Steu­er­er­klä­rung Pflicht Wer muss eine Steu­er­er­klä­rung machen - wer sollte es tun?

Die Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung auszufüllen, ist eine lästige Aufgabe. Doch viele Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen müssen es tun. Alle anderen sollten die Erklärung freiwillig abgeben - auch wenn sie nicht dazu verpflichtet sind. Denn meist gibt es Geld vom Staat zurück.
Das Einkommensteuergesetz (EStG) unterscheidet zwischen der Pflichtveranlagung, bei der Du zur Abgabe einer Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung gesetzlich verpflichtet bist, und der Antragsveranlagung. Dabei gibst Du freiwillig eine Steu­er­er­klä­rung ab.

Viele Angestellte, insbesondere Ledige, müssen keine Steu­er­er­klä­rung abgeben, weil ihre Firma bereits monatlich Lohnsteuer für sie ans Finanzamt überwiesen hat. Gehörst Du dazu, solltest Du genau prüfen, ob es sich für Dich lohnt, freiwillig eine Steu­er­er­klä­rung abzugeben. Denn sehr oft kannst Du Dir zu viel bezahlte Steuern zurückholen.

Gesetzliche Regelung zur Abgabepflicht

Die Abgabepflicht für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist in Paragraf 46 EStG geregelt. Demnach musst Du dem Finanzamt eine Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung vorlegen, wenn

• Du Einkünfte ohne Lohnsteuerabzug (zum Beispiel Einkünfte aus Vermietung) oder steuerfreie Lohnersatzleistungen (zum Beispiel Arbeitslosen-, Kurzarbeiter-, Kranken-, Mutterschafts-, Insolvenz- oder Elterngeld) von mehr als 410 Euro hast; dies gilt auch für Aufstockungsbeiträge zur Altersteilzeit;
• Du mehrere Arbeitslöhne nebeneinander beziehst (wenn also nach Lohnsteuerklasse 6 abgerechnet wurde);
• Ihr als Ehepaar Arbeitslohn bezogen und die Steuerklassenkombination 3/5 oder 4/4 mit Faktor habt;
• Ihr nicht die Zu­sam­men­ver­an­la­gung wählt und nicht die standardmäßige hälftige Aufteilung für den Ausbildungsfreibetrag oder den Behindertenpauschbetrag wollt;
• Du Freibeträge beim Lohnsteuerabzug in Anspruch genommen hast und Du 2023 mehr als 12.174 Euro (zusammenveranlagte Ehepaare: 23.118 Euro) Lohn bekommen hast; 
• spezielle Fälle von Sonderzahlungen vorliegen (in diesem Fall ist die Lohnsteuerbescheinigung mit einem Buchstaben gekennzeichnet);
• Du Sonderzahlungen bekommen, im selben Jahr den Arbeitgeber gewechselt hast und die neue Arbeitgeberin bei der Lohnsteuerberechnung die Werte des vorherigen Arbeitgeber nicht berücksichtigt hat;
• Du eine Abfindung erhalten hast und bei der Berechnung der Lohnsteuer die günstige Fünftelregelung angewendet wurde;
• Dein Partner oder Deine Partnerin verstorben ist oder Deine Ehe geschieden wurde und einer von Euch im selben Jahr wieder geheiratet hat;
• auf der Lohnsteuerkarte ein Ehegatte oder eine Ehegattin berücksichtigt wurde und diese Person im EU-Ausland lebt oder
• Dein Wohnsitz im Ausland ist und Du unbeschränkte Steuerpflicht in Deutschland beantragt hast.

Für Pensionäre und Pensionärinnen gelten ähnliche Regeln wie für Angestellte. Sie müssen also nur eine Steu­er­er­klä­rung abgeben, wenn auf sie die eben genannten Fälle zutreffen. 

Weitere Fälle für die Pflichtveranlagung

Abgabepflichtig bist Du auch dann, wenn Du selbst kein Arbeitsentgelt beziehst, aber

• Deine steuerpflichtigen Einkünfte, etwa als Rentner oder Rentnerin, über dem Grundfreibetrag liegen. 2023 sind das 10.908 Euro pro Person (2022: 10.347 Euro). 102 Euro Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le und 36 Euro Sonderausgabenpauschale oder höhere nachweisbare Kosten erhöhen diesen Betrag; ausschlaggebend ist nur der Teil der Rente, der steuerpflichtig ist;
• Dein Ehepartner oder Deine Lebenspartnerin noch angestellt ist und eine der oben genannten Voraussetzungen erfüllt oder
• Du einen Verlustvortrag geltend gemacht hast.

Achtung: Außerdem musst Du gemäß Paragraf 149 Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung eine Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung abgeben, wenn das Finanzamt Dich dazu auffordert – selbst wenn keine der oben genannten Voraussetzungen auf Dich zutrifft.

Selbstständige, Gewerbetreibende und Landwirte müssen immer eine Steu­er­er­klä­rung abgeben.

So muss die Steu­er­er­klä­rung aussehen

Du musst Deine Steu­er­er­klä­rung nach dem amtlichen Vordruck erstellen. Steuerprogramme verwenden diese natürlich auch. Setzt Du auf Papierformulare, dann unterschreibst Du oder Ihr beide bei Zu­sam­men­ver­an­la­gung auf dem Hauptvordruck. Das regelt Paragraf 150 Abgabenordnung. Daraus geht auch hervor, dass Du nicht zwingend die Originale verwenden musst – eine ausgefüllte Kopie muss das Finanzamt nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs auch akzeptieren (22. Mai 2006, Az. VI R 15/02).

Die Abgabefrist hängt entscheidend davon ab, ob Du zur verpflichtet bist, eine Steu­er­er­klä­rung zu machen oder Du das freiwillig machst. 

Vier Jahre Zeit für Freiwillige

Im Fall der freiwilligen Abgabe hast Du nur die sogenannte Festsetzungsfrist zu beachten. Das heißt, spätestens vier Jahre nach dem Ende des Steuerjahres musst Du Deine Erklärung beim Finanzamt abgegeben haben. Demzufolge hast Du für die Steu­er­er­klä­rung 2023 grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Und noch bis zum Jahresende 2024 kannst Du eine Steu­er­er­klä­rung für das Jahr 2020 abgeben.

Fällt das Jahresende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet die Frist erst um 24 Uhr des nächsten Werktags. Das hat der Bundesfinanzhof am 20. Januar 2016 entschieden (Az. VI R 14/15). Deshalb genügte es zum Beispiel bei der Steu­er­er­klä­rung 2019, wenn diese am 2. Januar 2024 beim Finanzamt eintraf. Denn der 31. Dezember 2023 war ein Sonntag und der 1. Januar 2024 ein Feiertag.

Frist bei Abgabepflicht kürzer

Die gesetzliche Abgabefrist für die Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung endet seit 2019 mit dem 31. Juli des Folgejahres. Eigentlich, wenn wegen der Corona-Pandemie sind die Fristen seit 2020 nach hinten gerutscht. Für das Steuerjahr 2023 gilt deshalb der 2. September 2024 als letzter Termin.

Eine Verlängerung bei der Steu­er­er­klä­rung ist in Ausnahmefällen möglich, wenn Du einen Antrag beim Finanzamt stellst und Deinen Wunsch begründest. Eine neue Frist könnte die Behörde Dir bei einer guten Begründung durchaus einräumen.

Ohne Antrag gewährt die Behörde eine Fristverlängerung regulär bis Ende Februar des übernächsten Jahres, sofern Du Deine Steu­er­er­klä­rung von einem Steuerberater, einer Steuerberatin oder einem Lohnsteuerhilfeverein anfertigen lässt. Für das Steuerjahr 2023 gibt es aber auch hier deutlich mehr Zeit, nämlich bis zum 2. Juni 2025.

Auch die reguläre 15-monatige zinsfreie Karenzzeit (Paragraf 233a Absatz 2 Satz 1 Abgabenordnung) wurde vom Fiskus unter anderem auch für das Steuerjahr 2023 verlängert. Der Zinslauf für Erstattungs- und Nach­zah­lungs­zin­sen beginnt demnach erst am 1. Juli 2025.

Eine tabellarische Übersicht über die Abgabefristen findest Du im Ratgeber Abgabefrist.

Falls Du merkst, dass Du Deine Steu­er­er­klä­rung nicht fristgerecht abgeben kannst, solltest Du beim Finanzamt rechtzeitig um Aufschub bitten. Eine Fristverlängerung für wenige Wochen ist möglich, wenn Du dem Finanzamt nachvollziehbare Gründe lieferst. Eine längere Krankheit, fehlende Unterlagen oder ein Umzug könnten solche sein. 

Die Fristverlängerung solltest Du schriftlich beantragen. Das geht per Post, Einwurf in den Briefkasten der Behörde, per Fax oder über das Elster-Portal. Teilt das Finanzamt auf Schreiben oder Bescheiden seine E-Mail-Adresse mit, dann kannst Du den Antrag auch mailen.

Du hast jedoch keinen Rechtsanspruch auf eine Fristverlängerung. 

Ohne ein Druckmittel des Finanzamts würden sicherlich viele Steuerzahler ihre Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung nicht fristgerecht abgeben. Doch die Behörde hat Sanktionsmöglichkeiten (§ 152 AO).

Sie kann gegen diejenigen, die ihrer Verpflichtung zur Abgabe einer Steu­er­er­klä­rung nicht oder nicht fristgemäß nachkommen, einen Verspätungszuschlag festsetzen. Sie kann aber von dem Zuschlag absehen, wenn das Versäumnis entschuldbar erscheint. Der Verspätungszuschlag darf höchstens 25.000 Euro betragen.

Seit 2019 gelten strengere Regeln für Sanktionen als zuvor: Pro angefangenem Säumnis-Monat muss das Finanzamt einen Zuschlag in Höhe von 0,25 Prozent der zu zahlenden Steuer, jedoch mindestens 25 Euro verlangen.

Bei zu später Zahlung droht ein Säumniszuschlag.

Außerdem kann das Finanzamt Dir ein Zwangsgeld aufbrummen, um Dich zur Abgabe der Steu­er­er­klä­rung zu bewegen.

Tatsächlich machen viele Finanzämter von der Festsetzung eines Verspätungszuschlags zügig Gebrauch - insbesondere bei den Voranmeldungen für Umsatz- und Lohnsteuer. Sicherer und häufig auch besser ist es, die Steu­er­er­klä­rung schnell abzugeben. Die günstigen Steuerprogramme erleichtern diese für viele Steuerzahler unangenehme Aufgabe. Alternativ kannst Du auch das kostenlose Elster-Portal der Finanzverwaltung nutzen.

Wenn Du nicht verpflichtet bist, eine Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung abzugeben, kann es trotzdem sinnvoll sein, sie freiwillig abzugeben.

Energiepreispauschale bisher nicht erhalten

Achtung: Dieser Punkt betrifft nur die Steu­er­er­klä­rung für das Jahr 2022!
Wenn Du die Energiepreispauschale (EPP) in Höhe von 300 Euro im Jahr 2022 nicht erhalten hast, obwohl Du darauf Anspruch hattest, kannst Du Dir dieses Geld ausschließlich über die Steu­er­er­klä­rung holen. Das gilt zum Beispiel, wenn Du einen Minijob hattest und Dein Chef oder Deine Chefin die EPP nicht auszahlen musste oder Du im Minijob nicht im September gearbeitet hast und auch für Jugendliche, die in den Ferien geringfügig beschäftigt waren. Meist erhalten Betroffene über die Steu­er­er­klä­rung die kompletten 300 Euro. 

Langer Fahrtweg und geringes Einkommen

Seit 2021 gibt es die Mobilitätsprämie. Sie betrifft Dich, wenn Du pendelst und dabei mehr als 20 Kilometer zur Arbeit fährst, aber mit Deinem Einkommen unter dem Grundfreibetrag von 10.908 Euro (2023) bleibst. Dann würdest Du normalerweise nicht von der erhöhten Kilometerpauschale für Fernpendler profitieren, da Du ohnehin gar keine Steuern zahlst und ein Absetzen nichts bringt. 
Die Mobilitätsprämie kannst Du nur über eine Steu­er­er­klä­rung beantragen, mit der Anlage Mobilitätsprämie. Wie sich die Prämie berechnet und mit wie viel Du ungefähr rechnen kannst, erfährst Du im Ratgeber Ent­fer­nungs­pau­scha­le in diesem Kapitel.

Es gibt zudem viele weitere Möglichkeiten, bei denen Du mit einer Einkommensteuer-Erstattung rechnen kannst, zum Beispiel

• bei Werbungskosten, die 2023 über dem Wer­bungs­kos­ten­pausch­be­trag von 1.230 Euro liegen (2022: 1.200 Euro);
• bei hohen selbst getragenen Krankheitskosten oder anderen außergewöhnlichen Belastungen;
• bei bezahlten Spenden, Kirchensteuer, Kinder­betreuungs­kosten und anderen Sonderausgaben;
• bei Ausgaben für haushaltsnahe Dienstleistungen;
• bei Ausgaben für Handwerkerleistungen;
• bei Ausgaben für Haushaltshilfen;
• beim Berufseinstieg und wenn Du nur zeitweilig im Jahr beschäftigt warst;
• für Eltern, für die der Kinderfreibetrag günstiger ist als das ausgezahlte Kindergeld oder weil für ein Kind beim Lohnsteuerabzug kein Kinderfreibetrag eingetragen war;
• für viele verheiratete Doppelverdienende, wenn beide die Steuerklasse 4 haben;
• für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die die Arbeit­nehmer­spar­zu­lage beantragen wollen;
• für besser verdienende Riester-Sparer und Sparerinnen, die von einem Sonderausgabenabzug profitieren wollen;
• für diejenigen, die im letzten Jahr geheiratet haben und das Ehegattensplitting nutzen können;
• bei einem Verlust zum Beispiel aus der Vermietung und
• wenn Du auf Deine Kapitalerträge 25 Prozent Abgeltungssteuer bezahlt hast, Dein Grenzsteuersatz aber darunter liegt. Das betrifft vor allem Niedrigverdienende, Studierende und Personen im Ruhestand.

Wichtig: Meist reicht Dir schon einer der genannten Punkte, um eine Steuererstattung vom Staat zu bekommen. Überprüfe am besten mit einer Steuersoftware oder einer Steuer-App, ob das bei Dir der Fall ist. Das kannst Du sogar kostenlos tun. 
Denn für unserer emp­foh­lenen Steuer-Apps (Steuerbot, Wiso Steuer und Taxfix) musst Du erst zahlen, wenn Du Deine Steu­er­er­klä­rung ans Finanzamt schickst. Und die emp­foh­lenen Steuer-Programme (Wiso Steuer 2023, Steuersparerklärung 2023 und Tax 2023) bieten kostenlose Testversionen. Du kannst also in jedem Fall die App oder die Software gratis ausprobieren. Gib dazu einfach Deine Daten ein. Du siehst jederzeit, ob Du Steuern zurückbekommst und erfährst vielleicht dabei sogar von Dingen zum Absetzen, von denen Du zuvor nicht mal wusstest. Steht am Ende keine Steuererstattung, schickst Du die Erklärung nicht ab. Kosten wären Dir dadurch also nicht entstanden. Doch in sehr vielen Fällen lohnt sich die Abgabe dann doch.

Spät abgeben und Zinsen kassieren

Steuerzahler, die nicht zur Abgabe einer Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung verpflichtet sind, können bis zu vier Jahre nach Ablauf des Steuerjahres eine Erklärung beim Finanzamt einreichen. Ab dem 16. Monat nach Ende des Steuerjahres beginnt ein sogenannter Zinslauf. Für die Steuerjahre ab 2019 gibt es Ausnahmen wegen gesetzlicher Fristverlängerungen. Details findest Du in dieser Tabelle. 

Aufgrund des anhaltenden Niedrigzinsniveaus wurde der Zinssatz 2022 von bislang 6 auf 1,8 Prozent pro Jahr rückwirkend bis 2019 gesenkt. Es lohnt sich also heute nicht mehr, lange mit der Abgabe der Steu­er­er­klä­rung zu warten, um Zinsen vom Finanzamt zu erhalten. Denn erstens ist die Inflation deutlich höher als die Zinsen und Du kannst die frühzeitig erhaltene Steuererstattung besser verzinst anlegen. Zum Beispiel risikolos in einem Tagesgeldkonto, wo es aktuell schon bis zu 4 Prozent Zinsen gibt. 

Diese Geschichte hält sich hartnäckig seit Jahren. Und sie wird gern von denen erzählt, die sich, salopp gesagt, vor der Steuer drücken. Weil sie es ja nicht müssen. Aber der Satz „Wer einmal seine Steu­er­er­klä­rung abgibt, muss sie dann jedes Jahr abgeben", stimmt einfach nicht. Wenn Du in diesem Jahr freiwillig die Steuer machst, dann entsteht daraus keinerlei Verpflichtung, dass Du das auch nächstes Jahr machen musst. 

Mal ganz davon abgesehen, dass es sich auch in den Folgejahren oft lohnt, die Steu­er­er­klä­rung freiwillig zu machen, kann es natürlich Ausnahmen geben. Etwa, wenn Du in einem Jahr eine einmalige und größere Sache zum Absetzen hast, und danach nicht mehr. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Du berufsbedingt umziehen musstest. Diese Umzugskosten lohnen sich fast immer. Im Folgejahr kann es ganz anders sein - und Du kannst unter Umständen nicht mehr genug absetzen, um eine Steuererstattung zu erhalten.

Es bleibt also dabei: In jedem Jahr stellt sich die Frage neu, ob Du zur Abgabe verpflichtet bist oder eben nicht. Und wenn Du es nicht bist, musst Du die Steu­er­er­klä­rung nicht machen, selbst wenn Du das im Vorjahr getan hast. Was allerdings möglich ist: Deine persönlichen Umstände haben sich so geändert, dass Du im neuen Jahr dann doch verpflichtet bist. Aber bleibt bei Dir alles gleich, bleibt auch Dein Status der Freiwilligkeit und Du kannst Dich für jedes Steuerjahr für oder gegen die Abgabe entscheiden.  

Elster bietet die Möglichkeit, die Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung elektronisch via Internet an das Finanzamt zu übermitteln. Dazu kannst Du eine Online-Steuererklärung im Elster-Portal der Finanzverwaltung erstellen.

Zusätzliche Pflichten gibt es bei unternehmerischen Einkünften: Wer Einkünfte aus einer selbstständigen, gewerblichen oder landwirtschaftlichen Tätigkeit bezieht, muss die Steu­er­er­klä­rungen elektronisch authentifiziert über Elster abgeben.

Dazu musst Du Dich im Elster-Portal registrieren und Deine Steu­er­er­klä­rung elektronisch übermitteln. Mit einer Zertifikatsdatei weist Du Dich als berechtigt aus. Das ist praktisch eine elektronische Unterschrift. Möglich ist die elektronische Übermittlung auch mit einem kommerziellen Steuerprogramm, das die Daten an die Elster-Schnittstelle schickt.

Wenn Du als Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin aus einer zusätzlichen selbstständigen oder gewerblichen Nebentätigkeit nicht mehr als 410 Euro Gewinn erzielst, dann darfst Du auf Papier abgeben – ansonsten elektronisch. 

Den meisten empfehlen wir, die Steu­er­er­klä­rung mithilfe eines kostenpflichtigen Steuerprogramms oder einer Steuer-App zu erstellen. Dieses beinhaltet Tipps zum Steuersparen und erleichtert das Ausfüllen der erforderlichen Formulare. Im Ratgeber Steuersoftware erfährst Du, welche Programme und Apps sich für die unterschiedlichen Zielgruppen und Situationen am besten eignen.