Arbeitsstätte hat. Die Finanzrichter sehen einen Baucontainer nicht als regelmäßige Arbeitsstätte an. Folge: Die angefallenen Fahrtkosten können nach den Regelungen für Dienstreisen, d.h. für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer als Werbungskosten geltend gemacht werden. Alternativ kann der Arbeitgeber in gleicher Höhe einen lohnsteuerfreien Ersatz leisten. Nach Ansicht der Richter am FG Münster kann eine regelmäßige Arbeitsstätte nur bei einer ortsfesten, dauerhaften betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers vorliegen. Dies ist bei einem leicht abtransportierbaren Baucontainer auf dem Betriebsgelände eines Kunden nicht gegeben.

Verfassungsbeschwerde zum pauschalen Kilometersatz
In einigen Bundesländern sind die Reisekostenregelungen geändert wurden. Danach können in diesen Ländern, Beschäftigte des Öffentliehen Dienstes für Dienstreisen mit dem privaten Auto pauschal bsi zu 0,35 Euro je Kilometer steuerfrei ersetzt bekommen. Aus diesem Grund ist beim BVerfG eine Verfassungsbeschwerde gegen die Höhe der Pauschale anhängig (Az. 2 BvR 1008/11). Die OFD Münster weist in einer Verfügung vom 20.07.2011 - Az. 20/11 ihre Finanzämter darauf hin, dass eingehende Einsprüche, die sich auf das anhängige Verfahren beziehen, zunächst ruhend gestellt werden müssen (Zwangsruhen nach § 363 Abs. 2 Satz 2 AO). Ein Ruhen des Verfahrens kommt allerdings nicht in Betracht, wenn der Einspruchsführer einen höheren Ansatz der Entfernungspauschale begehrt.

Leasing-Sonderzahlung für Arbeitnehmer-PKW
Eine Sonderzahlung für ein Leasing-PKW gilt durch den Ansatz der Entfernungspauschale und pauschaler Kilometersätze als abgegolten. Damit können Arbeitnehmer diese Leasingzahlung nicht zusätzlich bei Dienstreisen mit dem privaten PKW (Auswärtstätigkeiten) oder bei Fahrten mit dem PKW für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte absetzen. [Mehr hierzu im Artikel Leasingsonderzahlung für Arbeitnehmer-PKW].

Vorsteuer aus Dienstreisen und Geschäftsreisen ziehen
Die Dienstreise des Unternehmers wird vornehmlich als Geschäftsreise bezeichnet. Bei Geschäftsreisen kann der Unternehmer den gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag aus Rechnungen über an ihn erbrachte Leistungen grundsätzlich in vollem Umfang als Vorsteuer abziehen.

Um den Vorsteuerabzug für Übernachtungen in Anspruch nehmen kann, benötigt der Unternehmer eine Rechnung des Hotels mit gesondertem USt-Ausweis auf seinen Namen oder eine Kleinbetragsrechnung im Sinne der §§ 14 und 14a UStG. Wenn die Hotelrechnung auch das Frühstück umfasst, braucht eine Kürzung um den Frühstücksanteil nicht vorgenommen zu werden, weil auch Verpflegungskosten des Unternehmers anlässlich einer Geschäftsreise den Vorsteuerabzug ermöglichen. Der Unternehmer hat auch Anspruch auf den Vorsteuerabzug, wenn seine Mitarbeiter (Arbeitnehmer) aus dienstlichen Gründen übernachten.

Verwandt: Verpflegungsmehraufwand - Verpflegungspauschale
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