Werbungskosten So viele Ausgaben für die Arbeit kannst Du von der Steuer absetzen

Werbungskosten sind das Zauberwort, um bei der Steuererklärung richtig was absetzen zu können. Welche das sind und welche besonders viel bringen, erfährst Du in diesem Ratgeber.

Zu den Werbungskosten gehören alle Beträge, die Du ausgibst, um überhaupt Geld zu verdienen. Dazu gehören Bewerbungsfotos genauso wie die Fahrt zum Vorstellungsgespräch. Wenn Du schon einen Job hast, musst Du vielleicht in eine Fortbildung investieren, um ihn auch zu behalten. Absetzen kannst Du alle beruflich veranlassten Ausgaben, soweit Dein Arbeitgeber sie Dir nicht steuerfrei ersetzt hat. Bereits beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt der Arbeitgeber 1.230 Euro Arbeitnehmer-Pauschbetrag. 

Wenn Du im Jahr diese 1.230 Euro mit Deinen Werbungskosten nicht übertriffst, kannst Du in der Anlage N Deiner Steuererklärung darauf verzichten, einzelne Ausgaben einzutragen. Denn die 1.230 Euro berücksichtigt das Finanzamt bei jedem Arbeitnehmer automatisch. 

Wichtig zum Verständnis: Wenn Du 1.800 Euro Werbungskosten hast, bedeutet das nicht, dass Du 1.800 Euro weniger Steuern zahlst. Zuerst geht davon die 1.230 Euro Werbungskostenpauschale ab, bleiben 570 Euro. Die bekommst Du auch nicht zurück. Sie mindern nur Dein zu versteuerndes Einkommen. Verdienst Du sehr gut und bist im Bereich des Spitzensteuersatzes von 42 Prozent, zahlst Du rund 240 Euro weniger Steuern als ohne. 

Steuer-Apps und Online-Steuererklärungen im Browser sind eine recht einfache Möglichkeit, die Steuererklärung selbst zu machen. Du kannst gleich loslegen und bezahlen musst Du erst, wenn Du Deine Steuererklärung ans Finanzamt schickst. Sie können Dir sehr gut dabei helfen, Deine Werbungskosten zu erfassen und einige zeigen Dir sogar live an, wie viel Du brauchst, um die Pauschale von 1.230 Euro zu übertreffen. 

In der gleich folgenden Anbietertabelle findest Du zwölf solcher Steuerprogramme. Diese Apps und Browserlösungen haben wir mit zwei einfachen Steuerfällen ausführlich getestet. 

Sei Dir aber bewusst, dass einige davon noch nicht mit allen Steuerfällen klarkommen. Je schwieriger Dein Fall ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Du mit einer klassischen Software am Computer besser aufgehoben bist. Ausführliche Informationen zu diesen Steuersoftwares und unsere Empfehlungen findest Du im Kapitel Die besten Steuersoftwares im Überblick.

Einzelheiten zu den Steuerprogrammen und Kategorien findest du hinter dem jeweiligen „Info-I“ oder den App-Symbolen in der Anbietertabelle.

In diesem Abschnitt geht es um die Werbungskosten, wenn Du unterwegs bist. Das reicht von den Fahrten zur Arbeit über eine doppelte Haushaltsführung bis zu Reisekosten. 

Was bringen Fahrten zur Arbeit?

Hier kannst Du gut Steuern sparen, wenn Du etwas weiter weg von Deiner Arbeitsstätte wohnst. Denn Deine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte fördert der Gesetzgeber in Form einer Pauschale. Für diesen Weg kannst Du eine Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro für jeden vollen Entfernungskilometer als Werbungskosten von der Steuer absetzen – unabhängig davon, wie Du zur Arbeit und wieder nach Hause gelangst.

Seit 2022 gilt für Fernpendlerinnen und Fernpendler ein höherer Kilometersatz: ab dem 21. Kilometer darfst Du sogar 38 Cent ansetzen. Ab 2026 sollen es einheitlich ab dem ersten Kilometer 38 Cent sein, so plant es die Bundesregierung.

Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf 4.500 Euro jährlich begrenzt. Wenn Du aber mit Deinem eigenen Pkw oder einem Dienstwagen zur Arbeit fährst, berücksichtigt das Finanzamt auch einen höheren Betrag.

Fährst Du mit öffentlichen Verkehrsmitteln, kannst Du statt der Entfernungspauschale auch Deine höheren tatsächlichen Kosten abrechnen.

Lassen sich Unfallkosten auf dem Weg zur Arbeit absetzen?

Wenn Dir auf einer beruflich veranlassten Fahrt beziehungsweise auf der Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Unfall passiert, kannst Du die Kosten der Beseitigung des Schadens an Deinem eigenen und am fremden Fahrzeug sowie etwaige Mietwagenkosten absetzen. Diese Kosten gelten als außergewöhnliche Aufwendungen im Rahmen der allgemeinen Werbungskosten. Ausführlich ist das im BMF-Schreiben vom 21. November 2021 beschrieben. Ansonsten dürfen neben der Entfernungspauschale keine weiteren Fahrzeugkosten abgesetzt werden, nicht einmal Parkquittungen für das Abstellen des Autos während der Arbeitszeit.

Lässt sich die Bahncard absetzen?

Hast Du Dir eine Bahncard gekauft, um Deine beruflich veranlassten Reisekosten zu senken? Dann kannst Du den beruflichen Anteil des Preises als Werbungskosten absetzen. 

Zählen die Kosten für den Führerschein als Werbungskosten?

Die Aufwendungen für einen Lkw- oder Busführerschein sind grundsätzlich Werbungskosten, wenn Du ihn beruflich brauchst. Dagegen zählen die Kosten eines Pkw-Führerscheins zur privaten Lebensführung, auch wenn Du nur mit dem Auto zur Arbeit kommen kannst.

Lässt sich eine Zweitwohnung am Arbeitsort absetzen?

Wer aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt am Beschäftigungsort unterhält, kann seine Ausgaben als Werbungskosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von der Steuer absetzen. Das Finanzamt berücksichtigt Kosten der Zweitwohnung, Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen innerhalb der ersten drei Monate sowie Umzugskosten.

Ein Arbeitnehmer, der eine Wohnung aus ausschließlich beruflichen Gründen während der Elternzeit vorhält, weil er plant, danach wieder zur Vollzeitstelle zurückzukehren, kann die Mietkosten in dieser Zeit nicht als „Werbungskosten anderer Art“ absetzen.

Dies entschied der Bundesfinanzhof (BFH) in seinem Urteil vom 23. Oktober 2019 (Az. VI R 1/18). Eine angestellte Augenärztin war mit ihrem Lebensgefährten in einer anderen Stadt zusammengezogen. Die zweite Wohnung hatte sie während der Elternzeit kaum noch beruflich genutzt, weshalb ein Abzug wegen doppelter Haushaltsführung ausschied.  

Darfst Du Kosten für einen Umzug steuerlich geltend machen?

Deine Umzugskosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn Du dem Finanzamt nachweisen kannst, dass der Wohnortwechsel beruflich veranlasst war. Hast Du den Umzug im überwiegenden betrieblichen Interesse Deiner Firma durchgeführt, zum Beispiel in eine Dienstwohnung, dürftest Du keine Nachweisprobleme haben. Das Gleiche gilt, wenn Du eine berufliche Tätigkeit an einem anderen Ort neu aufgenommen hast. Für eine berufliche Veranlassung spricht auch eine Fahrzeitersparnis von mindestens einer Stunde täglich.

Wie zählen Reisekosten in der Steuererklärung?

Wenn Du aus beruflichen Gründen unterwegs warst, kannst Du die Kosten, die Dir dadurch entstanden sind, als Reisekosten von der Steuer absetzen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Typische Beispiele für beruflich veranlasste Reisen sind Seminar-, Kunden- oder Messebesuche.

Zu den Werbungskosten in den eigenen vier Wänden zählen unter anderem die Homeoffice-Pauschale, Telefonkosten und ein Schreibtisch für die Arbeit. 

Welche Regeln gelten für Arbeitszimmer bei der Steuer?

Für die meisten Steuerzahler ist es unmöglich, die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer abzusetzen. Das kannst Du nur, wenn das Arbeitszimmer der Mittelpunkt Deiner gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt. Dann sind Deine Kosten unbeschränkt abzugsfähig. Allerdings gibt es strenge Voraussetzungen: Es muss sich um einen abschließbaren, büromäßig ausgestatteten Raum handeln, den Du höchstens zu zehn Prozent privat nutzt - und zudem muss Dir kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Gerade die letzte Voraussetzung dürften fast alle Angestellten nicht erfüllen. Aber es gibt seit ein paar Jahren einen anderen Weg, um Dein Arbeit zu Hause als Werbungskosten von der Steuer absetzen zu können: die Homeoffice-Pauschale

Was bringt die Homeoffice-Pauschale steuerlich?

Du kannst für jeden Tag, den Du zu Hause arbeitest, die Homeoffice-Pauschale von 6 Euro und maximal 1.260 Euro im Jahr von der Steuer absetzen. Das entspricht 210 Tagen. Dabei spielt es kein Rolle, wo Du zu Hause arbeitest. Mit der Tagespauschale werden die Mehraufwendungen für die Nutzung der Wohnung abgegolten, insbesondere auch für Strom, Heizung und weitere Raumkosten.

Falls Du in den Jahren 2020 bis 2022 von zuhause gearbeitest und kein Arbeitszimmer hattest, waren es noch 5 Euro am Tag und maximal 600 Euro im Jahr, also 120 Tage. 

Beachte: Die Homeoffice-Pauschale bringt steuerlich nur etwas, wenn Du damit und anderen Werbungskosten über die Werbungskostenpauschale kommst. Daher können nur Arbeitnehmer, die mit ihren gesamten Werbungskosten im Steuerjahr über 1.230 Euro kommen, von ihr profitieren.

Hast Du ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer, kannst Du weiterhin Deine Arbeitszimmerkosten absetzen. Deine mitwohnende Partnerin, die nur eine Arbeitsecke hat, kann zusätzlich die neue Homeoffice-Pauschale geltend machen. Das könnt Ihr also in der gemeinsamen Steuererklärung kombinieren.

Wie lassen sich Telefon- und Internetkosten absetzen?

Dein Ausgaben für Telefon, Internet und Handy kannst Du zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale zumindest teilweise absetzen. Wahrscheinlich nutzt Du Deinen Festnetzanschluss oder Dein Smartphone nicht ausschließlich beruflich. Du darfst Deine Kosten aber in einen – geschätzten – beruflichen und einen privaten Anteil aufteilen. Ohne Einzelnachweise erkennen die Finanzämter 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens aber 20 Euro pro Monat an. Folglich kannst Du bis zu 240 Euro im Jahr pauschal angeben. Einen Anspruch darauf hast Du aber nicht. Mehr dazu findest Du im Ratgeber Telefonkosten.

Zählen Kosten für Schreibtisch, Computer und andere Arbeitsmittel als Werbungskosten?

Alles, was Du für Deine berufliche Tätigkeit einsetzt, gilt als Arbeitsmittel - und lässt sich absetzen. Grundsätzlich kann jeder Gegenstand ein steuerlich absetzbares Arbeitsmittel sein, wenn Du ihn mindestens zu 10 Prozent für berufliche Zwecke nutzt. Dazu gehören zum Beispiel Aktentasche, PC, Schreibtisch, Bürostuhl, Bücherregal, Fachliteratur, Werkzeuge und typische Berufskleidung.

Wichtig: Die büromäßige Einrichtung kannst Du auch dann geltend machen, wenn Du kein absetzbares Arbeitszimmer hast. Richtest Du Dir zum Beispiel eine kleine Arbeitsecke neu ein, darfst Du die Kosten für die Möbel auch dafür absetzen.  

Generell gilt: Du kannst bei einem gemischt genutzten Arbeitsmittel den beruflichen Anteil geltend machen. Bei einem Computer akzeptiert das Finanzamt in der Regel einen 50-prozentigen Anteil ohne weitere Nachweise. Belegst Du beispielsweise ein Bücherregal zu drei Viertel mit Fachliteratur, dann darfst Du 75 Prozent als Werbungskosten ansetzen; bei mindestens 90 Prozent sogar die kompletten Anschaffungskosten. Gibt es jedoch keinen richtigen Aufteilungsmaßstab, dann lässt das Finanzamt den steuerlichen Abzug vermutlich nicht zu. 

Was ist bei einem sehr teueren Arbeitsmittel?

Überschreiten die Kosten für ein Arbeitsmittel die Grenze von 952 Euro inklusive Mehrwertsteuer für ein sogenanntes geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG), kannst Du es nicht sofort absetzen. Sondern musst es über die Nutzungsdauer abschreiben. Für Möbel gilt beispielsweise 13 Jahre, für ein Smartphone fünf Jahre. Beachte, dass Du im Anschaffungsjahr monatsgenau abschreiben musst.

Seit 2021 gibt es von dieser Abschreiberegel eine wichtig Ausnahme. Computer, Peripheriegeräte wie Drucker, Kamera, Tastatur, Maus und externe Festplatte sowie Software kannst Du seit dem auf einen Schlag absetzen, selbst wenn diese über der GWG-Grenze liegen.

Hast Du nur wenige und günstige Arbeitsmittel angeschafft oder fehlen Dir entsprechende Belege, kannst Du versuchen, 110 Euro als Pauschale geltend zu machen. Viele Finanzämter erkennen das ohne Nachfrage an, einen Rechtsanspruch darauf hast Du aber nicht.

Zu diesen Werbungskosten zählen unter anderem Fortbildungen, Bewerbungen, Sprachkurse und Umschulungen.  

Welche Kosten für die Berufsausbildung lassen sich als Werbungskosten absetzen?

Du kannst die Ausgaben für die folgenden Ausbildungen als Werbungskosten in unbegrenzter Höhe absetzen: 

• eine zweite Berufsausbildung
• ein weiteres Studium, also einZweitstudium
• ein Erststudium nach einer bereits abgeschlossenen nichtakademischen Berufsausbildung
• ein Aus­bil­dungs­dienst­ver­hält­nis

Achtung: Kosten Deiner eigenen erstmaligen Berufsausbildung oder Deines Erststudiums kannst Du nur begrenzt bis zu 6.000 Euro im Jahr als Sonderausgaben absetzen. Sie zählen als Ausbildungskosten.

Welche Fortbildungskosten darfst Du absetzen?

Als steuerlich absetzbaren Fortbildungkosten sind unter anderem anerkannt:

• Doktortitel - Promotionskosten erkennt das Finanzamt als Werbungskosten an, wenn sie beruflich veranlasst sind. Auch Kosten einer Habilitation zählen grundsätzlich zu den Werbungskosten.
• Meisterprüfung - Wer sich für die Aufstiegsfortbildung zum Meister oder zur Meisterin entscheidet, kann seine Ausgaben als Werbungskosten abziehen.
• Umschulung - Nimmst Du an einer beruflichen Umschulungsmaßnahme teil, sind die Kosten, die Dir dadurch entstehen, Werbungskosten.
• Fort- und Weiterbildung - Berufliche Fort- oder Weiterbildungskosten kannst Du steuerlich geltend machen. Das gilt sowohl für Bildungsmaßnahmen in einem schon ausgeübten Beruf als auch für eine Berufstätigkeit in Zukunft wie die Vorbereitung eines Handwerksgesellen auf die Meisterprüfung. Typische Beispiele sind Lehrgänge, Tagungen und Seminare. Musst Du dazu reisen, darfst Du auch die Reisekosten geltend machen.
• Sprachkurs im Ausland - Die Kosten für einen Sprachkurs, der konkret mit Deiner Berufstätigkeit zusammenhängt, sind als Werbungskosten abziehbar. Das gilt für die Mitgliedstaaten der EU, die EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie die Schweiz.

Sind Bewerbungskosten Werbungskosten?

Wenn Du eine Arbeitsstelle suchst, kannst Du beispielsweise Ausgaben für Inserate, Telefonkosten, Porto, Kosten für Fotokopien von Zeugnissen und nicht erstattete Reisekosten für Vorstellungsgespräche absetzen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Deine Bewerbung Erfolg hatte. Aus Vereinfachungsgründen erkennen viele Finanzämter pro verschickter Bewerbungsmappe 8,50 Euro und je Online-Bewerbung 2,50 Euro an. 

Was ist mit Fachliteratur bei der Steuer?

Die beruflich benötigten Fachzeitschriften und -bücher kannst Du steuerlich absetzen. Lass Dir auf der Quittung den Titel vermerken, damit Du bei Nachfragen des Finanzamts mögliche Zweifel ausräumen kannst. Tageszeitungen kannst Du in der Regel nicht absetzen.

Keine Literatur, aber Fernsehen: Wenn Du ein Abonnement nahezu ausschließlich beruflich nutzt, dann gelten die Aufwendungen als Werbungskosten. Dieses Ergebnis erreichte ein Torwarttrainer eines Lizenzfußballvereins, der die Kosten seines Sky-Bundesliga-Abos absetzen durfte (Finanzgericht Düsseldorf, Urteil vom 5. November 2019, Az. 15 K 1338/19 E). Er argumentierte, dass er sein Sky Fußball-Bundesliga-Paket benötige, um sich durch das Sehen von Bundesligaduellen beruflich auf dem Laufenden zu halten. Zunächst hat das Finanzgericht (FG) den Werbungskostenabzug abgelehnt, der Bundesfinanzhof sah dies anders (Urteil vom 16. Januar 2019, Az. VI R 24/16) und wies die Finanzrichter an, den konkreten Fall erneut zu prüfen. Und über vier Jahre später gaben sie dem Kläger recht.

Ausgewählte Versicherungen, Rechtsberatung und die Kosten für einen Steuerberater lassen sich steuerlich geltend machen.

• Versicherungen - Nicht alle Beiträge für Versicherungen fallen unter Werbungskosten, sondern nur beruflich bedingte. Dazu zählen unter anderem berufsbedingte Unfall-, Haftpflicht- und Rechtsschutzversicherungen.
• Beiträge - Absetzbar sind auch Deine Beiträge zu Berufsständen und sonstigen Berufsverbänden, beispielsweise die Ärzte- oder die Anwaltskammer, aber auch Gewerkschaften.
• Rechtsberatung - Deine Beratungskosten und sonstige Rechtsverfolgungskosten wie Prozesskosten kannst Du von der Steuer absetzen, wenn sie berufsbedingt entstanden sind. Das ist zum Beispiel bei einem Prozess vor dem Arbeitsgericht der Fall. Beruflich bedingt ist auch ein Streit vor dem Finanzgericht um Lohnsteuer oder Werbungskosten.
• Steuerberatungskosten - Wenn Du Dir eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater leistest, kannst Du den Teil der Kosten absetzen, der durch Lohn oder Gehalt veranlasst ist. Der private Bereich der Steu­er­er­klä­rung, also zum Beispiel der Hauptvordruck und die Anlage Kind ist seit 2006 Privatvergnügen und wirkt sich nicht mehr steuermindernd aus.

Berufskleidung, berufliche Partys und Kontoführung zählen zu den weiteren Werbungskosten.

• Berufskleidung - Die Finanzämter erkennen Ausgaben für typische Berufskleidung und deren Reinigung als Werbungskosten an. Darunter fallen beispielsweise Arbeitskittel, Uniform, Blaumann, Sicherheitsschuhe, Arztmantel, Operationshose, Robe und Barett einer Richterin sowie die Amtstracht eines Geistlichen. Alle Kleidungsstücke, die Du als herkömmliche „bürgerliche“ Bekleidung nutzen kannst, sind dagegen keine typische Berufskleidung.
• Feierkosten - Die Kosten für eine Feier mit Kolleginnen, Vorgesetzten und Geschäftsfreunden sind steuerlich absetzbar, falls das Fest zumindest in Teilen beruflich veranlasst war. Dafür musst Du allerdings einiges beachten, mehrere Urteile des BFH haben aber die steuerlichen Feierrechte von Angestellten gestärkt. Mehr dazu kannst Du im Ratgeber zu Bewirtungskosten nachlesen.

Bei Betriebsfeiern darf die Firma die Kosten bis zu 110 Euro je Teilnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei sponsern.

Ist die Kontoführung absetzbar?

Auf normalen Girokonten finden regelmäßig auch beruflich veranlasste Transaktionen wie die Überweisung des Arbeitslohns statt. Deshalb sind Kon­to­füh­rungs­ge­bühren anteilig als Werbungskosten abziehbar. Hier hat sich eine Nichtbeanstandungsgrenze von 16 Euro jährlich durchgesetzt. Die meisten Finanzämter berücksichtigen diesen Betrag auch bei kostenfreien Girokonten. Das Finanzamt verlangt bis dahin keine Belege.

Bestimmt verwendest Du Deine Kreditkarte auch für berufliche Ausgaben. Dann solltest Du einen beruflichen Nutzungsanteil in Prozent ermitteln. Den Kostenanteil, der auf die berufliche Nutzung entfällt, kannst Du als Werbungskosten abziehen.

Was sind Werbungskosten bei Vermietung?

Auch bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung spielen Werbungskosten eine wichtige Rolle. Zu den abziehbaren Kosten zählen zum Beispiel die Abschreibung, Schuldzinsen und Erhaltungsaufwendungen. Tipp: Wer Wohnungen vermietet, sollte seine Immobilie hin und wieder renovieren. Die gesetzliche Definition der Werbungskosten kannst Du in Paragraf 9 EStG nachlesen.