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Büroausstattung als Arbeitsmittel
Das Einkommensteuerrecht gibt lediglich den Hauch einer Definition im § 9 Abs. 1 Nr.6 EStG. Danach zählen zu den Werbungskosten: Aufwendungen für Arbeitsmittel, zum Beispiel für Werkzeuge und typische Berufskleidung. Werbungskosten sind nach der gesetzlichen Definition "Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen".
Arbeitsmittel sind mithin alle Wirtschaftsgüter, die ein Arbeitnehmer unmittelbar oder ggf. mittelbar zur Erledigung seiner beruflichen Tätigkeit benötigt. Sie müssen zumindest überwiegend zur Einnahmeerzielung genutzt werden. Die Kosten für Arbeitsmittel (z.B. Büromaterial) sind in dem Kalenderjahr steuerlich als Werbungskosten absetzbar, in dem das Gedl dafür entrichtet worden ist ("steuerliches Abflussprinzip"). So sagt der
§ 11 Abs. 2 EStG: Ausgaben sind für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind.
Typische Arbeitsmittel sind die zu einer Büroausstattung gehörenden Einrichtungsgegenstände (siehe hierzu auch Häusliches Arbeitszimmer):
· Schreibtisch, Schreibtischsessel
· Bücherregal
· PC-Arbeitsplätze
· Möbel im Arbeitszimmer
· ggf. auch Teppiche und Vorhänge im Arbeitszimmer
Zu den "direkten" Arbeitsmitteln zählen:
· Aktentasche
· Berufskleidung
· Computer
· Diktiergerät
· Fachliteratur
· Schreibmaschinen
· Werkzeuge
Ein Schreibtisch ist zum Beispiel als Arbeitsmittel einzustufen, wenn er weit überwiegend für berufliche Zwecke benutzt wird. Dies ist dem Finanzamt zur Geltendmachung als Werbungskosten in der Steuererklärung nachzuweisen oder zumindest glaubhaft zu machen. Wenn ein häusliches Arbeitszimmer anerkannt sein sollte, dürfte auch der Anerkennung des Schreibtisches als Arbeitsmittel nichts im Wege stehen. Das Verwendungsprinzip setzt aber nicht voraus, dass ein Arbeitszimmer vorhanden ist. So kann zum Beispiel der überweigend beruflich genutzte Schreibtisch auch im Schlafzimmer stehen.
Beispiele weiterer Arbeitsmittel
Grundsätzlich gilt als Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung als Werbungskosten die ausschließliche oder überwiegend berufliche Nutzung. Dieser Grundsatz gilt aber nur allgemein und richtet sich auch stark nach dem Prinzip der Lebenserfahrung. So wird das Finanzamt bei einem reinen Diktiergerät in der Regel immer von einer beruflichen Nutzung ausgehen. Bei einer Bildschirm-Arbeitsbrille sieht es anders aus. Selbst wenn die Computer-Brille ausschließlich für die berufliche Computernutzung verwendet wird, gibt es kein Erbarmen beim Finanzamt. Der Bundesfinanzhof steht hinter dem Finanzamt: BFH vom 20.07.2005 - VI R 50/03.
Ist nach dem Prinzip der Lebenserfahrung nicht klar erkennbar, ob ein Gegenstand mehr beruflich oder privat genutzt wird, sind die Aufwendungen für die Anschaffung grundsätzlich steuerlich nicht absetzbar und stattdessen als Kosten der privaten Lebensführung anzusehen (siehe hierzu auch § 12 EStG). Aber auch davon gibt es natürlich wieder Ausnahmen, wie zum Beispiel Computer in der Steuererklärung.
Wichtig: Bei den "direkten" Arbeitsmitteln kommt es grundsätzlich nicht darauf an, ob sich diese in einem Arbeitszimmer oder in einem Privatraum befinden. Die Kosten für Arbeitsmittel sind auch dann in voller Höhe abzugsfähig, wenn ein Arbeitszimmer nicht oder nur begrenzt anzuerkennen ist.
Betragen die Anschaffungskosten für Arbeitsmittel nicht mehr als 410 Euro (ohne Umsatzsteuer) bzw. 487,90 Euro (inkl. 19% Umsatzsteuer), können sie in voller Höhe im Jahr der Zahlung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Steuerexperten sprechen von geringwertigen Wirtschaftsgütern (so genannten GWG). Siehe mehr zu Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bei Privatpersonen und Gewerbetreibenden und Selbständigen.
Arbeitsmittel, die brutto weniger als den o.a. Betrag kosten, können Arbeitnehmer also sofort im Jahr des Kaufs absetzen. Nur teurere Anschaffungen müssen auf die Nutzungsdauer verteilt werden (Abschreibung).
Tipp: Auch die Fahrtkosten zum Kauf von Arbeitsmitteln sind als Werbungskosten abzugsfähig. Die Fahrt zum Copy-Center führt ebenso zu einer Steuerersparnis wie die zum Möbelmarkt, um einen neuen Schreibtisch zu kaufen.
"Bei der Steuererklärung erkennt das Finanzamt ohne Nachweis bei jedem Arbeitnehmer pauschal Werbungskosten in Höhe von 920 Euro an, wenn keine höheren Aufwendungen nachgewiesen werden (§ 9a EStG).
Grundsätzlich müssen die Kosten für Arbeitsmittel nachgewiesen werden. Einige Finanzbehörden haben allerdings so genannte Nichtaufgriffsgrenzen festgelegt, bis zu deren Höhe der Sachbearbeiter die Angaben des Steuerzahlers im Normalfall nicht prüft. In manchen Finanzämtern wird akzeptiert, wenn für Arbeitsmittel pauschal nicht mehr als 100 Euro angesetzt werden.
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