Bewirtungsbeleg Bei Bewirtungskosten immer an den Fiskus denken

Gemeinsam essen gehen und die Kosten mit einem Bewirtungsbeleg als beruflich veranlasst von der Steuer absetzen – ganz so leicht geht das nicht. Weil ein Restaurantbesuch immer den Bereich der privaten Lebensführung berührt, überprüfen Finanzbeamte solche Kosten gründlich und streichen diese auch oft. Das kann schnell passieren, weil Du für den Steuerabzug viele Voraussetzungen erfüllen musst. Die wichtigste ist ein sorgfältig ausgefüllter Bewirtungsbeleg.

Als Bewirtungskosten gelten die Aufwendungen für die betrieblich oder beruflich veranlasste Beköstigung anderer Menschen. Es geht dabei vor allem um Essen und Trinken in Gaststätten. Von den angemessenen Aufwendungen sind aber nur 70 Prozent als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar. Umsatzsteuerpflichtige können jedoch die gesamte Vorsteuer dafür absetzen. Voraussetzung ist ein regelkonformer Bewirtungsbeleg.

Die Abzugsbeschränkung ist in Paragraf 4 Absatz 5 Nummer 2 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Dort sind auch die näheren Voraussetzungen und Dokumentationspflichten festgeschrieben. Dass grundsätzlich 30 Prozent der Kosten als privat gelten, wird damit begründet, dass der oder die Bewirtende durch den Restaurantbesuch private Kosten für den eigenen Haushalt spart. Schließlich isst er oder sie ja mit.

In aller Regel lässt Du Deine Gäste in einer Gaststätte bewirten. Vom Restaurant benötigst Du eine maschinelle Quittung. Folgende Punkte solltest Du beachten. 

1. Weise die Kellnerin oder den Kellner darauf hin, dass Du einen Bewirtungsbeleg benötigst.
2. Auf der Quittung müssen alle verzehrten Speisen und Getränke mit Einzel- und Gesamtpreisen aufgelistet sein.
3. Gut ist auch, wenn das Trinkgeld bereits mit ausgedruckt ist oder vom Kellner bestätigt wurde. Bewegt sich die Höhe des Trinkgelds im üblichen Rahmen von bis zu 10 Prozent, kannst Du es aber auch handschriftlich nachtragen.
4. Auf der Belegrückseite oder im unteren Teil findest Du meist ein Feld, auf dem Du den Anlass der Bewirtung angeben kannst. Sei dabei so konkret wie möglich. Trage zudem die Namen der bewirteten Personen ein.
5. Diese Rechnung musst Du mit Datum unterschreiben.
6. Diese Angaben sind zeitnah zu machen, also innerhalb von rund zehn Tagen.
7. Hast Du keine gedruckte gastronomische Rechnung, musst Du Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen anderweitig schriftlich dokumentieren. Nutze für diesen Bewirtungsbeleg eine Vorlage, die Du leicht im Internet finden kannst. 

Grundsätzlich gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro etwas mildere Nachweispflichten. Bei Quittungen über diesen Betrag hinaus solltest Du Dir eine Rechnung ausstellen lassen, in der Du als Bewirtender namentlich mit Anschrift genannt bist. Auch die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants sollten in diesem Fall auf dem Bewirtungsbeleg stehen.

Als Anlass der Bewirtung gilt nur ein betrieblicher oder beruflicher Zweck. Lapidare Formulierungen wie „Geschäftsessen“, „Informationsgespräch“ oder „Kundenpflege“ im Bewirtungsbeleg lehnt das Finanzamt in der Regel ab.

An dieser Stelle musst Du konkreter werden und den geschäftlichen Hintergrund der Bewirtung glaubhaft machen. Nenne zum Beispiel ein Projekt, um das es beim Essen geht. Also zum Beispiel: „Vorgespräch Dreh München mit Kamerafrau und Tonmann“ oder „Informationsgespräch zum Bauprojekt Müllerstraße“.

Fehlt nur eine der oben geforderten Angaben auf dem Bewirtungsbeleg, kann das Finanzamt den Steuerabzug der Bewirtungskosten verweigern. 

Unternehmer und Unternehmerinnen müssen sich selbst um ihren Umsatz und Gewinn kümmern. Nachvollziehbar ist daher, dass diese Geschäftsfreunde zum Essen einladen, um in angenehmer Atmosphäre etwa über Verträge zu verhandeln. Und dann den Bewirtungsbeleg steuerlich geltend machen.

Bist Du angestellt, muss für einen Steuerabzug auch ein beruflicher Anlass für die Bewirtung ausschlaggebend sein. Wer im Außendienst arbeitet und Provisionen erhält oder eine Führungsrolle hat, die erfolgsabhängig entlohnt wird, kann solche Anlässe leichter nachweisen. Aber auch angestellte Journalisten und Journalistinnen können einen Bewirtungsbeleg einreichen, wenn es zum Beispiel um eine konkrete Recherche geht.

Es geht immer darum, dass Du glaubhaft machen kannst, dass es den beruflichen Anlass gab - und im Arbeitnehmerfall der Arbeitgeber die Rechnung nicht übernimmt. Dabei gilt auch hier: Ein ordentlich ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist Pflicht.

Auch die Bewirtungskosten wegen eigentlich eher privater Gründe wie eine Beförderung, eine Hochzeit, die Geburt eines Kindes oder ein runder Geburtstag lassen sich mittlerweile oft von der Steuer absetzen. Das war viele Jahre ganz anders, denn es galt die glasklare Regel, dass die Kosten für solche Feiern zur Privatsphäre gehören und deshalb nicht absetzbar sind – auch wenn Du mit Kollegen feierst.

Doch gleich drei Gerichtsurteile stellen diese Klarheit infrage: In zwei Fällen erlaubten die Gerichte steuerpflichtigen Personen, ihre Bewirtungen steuerlich geltend zu machen. Im einen Fall war der runde Geburtstag – neben einem beruflichen Anlass – der Hintergrund einer Feier. Im anderen Fall feierte ein Geschäftsführer seinen Geburtstag ausschließlich mit aktuellen und ehemaligen Betriebsangehörigen. In beiden Fällen konnten die Steuerpflichtigen Werbungskosten geltend machen. In einem dritten Fall bejahte der Bundesfinanzhof (BFH) Werbungskosten bei einem Dienstjubiläum.

Fall 1: Geburtstagsfeier und Steuerberaterbestellung

Im ersten Fall ging es um einen Steuerberater, der seine offizielle Bestellung sowie seinen 30. Geburtstag als Anlässe nutzte, um gemeinsam mit 46 Kollegen seiner Kanzlei sowie mit 53 Freunden und Familienangehörigen in einer angemieteten Stadthalle zu feiern. Dies belegte er anhand einer Teilnehmerliste, die er dem Finanzamt vorlegte.

Für die Bewirtungskosten seiner Kollegen erkannte der BFH einen beruflichen Anlass an (Urteil vom 8. Juli 2015, Az. VI R 46/14). Die Gesamtkosten seien aufteilbar in einen privaten und einen beruflichen Teil. Demnach können die Bewirtungskosten für die Kollegen Werbungskosten sein. Zur Voraussetzung machte der BFH allerdings, dass die Einladungen nach abstrakten berufsbezogenen Kriterien ausgesprochen werden, zum Beispiel, wenn sie allen Mitarbeitern einer Abteilung oder eines Kanzleistandorts gelten.

Fall 2: Der runde Geburtstag

Dieses Urteil war ausschlaggebend für ein weiteres Urteil des BFH vom 10. November 2016 (Az. VI R 7/16). Damit erlaubt es einem Steuerpflichtigen, die Kosten eines runden Geburtstags als Werbungskosten abzusetzen. In dem Fall handelte es sich um einen Geschäftsführer, der in betrieblichen Räumen ausschließlich aktuelle und ehemalige Mitarbeiter und den Aufsichtsratsvorsitzenden zu einer Feier geladen hatte. Die Kosten hielten sich mit 35 Euro pro Person im Rahmen. Zusätzlich veranstaltete der Geschäftsführer noch weitere Geburtstagsfeiern im privaten Kreis.

Das zuständige Finanzgericht kam zum Schluss, dass die Kosten für die Feier im beruflichen Umfeld Werbungskosten sind. Der BFH wies eine Revision gegen das Urteil zurück.
Der eigentliche Anlass sei zwar ein privater, doch das Gesamtbild spreche für eine berufliche Veranlassung. Der Geschäftsführer habe mit der Feier zu einem guten Betriebsklima beigetragen. Kurz darauf sollte sich entscheiden, ob sein Vertrag verlängert wird. Letztlich habe er also mit dieser Maßnahme seine Einnahmen gesichert - die Voraussetzung für die Absetzbarkeit als Werbungskosten.

Fall 3: Das Dienstjubiläum im Finanzamt

Diese steuerzahlerfreundliche Rechtsprechung bestätigt auch ein weiteres BFH-Urteil vom 20. Januar 2016 (Az. VI R 24/15). Es klagte - ausgerechnet - ein Finanzbeamter, der sein 40-jähriges Dienstjubiläum mit seinen Kollegen im Finanzamt feierte.

Per E-Mail lud er alle Kollegen dazu ein und durfte die von ihm bestellten und bezahlten Getränke und Häppchen als Werbungskosten absetzen. Denn ein Dienstjubiläum ist ein berufsbezogenes Ereignis, hat der BFH festgestellt.

Welche Voraussetzungen musste Du generell erfüllen?

Schaut man sich die BFH-Urteile an, wird schnell klar, dass Du oft die Bewirtungskosten für solche Feiern von der Steuern absetzen kannst. Achte dabei aber unbedingt auf die folgenden Punkte: 

1. Du trittst als Gastgeber oder Gastgeberin auf und bestimmst die Gästeliste.
2. Weil die Grenze zwischen Kolleginnen und privaten Freunden fließend sein kann, sollten die beruflichen Gäste nicht individuell, sondern nach einem abstrakten Kriterium eingeladen werden. Als Beispiele seien hier genannt: alle Kollegen und Kolleginnen, die gesamte Abteilung, alle Außendienstler, die Ehemaligen oder die Azubis der Firma.
3. Die Feier sollte am besten in Räumlichkeiten der Firma stattfinden und idealerweise zumindest in Teilen oder am Rande der regulären Arbeitszeiten, zum Beispiel am späten Nachmittag unter der Woche oder in der Mittagspause. Die Nachweisführung für eine Feier außerhalb der Firma ist schwieriger, aber möglich, wie die Urteile zeigen. 
4. Bezüglich des Aufwands sollte die Feier im üblichen Rahmen gehalten werden. Ein Umtrunk mit Sekt und Wein mit Häppchen ist auf jeden Fall drin.
5. Abgrenzung zu Re­prä­sen­ta­tions­auf­wen­dung­en: Wer Verwandte, den privaten Freundeskreis, Angehörige des öffentlichen Lebens wie Bürgermeister, Stadträte und Journalistinnen einlädt, muss wissen, dass diese zum privaten Bereich gehören und ihre Einladung einer berufliche Veranlassung zumindest zum Teil widersprechen kann. Zumindest aber der Teil der Kosten, der auf die beruflichen Gäste entfällt, ist absetzbar.

Insgesamt lässt sich also sagen, dass Anlass der Feier nur eines von mehreren Kriterien ist. Das Gesamtbild entscheidet, ob und in welcher Höhe die Bewirtungskosten absetzbar sind.

Brauchst Du da auch einen Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist auch bei einer solchen Feier gut, aber nicht immer erforderlich. Manchmal kannst Du ihn ja auch gar nicht haben, wenn Du zum Beispiel eine Kiste Champagner im Weinladen kaufst und belegte Brötchen beim Bäcker kaufst. Wichtig ist dann aber, dass Du die entsprechenden Rechnungen oder Kassenbons aufhebst und diese auch klar machen, was Du für Deine Feier gekauft hast. Zudem muss alles, wie oben erwähnt, im üblichen Rahmen bleiben. Kaufst Du etwa sechs Flaschen Champus für insgesamt 600 Euro und lädst dann nur die vier Kollegen aus Deiner Abteilung ein, dürfte das diesen Rahmen sprengen. 

Eine andere Form der Beköstigung ist das Arbeitsessen. Darunter wird die Bewirtung von eigenen Angestellten durch den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin verstanden, ohne dass an dieser Bewirtung externe Geschäftspartner teilnehmen.

Diese Aufwendungen für die Mitarbeiter-Beköstigung lassen sich vom Unternehmen als Betriebsausgaben unbeschränkt steuerlich geltend machen. Es stellt sich allerdings die Frage, ob und inwieweit diese Zuwendungen bei den Angestellten als geldwerter Vorteil steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellen. Das hätte zur Folge, dass die Angestellten am Ende Steuern auf das Arbeitsessen zahlen müssten. 

Eigenbetriebliches Interesse im Blickpunkt

Wichtig ist bei der Betrachtung das sogenannte eigenbetriebliche Interesse des Unternehmens bei einem Arbeitsessen. Wenn dieses überwiegt - und damit der Wert der Mahlzeit von untergeordneter Bedeutung ist - muss das Arbeitsessen nicht von den Angestellten versteuert werden. Deartige Leistungen gelten als Aufmerksamkeiten und gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Bezahlt der Chef oder die Chefin also ein Arbeitsessen, etwa im Rahmen einer Besprechung und überwiegt damit das eigenbetriebliche Interesse, so ist das als Aufmerksamkeit anzusehen. Allerdings nur, wenn der Betrag von 60 Euro pro Angestellem nicht überschritten wird.

Steht hingegen die Bewirtung der Angestellten im Vordergrund, etwa bei einem sogenannten Belohnungsessen nach Abschluss eines Projekts, muss der jeweilige Wert versteuert werden. 

Falls Du Bewirtungsaufwendungen mit eindeutig beruflichem Hintergrund hast, solltest Du diese in Deiner Steu­er­er­klä­rung immer angeben. Achte dabei immer auf sorgfältig ausgefüllte Bewirtungsbelege und bewahre diese auf. Du musst sie nur auf Anforderung des Finanzamts vorlegen. Hast Du mit anderen Werbungskosten bereits die Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le von 1.230 Euro im Jahr 2023 überschritten, gilt die einfache Regel: Jeder Bewirtungsbeleg zählt. 

Auch Abschiedsfeiern mit Kollegen zählen dazu. Wenn das Finanzamt diese nicht anerkennt, solltest Du binnen eines Monats mit Verweis auf die oben genannten entsprechenden BFH-Urteile Einspruch einlegen und Deinen Steuerbescheid zumindest in diesem Punkt offen halten lassen.