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Statt der Ein-Prozent-Pauschalmethode (Pauschalwertmethode) kann der Geschäftswagen-Nutzer auch ein Fahrtenbuch führen. Wichtig ist bei der Nutzung des Dienstwgens für Privatfahrten, dass für die Besteuerung des geldwerten Vorteils die Entscheidung immer für ein ganzes Kalenderjahr festzulegen ist. Sofern die Wahl auf die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches fällt, ist das Fahrtenbuch bereits ab Jahresbeginn zuführen. Eine rückwirkende Korrektur ist nicht zulässig.
Der Bundesfinanzhof hat die formalen Anforderungen an das Führen eines Fahrtenbuches spezifiziert. Im Urteil vom 9.3.2010 - VIII R 24/08 hat der BFH entschieden, dass die so genannte 1%-Regelung auch dann auf jedes vom Unternehmer privat genutzte Fahrzeug anzuwenden ist, wenn der Unternehmer selbst verschiedene Fahrzeuge zu Privatfahrten nutzt. Die Besteuerung hat fahrzeugbezogen und nicht personenbezogen zu erfolgen. Damit ist nach Ansicht der Richter die Ein-Prozent-Regelung für jedes Fahrzeug anzuwenden, das auch privat genutzt wird. In der Regel führt diese Anwendung zu einer höheren Steuerlast, die nur durch Führen eines Fahrtenbuches vermieden werden kann.
Änderungen in den Lohnsteuerrichtlinien 2011
Bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils bleiben ab dem 1. Januar 2011 die Unfallkosten (vgl. BFH-Urteil vom 24.05.2007 - VI R 73/05) eienr Privatfahrt bei der Berechnung der Gesamtkosten außer Ansatz und werden grundsätzlich gesondert erfasst. Für die Ermittlung des Nutzungswerts für Arbeitnehmer bei Unfall mit dem Geschäftswagen gilt daher: Die vom Arbeitgeber übernommenen Kosten für einen Unfall werden zusätzlich als geldwerter Vorteil neben der "normalen" Erfassung des geldwerten Vorteils (Fahrtenbuchmethode oder 1-Prozent-Regelung) erfasst. Vom Arbeitgeber getragene Unfallkosten auf einer Privatfahrt, sind daher in voller Höhe als zusätzlicher geldwerter Vorteil aus der Überlassung des Firmenautos zu erfassen.
Eine Ausnahme gilt hingegen für Unfallkosten, die bis zu 1.000 Euro zuzüglich Umsatzsteuer ausmachen. Diese Aufwendungen brauchen nicht gesondert als geldwerter Vorteil erfasst werden. Sie dürfen weiterhin in die Gesamtkosten des Firmenwagens einbezogen werden. Dies gilt unabhängig davon, ob der Unfall auf einer Dienstfahrt oder auf einer Privatfahrt passiert ist. [Mehr hierzu im folgenden Artikel unter Unfall bei Privatfahrt mit Firmenwagen].
Formale und materielle Anforderungen an das Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es muss die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben (BFH-Urteil vom 9. November 2005, BStBl II 2006 S. 408). Das Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten: Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Auf einzelne dieser Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die betriebliche/berufliche Veranlassung der Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden. Quelle: BMF-Schreiben vom 18.11.2009 - IV C 6 - S 2177/07/10004
In einem Fall notierte der Fahrer seine Fahrten auf losen Zetteln. Für jeden Tag wurde ein neuer Zettel verwendet mit den Abfahrts- und Ankunftszeiten, dem Datum sowie Nennung des angefahrenen Ortes und Auflistung der gefahrenen (geschäftlichen und privaten) Kilometer. Die Aufzeichnung erfolgte zeitnah. Das genügte dem Finanzamt aber nicht und letztlich auch nicht dem Bundesfinanzhof.
Der BFH dazu: "Lose Notizzettel können schon in begrifflicher Hinsicht kein Fahrtenbuch sein." Es müsse als Eigenbeleg ordnungsgemäß Aufschluss geben über alle Fahrten einschließlich Angabe der Kilometerstände am Anfang und Ende der Fahrt. Dabei sei auszuschließen, dass die private Nutzung in berufliche umgemünzt wird. "Dieser Anforderung wird nur die fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis gerecht, das auf Grund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, jedenfalls im Regelfall, nachträgliche Abänderungen, Streichungen oder Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen" (BFH Aktenzeichen VI R 27/05).
Nach Ansicht der BFH-Richter ist dem Wortlaut "Fahrtenbuch" bereits zu entnehmen, dass die Angaben in gebundener, jedenfalls aber in einer in sich geschlossenen Form festzuhalten sind. Lose Aufzeichnungen können daher nie die Anforderungen an ein Fahrtenbuch erfüllen. In einem späteren Urteil vom 10.04.2008 - VI R 38/06 hat der BFH seine strikten Anforderungen etwas gelockert. So sollen kleinere Mängel nicht mehr zur Verwerfung des gesamten Fahrtenbuches führen, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind.
Ein elektronisches Fahrtenbuch wird zum Nachweis privat veranlasster Fahrten nur dann anerkannt, wenn nachträgliche Veränderungen an den aufgezeichneten steuerlich relevanten Daten ausgeschlossen sind (FG Münster, Urteil vom 04.02.2010 - 5 K 5046/07 E,U). Das Fahrtenbuch muss geeignet sein, die Fahrten fortlaufend und lückenlos belgen zu können. Manipulationsmöglichkeiten am Fahrtenbuch sollen ausgeschlossen sein.
Hinweis: Dies bedeutet, dass wenn ein Fahrtenbuch den formalen und materiellen Anforderungen nicht ausreichend entspricht, nur die Ein-Prozent-Pauschale Anwendung finden kann.
Fahrtenbuch in Excel geführt
Auch ein Fahrtenbuch, geführt über MS Excel entspricht nicht den formalen Anforderungen. Die Excel-Dateien enthielten für jede Fahrt Angaben zu Wochentag, Datum sowie Anlass der Geschäftsfahrt, die jeweils zurückgelegte Strecke und dem Kilometerstand am Ende der Fahrt (Auswärtstätigkeit / Dienstreise, Dienstgang). Mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie MS Excel kann weder der zeitnahe noch lückenlose Charakter der Angaben mit hinreichender Zuverlässigkeit erbracht werden. Denn Eintragungen könnten jederzeit ohne größeren Aufwand ergänzt, gestrichen und umformuliert werden (BFH VI R 64/04). Ein mit dem Programm MS-Excel geführtes Fahrtenbuch ist somit nach Ansicht des BFH nicht ordnungsgemäß. Die gleiche Ansicht hatten schon vorher die Finanzgerichte Düsseldorf vom 21.09.2004 und das Niedersächsische FG vom 05.05.2004 vertreten.
Vergleichsrechnung zwischen Fahrtenbuch und Pauschalwertmethode
Faustregel: Bei geringen Privatfahrten ist die Führung eines Fahrtenbuches lukrativer und bei vielen Privatfahrten "fährt" man mit der Pauschalwertmethode (1-Prozent-Methode) besser. Es lohnt sich mithin, während des Jahres ein Fahrtenbuch zu führen und erst nach dem Jahr im Hinblick auf die Abgabe der Steuererklärung entscheiden, was sich mehr auszahlt: Fahrtenbuch-Methode oder Pauschalwertmethode. Der Unterschied kann beträchtlich sein. Das Ausmaß der Privatnutzung und der Bruttoanschaffungspreis sind die wichtigsten Parameter für die vorzunehmende Vergleichsrechnung.
Wer einen Firmenwagen auch privat nutzt, kann sogar noch nach Abgabe der Steuererklärung vom Fahrtenbuch zur 1 Prozent-Pauschalierung oder umgekehrt wechseln. So ein Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz (Az. 5 K 2268/06). Ein Geschäftsmann hatte gegenüber dem Finanzamt zunächst erklärt, dass er ein Fahrtenbuch führt. Nachdem er seinen Steuerbescheid unter den "Vorbehalt der Nachprüfung" erhalten hatte, ermittelte der Betriebsprüfer für den Dienstwagen einen höheren Privatnutzungsanteil. Konsequenz: Mit der 1 Prozent-Pauschalierung wäre die Besteuerung für den Geschäftsmann geringer gewesen.
Der Geschäftsmann wechelte daraufhin die Besteuerungsmethode. Zu seinen Gunsten entschied auch das Finanzgericht. Begründung: "Unbefristete Wahlrechte können bis zur Bestandskraft der Steuerfestsetzung ausgeübt werden." Da hier binnen Monatsfrist Einspruch eingelegt wurde, durfte sich der Geschäftsmann anders entscheiden.
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