Arbeitsmittel absetzen Bürostuhl, Blaumann und mehr von der Steuer absetzen

Für viele Angestellte gilt das „Werkstor-Prinzip“ nicht mehr: Sie beantworten abends mit dem eigenen Smartphone noch schnell eine E-Mail der Chefin oder eines Kunden, bereiten am heimischen Rechner den Unterricht für den nächsten Tag vor oder bezahlen den Blaumann aus eigener Tasche. Immerhin werden diese Aufwendungen für Arbeitsmittel steuerlich belohnt.

Alles, was Du für Deine berufliche Tätigkeit einsetzt, gilt grundsätzlich als Arbeitsmittel. Das Geld, das Du dafür bezahlst, sind Deine Aufwendungen für Arbeitsmittel. Und diese kannst Du als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Geregelt sind die Werbungskosten in Paragraf 9 Einkommensteuergesetz (EStG). 

Was gehört zu den steuerlich anerkannten Arbeitsmitteln?

Arbeitsmittel sind Gegenstände, die Du brauchst, um Deine beruflichen Aufgaben zu erledigen. Das müssen nicht unbedingt körperliche Gegenstände wie der Computer sein. Auch ein privater Telefonanschluss oder Software, die zu den sogenannten immateriellen Wirtschaftsgütern zählt, können Arbeitsmittel sein. 

Konkrete Beispiele für Arbeitsmittel sind:

• Aktentasche/-koffer
• Computer, Notebook und ähnliches
• Anwender-Software
• Smartphone
• Diktiergerät
• Büromöbel wie Bürostuhl, Schreibtisch und Bücherregal
• Fachliteratur, Fachzeitschriften
• Werkzeuge
• typische Berufskleidung inklusive Reinigung
• Fahrtkosten, etwa für die Fahrt zum Möbelhaus, um einen Schreibtisch zu kaufen

Tipp zum Werkzeuggeld: Falls Dein Arbeitgeber Dir eine Entschädigung dafür zahlt, dass Du Deine privaten Werkzeuge für die Arbeit nutzt, ist seine Zahlung steuerfrei. Im Gegenzug kannst Du dieses sogenannte Werkzeuggeld aber nicht als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Wie immer gilt auch hier: Übernimmt der Arbeitgeber Kosten ist das immer besser, als wenn man diese absetzen kann.

Was ist wichtig für die Anerkennung als Arbeitsmittel bei der Steuer?

Du musst das jeweilige Arbeitsmittel tatsächlich beruflich nutzen. 

• Wenn Du es zu mehr als 90 Prozent beruflich verwendest, dann darfst Du die kompletten Kosten ansetzen.
• Nutzt Du es mindestens zu zehn Prozent privat, dann musst Du Deine Aufwendungen aufteilen. Für den beruflichen Anteil darfst Du Werbungskosten ansetzen, wenn Du die berufliche Nutzung schätzen kannst.

Das Finanzamt erkennt Deine Kosten für Arbeitsmittel an, wenn Du sie für Deinen Beruf brauchst. So wird ein Skilehrer keine Probleme haben, die Kosten seiner Skiausrüstung abzusetzen. Wenn dagegen eine Sportlehrerin privat gerne in den Wintersport fährt, dürften ihre Chancen für den Werbungskostenabzug schlecht stehen. Es sei denn, sie nimmt an einem Lehrgang teil, um eine Schul-Skileiter-Lizenz zu erwerben.

Bei vielen Gegenständen ist aber unbestritten, dass sie Arbeitsmittel sind. Auch das Finanzamt geht nicht davon aus, dass Du in Deiner Freizeit mit einer Aktentasche oder einem Pilotenkoffer spazieren gehst.

Wann ist Berufskleidung steuerlich absetzbar?

Aufwendungen für typische Berufskleidung wie ein Arztkittel, ein Blaumann und generell Arbeitsschutzkleidung inklusive Reinigung sind als Arbeitsmittel absetzbar. Doch was ist, wenn man nach einem beruflichen Aufstieg von Dir erwartet, dass Du einen bestimmten Dresscode einhältst? Keine Chance, der Fiskus wird Deine Kosten für den „Chefanzug“ trotzdem nicht anerkennen.

Und das liegt daran, dass Du diesen auch privat nutzen kannst. Kleidung, die auch im Alltag tragbar ist, fällt in der Regel aus den Aufwendungen für Arbeitsmittel raus.

Das musste auch eine Schuhverkäuferin erfahren, die sich teure Schuhe kaufte - und diese ausschließlich im Schuhgeschäft während der Arbeitszeit trug. Trotzdem entschied das Finanzgericht Münster am 1. Juli 2015, dass sie diese Kosten nicht absetzen durfte. Der Grund in einfachen Worten: Es handelte sich nicht um typische Berufskleidung, die Frau hätte die Schuhe auch im privaten Bereich nutzen können. Dass sie das gar nicht gemacht hat, spielte keine Rolle (Az. 9 K 3675/14 E).

Neben Deinen Anschaffungskosten kannst Du auch Reparatur-, Reinigungs- und Wartungskosten steuermindernd ansetzen. Deine Aufwendungen für Arbeitsmittel beschränken sich also nicht immer nur auf den Kauf.

Wenn das einzelne Arbeitsmittel, zum Beispiel ein Schreibtisch, nicht mehr als 952 Euro brutto, 800 Euro netto plus 19 Prozent Mehrwertsteuer, gekostet hat, kannst Du den gesamten Anschaffungspreis sofort und in voller Höhe steuerlich absetzen.

Generell gilt: Solche sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) darfst Du auf einen Schlag im gleichen Jahr absetzen.

Achtung: Die ursprünglich 2023 im Wachstumschancengesetz geplante Anhebung dieser GWG-Grenze ab 2024 auf 1.190 Euro brutto wurde gestrichen. Es bleibt also auch im Jahr 2024 und 2025 bei 952 Euro brutto und 800 Euro netto. 

Was ist bei teureren Arbeitsmitteln? 

Bei einem Preis über der GWG-Grenze musst Du das Arbeitsmittel über mehrere Jahre abschreiben. Das heißt, die Kosten werden auf die sogenannte gewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. Bei einem Smartphone sind es beispielsweise fünf Jahre.

Diese Abschreibung heißt im Finanzamts-Deutsch „Absetzung für Abnutzung“ (AfA). Das Bundesfinanzministerium legt in AfA-Tabellen die betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauern für Produkte fest.

Bei einem Schreibtisch musst Du den Kaufpreis demnach auf 13 Jahre verteilen, oft sogar auf 14 Jahre. Denn im Kaufjahr musst Du monatsgenau abschreiben. Das heißt, wenn Du einen Gegenstand im Februar kaufst, dann darfst Du elf Zwölftel der Jahres-Afa absetzen; bei einem Kauf im Dezember nur ein Zwölftel.

Der Preis ist übrigens (fast) kein Kriterium: Auch wenn Du für Dein Arbeitsmittel ungewöhnlich viel ausgegeben hast, das aber bezogen auf Deine berufliche Stellung und die Höhe Deines Gehalts nicht unangemessen ist, kann der Werbungskostenabzug möglich sein. Höchstrichterlich entschieden ist das zum Beispiel für den Flügel einer Musikpädagogin und einer Lehrerin, die am Gymnasium Musik unterrichtet.

Gibt es Ausnahmen für Computer und Software?

Ja. Deine Ausgaben rund um den beruflich genutzten Computer darfst Du seit 2021 unbegrenzt auf einen Schlag steuerlich absetzen. Diese Digital-Afa war eine Reaktion der Politik auf die Corona-Pandemie, während der viele im Homeoffice arbeiten mussten.

In einem Schreiben vom 26. Februar 2021 hatte das Bundesfinanzministerium (BMF) festgelegt (fortgeschrieben im Schreiben vom 22. Februar 2022), dass ab 2021 die Nutzungsdauer von Computern, Peripheriegeräten wie Drucker, Monitore, Kameras, Lautsprecher, Headsets und dergleichen sowie Software einheitlich nur noch ein Jahr beträgt und die gesamten Ausgaben in unbegrenzter Höhe abschreibbar sind.

Zuvor mussten die Kosten für einen Computer auf drei Jahre und für spezielle Software sogar auf fünf Jahre verteilt werden. Seit der Steuererklärung 2021 kannst Du als Arbeitnehmer also von der neuen Abschreibungsregel profitieren.

Achtung: Smartphones gehören nicht in diese Aufzählung und müssen weiterhin über fünf Jahre abgeschrieben werden, wenn sie mehr als 952 Euro brutto kosten. Ein 1.200 Euro teures iPhone musst Du also weiterhin über fünf Jahre abschreiben.

Wie wirkt sich die Digital-Afa konkret aus?

Das erklären wir an einem Beispiel: Steve arbeitet viel im Homeoffice und kauft im Laufe des Jahres 2024 einen Laptop für 1.200 Euro. Er kann den gesamten Betrag als Werbungskosten in seiner Steuererklärung 2024 ansetzen. 

Hätte Steve diesen Laptop bereits im Juli 2020 gekauft, konnte er in seiner Steuererklärung 2020 nur 200 Euro ansetzen. Das liegt an der monatsgenauen Abschreibung von 6/12 Monate x 1.200 Euro/3 Jahre. Immerhin hätte er mit der neuen Digital-Afa die verbliebenen 1.000 Euro in seiner Steuererklärung 2021 komplett absetzen können.

Wo gehören Arbeitsmittel in der Steuererklärung hin?

Arbeitsmittel sind ein Punkt in der großen Kategorie der Werbungskosten. Und diese gehören in die Anlage N Deiner Steuererklärung.

Unter “Aufwendungen für Arbeitsmittel” trägst Du ab Zeile 57 alle Arbeitsmittel und die dazugehörigen Kosten ein. Nutzt Du ein gutes Steuerprogramm, musst Du Dich um die Zeile und die Anlage nicht kümmern.

Bedenke: Ein wertvoller Computer kann allein dafür sorgen, dass Du den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro überschreitest. Und auf den kommt es an. Denn Steuern sparst Du mit der Steuererklärung erst, wenn Du mit allen Werbungskosten diese Grenze übertriffst. Jeder Euro darüber senkt Dein zu versteuerndes Einkommen und damit Deine Steuerlast. 

Achte aber im Fall des Computers darauf, dass Du bei privater Nutzung in der Regel nur die Hälfte des Preises als Werbungskosten absetzen darfst. Wenn Du einen höheren beruflichen Anteil deklarierst, könnte das Finanzamt einen Nachweis verlangen.

Schau also unbedingt in unsere Checkliste Werbungskosten rein oder lies den Ratgeber zum Thema.

Was ist, wenn ein privater Gegenstand später beruflich genutzt wird?

Werbungskosten kannst Du auch für Wirtschaftsgüter abziehen, die Du zunächst privat genutzt oder geschenkt bekommen hast. Solche Wirtschaftsgüter kannst Du zu einem Arbeitsmittel „umwidmen“ und so dem steuerrelevanten Bereich zuordnen.

Beispiel: Katharina hat im Januar 2022 für 1.300 Euro ein Regal für ihr Wohnzimmer gekauft, in dem sie ab 2024 ihre berufliche Fachliteratur aufbewahrt. Für das Regal kann sie ab dem Zeitpunkt der Umwidmung, also ab 2024, Werbungskosten geltend machen. Für Möbel gilt üblicherweise eine Nutzungsdauer von 13 Jahren. 100 Euro Abschreibung kann Katharina in der Steuererklärung 2024 als Werbungskosten ansetzen; ebenso in den Folgejahren. 

Wenn das Arbeitsmittel bei der Umwidmung höchstens noch einen Restwert von 952 Euro hat, kannst Du diesen Betrag sofort und in voller Höhe steuerlich absetzen. Es gilt dann als geringwertiges Wirtschaftsgut.

Du solltest Dich darauf einstellen, dass das Finanzamt möglicherweise Nachweise wie einen Kassenbon über Deine ursprünglichen Anschaffungskosten verlangt. Bewahre diese während der Abschreibungsdauer am besten auf.

Es genügt, wenn Du ein Arbeitsmittel tatsächlich mindestens zu 10 Prozent beruflich nutzt. Verwendest Du es weniger als zu einem Zehntel privat, also mindestens zu 90 Prozent beruflich, darfst Du die kompletten Kosten absetzen. Bei einem höheren Privatnutzungsanteil kannst Du den beruflichen Anteil schätzen und dafür anteilsmäßig Werbungskosten absetzen. Dafür benötigst Du einen sinnvollen Aufteilungsmaßstab wie die zeitliche oder flächenmäßige Nutzung. 

Beispiele: Ein Bücherregal belegst Du zu 60 Prozent mit Fachbüchern und auf den restlichen 40 Prozent stehen Deine privaten Bücher und Fotoalben. Dann kannst Du 60 Prozent der Anschaffungskosten als Werbungskosten absetzen.

Kaufst Du einen Laptop, den Du sowohl privat als auch beruflich verwendest, ist die pragmatische Lösung, dass Du diesen mit 50 Prozent schätzt. Das akzeptieren die Finanzämter in der Regel. Willst Du einen höheren beruflichen Anteil absetzen, musst Du die beruflich genutzten Stunden notieren.

Denke daran, auch die Kosten der Einrichtung Deines Arbeitszimmers oder Deiner kleinen Arbeitsecke als Werbungskosten anzusetzen. Auch das sind Aufwendungen für Arbeitsmittel. Regale, Schreibtisch und Bürostuhl kannst Du unabhängig davon steuerlich geltend machen, ob das Finanzamt Dir ein häusliches Arbeitszimmer anerkennt.

Wo sich die Gegenstände in Deiner Wohnung befinden, spielt keine Rolle. Voraussetzung ist nur, dass Du diese Gegenstände so gut wie ausschließlich für berufliche Zwecke verwendest. Solche Einrichtungsgegenstände kannst Du sofort absetzen, wenn der Kaufpreis inklusive Umsatzsteuer 952 Euro nicht übersteigt. Bei höheren Anschaffungskosten musst Du, wie bereits weiter oben beschrieben, Deine Kosten über die Nutzungsdauer verteilen.

Im Einkommensteuergesetz ist keine Arbeitsmittel-Pauschale vorgesehen. Du musst also prinzipiell jedes einzelne Arbeitsmittel in der Steuererklärung angeben. In Elster gehören die Kosten dafür in Zeile 57 der Anlage N - in der Steuererklärung für das Jahr 2024. Belege über Deine Ausgaben musst Du gut aufheben, aber nicht ans Finanzamt schicken. Erst wenn die Behörde die Belege haben will, musst Du das tun.

Aber: Viele Finanzämter erkennen dann doch 110 Euro als eine Art Pauschale an, das nennt sich im Steuerdeutsch Nichtbeanstandungsgrenze. In Sachsen und Brandenburg gilt das nicht, sonst aber sehr oft. Das heißt: Wenn Du gar keine Arbeitsmittel zum Absetzen hast oder nur welche, die weniger als 110 Euro gekostet haben, gib in der Steuererklärung die 110 Euro an. Hast Du höhere Ausgabe für Arbeitsmittel, kannst Du diese 110 Euro allerdings nicht noch zusätzlich angeben. 

Einen rechtlichen Anspruch auf diese Pauschale hast Du aber nicht. Im schlimmsten Fall streicht das Finanzamt diesen Posten. Oder die Beamten fordern in einem ersten Schritt entsprechende Belege an. Sehr oft gehen die 110 Euro aber anstandslos zum Absetzen durch. 

Bekommst Du als Arbeitnehmer von Deinem Arbeitgeber kostenfrei einen Laptop samt Drucker zur betrieblichen Nutzung gestellt, so darfst Du diesen auch privat nutzen und musst dafür keinen geldwerten Vorteil versteuern.

Als Arbeitsmittel kannst Du ihn dann natürlich nicht mehr absetzen, Du hattest ja keine Kosten dafür zu tragen. Falls Du aber Dein eigenes Druckerpapier und Zubehör wie Tonerkartuschen verwendest, kannst Du diese Ausgaben eventuell als Werbungskosten absetzen. Dafür benötigst Du Belege.