Dienstwagenbesteuerung

Mit Fahrtenbuch oder über die
Ein-Prozent-Regel versteuern

Das Wichtigste in Kürze

  • Die private Nutzung eines Firmenwagens ist ein „geldwerter Vorteil“, den Arbeitnehmer versteuern müssen.
  • Es gibt zwei Wege der Besteuerung: Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch. Ein Wechsel zwischen den beiden Methoden ist während des Jahres nicht möglich.
  • Bei der Ein-Prozent-Regelung kommt es ausschließlich auf den Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung an.
  • Das Führen eines Fahrtenbuchs ist aufwendig, es bildet aber die tatsächlichen Kosten ab.
  • Zahlt der Arbeitnehmer für die private Nutzung seinem Arbeitgeber etwas dazu, reduziert das den geldwerten Vorteil bis auf 0 Euro; negative Werte sind nicht möglich. Wer mehr zuzahlt, profitiert also nicht zusätzlich.
  • Wenn Sie den Dienstwagen laut Arbeitsvertrag nicht privat nutzen dürfen, dann müssen Sie auch keinen geldwerten Vorteil versteuern. Der Arbeitgeber muss nicht kontrollieren, ob sich ein Arbeitnehmer an das Verbot hält.

So gehen Sie vor

  • Rechnen Sie nach, welche Art der Besteuerung für Sie günstiger ist.
  • Fahren Sie mit dem Pkw viel privat, dann kann die pauschale Versteuerung günstiger sein als das Führen eines Fahrtenbuchs.
  • Da es bei der Ein-Prozent-Regelung aber immer auf den Bruttolisten-Neupreis des Wagens ankommt – unabhängig von den tatsächlichen Kosten –, geht die Regel bei einem gebrauchten Dienstfahrzeug zu Ihren Lasten, insbesondere bei einem hohen Bruttolistenpreis.
  • Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, können Sie im Laufe eines Jahres gut ermitteln, welche Art der Besteuerung für Sie günstiger ist, und zu Beginn des neuen Jahres oder wenn Sie ein neues Auto bekommen, das Verfahren wechseln.
  • Das Fahrtenbuch muss die Anforderungen des Finanzamts erfüllen (keine Excel-Liste; keine änderbare Loseblattsammlung, sondern nur nicht manipulierbare Bücher, Hard- und Software).
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Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen als Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, den Sie auch privat nutzen dürfen, dann müssen Sie für diese private Nutzung Steuern zahlen. Denn das Finanzamt betrachtet die unentgeltliche Überlassung des Autos zur privaten Nutzung als Sachzuwendung. Auf diesen geldwerten Vorteil fällt Einkommensteuer an.

Achtung

Wann Umsatzsteuer anfällt

Sind Sie beispielsweise als Freiberufler (Arzt, Apotheker, Rechtsanwalt, Journalist) oder anderweitig selbstständig tätig und nutzen Ihr Firmenauto sowohl betrieblich als auch privat, müssen Sie für die Privatnutzung nicht nur Einkommensteuer, sondern in aller Regel auch Umsatzsteuer zahlen.

Sie haben zwei Möglichkeiten, die private Nutzung zu versteuern: entweder pauschal über die sogenannte Ein-Prozent-Regel oder über das Führen eines Fahrtenbuchs. Die gewählte Variante müssen Sie beziehungsweise muss Ihr Arbeitgeber das gesamte Jahr über beibehalten. Es ist also nicht möglich, unterjährig von einer Methode zur anderen zu wechseln.

Für Ihre Einkommensteuererklärung sind Sie allerdings nicht dauerhaft an die zuvor gewählte Variante gebunden: Sie können sie zu Jahresbeginn wechseln, falls die andere Berechnungsart für Sie günstiger ist. Auch für den Fall, dass Sie im Laufe des Jahres ein anderes Fahrzeug nutzen, können Sie die Versteuerungsmethode ändern. 

Die Ein-Prozent-Regelung

Geldwerter Vorteil - Laut Einkommensteuergesetz (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG) können Sie die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises ansetzen. Die Ein-Prozent-Pauschale gilt nicht nur für gekaufte Fahrzeuge, sondern auch für geleaste oder gemietete Pkw. Fahren Sie zum Beispiel ein Auto mit einem Wert von 50.000 Euro, dann beträgt der geldwerte Vorteil, der sich aus der privaten Nutzung ergibt, 500 Euro pro Monat. Auf diesen Betrag müssen Sie monatlich Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, gegebenenfalls Kirchensteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

Passiert ein Unglück und Sie können das Auto aufgrund eines ärztlichen Fahrverbots überhaupt nicht nutzen, entfällt der geldwerte Vorteil zumindest für die vollen Monate, in denen dieses Fahrverbot gilt. Wichtig ist auch, dass der Dienstwagen in der Zeit der Fahruntüchtigkeit nicht anderweitig – zum Beispiel von einem Familienangehörigen – genutzt wurde. 

So entschied das Finanzgericht Düsseldorf den Fall eines Steuerzahlers, dem nach einem Hirnschlag für mehr als fünf Monate von einem Arzt Fahruntüchtigkeit attestiert wurde. Erst nachdem der Mann in einer Fahrschule seine erneute Fahrtüchtigkeit belegt hatte, musste er wieder einen monatlichen geldwerten Vorteil versteuern (Urteil vom 24. Januar 2017, Az. 10 K 1932/16 E).

Das Gericht akzeptierte jedoch nur die vollen Monate der Fahruntüchtigkeit. Der Autofahrer erlitt den Hirnschlag an einem 23. Februar, erst am 29. Juli desselben Jahres wurde das ärztliche Fahrverbot aufgehoben. Für den kompletten Februar und Juli musste er den geldwerten Vorteil versteuern.

Listenpreis - Maßgebend ist der Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Als Listenpreis gilt die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zuzüglich Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer – selbst dann, wenn beim Kauf gar keine Umsatzsteuer angefallen ist.

Tipp

Sonderausstattung

Wird zum Beispiel ein Navigationsgerät oder ein Flüssiggastank nachträglich eingebaut, erhöht dies nicht den geldwerten Vorteil.

Der Listenpreis gilt auch, wenn Ihr Arbeitgeber wegen eines Preisnachlasses weniger bezahlt hat oder für Sie einen Gebrauchtwagen als Dienstfahrzeug angeschafft hat. Hat Ihre Firma für das gebrauchte Auto 20.000 Euro bezahlt und der Neupreis lag bei 50.000 Euro, müssen Sie trotzdem 500 Euro – 1 Prozent von 50.000 Euro – im Monat versteuern.

Nicht zum Listenpreis des Geschäftswagens gehören

  • die Kosten der Überführung und Zulassung des Fahrzeugs,
  • der Wert eines weiteren Satzes Reifen einschließlich Felgen (zum Beispiel Winterreifen) und
  • die Kosten für ein Autotelefon (Privatgespräche sind nach Paragraf 3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz steuerfrei).

Erstattet Ihr Arbeitgeber Ihnen die folgenden, bei Privatfahrten mit Ihrem Firmenwagen entstandenen Ausgaben, gelten diese in vollem Umfang als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Sie sind also durch die Ein-Prozent-Pauschale nicht abgegolten:

  • Straßennutzungsgebühren (zum Beispiel Parkgebühren, Mautgebühren, Straßenvignetten),
  • Aufwendungen für den Transport des Autos (beispielsweise Autoreisezug, Fähren) sowie
  • Kosten für die Mitgliedschaft in einem Automobilklub oder einen Autoschutzbrief.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz
Dürfen Sie Ihren Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nutzen und wenden Sie die Ein-Prozent-Regelung an, erhöht sich der pauschale Wert des geldwerten Vorteils für jeden Entfernungskilometer der einfachen Strecke um 0,03 Prozent des Listenpreises. Nutzen Sie Ihren Dienstwagen auch für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, erhöht sich die Pauschale für jeden Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und Heimatort um 0,002 Prozent des Listenpreises. Das gilt allerdings nicht für Fahrten, die Sie als Werbungskosten absetzen können (vgl. § 8 Abs. 2 EStG).

Wenn Sie als Arbeitnehmer mit einem Dienstwagen ausschließlich von der Wohnung zum Arbeitsplatz fahren, brauchen Sie keine Steuern auf eine private Nutzung des Autos zu zahlen. Denn die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind nicht der Privat-, sondern der Erwerbssphäre zuzuordnen, entschied der Bundesfinanzhof (BFH, Urteil vom 6. Oktober 2011, Az. VI R 56/10). Begründung: Die Fahrt zur Arbeit per Geschäftswagen ist kein Privatvergnügen. Der Arbeitgeber braucht nicht kontrollieren, ob sich der Mitarbeiter an die Vorgabe hält, das Auto nicht privat zu nutzen.

Wer dagegen das Auto ausdrücklich privat fahren dürfe, müsse zahlen.

Tipp

Klare Regelung

Wollen Sie als Dienstwagennutzer die Ein-Prozent-Regelung vermeiden, ohne ein Fahrtenbuch zu führen? Dann sollte Ihr Arbeitgeber die Privatnutzung schriftlich verbieten. Ob Sie dieses Verbot einhalten, muss er nicht kontrollieren. Ist nichts geregelt, kann das Finanzamt dagegen davon ausgehen, dass Sie das Auto auch privat nutzen dürfen. Denn es ist nicht vorgeschrieben, dass entsprechende Regelungen nur schriftlich gelten. Auch mündlich kann Ihr Chef Ihnen die Privatnutzung erlauben.

Geklagt hatte ein Autoverkäufer, der aufgrund einer mündlichen Erlaubnis seines Arbeitgebers einen Vorführwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen durfte. Das Fahrzeug privat zu nutzen, war ihm jedoch laut Arbeitsvertrag verboten. Das Finanzamt unterstellte dennoch eine Privatnutzung und folglich einen geldwerten Vorteil nach der Ein-Prozent-Regelung – mit dem Argument, der Anschein spreche für eine private Nutzung.

Gegen die Entscheidung legte der Mann Einspruch ein und klagte anschließend vor dem Finanzgericht, vor dem er in erster Instanz unterlag. Der Bundesfinanzhof gab dem Autoverkäufer in der letzten Instanz Recht und urteilte, er habe es nicht privat genutzt. Denn genau das hatte der Arbeitgeber ja im Arbeitsvertrag untersagt und zudem die Kilometerstände der Vorführautos kontrolliert. Dabei sind Kontrollen, ob ein Mitarbeiter ein ausdrückliches Verbot der Privatnutzung unterläuft, nicht einmal erforderlich. Das Finanzamt dürfe nicht einfach unterstellen, dass sich der Verkäufer an das Verbot seines Arbeitgebers nicht hält.

Die Ein-Prozent-Regelung sei jedenfalls auf das Pendeln von und zur Arbeit mit einem Firmenwagen nicht anwendbar, urteilten die obersten Finanzrichter. Denn der Gesetzgeber habe die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte eindeutig „der Erwerbssphäre zugeordnet".

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Die Fahrtenbuch-Regelung

Statt der Ein-Prozent-Pauschale können Sie auch die tatsächlichen Aufwendungen als geldwerten Vorteil ansetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

Beispielrechnung

Sie fahren mit Ihrem Dienstwagen 24.000 Kilometer im Jahr, davon sind 3.600 km privat. Die gesamten Aufwendungen betragen dabei 6.000 Euro. Das ergibt 0,25 Euro pro Kilometer (6.000 Euro geteilt durch 24.000 km), für die Privatnutzung also Kosten von 900 Euro (0,25 Euro pro km mal 3.600 km). Demnach rechnet der Fiskus 900 Euro zu Ihrem zu versteuernden Jahreseinkommen hinzu.

Verwenden Sie ein Fahrtenbuch, zählen für die Steuer sämtliche mit dem Pkw zusammenhängenden Kosten – also auch die jährliche Abschreibung des Fahrzeugs ohne Sonderabschreibungen. Bemessungsgrundlage ist nicht der Listenpreis, sondern die tatsächlichen Anschaffungskosten einschließlich Umsatzsteuer. Dabei ist bei einem Neuwagen von einer sechsjährigen Nutzungsdauer auszugehen. Für Gebrauchtwagen müssen Sie die Restnutzungsdauer schätzen und dabei Alter und Fahrzeugzustand berücksichtigen.

Diese Angaben sind im Fahrtenbuch für dienstliche Fahrten notwendig:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt,
  • Reiseziel und Fahrroute,
  • Reisezweck und besuchte Geschäftspartner.
Tipp

Wahlfreiheit

Sie haben die Möglichkeit, die Privatnutzung Ihres Firmenwagens zunächst mit Ihrem Arbeitgeber nach der Ein-Prozent-Methode vorzunehmen und dann in Ihrer Einkommensteuererklärung die tatsächlichen Aufwendungen anhand eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs sowie von Einzelbelegen anzusetzen. Dieses müssen Sie jedoch von Anfang an führen.

Für private Fahrten genügen Kilometerangaben, für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ein kurzer Vermerk.

Auch elektronische Nachweise möglich
Elektronische Fahrtenbücher akzeptiert das Finanzamt ebenfalls, sofern sich daraus dieselben Erkenntnisse ergeben wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch. Für elektronische Fahrtenbücher, die Datum, Fahrtziel und Kilometerstand automatisch aufzeichnen, gilt sogar gegenüber manuellen eine Erleichterung: Der Anlass der Fahrt kann innerhalb von einer Woche nachgetragen werden.

Anders bei handschriftlichen Fahrtenbüchern: Bei ihnen muss der Arbeitnehmer sofort nach der Fahrt den Anlass vermerken. Falls nicht, gilt die Fahrt als privat, so regelt es ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (Az. IV C 5 – S 2334/10/10006).

Doch Vorsicht: Einzelne Anbieter von Fahrtenbuch-Software werben zwar damit, dass ihr Programm vom Finanzamt akzeptiert wird. Die Behörden stellen aber für elektronische Fahrtenbücher keine Zertifikate aus und lassen sie auch nicht per se zu. Steuerzahler müssen daher selbst prüfen, ob das Programm die Voraussetzungen erfüllt, wenn sie ein elektronisches Fahrtenbuch für einen privat genutzten Dienstwagen verwenden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt.

Was beim Kauf wichtig ist
Sie müssen vor allem darauf achten, dass beim Ausdrucken elektronischer Aufzeichnungen nachträgliche Änderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Excel-Tabellen sind daher nicht ausreichend, weil sie manipulierbar sind. Achten Sie am besten auf ein TÜV-Zertifikat, das garantiert, dass niemand die Daten im Nachhinein manipulieren kann.

Finanzämter wollen ein Zugriffsrecht auf elektronisch gespeicherte Daten. Während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist müssen Sie dafür sorgen, dass die Daten verfügbar und lesbar bleiben.

Es gibt Fahrtenbuchprogramme von Steuersoftware-Anbietern wie Datev, Wiso (Buhl Data) und Stotax. Wer einen Dienstwagen nur gelegentlich nutzt und daher nur wenige Einträge machen muss, für den genügt eine einfachere Lösung. Daneben gibt es mobile Lösungen, die beispielsweise die Benutzung übers Smartphone ermöglichen.

Tipp

Steuerberater fragen

Im Zweifel erkundigen Sie sich vor der Anschaffung eines elektronischen Fahrtenbuchs bei einem Steuerberater oder direkt beim Finanzamt.

Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern sind beispielsweise Arealcontrol, Blaupunkt Telematics, Bury, Compilot, Ctrack, Probasys, S-Tec, Systemics, Opus Equipment, Tom Tom, Vispirion, Yellow Fox und Wollnikom.

Innovativ ist eine von Vimcar gemeinsam mit Steuerberatern entwickelte Lösung. Ein Stecker, der sich in einem Auto ab dem Baujahr 2004 installieren lässt, zeichnet automatisch die Kilometerstände, die Start- und Zieladressen sowie Zeitstempel auf. Das Fahrtenbuch selbst wird als App auf dem Smartphone verwaltet.

Wer es lieber handschriftlich mag: Im Fachbuchhandel und auch online gibt es eine Vielzahl an manuellen Fahrtenbüchern, die alle von der Finanzverwaltung geforderten Angaben beinhalten.

Zuzahlungen mindern den geldwerten Vorteil

Zahlen Sie zu Ihrem Dienstwagen etwas dazu, können Sie diese Summe als Werbungskosten geltend machen. Das ergibt sich aus einem Urteil des Finanzgerichts Münster (28. März 2012, Az. 11 K 2817/11 E). In dem Fall hatte ein Ehepaar mit seinem Finanzamt Streit über die Ermittlung des geldwerten Vorteils durch den Dienstwagen, den der Arbeitgeber bereit gestellt hatte. Strittig war insbesondere, wie die vom Kläger an den Arbeitgeber geleistete Zuzahlung zu den Leasingraten steuerlich zu bewerten sei. Der Arbeitgeber hatte bei der Lohnsteuerveranlagung den Wagen zunächst nach der Ein-Prozent-Regel besteuert.

Der Kläger selbst hatte den geldwerten Vorteil für die eingereichte Einkommensteuererklärung nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt. Das hatte das Finanzamt zwar auch getan – die Beamten hatten allerdings die Zuzahlung zum Leasingbeitrag nicht berücksichtigt.

Mittlerweile akzeptiert die Rechtsprechung nicht nur pauschale monatliche Zuzahlungen, sondern auch einzelne, selbst getragene Kosten wie Tankfüllungen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass Nutzungsentgelte und andere Zuzahlungen für Privatfahrten den geldwerten Vorteil reduzieren (Urteil vom 30. November 2016, Az. VI R 2/15).

In dem Fall musste der Arbeitnehmer sämtliche Kraftstoffkosten in Höhe von 5.600 Euro aus eigener Tasche zahlen. Die Zuzahlungen sind als Werbungskosten in der Steuererklärung abzugsfähig. Der geldwerte Vorteil nach der Ein-Prozent-Regelung betrug 6.300 Euro. Davon konnte er nach dem BFH-Urteil seine Zuzahlung abziehen, sodass er für die Privatnutzung nur 700 Euro zu versteuern hatte. Damit akzeptierte der BFH den Werbungskostenabzug erstmals auch für die pauschale Methode.

In einem anderen Fall, den der BFH am selben Tag entschieden hat, ging es um die Fahrtenbuchmethode (Az. VI R 49/14). Dort war es so, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber insgesamt 6.000 Euro für die Privatnutzung gezahlt hatte, obwohl der nach dem Fahrtenbuch ermittelte geldwerte Vorteil nur 4.500 Euro betrug. Die Differenz wollte er als Werbungskosten geltend machen. Dies ist jedoch nach dem Richterspruch nicht möglich. Die selbst getragenen Kosten sind zwar Werbungskosten und reduzieren den geldwerten Vorteil – allerdings maximal bis zum Wert von 0 Euro. Einen negativen geldwerten Vorteil akzeptierte der BFH nicht.

Tipp

Kostendeckelung vereinbaren

Die Ein-Prozent-Regelung kann schon recht teuer kommen, erst recht, wenn Sie Zuzahlungen zu leisten haben. Kalkulieren Sie daher genau, wie viel Steuern und weitere Kosten für ein Dienstauto zusammenkommen. Vereinbaren Sie mit Ihrem Arbeitgeber im Arbeitsvertrag eine Kostendeckelung. Sonst kann es Ihnen passieren, dass Sie mehr zuzahlen als Ihr geldwerter Vorteil letztlich beträgt – und auf dieser Differenz bleiben Sie sitzen. Ein steuerlicher Abzug ist nur bis zur Höhe des berechneten geldwerten Vorteils möglich.

Vorteile beim Elektro-Dienstwagen

Arbeitnehmer mit einem Elektro-Dienstwagen profitieren von einigen Steuervorteilen. Die meisten gelten zunächst für den Zeitraum 2017 bis 2020:

Aufladen im Betrieb - Lädt der Arbeitnehmer sein Elektro-Auto im Betrieb, so ist dies lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Das gilt für private und dienstlich genutzte Elektro- und Hybrid-Fahrzeuge.

Privates Aufladen - Trägt der Arbeitnehmer die Stromkosten für seinen Dienstwagen selbst, kann der Arbeitgeber diese Auslagen steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten, und zwar mit folgenden monatlichen Pauschalen: 20 Euro für E-Autos und 10 Euro für Hybrid-Fahrzeuge, wenn es eine zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber gibt; falls nicht, betragen die Pauschalen 50 Euro für Elektro- und 25 Euro für Hybrid-Fahrzeuge. Erstattet der Arbeitgeber die Kosten nicht, dann mindern diese Pauschalen den geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers.

Ladevorrichtung - Lohnsteuerfrei kann der Arbeitgeber eine betriebliche Ladevorrichtung zeitweise an seinen Mitarbeiter überlassen. Übergibt er die Ladevorrichtung dauerhaft kostenlos oder verbilligt, kann er den geldwerten Vorteil und Zuschüsse pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer abgelten.

Kfz-Steuer - Melden Sie ein E-Auto im Zeitraum 2016 bis 2020 an, dann ist es zehn Jahre lang von der Kfz-Steuer befreit. Dies gilt für reine Elektroautos und entsprechend umgerüstete Fahrzeuge.

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Finanztip-Chefredakteur
Hermann-Josef Tenhagen

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Artikel verfasst von

Udo Reuß

Finanztip-Experte für Steuern

Der Steuerrechtler und Diplom-Kaufmann Udo Reuß ist bei Finanztip für Steuerthemen verantwortlich. Zuvor war er bei verschiedenen Wirtschafts- und Fachverlagen wie Handelsblatt, F.A.Z.-Verlagsgruppe, Haufe-Lexware und Vogel Business Media tätig – 14 Jahre davon arbeitete er als Chefredakteur von Fachzeitschriften. Aus dem komplexen Steuerrecht zieht er die relevanten Urteile für Steuersparer. Den Autor erreichen Sie unter redaktion@finanztip.de.

Ludwig Heinz

ehemaliger freier Finanztip-Mitarbeiter

Ludwig Heinz hat als freier Finanztip-Redakteur zu Themen rund um Verbraucherfinanzen geschrieben. Zuletzt arbeitete er als Teamleiter Anlagestrategie für Gruner + Jahr Wirtschaftsmedien in Frankfurt, davor als Ressortleiter Wirtschaft und Politik bei der Anlegerzeitschrift Börse Online in München. Zudem war er in unterschiedlichen Positionen für mehrere Banken tätig, überwiegend im Research. Ludwig Heinz studierte nach einer Bankausbildung Betriebs- und Volkswirtschaftslehre in München.