Außergerichtliches Mahnverfahren

Bevor eine Zahlung angemahnt werden kann, muss ein Anspruch auf Zahlung vorliegen und die Zahlung muss auch fällig sein. Die Fälligkeit einer Zahlung ergibt sich entweder aus gesetzlichen Bestimmungen oder aus vertraglichen Vereinbarungen. Ist keine Zahlungsfrist zwischen zwei Parteien für die Erbingung einer Lieferung oder Leistung vereinbart worden, so ist nach § 271 BGB die Zahlung sofort nach Erbringung der Leistung fällig.

Sehr häufig vereinbaren die Vertragsparteien abweichend von § 271 BGB im Vertrag oder den allgemeinen Geschäftsbedingungen, dass dem Zahlungsschuldner eine Frist zur Bezahlung der Rechnung eingeräumt wird. Bezahlt der Schuldner (zum Beispiel Kunde) nicht innerhalb der Zahlungsfrist die geforderte Leistung, kann der Gläubiger die Zahlung anmahnen. Das außergerichtliche Mahnverfahren darf nicht verwechselt werden mit dem gerichtlichen Mahnverfahren, dass in den § 688 ff. ZPO geregelt ist.

Mahnrecht - Mahnverfahren
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Mahnung - Mahnbrief - Mahnschreiben
Die Mahnung ist (neben dem Bestehen eines fälligen Anspruchs und Nichtleistung durch den Schuldner) die Voraussetzung für einen Verzug des Schuldners. So heißt es im § 286 BGB: Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug. Der Mahnung stehen die Erhebung der Klage auf die Leistung sowie die Zustellung eines Mahnbescheids im Mahnverfahren gleich.

Rechtlich gesehen ist die Mahnung (Zahlungserinnerung) eine einseitige, empfangsbedürftige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen. Hierdurch wird der Schuldner grundsätzlich in Verzug gesetzt. Die Mahnung ist zwar an keine besondere Form gebunden. Aus Beweisgründen sollte jedoch immer die Schriftform gewählt werden. Die Mahnung wird auch als Mahnbrief oder Mahnschreiben bezeichnet.

Das Mahnschreiben sollte die erbrachte Leistung (Vorgang) unter Angabe von Datum und Nummer der Rechnung (ggf. auch Nummer des Lieferscheins) sowie das Zahlungsziel genau bezeichnen und den Schuldner eindeutig auffordern seine Vertragspflicht (Zahlung) - ggf. mit neuer Fristsetzung - zu erfüllen. Dies dient der Eindeutigkeit und um einen Nachweis für den Zugang der Mahnung zu haben, kann die Zustellung durch Einschreiben mit Rückschein gewählt werden. Allerdings ist niemand verpflichtet, ein bei der Post hinterlegtes Einschreiben abzuholen.

Muster für ein einfaches Mahnschreiben (Zahlungserinnerung)
Sehr geehrte (r) ... ,
mit Rechnung vom ... Nr. .... haben wir Ihnen den fälligen Betrag in Höhe von ... Euro für unsere Lieferung (Leistung) ... in Rechnung gestellt. Leider können wir bis zum heutigen Tage hierzu keinen Zahlungseingang auf unserem Konto feststellen. Wir bitten Sie daher, den Betrag in Höhe von ... Euro bis spätestens zum ... auf unser Konto ... zu überweisen. Sollten Sie den vorgenannten Termin nicht einhalten, werden wir zusätzlich Verzugszinsen nach § 288 BGB berechnen. Sollte sich dieses Schreiben mit Ihrer zwischenzeitlichen Zahlung gekreuzt haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.

Gesetzlich erforderlich ist - ohne Vereinbarung einer Zahlungsfrist - grundsätzlich nur eine Mahnung, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Um die Geschäftsbeziehungen nicht zu gefährden, werden jedoch manchmal sogar bis zu 3 Mahnschreiben an den Schuldner versendet. Diese Mahnschreiben teilen sich dann zumeist auf in:

30-Tage-Klausel für Zahlungsverzug
Es bedarf aber keiner Mahnung, wenn eine Zahlungsfrist für die Bezahlung der Leistung vorgegeben wurde. Dann gerät der Schuldner 30 Tage nach dem Erhalt der Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung automatisch in Verzug. Eine Mahnung ist dann nicht mehr erforderlich und der Gläubiger kann die Forderung einklagen. Dies gilt gegenüber Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB nur, wenn diese auf die Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen werden. Die 30-Tage-Frist beginnt mit Zugang der Rechnung. Das bedeutet, dass der Rechnungsaussteller (z.B. Handwerker) im Zweifel beweisen muss, dass die Rechnung dem Schuldner auch ordnungsgemäß zugegangen ist (§ 286 Abs. 3 BGB).

Verzugszinsen
Was kostet eine "verspätete Zahlung" der Rechnung beim Zahlungsverzug? Das BGB gibt hierzu im § 288 Abs. 1 BGB eine Antwort. Es fallen Verzugszinsen an. Wer innerhalb von 30 Tagen nach Zustellung der Rechnung nicht bezahlt, muss automatisch mit Verzugszinsen rechnen. Der Verzugszins liegt fünf Prozentpunkte über dem Zins nach dem Bundesbankgesetz (Basiszinssatz). Bei einer Änderung des Basiszinssatzes ändern sich mithin auch die Verzugszinsen. Siehe hierzu Übersicht zum aktuellen Basiszinssatz nach § 247 BGB.

Beispiel: Aufgrund von § 247 Abs. 2 BGB gibt die Deutsche Bundesbank bekannt, dass sich der Basiszinssatz auf 0,12% vermindert. Die Website basiszinssatz.de informiert über Änderungen zum Basisszinssatz und enthält auch einen Zinsrechner für Verzugszinsen. Bei Rechtsgeschäften ohne Beteiligung eines Verbrauchers beträgt der Verzugszins 8 Prozent über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB).

Die Gläubiger haben weiterhin die Möglichkeit einen höheren Verzugszins zu verlangen, wenn sie einen entsprechend höheren finanziellen Schaden durch den Zahlungsverzug ihres Schuldners nachweisen (§ 288 Abs. 4 BGB). So heißt es dort: "Die Geltendmachung eines weiteren Schadens ist nicht ausgeschlossen". Ein höherer Schaden kann zum Beispiel vorliegen, wenn der Gläubiger Aufwendungen für Kreditzinsen nachweist, die über den vorgenannten ermittelten Verzugszinsen liegen.

Kosten des Mahnung (Verzugsschaden)
Wenn der Schuldner erst durch die Mahnung in Verzug kommt, muss er die dafür dem Gläubiger etwa entstehenden Kosten, zum Beispiel Gebühren eines Rechtsanwalts oder einer Inkassofirma, nicht tragen. Erst die danach anfallenden Kosten für weitere Maßnahmen im Mahnverfahren hat er als Verzugsschaden dem Gläubiger zu ersetzen. Die Ersatzpflicht beim Verzugsschaden kann auch Kosten für die Beauftragung eines Rechtsanwalts oder Kosten für eines vom Gläubiger mit der Forderungseinziehung beauftragten Inkassobüros nach Verzugseintritt beinhalten. Die Kosten für das Inkassobüro dürfen jedoch nicht die durch Beauftragung eines Rechtsanwalts entstehenden Aufwendungen übersteigen. Als Verzögerungsschaden können nur die für die Rechtsverfolgung notwendigen und direkt zurechenbaren Auslagen geltend gemacht werden können.

Verjährung im außergerichtlichen Mahnwesen
Die Zusendung einer schriftlichen Mahnung ist nicht ausreichend, um den Eintritt der Verjährung zu hemmen. Um die Verjährung zu verhindern, müssen die Ansprüche gerichtlich geltend gemacht werden, zum Beispiel durch die Einleitung eines (gerichtlichen) Mahnverfahrens und Zustellung des Mahnbescheides. Die Versendung einer Mahnung beeinflusst mithin nicht den Ablauf der Verjährung des Anspruchs (siehe hierzu den Artikel Verjährung bei Zahlungsverzug).

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