Arbeitsmittel absetzen

Computer & Co. von der Steuer absetzen

Udo Reuß Stand: 10. Mai 2019
Das Wichtigste in Kürze
  • Ein privater Gegenstand kann ein steuerlich absetzbares Arbeitsmittel sein, wenn Sie ihn mindestens zu 10 Prozent für berufliche Zwecke nutzen.
  • Zu den typischen Arbeitsmitteln gehören zum Beispiel Aktentasche, Computer, Smartphone, Schreibtisch, Bücherregal und Fachliteratur.
  • Nutzen Sie das Arbeitsmittel zu mehr als 90 Prozent beruflich, dürfen Sie die Anschaffungskosten vollständig absetzen; bei einem niedrigeren Anteil den entsprechenden beruflichen Kostenanteil.
So gehen Sie vor
  • Ausgaben für Arbeitsmittel sind Werbungskosten und mindern Ihre Steuerlast bei Ihren Einkünften als Arbeitnehmer. Tragen Sie diese in der Anlage N Ihrer Steuererklärung ein.
  • Bei vielen Arbeitsmitteln ist eine sowohl private als auch berufliche Nutzung in Ordnung, und der berufliche Anteil kann abgesetzt werden.
  • Den beruflichen Anteil sollten Sie nachvollziehbar schätzen können. Als Aufteilungsmaßstab können Sie die zeitliche oder flächenmäßige Nutzung heranziehen.
  • Ein Arbeitsmittel, das inklusive Umsatzsteuer höchstens 952 Euro gekostet hat, dürfen Sie im Jahr der Anschaffung in voller Höhe absetzen. War es teurer, müssen Sie die Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen, also abschreiben. Heben Sie alle Rechnungen und Quittungen gut auf.
  • Wie Sie Arbeitsmittel und andere berufliche Ausgaben in der Steuererklärung absetzen können, erfahren Sie in unserer ausführlichen Checkliste Werbungskosten.

Zur Checkliste

Für viele Arbeitnehmer gilt das „Werkstor-Prinzip“ nicht: Sie beantworten abends mit dem eigenen Smartphone noch schnell eine E-Mail des Chefs oder eines Kunden, bereiten am heimischen Rechner den Unterricht für den nächsten Tag vor oder reinigen ihren Blaumann in der eigenen Waschmaschine. Alles, was Sie für Ihre berufliche Tätigkeit einsetzen, gilt als Arbeitsmittel. Das Geld, das Sie für Arbeitsmittel ausgeben, können Sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Was ist ein Arbeitsmittel?

Zu den Arbeitsmitteln gehören zum Beispiel Werkzeuge, typische Berufsbekleidung und Fachzeitschriften. Arbeitsmittel sind Gegenstände, die Sie brauchen, um Ihre beruflichen Aufgaben zu erledigen. Das müssen nicht unbedingt nur körperliche Gegenstände wie der Computer sein. Auch ein privater Telefonanschluss oder Software, die zu den sogenannten immateriellen Wirtschaftsgütern zählt, können Arbeitsmittel sein.

Wichtig ist nur, dass Sie das Arbeitsmittel tatsächlich beruflich nutzen. Wenn Sie es zu mehr als 90 Prozent beruflich verwenden, dann dürfen Sie die kompletten Kosten ansetzen. Nutzen Sie es mindestens zu zehn Prozent privat, dann müssen Sie Ihre Aufwendungen aufteilen. Für den beruflichen Anteil dürfen Sie Werbungskosten ansetzen, wenn Sie die berufliche Nutzung schätzen können.

Geregelt sind die Werbungskosten in Paragraf 9 Einkommensteuergesetz. Sie können die Gegenstände und die Kosten dafür in der Anlage N, Seite 2, ab Zeile 41 Ihrer Steuererklärung eintragen.

Beispiele für Arbeitsmittel:

  • Aktentasche/-koffer,
  • typische Berufskleidung (wie Arztkittel oder Blaumann) inklusive Reinigung,
  • Computer, Notebook und Ähnliches,
  • Anwender-Software,
  • Smartphone,
  • Diktiergerät,
  • Büromöbel,
  • Fachliteratur und
  • Werkzeug.

Das Finanzamt erkennt Ihre Kosten an, wenn sie durch Ihren Beruf veranlasst sind. So wird ein Skilehrer keine Probleme haben, die Kosten seiner Skiausrüstung abzusetzen. Wenn dagegen ein Sportlehrer privat gerne in den Wintersport fährt, dürften seine Chancen für den Werbungskostenabzug schlecht stehen – es sei denn, er nimmt an einem Lehrgang teil, um eine Schul-Skileiter-Lizenz zu erwerben.

Bei vielen Gegenständen ist aber unbestritten, dass sie Arbeitsmittel sind. Auch das Finanzamt geht nicht davon aus, dass Sie in Ihrer Freizeit mit einer Aktentasche oder einem Pilotenkoffer spazieren gehen. Anders sieht es grundsätzlich bei Bekleidung aus: Nach einem beruflichen Aufstieg erwartet man von Ihnen vielleicht, dass Sie einen bestimmten Dresscode einhalten. Der Fiskus wird Ihre Kosten für den „Chefanzug“ trotzdem nicht anerkennen, weil eine private Nutzung möglich ist.

Tipp: Werkzeuggeld - Falls Ihr Arbeitgeber Ihnen eine Entschädigung dafür zahlt, dass Sie Ihre privaten Werkzeuge für die Arbeit nutzen, ist seine Zahlung steuerfrei. Im Gegenzug können Sie dieses sogenannte Werkzeuggeld aber nicht als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Tipp: Fahrtkosten absetzen - Vergessen Sie nicht, auch Ihre Fahrtkosten zum Kauf von Arbeitsmitteln als Werbungskosten abzusetzen. Sind Sie zum Möbelhaus gefahren, um einen neuen Schreibtisch zu kaufen, führt das zu einer Steuerersparnis.

Welche Kosten werden wie berücksichtigt?

Neben Ihren Anschaffungskosten können Sie auch Reparatur-, Reinigungs- und Wartungskosten steuermindernd ansetzen.

Viele Finanzämter erkennen ohne Nachweise einen pauschalen Betrag von 110 Euro für die Anschaffung, die Reparatur und die Reinigung von Arbeitsmitteln als Werbungskosten an. Diesen Betrag sollen Sie immer dann geltend machen, wenn Sie keine höheren Aufwendungen nachweisen können. Einen Rechtsanspruch auf diese Pauschale haben Sie allerdings nicht.

Wenn das einzelne Arbeitsmittel, zum Beispiel ein Laptop, nicht mehr als 952 Euro brutto (800 Euro netto + 19 Prozent Mehrwertsteuer) gekostet hat, können Sie den gesamten Anschaffungspreis sofort und in voller Höhe steuerlich absetzen. Eine Abschreibung über mehrere Jahre ist dann nicht notwendig. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) dürfen Sie auf einen Schlag abschreiben. Für Anschaffungen bis Ende 2017 lagen die Grenzwerte noch deutlich niedriger: 487,90 Euro brutto beziehungsweise 410 Euro netto.

Teure Arbeitsmittel müssen Sie abschreiben

Bei einem höheren Preis müssen Sie die Kosten auf die gewöhnliche Nutzungsdauer verteilen. Bei einem Computer gelten beispielsweise drei Jahre, bei Möbeln 13 Jahre. Abschreibung heißt im Finanzamts-Deutsch „Absetzung für Abnutzung“ (AfA). Dabei legt das Bundesfinanzministerium in AfA-Tabellen die betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauern für die unterschiedlichsten Produkte fest.

Der Preis ist übrigens (fast) kein Kriterium: Auch wenn Sie für Ihr Arbeitsmittel ungewöhnlich viel ausgegeben haben, die Kosten aber bezogen auf Ihre berufliche Stellung und die Höhe Ihres Gehalts nicht unangemessen sind, ist ein Werbungskostenabzug möglich. Höchstrichterlich entschieden ist das zum Beispiel für den Flügel einer Musikpädagogin und einer Lehrerin, die am Gymnasium Musik unterrichtet.

Ein privater Gegenstand wird später beruflich genutzt

Werbungskosten können Sie auch für Wirtschaftsgüter abziehen, die Sie zunächst privat genutzt oder geschenkt bekommen haben. Solche Wirtschaftsgüter können Sie nämlich zu einem Arbeitsmittel „umwidmen“ und so dem steuerrelevanten Bereich zuordnen.

Beispiel: Sie haben im Januar 2017 für 1.300 Euro ein Regal für Ihr Wohnzimmer gekauft, in dem Sie ab 2019 Ihre berufliche Fachliteratur aufbewahren. Für das Regal können Sie ab dem Zeitpunkt der Umwidmung, also ab 2019, Werbungskosten geltend machen. Für Möbel gilt üblicherweise eine Gesamtnutzungsdauer von 13 Jahren. Die Anschaffungskosten verteilen Sie auf diese Zeit. Für ein komplettes Jahr schreiben Sie demnach 100 Euro ab auch für die Jahre 2017 und 2018, in denen Sie aber wegen der rein privaten Nutzung noch keine Werbungskosten absetzen durften. Ab 2019 hat das Regal noch einen Restwert von 1.100 Euro. 100 Euro Abschreibung können Sie nun in der Steuererklärung 2019 als Werbungskosten ansetzen; ebenso in den Folgejahren. 

Wenn das Arbeitsmittel bei der Umwidmung höchstens noch einen Restwert von 952 Euro (800 Euro zuzüglich Umsatzsteuer) hat, können Sie diesen Betrag sofort und in voller Höhe steuerlich absetzen. Es gilt als geringwertiges Wirtschaftsgut.

Fortsetzung des Beispiels: Im Jahr der Anschaffung müssen Sie monatsgenau abrechnen. Hätten Sie das Regal statt im Januar 2017 erst im Juli 2017 gekauft, dann hätten Sie es 2017 nur für sechs Monate abschreiben dürfen. Das heißt, der Restwert beträgt Anfang 2018 nunmehr 1.250 Euro und zu Jahresbeginn 2019 dann 1.150 Euro statt 1.100 Euro. Sie haben dann ein etwas höheres Volumen, das Sie ab 2019 jährlich als Werbungskosten abschreiben dürfen.

Sie sollten sich darauf einstellen, dass das Finanzamt möglicherweise Nachweise wie einen Kassenbon über Ihre ursprünglichen Anschaffungskosten verlangt. Bewahren Sie diese während der Abschreibungsdauer am besten auf. 

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Ist ein teilweiser Abzug bei gemischter Nutzung möglich?

Früher forderte das Finanzamt, dass Sie ein Arbeitsmittel überwiegend beruflich nutzen müssen, damit Sie Ihre Aufwendungen absetzen dürfen. Das gilt nicht mehr.

Es genügt, wenn Sie ein Arbeitsmittel tatsächlich mindestens zu 10 Prozent beruflich nutzen. Verwenden Sie es weniger als zu einem Zehntel privat, dürfen Sie die kompletten Kosten absetzen. Bei einem höheren Privatnutzungsanteil können Sie den beruflichen Anteil schätzen und dafür anteilsmäßig Werbungskosten absetzen. Dafür benötigen Sie einen sinnvollen Aufteilungsmaßstab wie die zeitliche oder flächenmäßige Nutzung.

Ein Beispiel: Ein Bücherregal belegen Sie zu 60 Prozent mit Fachbüchern und auf den restlichen 40 Prozent stehen Ihre privaten Bücher und Fotoalben. Dann können Sie 60 Prozent der Anschaffungskosten als Werbungskosten absetzen.

Auf diese Weise können Sie bei vielen Arbeitsmitteln zumindest einen Teil Ihrer Anschaffungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Ein anteiliger Kostenabzug ist beispielsweise bei folgenden gemischten Aufwendungen gut möglich: Büromöbel, Smartphone, Telefon- und Reisekosten.

Beispiel Computer: Sowohl beruflich als auch privat genutzt

Kaufen Sie zum Beispiel einen Laptop, den Sie sowohl privat als auch beruflich verwenden, dann dürfen Sie für den beruflichen Anteil Werbungskosten absetzen. Eine pragmatische Lösung ist, dass Sie diesen mit 50 Prozent schätzen. Das akzeptieren die Finanzämter in der Regel. Wollen Sie jedoch einen höheren beruflichen Anteil absetzen, müssten Sie die beruflich genutzten Stunden notieren.

Peripheriegeräte wie Scanner, Drucker und Bildschirm sind nicht selbstständig nutzbar. Sie müssen deren Anschaffungskosten deshalb mit denen des Computers zusammenrechnen. Überschreiten Sie dadurch die GWG-Bruttogrenze von 952 Euro, müssen Sie die gesamten Kosten über drei Jahre abschreiben.

Multifunktionsgeräte – etwa „All-in-one“-Drucker – gelten steuerlich dagegen als eigene Wirtschaftsgüter. Die Anschaffungskosten solcher Geräte können Sie deshalb sofort und in voller Höhe als Werbungskosten absetzen, wenn sie höchstens 952 Euro (800 Euro netto) betragen haben. Das dürfte auch für externe Datenspeicher wie Festplatten gelten. Die Kosten für solche Zusatzgeräte sollten Sie daher ebenfalls unabhängig von der Abschreibung Ihres Rechners sofort und in voller Höhe von der Steuer absetzen.

Tipp: Schneller abschreiben - Falls Ihr Notebook oder Laptop einer besonders starken Beanspruchung ausgesetzt ist und Sie sich deshalb alle zwei Jahre oder noch öfter ein neues Gerät kaufen, sollten Sie das in Ihrer Steuererklärung dokumentieren und auf einer kürzeren Abschreibungsdauer bestehen.

Auch Einrichtungsgegenstände angeben

Denken Sie daran, auch die Kosten der Einrichtung Ihres Arbeitszimmers (zum Beispiel Regale, Schreibtisch, Bürostuhl) als Werbungskosten anzusetzen. Diese Arbeitsmittel können Sie sogar unabhängig davon steuerlich geltend machen, ob das Finanzamt Ihr häusliches Arbeitszimmer anerkennt.

Wo sich die Gegenstände in Ihrer Wohnung befinden, spielt keine Rolle. Voraussetzung ist nur, dass Sie diese Gegenstände so gut wie ausschließlich für berufliche Zwecke verwenden. Solche Einrichtungsgegenstände können Sie sofort absetzen, wenn der Kaufpreis inklusive Umsatzsteuer 952 Euro nicht übersteigt. Bei höheren Anschaffungskosten müssen Sie Ihre Kosten über die Nutzungsdauer verteilen.

Wenn der Chef Arbeitsmittel stellt

Bekommen Sie als Arbeitnehmer von Ihrem Arbeitgeber kostenfrei einen Laptop samt Drucker zur betrieblichen Nutzung gestellt, so dürfen Sie diesen auch privat nutzen und müssen dafür keinen geldwerten Vorteil versteuern. Falls Sie aber Ihr eigenes Druckerpapier und Zubehör wie Tonerkartuschen verwenden, können Sie diese Ausgaben eventuell als Werbungskosten absetzen. Dafür benötigen Sie Belege.

Autor
Udo Reuß

Stand: 10. Mai 2019


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