Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) Schreibtisch und Bürostuhl bis 952 Euro sofort abschreiben

Als Arbeitnehmer kannst Du geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) nutzen, um Dein zu versteuerndes Einkommen und damit Deine Steuerlast zu senken. Wie das im Detail aussieht und was Du beachten solltest, erfährst Du in diesem Ratgeber.

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut ist beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar. So sagt es das Einkommensteuergesetz (EStG) in Paragraf 6. 

Wichtig ist dabei die GWG-Grenze. Sie beträgt 952 Euro brutto, das sind 800 Euro netto + 19 Prozent Mehrwertsteuer (§ 6 Abs. 2 EStG). Überschreitest Du diesen Betrag nicht, kannst Du den gesamten Anschaffungspreis sofort und in voller Höhe steuerlich absetzen

Geplante Erhöhung der GWG-Grenze 2024

Im Jahr 2023 gab es die erfreuliche Nachricht, dass die GWG-Grenze 2024 steigen soll: auf 1.190 Euro brutto, also 1.000 Euro netto. Das stand sogar noch im Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes vom 2. Oktober 2023 drin. Das Gesetz hing dann einige Monate zwischen Bundestag und Bundesrat fest. Als es dann endgültig im März 2024 verkündet wurde, war diese Anhebung dann aber nicht mehr im Text enthalten, so dass die GWG-Grenzen 2024 bei 800 Euro netto und 952 Euro brutto geblieben sind. 

Abschreibung über mehrere Jahre laut Afa-Tabellen

Hat Dich der Gegenstand mehr als 952 Euro gekostet, musst Du ihn über seine Nutzungsdauer abschreiben. Diese Nutzungsdauern sind in so genannten AfA-Tabellen amtlich festgelegt. AfA steht für „Absetzung für Abnutzung“.

Eine Übersicht der Tabellen gibt es auf der Internetseite des Finanzministeriums. Für die meisten Verbraucher interessant dürfte die Tabelle für „allgemein verwendbare Anlagegüter“ sein. Dort findest Du zum Beispiel, über wie viele Jahre Du Deinen Laptop, Deine neue Digitalkamera oder Deinen Fernseher abschreiben kannst. Abschreiben bedeutet, dass Du in jedem Jahr der Nutzungsdauer den entsprechen Anteil des Kaufpreises steuerlich geltend machen kannst.

Ausnahmeregelung für Computer & Co. seit ab 2021

Deine Ausgaben rund um den beruflich genutzten Computer darfst Du seit 2021 unbegrenzt auf einen Schlag steuerlich absetzen. Denn das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die Abschreibungsregeln für Computer rückwirkend zum 1. Januar 2021 geändert, oft ist von der neuen Digital-Afa die Rede.

In einem Schreiben vom 26. Februar 2021 und anschließend im Schreiben vom 22. Februar 2022 hat das BMF festgelegt, dass ab 2021 die Nutzungsdauer von Computern, Peripheriegeräten (Drucker, Monitore, Kameras und dergleichen) und Software einheitlich nur noch ein Jahr beträgt und die gesamten Ausgaben in unbegrenzter Höhe abschreibbar sind.

Bislang mussten die Kosten für einen Computer auf drei Jahre und für spezielle Software sogar auf fünf Jahre verteilt werden, wenn die Kosten über 952 Euro lagen. Für Anschaffungen rund um den Computer wirkt sich ab 2021 die GWG-Grenze also nicht mehr begrenzend aus. Mehr dazu findest Du im Ratgeber Arbeitsmittel.

Beachte die selbstständige Nutzbarkeit

Als Arbeitnehmer kannst Du GWG als Werbungskosten von der Steuer absetzen, die Du für Deine Arbeit benötigst. Allerdings muss ein GWG in jedem Fall selbstständig nutzbar sein, um anerkannt zu werden.

Damit scheiden beispielsweise ein reiner Drucker oder ein Monitor aus, denn sie können nicht allein verwendet werden. Sie lassen sich erst im Zusammenhang mit einem Computer nutzen. Ein Multifunktionsgerät, also ein Drucker mit Scanner und Kopierer, ist wiederum selbstständig nutzbar. Typische GWG sind Kleinmöbel, Schreibtischstühle, Diktiergeräte oder beruflich genutzte Software.

Hast Du am Arbeitsort eine Zweitwohnung und kannst deshalb eine doppelte Haus­halts­füh­rung bei der Steuer geltend machen, dann gehören auch Ein­rich­tungs­ge­gen­stände und Haushaltsartikel dazu, also beispielsweise ein neu angeschafftes Bett oder Schränke.

Nicht ganz so einfach ist die Geltendmachung von geringwertigen Wirtschaftsgütern bei Einkünften aus Kapitalvermögen. Denn mit der Einführung von Abgeltungssteuer und Sparerpauschbetrag wurde der Abzug tatsächlicher Werbungskosten bei Einkünften aus Kapitalvermögen ausgeschlossen. Die entsprechenden Zeilen in der Anlage KAP wurden gestrichen.

Sollten Deine tatsächlichen, zu den GWG gehörenden Werbungskosten den Sparerpauschbetrag von 1.000 Euro bei Ledigen beziehungsweise 2.000 Euro bei Verheirateten übersteigen, kannst Du die Werbungskosten in einer gesonderten Aufstellung erfassen. Diese kannst Du als Einzelanlage der Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung beifügen und den Abzug der tatsächlichen Werbungskosten beantragen.

Anders als für Selbstständige oder Firmeninhaber spielt es bei diesen Einkunftsarten keine Rolle, wann Du das entsprechende geringwertige Wirtschaftsgut angeschafft hast.

Bei einem Arbeitsmittel, das Du nahezu ausschließlich beruflich nutzt, kannst Du Deine An­schaf­fungs­kos­ten bis zu einem Preis von 800 Euro ohne Mehrwertsteuer – also bis zu einem Gesamtpreis von 952 Euro bei 19 Prozent Umsatzsteuer – direkt von Deinem zu versteuernden Einkommen abziehen.

Im zweiten Halbjahr 2020 galten reduzierte Umsatzsteuersätze von 16 beziehungsweise fünf Prozent. Dementsprechend reduzierte sich der Brutto-Grenzbetrag auf 928 Euro, wenn das Arbeitsmittel in der zweiten Hälfte des Jahres 2020 an Dich geliefert wurde. 

Wenn Du ein Arbeitsmittel, wie beispielsweise einen Computer, zur Hälfte beruflich nutzt, dann kannst Du 50 Prozent der An­schaf­fungs­kos­ten als Werbungskosten absetzen.
Rechne die einzelnen Posten zusammen und trage diese auf der zweiten Seite der Anlage N Deiner Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung bei den Aufwendungen für Arbeitsmittel ein.

Seit der Steu­er­er­klä­rung 2017 musst Du erst Belege einreichen, wenn Dich das Finanzamt dazu auffordert. So kannst Du auch vorgehen, wenn Du Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielst. In diesem Fall machst Du Deine GWG-Abschreibung in Zeile 36 der Anlage V geltend.

Beziehst Du Einkünfte aus einer selbstständigen Tätigkeit oder aus einem Gewerbebetrieb, hast Du ein Wahlrecht bei der Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern.

• Ein selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut bis 800 Euro netto beziehungsweise 952 Euro brutto, bei Anschaffung bis Ende 2017 galt ein Nettowert von 410 Euro.
• Stattdessen kann es selbstverständlich auch über die betriebliche Nutzungsdauer linear abgeschrieben werden. Die sogenannte Digital-Afa greift seit 2021 auch bei Selbstständigen. Ein teurer Laptop für 1.500 Euro lässt sich zum Beispiel auf einen Schlag absetzen und muss nicht mehr über drei Jahre abgeschrieben werden. 
• Selbstständige haben noch eine dritte Möglichkeit. Sie können für mehrere selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter einen Sammelposten bilden und diese gemeinsam über fünf Jahre abschreiben. Das ist die sogenannte Poolabschreibung. Möglich ist das, wenn die Güter zwischen 250 Euro und 1.000 Euro netto kosten. Übersteigt der Wert des Guts die Grenze von 250 Euro netto, musst Du diese zu Dokumentationszwecken in einem Verzeichnis erfassen, das das Finanzamt prüfen kann. Sind die Angaben ohne Weiteres aus Deiner Buchführung ersichtlich, zum Beispiel auf einem Kontoblatt, kannst Du auf das Verzeichnis verzichten. 

So funktioniert die Poolabschreibung: Du fasst alle GWG mit einem Nettowert zwischen 250 Euro und 1.000 Euro zusammen. Diesen Pool schreibst Du über fünf Jahre ab, also 20 Prozent in jedem Jahr. Die betriebsübliche Nutzungsdauer spielt ebenso wenig eine Rolle wie die zwischenzeitliche Veräußerung oder Wertminderung einzelner Wirtschaftsgüter.

Achtung: Laut des Regierungsentwurfs des Steuerfortentwicklungsgesetzes (SteFeG) vom 24. Juli 2024 soll es ab 2025 deutliche Änderungen bei Sammelposten geben. Zwar bleibt es bei den GWG-Grenzen von 2024. Aber: Das Gesetz sieht vor, dass sich für GWG mit einem Nettowert zwischen 800 und 5.000 Euro ein Sammelposten bilden lässt, der dann innerhalb von drei statt bisher fünf Jahren abgeschrieben wird. Zudem wird auch kein Verzeichnis über die GWG mehr nötig sein. 

Nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten erhöhen den Wert des Sammelpostens ab dem Jahr der Zuschreibung. Für Selbstständige und kleinere Unternehmen ist dies vorteilhaft: Sie haben ein Wahlrecht. Dank der Poolabschreibung kann ein höherwertiges Wirtschaftsgut schneller abgeschrieben werden. Der Selbstständige kann damit einen zu versteuernden Gewinn senken. Er muss sich jedoch in der Anlage EÜR entscheiden, ob er alle GWGs sofort oder einheitlich als Sammelposten abschreibt. Eine Vermischung der beiden Alternativen ist nicht erlaubt. 

In dieser Tabelle kannst du die GWG-Grenzen für die Jahre 2022, 2023 und 2024 ablesen.

Quelle: Einkommensteuergesetz (Stand: 22. Oktober 2024)

Du siehst, dass sich die GWG-Grenze mehrere Jahre nicht geändert hat.  

Für Anschaffungen bis Ende 2017 lag die GWG-Grenze deutlich niedriger: 487,90 Euro brutto beziehungsweise 410 Euro netto.

Als Selbstständiger oder Gewerbetreibender musstest Du Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten maximal 150 Euro betragen, sofort abschreiben, wenn Du diese zwischen dem 1. Januar 2008 und dem 31. Dezember 2009 erworben hast. Für Güter mit einem Wert zwischen netto 150,01 und 1.000 Euro konntest Du einen Sammelposten bilden, den Du über fünf Jahre abschreibst.