Arbeitsmittel absetzen

Computer & Co. von der Steuer absetzen

Udo Reuß 11. Mai 2020
Das Wichtigste in Kürze
  • Ein privater Gegenstand kann ein steuerlich absetzbares Arbeitsmittel sein, wenn Du ihn mindestens zu 10 Prozent für berufliche Zwecke nutzt.
  • Zu den typischen Arbeitsmitteln gehören zum Beispiel Aktentasche, Computer, Smartphone, Schreibtisch, Bücherregal und Fachliteratur.
  • Nutzt Du das Arbeitsmittel zu mehr als 90 Prozent beruflich, darfst Du die Anschaffungskosten vollständig absetzen; bei einem niedrigeren Anteil den entsprechenden beruflichen Kostenanteil.
So gehst Du vor
  • Ausgaben für Arbeitsmittel sind Werbungskosten und mindern Deine Steuerlast bei Deinen Einkünften als Arbeitnehmer. Trage diese in der Anlage N Deiner Steuererklärung ein.
  • Bei vielen Arbeitsmitteln ist eine sowohl private als auch berufliche Nutzung in Ordnung, und der berufliche Anteil kann abgesetzt werden.
  • Den beruflichen Anteil solltest Du nachvollziehbar schätzen können. Als Aufteilungsmaßstab kannst Du die zeitliche oder flächenmäßige Nutzung heranziehen.
  • Ein Arbeitsmittel, das inklusive Umsatzsteuer höchstens 952 Euro gekostet hat, darfst Du im Jahr der Anschaffung in voller Höhe absetzen. War es teurer, musst Du die Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen, also abschreiben. Hebe alle Rechnungen und Quittungen gut auf.
  • Wie Du Arbeitsmittel und andere berufliche Ausgaben in der Steuererklärung absetzen kannst, erfährst Du in unserer ausführlichen Checkliste Werbungskosten.

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Für viele Arbeitnehmer gilt das „Werkstor-Prinzip“ nicht: Sie beantworten abends mit dem eigenen Smartphone noch schnell eine E-Mail des Chefs oder eines Kunden, bereiten am heimischen Rechner den Unterricht für den nächsten Tag vor oder reinigen ihren Blaumann in der eigenen Waschmaschine. Alles, was Du für Deine berufliche Tätigkeit einsetzt, gilt als Arbeitsmittel. Das Geld, das Du für Arbeitsmittel ausgibst, kannst Du als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Was ist ein Arbeitsmittel?

Zu den Arbeitsmitteln gehören zum Beispiel Werkzeuge, typische Berufsbekleidung und Fachzeitschriften. Arbeitsmittel sind Gegenstände, die Du brauchst, um Deine beruflichen Aufgaben zu erledigen. Das müssen nicht unbedingt nur körperliche Gegenstände wie der Computer sein. Auch ein privater Telefonanschluss oder Software, die zu den sogenannten immateriellen Wirtschaftsgütern zählt, können Arbeitsmittel sein.

Wichtig ist nur, dass Du das Arbeitsmittel tatsächlich beruflich nutzt. Wenn Du es zu mehr als 90 Prozent beruflich verwendest, dann darfst Du die kompletten Kosten ansetzen. Nutzt Du es mindestens zu zehn Prozent privat, dann musst Du Deine Aufwendungen aufteilen. Für den beruflichen Anteil darfst Du Werbungskosten ansetzen, wenn Du die berufliche Nutzung schätzen kannst.

Geregelt sind die Werbungskosten in Paragraf 9 Einkommensteuergesetz. Du kannst die Gegenstände und die Kosten dafür in der Anlage N Deiner Steuererklärung eintragen.

Beispiele für Arbeitsmittel:

  • Aktentasche/-koffer,
  • typische Berufskleidung (wie Arztkittel oder Blaumann) inklusive Reinigung,
  • Computer, Notebook und Ähnliches,
  • Anwender-Software,
  • Smartphone,
  • Diktiergerät,
  • Büromöbel,
  • Fachliteratur und
  • Werkzeug.

Das Finanzamt erkennt Deine Kosten an, wenn sie durch Deinen Beruf veranlasst sind. So wird ein Skilehrer keine Probleme haben, die Kosten seiner Skiausrüstung abzusetzen. Wenn dagegen ein Sportlehrer privat gerne in den Wintersport fährt, dürften seine Chancen für den Werbungskostenabzug schlecht stehen – es sei denn, er nimmt an einem Lehrgang teil, um eine Schul-Skileiter-Lizenz zu erwerben.

Bei vielen Gegenständen ist aber unbestritten, dass sie Arbeitsmittel sind. Auch das Finanzamt geht nicht davon aus, dass Du in Deiner Freizeit mit einer Aktentasche oder einem Pilotenkoffer spazieren gehst. Anders sieht es grundsätzlich bei Bekleidung aus: Nach einem beruflichen Aufstieg erwartet man von Dir vielleicht, dass Du einen bestimmten Dresscode einhältst. Der Fiskus wird Deine Kosten für den „Chefanzug“ trotzdem nicht anerkennen, weil eine private Nutzung möglich ist.

Tipp: Werkzeuggeld - Falls Dein Arbeitgeber Dir eine Entschädigung dafür zahlt, dass Du Deine privaten Werkzeuge für die Arbeit nutzt, ist seine Zahlung steuerfrei. Im Gegenzug kannst Du dieses sogenannte Werkzeuggeld aber nicht als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Tipp: Fahrtkosten absetzen - Vergiss nicht, auch Deine Fahrtkosten zum Kauf von Arbeitsmitteln als Werbungskosten abzusetzen. Bist Du zum Möbelhaus gefahren, um einen neuen Schreibtisch zu kaufen, führt das zu einer Steuerersparnis.

Prüfe mithilfe unserer Checkliste welche Ausgaben Du als Werbungskosten absetzen kannst, wenn Du wegen Corona im Homeoffice arbeitest.

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Welche Kosten werden wie berücksichtigt?

Neben Deinen Anschaffungskosten kannst Du auch Reparatur-, Reinigungs- und Wartungskosten steuermindernd ansetzen.

Wenn das einzelne Arbeitsmittel, zum Beispiel ein Laptop, nicht mehr als 952 Euro brutto (800 Euro netto + 19 Prozent Mehrwertsteuer) gekostet hat, kannst Du den gesamten Anschaffungspreis sofort und in voller Höhe steuerlich absetzen. Eine Abschreibung über mehrere Jahre ist dann nicht notwendig. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) darfst Du auf einen Schlag abschreiben. Für Anschaffungen bis Ende 2017 lagen die Grenzwerte noch deutlich niedriger: 487,90 Euro brutto beziehungsweise 410 Euro netto.

Teure Arbeitsmittel musst Du abschreiben

Bei einem höheren Preis musst Du die Kosten auf die gewöhnliche Nutzungsdauer verteilen. Bei einem Computer gelten beispielsweise drei Jahre, bei Möbeln 13 Jahre. Abschreibung heißt im Finanzamts-Deutsch „Absetzung für Abnutzung“ (AfA). Dabei legt das Bundesfinanzministerium in AfA-Tabellen die betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauern für die unterschiedlichsten Produkte fest.

Der Preis ist übrigens (fast) kein Kriterium: Auch wenn Du für Dein Arbeitsmittel ungewöhnlich viel ausgegeben hast, die Kosten aber bezogen auf Deine berufliche Stellung und die Höhe Deines Gehalts nicht unangemessen sind, ist ein Werbungskostenabzug möglich. Höchstrichterlich entschieden ist das zum Beispiel für den Flügel einer Musikpädagogin und einer Lehrerin, die am Gymnasium Musik unterrichtet.

Ein privater Gegenstand wird später beruflich genutzt

Werbungskosten kannst Du auch für Wirtschaftsgüter abziehen, die Du zunächst privat genutzt oder geschenkt bekommen hast. Solche Wirtschaftsgüter kannst Du nämlich zu einem Arbeitsmittel „umwidmen“ und so dem steuerrelevanten Bereich zuordnen.

Beispiel: Du hast im Januar 2017 für 1.300 Euro ein Regal für Dein Wohnzimmer gekauft, in dem Du ab 2019 Deine berufliche Fachliteratur aufbewahrst. Für das Regal kannst Du ab dem Zeitpunkt der Umwidmung, also ab 2019, Werbungskosten geltend machen. Für Möbel gilt üblicherweise eine Gesamtnutzungsdauer von 13 Jahren. Die Anschaffungskosten verteilst Du auf diese Zeit. Für ein komplettes Jahr schreibst Du demnach 100 Euro ab – auch für die Jahre 2017 und 2018, in denen Du aber wegen der rein privaten Nutzung noch keine Werbungskosten absetzen durftest. Ab 2019 hat das Regal noch einen Restwert von 1.100 Euro. 100 Euro Abschreibung kannst Du nun in der Steuererklärung 2019 als Werbungskosten ansetzen; ebenso in den Folgejahren. 

Wenn das Arbeitsmittel bei der Umwidmung höchstens noch einen Restwert von 952 Euro (800 Euro zuzüglich Umsatzsteuer) hat, kannst Du diesen Betrag sofort und in voller Höhe steuerlich absetzen. Es gilt als geringwertiges Wirtschaftsgut.

Fortsetzung des Beispiels: Im Jahr der Anschaffung musst Du monatsgenau abrechnen. Hättest Du das Regal statt im Januar 2017 erst im Juli 2017 gekauft, dann hättest Du es 2017 nur für sechs Monate abschreiben dürfen. Das heißt, der Restwert beträgt Anfang 2018 nunmehr 1.250 Euro und zu Jahresbeginn 2019 dann 1.150 Euro statt 1.100 Euro. Du hast dann ein etwas höheres Volumen, das Du ab 2019 jährlich als Werbungskosten abschreiben darfst.

Du solltest Dich darauf einstellen, dass das Finanzamt möglicherweise Nachweise wie einen Kassenbon über Deine ursprünglichen Anschaffungskosten verlangt. Bewahre diese während der Abschreibungsdauer am besten auf.

Ist ein teilweiser Abzug bei gemischter Nutzung möglich?

Früher forderte das Finanzamt, dass Du ein Arbeitsmittel überwiegend beruflich nutzen musst, damit Du Deine Aufwendungen absetzen darfst. Das gilt nicht mehr.

Es genügt, wenn Du ein Arbeitsmittel tatsächlich mindestens zu 10 Prozent beruflich nutzt. Verwendest Du es weniger als zu einem Zehntel privat, darfst Du die kompletten Kosten absetzen. Bei einem höheren Privatnutzungsanteil kannst Du den beruflichen Anteil schätzen und dafür anteilsmäßig Werbungskosten absetzen. Dafür benötigst Du einen sinnvollen Aufteilungsmaßstab wie die zeitliche oder flächenmäßige Nutzung.

Ein Beispiel: Ein Bücherregal belegst Du zu 60 Prozent mit Fachbüchern und auf den restlichen 40 Prozent stehen Deine privaten Bücher und Fotoalben. Dann kannst Du 60 Prozent der Anschaffungskosten als Werbungskosten absetzen.

Auf diese Weise kannst Du bei vielen Arbeitsmitteln zumindest einen Teil Deiner Anschaffungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Ein anteiliger Kostenabzug ist beispielsweise bei folgenden gemischten Aufwendungen gut möglich: Büromöbel, Smartphone, Telefon- und Reisekosten.

Beispiel Computer: Sowohl beruflich als auch privat genutzt

Kaufst Du zum Beispiel einen Laptop, den Du sowohl privat als auch beruflich verwendest, dann darfst Du für den beruflichen Anteil Werbungskosten absetzen. Eine pragmatische Lösung ist, dass Du diesen mit 50 Prozent schätzt. Das akzeptieren die Finanzämter in der Regel. Willst Du jedoch einen höheren beruflichen Anteil absetzen, musst Du die beruflich genutzten Stunden notieren.

Peripheriegeräte wie Scanner, Drucker und Bildschirm sind nicht selbstständig nutzbar. Du musst deren Anschaffungskosten deshalb mit denen des Computers zusammenrechnen. Überschreitest Du dadurch die GWG-Bruttogrenze von 952 Euro, musst Du die gesamten Kosten über drei Jahre abschreiben.

Multifunktionsgeräte – etwa „All-in-one“-Drucker – gelten steuerlich dagegen als eigene Wirtschaftsgüter. Die Anschaffungskosten solcher Geräte kannst Du deshalb sofort und in voller Höhe als Werbungskosten absetzen, wenn sie höchstens 952 Euro (800 Euro netto) betragen haben. Das dürfte auch für externe Datenspeicher wie Festplatten gelten. Die Kosten für solche Zusatzgeräte solltest Du daher ebenfalls unabhängig von der Abschreibung Deines Rechners sofort und in voller Höhe von der Steuer absetzen.

Tipp: Schneller abschreiben - Falls Dein Notebook oder Laptop einer besonders starken Beanspruchung ausgesetzt ist und Du Dir deshalb alle zwei Jahre oder noch öfter ein neues Gerät kaufen, solltest Du das in Deiner Steuererklärung dokumentieren und auf einer kürzeren Abschreibungsdauer bestehen.

Hier kannst Du Dir unser kostenloses 20-seitiges
E-Book für die Steuererklärung 2019 herunterladen:

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Auch Einrichtungsgegenstände angeben

Denke daran, auch die Kosten der Einrichtung Deines Arbeitszimmers (zum Beispiel Regale, Schreibtisch, Bürostuhl) als Werbungskosten anzusetzen. Diese Arbeitsmittel kannst Du sogar unabhängig davon steuerlich geltend machen, ob das Finanzamt Dein häusliches Arbeitszimmer anerkennt.

Wo sich die Gegenstände in Deiner Wohnung befinden, spielt keine Rolle. Voraussetzung ist nur, dass Du diese Gegenstände so gut wie ausschließlich für berufliche Zwecke verwendest. Solche Einrichtungsgegenstände kannst Du sofort absetzen, wenn der Kaufpreis inklusive Umsatzsteuer 952 Euro nicht übersteigt. Bei höheren Anschaffungskosten musst Du Deine Kosten über die Nutzungsdauer verteilen.

Unser Podcast zum Thema

Wenn der Chef Arbeitsmittel stellt

Bekommst Du als Arbeitnehmer von Deinem Arbeitgeber kostenfrei einen Laptop samt Drucker zur betrieblichen Nutzung gestellt, so darfst Du diesen auch privat nutzen und musst  dafür keinen geldwerten Vorteil versteuern. Falls Du aber Dein eigenes Druckerpapier und Zubehör wie Tonerkartuschen verwendest, kannst Du diese Ausgaben eventuell als Werbungskosten absetzen. Dafür benötigst Du Belege.

Autor
Udo Reuß

11. Mai 2020


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