Arbeitszimmer und Homeoffice-Pauschale Zu Hause arbeiten und dabei Steuern sparen

Ob Lehrer, Geschäftsführerin oder Gutachter: Viele Menschen erledigen einen großen Teil ihrer Aufgaben vom heimischen Schreibtisch aus. Wer zuhause arbeitet, kann die Kosten für sein Arbeitszimmer in bestimmten Fällen von der Steuer absetzen – als Werbungskosten oder Betriebsausgaben (bei selbstständiger Tätigkeit). Ab 2023 gibt es prinzipielle Änderungen bei der steuerlichen Absetzbarkeit.

Eigentlich lässt sich ein Arbeitszimmer nicht absetzen. Wie so oft im Steuerrecht lässt der Gesetzgeber aber Ausnahmen zu. Es sind bis Ende 2022 genau zwei:

• Steht Dir für Deine berufliche oder betriebliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kannst Du Deine Kosten bis zu 1.250 Euro pro Jahr geltend machen (beschränkter Abzug). 
• Ist das Arbeitszimmer Mittelpunkt Deiner gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit, sind Deine Kosten unbeschränkt abzugsfähig. 

Wer die Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers als Werbungskosten oder Betriebsausgaben in der Steu­er­er­klä­rung angibt, kann dadurch das zu versteuernde Einkommen senken und damit Steuern sparen.

Beschränkter Kostenabzug bis 1.250 Euro

Die erste Ausnahme („kein anderer Arbeitsplatz“) trifft etwa auf Berufsgruppen wie Lehrer und Außendienstmitarbeiterin ohne Schreibtisch in der Schule beziehungsweise im Büro des Arbeitgebers zu. Dies gilt auch, wenn Dir Deine Arbeitgeberin in der Firma keinen individuellen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und Du deshalb Deine beruflichen Aufgaben vom Home Office aus erledigst.

Für Deine eigenen Aufwendungen ist dann ein Abzug von Werbungskosten möglich – aber höchstens bis 1.250 Euro im Jahr. Du solltest Dir aber in jedem Fall einen Nachweis von Deiner Chefin geben lassen, dass Dir für diese Tätigkeiten kein Arbeitsplatz in der Firma zur Verfügung steht.

Hast Du hingegen normalerweise dort einen Arbeitsplatz und hast vereinbart, dass Du zum Beispiel an einem Tag in der Woche im Home Office arbeitest, so reicht das nicht aus. Du kannst dann keine Kosten für ein Arbeitszimmer absetzen.

Voller Kostenabzug bei Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit

Die zweite Ausnahme („Mittelpunkt der Tätigkeit“) gilt vor allem für Selbstständige wie freie Journalistinnen, Schriftsteller und Künstlerinnen. Wenn Du überwiegend von zuhause aus arbeitest, kannst Du die vollen Kosten für das häusliche Arbeitszimmer absetzen. 

Besondere Situation wegen der Corona-Pandemie

Im März 2020 gab es den ersten Corona-Lockdown und Millionen Arbeitnehmer mussten schnellstmöglich ins Home Office – und blieben dort oft monatelang. Dabei war es egal, ob sie ein eigenes Arbeitszimmer hatten oder beispielsweise am Küchentisch, also in einer sogenannten Arbeitsecke, arbeiten mussten.

Die Corona-Pandemie zeigt, dass die steuerrechtliche Regelung des Arbeitszimmers nicht mehr zeitgemäß und in der Praxis problematisch ist. Die Rechtsprechung wurde dementsprechend nachgebessert: Hast Du kein eigenes Arbeitszimmer, sondern nur eine Arbeitsecke? Dann kannst Du in den Jahren 2020 bis 2022 von der neuen Homeoffice-Pauschale profitieren. Du kannst für jeden Tag, den Du zu Hause gearbeitet hast, 5 Euro absetzen, maximal aber 600 Euro im Jahr. Dabei musst Du Dich jedoch für eine der beiden Alternativen in der Steu­er­er­klä­rung entscheiden:

Im Folgenden stellen wir Dir anhand von Beispielrechnungen vor, wie Du unserer Einschätzung nach vorgehen kannst:

Vielleicht wohnst Du auf dem Land, hast daher den Platz für ein eigenes Arbeitszimmer und erfüllst damit alle räumlichen Voraussetzungen. Nehmen wir an, Dein Arbeitgeber oder Deine Arbeitgeberin hat Dich angewiesen, zuhause zu arbeiten, weil das Infektionsrisiko zu groß wäre, wenn alle ins Büro kämen. Wenn Dir Dein Arbeitgeber also keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt oder Du wegen des Infektionsschutzes nicht an Deinem üblichen Platz arbeiten kannst, dann kannst Du für diesen Zeitraum Deine Arbeitszimmerkosten steuerlich geltend machen. Je länger Du dort gearbeitet hast, umso höher ist auch der Betrag, den Du absetzen kannst.

Wenn Du zum Beispiel im Rahmen einer Fünf-Tage-Arbeitswoche höchstens zwei Tage pro Woche dort verbracht hast, dann kannst Du für diesen Zeitraum bis zu 1.250 Euro absetzen (begrenzter Abzug). Das ist der Jahreshöchstbetrag.

Hast Du aber mindestens an drei Tagen in der Woche oder sogar die komplette Zeit in Deinem Arbeitszimmer gearbeitet, dann war es in diesem Zeitraum der Mittelpunkt Deiner beruflichen Tätigkeit. Und dafür kannst Du die unbegrenzten Kosten ansetzen.

Folgendes Beispiel verdeutlicht, wie Du Deine Werbungskosten 2020 bei einer Fünf-Tage-Arbeitswoche absetzen kannst:

Ergebnis: Über alle vier Zeiträume kannst Du insgesamt 3.700 Euro an Arbeitszimmerkosten und 642 Euro bei der Pendlerpauschale absetzen.

Dieses Beispiel beruht auf unserer Rechtsauffassung. Wir stützen uns hierbei unter anderem auf einen Fachartikel von Dr. Hans-Peter Dellner, Vorsitzender Richter an einem Finanzgericht (Neue Wirtschaftsbriefe NWB, Nr. 41 vom 9. Oktober 2020, S. 3060 ff.). Möglicherweise wird das eine oder andere Finanzamt dieser Sichtweise widersprechen. Leider gibt es hierzu noch keine gesicherte Rechtsprechung oder Verwaltungsanweisung. In den Steuerbehörden arbeiten aber auch viele Menschen, die ihre eigenen Homeoffice-Erfahrungen gemacht haben. Daher solltest Du es versuchen, höhere Arbeitszimmerkosten in Deiner Steu­er­er­klä­rung geltend zu machen.

1. Arbeitszimmer: Du erfüllst die steuerrechtlichen Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer, weil Du in einem separaten Raum arbeitest, den Du mindestens zu 90 Prozent beruflich nutzt. Dann kannst Du die Kosten für das „häusliche Arbeitszimmer“ absetzen.
2. Homeoffice-Pauschale: Du erfüllst die Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer nicht, weil Du nur eine Arbeitsecke hast. Dann kannst Du stattdessen eine Homeoffice-Pauschale bis höchstens 600 Euro im Jahr absetzen.
3. Zeitraum: Im Januar und Februar 2020 bist Du an insgesamt 30 Arbeitstagen 50 Kilometer zum Arbeitsplatz gefahren. Die einfache Wegstrecke (Entfernung) beträgt 25 Kilometer. Dafür kannst Du 225 Euro als Ent­fer­nungs­pau­scha­le absetzen (30 * 25 km * 0,30 Euro). Hinweis: 2021 steigt die Kilometerpauschale ab dem 21. Entfernungskilometer auf 35 Cent. Dementsprechend kannst Du ab 2021 etwas höhere Fahrtkosten absetzen. In dem Beispiel wären dies 180 Euro für die ersten 20 Kilometer (30 * 20 km * 0,30 Euro) und weitere 52,50 Euro ab dem 21. Kilometer (30 * 5 km * 0,35 Euro), also insgesamt 232,50 Euro. Ab 2022 steigt der erhöhte Satz sogar auf 38 Cent.
4. Zeitraum: Im März kommt der Lockdown und Dein Chef schickt Dich bis Ende Juli ins Homeoffice, wo Du ausschließlich arbeitest. Für diese fünf Monate ist Dein Arbeitszimmer der Mittelpunkt Deiner beruflichen Tätigkeit. Du ermittelst Deine Arbeitszimmerkosten, indem Du unter anderem Deine monatliche Miete und die Nebenkosten heranziehst und kommst so vielleicht auf 350 Euro monatlich, also insgesamt 1.750 Euro für März bis Juli. Falls Du beispielsweise noch bis zum 10. März täglich ins Büro gefahren bist, kannst Du dafür noch sieben Fahrten mit der Ent­fer­nungs­pau­scha­le abrechnen, also 42 Euro an Fahrtkosten. Hierbei zählen nur die Arbeitstage, an denen Du tatsächlich gependelt bist. Unklar ist, ob bei einer arbeitstaggenauen Betrachtung die Arbeitszimmerkosten im März (wegen des Zeitraums 11. März bis 31. März) etwas zu reduzieren sind.
5. Zeitraum: Im Sommer verbessert sich die Infektionslage und der Chef will, dass Du ab August an drei Tagen wieder im Büro arbeitest – natürlich mit Abstand zu den wenigen anderen Kollegen. Weil es dort nicht genügend Arbeitsplätze für alle gibt, musst Du bis Ende November aber noch zwei Tage pro Woche im häuslichen Arbeitszimmer tätig werden. Es steht Dir kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. Für diese vier Monate fallen zwar Kosten von 1.400 Euro an (4 * 350 Euro), doch Du darfst höchstens 1.250 Euro absetzen. Für diese Phase gilt der Jahreshöchstbetrag. Diesen kannst Du aber mit den Zeiträumen kombinieren, in denen das Arbeitszimmer den Mittelpunkt bildet. Für die 50 Arbeitstage, die Du zur Firma gependelt bist, kannst Du 375 Euro Fahrtkosten absetzen (50 Tage * 25 km * 0,30 Euro).
6. Zeitraum: Ab dem 2. November 2020 gibt es in Deutschland einen Teillockdown, ab dem 16. Dezember sogar einen harten Shutdown. Dein Arbeitgeber ordnet bereits ab November wieder zu 100 Prozent Homeoffice an. Deshalb ist Dein Arbeitszimmer im November und Dezember 2020 erneut der Mittelpunkt Deiner beruflichen Tätigkeit. Dafür kannst Du weitere 700 Euro Werbungskosten absetzen (2 * 350 Euro). Fahrtkosten zur Arbeit entfallen.

Das Jahressteuergesetz 2022 bringt ab 2023 gravierende Änderungen bei der Absetzbarkeit eines häuslichen Arbeitszimmers. 

Nur noch Mittelpunkts-Fälle

Es gibt ab 2023 nur noch eine Möglichkeit, um die Kosten für ein Arbeitszimmer absetzen zu können. Das ist der Fall, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Deiner gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit bildet. Alle entstehenden Kosten sind - wie bisher in diesen sogenannten Mittelpunkt-Fällen - unbeschränkt abzugsfähig. 

Neu zusätzlich ab 2023: Du kannst auch auf die exakte Ermittlung der Kosten verzichten und stattdessen eine Jahrespauschale von 1.260 Euro nutzen. Das dürfte aber oft finanziell die schlechtere Entscheidung sein. Beachte in diesem Fall zudem, dass Du die Pauschale nur für die vollen Monate ansetzen kannst, in denen das Arbeitszimmer der Mittelpunkt Deiner Tätigkeit war. Waren es zum Beispiel nur neun Monate, verbleiben nur noch 945 Euro zum Absetzen.

Homeoffice-Pauschale in allen anderen Fällen

Schlechte Nachrichten gibt es auf den ersten Blick, wenn Du bis 2022 Dein Arbeitszimmer bis zu 1.250 Euro abgesetzt hast, weil Dir kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand. Diese Möglichkeit sieht das Gesetz ab 2023 nicht mehr vor.

Allerdings greift ab 2023 immer - außer in den Mittelpunkts-Fällen - die Homeoffice-Pauschale. Für jeden Tag, den Du überwiegend zu Hause gearbeitet hast, kannst Du eine Tagespauschale von 6 Euro absetzen, maximal 1.260 Euro im Jahr. Das entspricht 210 Arbeitstagen. 

Das ist dann auch die gute Nachricht: Ob Du in einem klassischen Arbeitszimmer, am Küchentisch oder in einer kleinen Arbeitsecke tätig bist, macht also ab 2023 keinen Unterschied mehr. Es zählen nur noch die Tage, die Du im Homeoffice warst. 

Wichtig: Setzt Du die Kosten für Dein Arbeitszimmer von der Steuer ab, kannst Du die Homeoffice-Pauschale nicht gleichzeitig nutzen. 

Hast Du dauerhaft keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung, kannst Du die Tagespauschale von 6 Euro auch dann nutzen, wenn Du am selben Tag auswärts oder an Deiner ersten Tätigkeitsstätte arbeitest. Das betrifft zum Beispiel Lehrer und Außendienstmitarbeiter, also die Gruppen, die bis 2022 bis zu 1.250 Euro für das Arbeitszimmer absetzen konnten. In diesen Fällen sollte zusätzlich auch weiterhin die Ent­fer­nungs­pau­scha­le absetzbar sein. 

Hast Du hingegen einen Arbeitsplatz in Deiner ersten Tätigkeitsstätte, entscheidest Dich aber für Homeoffice, kannst Du an diesem Tag die Ent­fer­nungs­pau­scha­le nicht geltend machen.

Fazit: Die Absetzbarkeit für das Arbeiten zu Hause wird ab dem Jahr 2023 vereinfacht und sogar verbessert. Wer zum Beispiel bisher freiwillig zum Beispiel zwei Tage die Woche im Homeoffice gearbeitet hat, obwohl ihm auch einen Arbeitsplatz in der Firma zur Verfügung stand, konnte bisher gar nichts absetzen. Jetzt sind es immerhin 6 Euro für jeden Tag im Homeoffice.

Lehrer und andere Berufsgruppen müssen sich ab 2023 keine Gedanken mehr über ein Arbeitszimmer machen, sondern haben im Regelfall 1.260 Euro zum Absetzen. Einfacher wird das Ganze auch für das Finanzamt. Es muss dann nicht mehr prüfen, ob die strengen Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer für diese Personengruppen überhaupt gegeben sind. Einzig in den Mittelpunkt-Fällen stehen im Zweifel Überprüfungen an, ob es sich um ein Arbeitzimmer handelt.

Schließlich gehört auch die ungleiche Behandlung von Personen, die eine Wohnung haben mit Platz für ein separates Arbeitszimmer und denen, die das nicht haben, ab 2023 der Vergangenheit an. Für alle greift die Homeoffice-Pauschale. 

Damit Du die Kosten für ein Arbeitszimmer absetzen kannst, müssen verschiedene berufliche und räumliche Bedingungen erfüllt sein.

Häusliche Verbindung - Der Raum ist seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in Deiner häuslichen Sphäre eingebunden, gehört also zu Deiner privaten Wohnung oder zu Deinem Wohnhaus. Auch Zubehörräume im Keller oder im Dachgeschoss können ein häusliches Arbeitszimmer sein, wenn sie aufgrund der unmittelbaren Nähe als gemeinsame Wohneinheit mit Deinen privaten Wohnräumen verbunden sind. Ausgenommen sind Räume, die ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entsprechen, zum Beispiel Betriebs-, Lager- und Ausstellungsräume. Eine Arbeitsecke genügt nicht, es muss ein abgeschlossener Raum sein. Sogar bei einem Durchgangszimmer kann es Probleme geben. Außerdem muss neben dem Arbeitszimmer noch genügend Wohnraum vorhanden sein. In einer 1-Zimmer-Wohnung dürfte Dir das zum Beispiel nicht gelingen.

Berufliche oder betriebliche Nutzung - In einem Arbeitszimmer erledigst Du vorwiegend gedankliche, schriftliche, verwaltungstechnische oder -organisatorische Arbeiten. Das müssen nicht zwingend Büroarbeiten sein, denn ein häusliches Arbeitszimmer darfst Du auch für geistige, künstlerische oder schriftstellerische Betätigung nutzen. Du musst dieses jedoch (fast) ausschließlich zu beruflichen oder betrieblichen Zwecken nutzen. Eine untergeordnete private Mitbenutzung von höchstens 10 Prozent ist erlaubt. Wird der Raum mehr als 10 Prozent privat genutzt, so ist überhaupt kein Abzug möglich – auch nicht teilweise. Hoffnungen, dass eine entsprechende Kostenaufteilung aufgrund der beruflichen Nutzung möglich sei, zerschlug der Große Senat des Bundesfinanzhofs (BFH) im Januar 2016 (Beschluss vom 27. Juli 2015, Az. GrS 1/14).

Nach einem weiteren Urteil des BFH vom 3. Juli 2019 muss das Arbeitszimmer für die berufliche Tätigkeit nicht mal erforderlich sein. Eine Flugbegleiterin wollte den Betrag von 1.250 Euro für ihr Arbeitszimmer absetzen. Obwohl sie es aus naheliegenden Gründen nur wenig nutzt und sie die wenigen beruflichen Tätigkeiten (wie Flugvorbereitung und Dienstpläne abrufen) sicher auch an anderer Stelle zuhause erledigen könnte, gab ihr der BFH recht (Az. VI R 46/17). Es komme nur darauf an, dass ihr kein anderer Arbeitsplatz zu Verfügung steht, so das Gericht. Sieht es bei Dir ähnlich aus, kannst Du versuchen, das Arbeitszimmer bis einschließlich 2022 in der Steu­er­er­klä­rung geltend zu machen. Berufe Dich dabei auf das Urteil. 

Büromäßig ausgestattet - Wenn Du am Schreibtisch arbeitest, dann sollte Dein Arbeitszimmer auch dementsprechend büromäßig ausgestattet sein. Ein Bett, Kinderspielsachen und andere private Dinge sollten deshalb nicht darin zu finden sein.

Nur wenn diese räumlichen Voraussetzungen erfüllt sind und Du den büromäßig ausgestatteten Raum nahezu ausschließlich beruflich nutzt, wird ihn Dir das Finanzamt als häusliches Arbeitszimmer anerkennen. Oft schickt es bei der erstmaligen Angabe eines Arbeitszimmers einen Fragebogen, den Du ausfüllen musst. Oder die Beamten fordern Fotos oder eine Skizze des Zimmers an. 

Letzteres passierte auch einer selbstständigen Unternehmensberaterin. Diese wollte erstmals ein Arbeitszimmer geltend machen und hatte auf Anforderung des Finanzamts über ihren Steuerberater eine Skizze der Wohnung eingereicht. Weil diese auf den ersten Blick missverständlich war - Schlafzimmer war durchgestrichen, stattdessen stand Arbeitszimmer da und ein Schlafzimmer war nicht erkennbar - schickte das Finanzamt unangemeldet einen sogenannten Flankenschützer der Steuerfahndung zu der Frau.

Obwohl sie der Besichtigung nicht widersprach, urteilte der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 12. Juli 2022, dass die Besichtigung rechtswidrig war (Az. VIII R 8/19). Erstens habe die Frau, so das Gericht, bei der Aufklärung des Sachverhalts mitgewirkt. Die Besichtigung wäre zudem erst dann erforderlich gewesen, wenn die Unklarheiten durch weitere Auskünfte oder andere Beweismittel wie Fotografien nicht mehr sachgerecht aufgeklärt hätten werden können. Schließlich war es auch rechtswidrig, dass ein Steuerfahnder die Besichtigung durchführte - und nicht ein Mitarbeiter des Finanzamts. Das könnte ein schlechtes Licht auf die Frau werfen. Übrigens: Es gab in der Wohnung ein Schlafzimmer, es war in der Skizze nur nicht eingezeichnet worden.

Die strengen Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer galten auch in Corona-Zeiten, in denen Millionen von Arbeit­nehmern von zuhause aus arbeiten mussten. Oft hat der Arbeitgeber Home Office angeordnet. Wenn das bei Dir der Fall ist und Du nicht im Betrieb arbeiten durftest, lass Dir das von der Arbeitgeberin schriftlich geben. In der Arbeitgeberbescheinigung sollte der Zeitraum und die Anzahl der Arbeitstage pro Woche genannt werden. Fotografiere auch Deinen heimischen Arbeitsplatz. Denn möglicherweise wird das Finanzamt beim Bearbeiten Deiner anstehenden Steu­er­er­klä­rung weitere Nachweise sehen wollen, dass Dein Zuhause zumindest damals zeitweilig Dein Arbeitsplatz war. Trage deshalb am besten auch im laufenden Jahr in einem Kalender ein, an welchen Arbeitstagen Du zuhause gearbeitet hast und wann Du zum Betrieb gependelt bist.

In Pandemiezeiten verzichteten viele Finanzämter darauf, eine Arbeitgeberbescheinigung anzufordern. Denn auch dort wurde bevorzugt im Home Office gearbeitet. Und dies diente ja dem allgemeinen Gesundheitsschutz.

Anteilige Kosten ermitteln - Die Kosten Deines häuslichen Arbeitszimmers setzt Du anteilig als Werbungskosten oder Betriebsausgaben von der Steuer ab – nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche einschließlich des Arbeitszimmers. Dazu gehören vor allem:

• Miete,
• bei Immobilienbesitzern stattdessen die Gebäudeabschreibung und
• Schuldzinsen für Kredite, die zur Anschaffung, Herstellung oder Reparatur des Gebäudes oder der Eigentumswohnung verwendet worden sind,
• Wasser-, Abwasser- und Energiekosten,
• Reinigungskosten,
• Grundsteuer,
• Müllabfuhrgebühren,
• Schornsteinfegergebühren,
• Beiträge zum Mieterverein (bei Eigentümern: Haus- und Grundeigentümerverein),
• Fehlbelegungsabgabe,
• Wohngebäude- und Hausratversicherung,
• Rechts­schutz­ver­si­che­rung für Immobilieneigentümer sowie
• Renovierungskosten, die das gesamte Haus (zum Beispiel Heizung, Haustür, Fenster und Dach) oder Allgemeinflächen betreffen, wie das Treppenhaus.

Voll abzugsfähige Kosten - Während Du die oben genannten laufenden und einmaligen Kosten nur anteilig absetzen kannst, darfst Du die Renovierungskosten für das Arbeitszimmer komplett geltend machen. Auch Deine Aufwendungen für die Ausstattung des Zimmers, zum Beispiel Tapeten, Teppiche, Fenstervorhänge, Gardinen und Lampen, gehören dazu.

Ein­rich­tungs­ge­gen­stände als Arbeitsmittel angeben - Denk daran, auch die Kosten für die Einrichtung Deines Arbeitszimmers wie Regale, Schreibtisch oder Bürostuhl als Werbungskosten anzusetzen. Diese Kosten kannst Du ebenso komplett absetzen.

Wichtig: Arbeitsmittel kannst Du auch absetzen, wenn das Finanzamt Dein Arbeitszimmer nicht anerkennt oder Du nur eine Arbeitsecke hast. Wo sich die Gegenstände in Deiner Wohnung befinden, spielt keine Rolle. Voraussetzung ist nur, dass Du diese Gegenstände so gut wie ausschließlich für berufliche oder betriebliche Zwecke verwendest. Ein­rich­tungs­ge­gen­stände kannst Du als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sofort absetzen, wenn der Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer 952 Euro (800 Euro netto) nicht übersteigt.

Bei höheren An­schaf­fungs­kos­ten musst Du Deine Kosten über die Dauer der Nutzung verteilen. Das nennt sich Abschreibung. Die amtliche Nutzungsdauer zum Beispiel für Büromöbel liegt bei 13 Jahren. Geregelt ist dies in der „AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter“ (abgedruckt im Bundessteuerblatt 2000 I, Seite 1532). „AfA“ steht für Absetzung für Abnutzung. Hast Du beispielsweise einen Schreibtisch gebraucht gekauft, dann kannst Du von der üblichen Nutzungsdauer von 13 Jahren die bisherige Nutzungsdauer abziehen und den Kaufpreis auf die Restnutzungsdauer verteilen. Im Jahr der Anschaffung musst Du die sogenannte Jahres-AfA monatsweise kürzen.

Beispiel: Hast Du den Schreibtisch im Juli 2021 gekauft, so darfst Du ihn nur für sechs Monate, nämlich für den Zeitraum Juli bis Dezember 2021 abschreiben. Kostete er neu 1.300 Euro, so beträgt die Jahres-AfA 100 Euro. Für 2021 kannst Du aber nur 50 Euro abschreiben.

Hinweis: Das Abschreibungspotenzial kann verloren gehen. Bei 13 Jahren Abschreibungszeit für neue Büromöbel kommt es häufig vor, dass sich die Kosten gar nicht komplett absetzen lassen. Das ist etwa dann der Fall, wenn Du in den Ruhestand gehst. Die Fortsetzung des Beispiels illustriert dies: Gehst Du am 31. Dezember 2022 in Rente, benötigst Du den im Juli 2022 gekauften Schreibtisch dann nicht mehr beruflich. Das Abschreibungsvolumen für 12,5 Jahre (entspricht 1.250 Euro) ginge verloren. Es bliebe bei den 50 Euro Werbungskosten.

Daher wäre es steuerlich geschickter, stattdessen ein geringwertiges Wirtschaftsgut – etwa einen preiswerteren Schreibtisch für maximal 952 Euro – zu kaufen. Dieser lässt sich sofort abschreiben. Achtung: Die Kaufbelege solltest Du während der gesamten Abschreibungsdauer und auch noch einige Jahre danach aufbewahren.

Sonderfall Gartenerneuerung - Die Kosten einer Gartenerneuerung kannst Du anteilig den Kosten Deines häuslichen Arbeitszimmers zurechnen, wenn bei einer Reparatur des Gebäudes Schäden am Garten entstanden sind. Allerdings sind nur die Aufwendungen den Kosten des Arbeitszimmers zuzurechnen, die der Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands dienen.

Luxusgegenstände bleiben außen vor - In diese Kategorie fallen beispielsweise Kunstgegenstände, die vorrangig der Ausschmückung des Arbeitszimmers dienen. Die Kosten solcher Gegenstände zählen nicht zu den abziehbaren Aufwendungen.

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Höchstbetrag personenbezogen - Die Rechtsprechung beurteilt den Höchstbetrag von 1.250 Euro für ein häusliches Arbeitszimmer mittlerweile personenbezogen (BFH, Urteile vom 15. Dezember 2016, Az. VI R 53/12 und Az. VI R 86/13). Das heißt beispielsweise: Nutzt ein Paar gemeinsam ein Arbeitszimmer, können beide ihre selbst getragenen Kosten bis zum Höchstbetrag geltend machen. Der BFH hat mit diesen Urteilen seine bislang objektbezogene Betrachtung des Arbeitszimmers aufgegeben und widerspricht auch der Finanzverwaltung. Objektbezogen bedeutet, dass das Finanzamt bisher nur den Abzug für ein Arbeitszimmer bis höchstens 1.250 Euro erlaubte, auch wenn es mehrere Personen gemeinsam nutzen.

Der BFH ändert jedoch diese Sichtweise und lässt nun den Abzug für jeden einzelnen Steuerpflichtigen zu, der das häusliche Arbeitszimmer benötigt, nutzt und hierfür Kosten trägt. Hierbei kommt es nicht auf eine konkrete Aufteilung der Nutzung zwischen zwei Partnern an. Dies ist dem BFH-Urteil mit dem Aktenzeichen VI R 86/13 zu entnehmen. Hier haben sich zwei Lebensgefährten ein Arbeitszimmer und die Kosten hierfür geteilt.

Im Urteil mit dem Aktenzeichen VI R 53/12 waren die verheirateten Lehrer zu gleichen Teilen Eigentümer eines Einfamilienhauses. Hier stellte der BFH klar, dass sich in solchen Fällen beide Miteigentümer die Kosten für das gemeinsam genutzte Arbeitszimmer jeweils zur Hälfte teilen. Falls jeder für sich die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllt, kann auch jeder seine Kosten steuerlich geltend machen – bis maximal 1.250 Euro für jeden einzelnen, insgesamt in der Zu­sam­men­ver­an­la­gung bis zu 2.500 Euro. Wenn beide Partner gemeinsam die Mietkosten tragen, dann kann dies analog betrachtet werden wie der Fall der beiden Miteigentümer.

Dieser personenbezogene Höchstbetrag führt jedoch dazu, dass Du auch dann nur maximal 1.250 Euro im Jahr absetzen kannst, wenn Du mehrere häusliche Arbeitszimmer nutzt – unabhängig davon, ob gleichzeitig oder nacheinander oder in einem oder verschiedenen Haushalten. Dies stellte der BFH fest (Urteil vom 9. Mai 2017, Az. VIII R 15/15). 

In dem Fall hatte der Steuerpflichtige aufgrund einer doppelten Haus­halts­füh­rung zwei Wohnsitze. Er bereitete in beiden Wohnungen Seminare vor und nutzte daher zwei Arbeitszimmer parallel. Der Mann erzielte als Dozent Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit. Der BFH kappte die als Betriebsausgaben absetzbaren Kosten für die Arbeitszimmer auf den gesetzlichen Höchstbetrag von 1.250 Euro.

Diese Begrenzung gilt immer dann, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt. Sie gilt außerdem, wenn jemand zwei Arbeitszimmer im selben Haushalt nutzt oder – beispielsweise nach einem Umzug – in verschiedenen Wohnungen.

Flur, Küche und Toilette - Die Kosten für die Renovierung eines privat genutzten Badezimmers oder eines Flurs kannst Du nicht bei den Aufwendungen für ein Arbeitszimmer berücksichtigen. Bad und Flur dienen ausschließlich privaten Wohnzwecken. Baumaßnahmen bezüglich eines privat genutzten Raums führen nicht zu allgemeinen Gebäudekosten, die nach dem Flächenverhältnis aufzuteilen und anteilig abzugsfähig sind (BFH, Urteil vom 14. Mai 2019, Az. VIII R 16/15).

Selbst wenn Du einen beruflichen Anteil Deiner Toilettenbenutzung ermittelt hast, kannst Du die Kosten, die für die Renovierung eines Gäste-WCs angefallen sind, nicht abziehen. Mit diesem Versuch ist ein Betriebsprüfer des Finanzamts vor dem Finanzgericht Baden-Württemberg mit Urteil vom 21. Januar 2013 (Az. 9 K 2096/12) gescheitert. Die Führung eines Toiletten-Tagebuchs hat ihm also nichts gebracht.

Der BFH hat in einem anderen Fall klar entschieden, dass Kosten für gemischt genutzte Nebenräume überhaupt nicht absetzbar sind, sobald die private Mitbenutzung die „Unerheblichkeitsschwelle“ überschreitet (BFH, Urteil vom 17. Februar 2016, Az. X R 26/13). Eine selbstständige Lebensberaterin, die von ihrem häuslichen Arbeitszimmer aus ihre Dienstleistung anbot, wollte anteilig Betriebsausgaben abziehen für die gewerbliche Mitbenutzung von Flur, Toilette und Küche – erfolglos. Ihr Argument, dass sie die kompletten Mietkosten – auch für die Nebenräume – eines externen Büros absetzen dürfte, überzeugte die Richter nicht. Denn in diesem Fall liege eine ausschließlich betriebliche Nutzung vor. Bei einer gemischten Nutzung entfällt folglich der Abzug als Betriebsausgabe oder Werbungskosten. Nur die Kosten für das Büro selbst führten im entschiedenen Fall zu Betriebsausgaben.

Vermietung an den Arbeitgeber - Eine Option kann sein, dass Du einen Raum in Deiner Wohnung an Deine Arbeitgeberin vermietest. Dann hast Du kein häusliches Arbeitszimmer, sondern nutzt einen Büroraum Deiner Arbeitgeberin. Du schließt dazu einen unbefristeten Mietvertrag ab und erzielst – sofern das Finanzamt den Vertrag anerkennt – Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Im Gegenzug winkt Dir der volle Kostenabzug bei dieser Einkunftsart. Wichtig ist, dass das vorrangige Interesse Deines Arbeitgebers überwiegt. Indizien dafür sind zum Beispiel, dass Du in der Firma keinen geeigneten Arbeitsplatz hast, Dein Arbeitgeber auch mit anderen Mitarbeitern solche Verträge abgeschlossen hat oder Du gezwungen bist, den Raum auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten zu nutzen.

Mittelpunkt der Tätigkeit - Ausschlaggebend für die Beurteilung, ob das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Deiner gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt, ist der inhaltliche, qualitative Schwerpunkt sämtlicher Tätigkeiten, die Du ausübst. Der zeitliche Umfang ist nur ein Indiz. Daher kann das häusliche Arbeitszimmer auch bei einer Außendiensttätigkeit der Tätigkeitsmittelpunkt sein.

Möglicherweise übst Du nur eine berufliche oder betriebliche Tätigkeit aus, die Du in qualitativer Hinsicht gleichwertig sowohl im häuslichen Arbeitszimmer als auch am außerhäuslichen Arbeitsort erbringst. Dann liegt der Mittelpunkt Deiner gesamten beruflichen und betrieblichen Betätigung im häuslichen Arbeitszimmer, sofern Du mehr als die Hälfte der Arbeitszeit im häuslichen Arbeitszimmer tätig bist.
Für Hochschullehrer mit Lehrverpflichtung und Richterinnen am Amtsgericht ist übrigens bereits höchstrichterlich entschieden, dass der Mittelpunkt ihrer beruflichen Tätigkeit nicht im häuslichen Arbeitszimmer liegt.

Mit dieser Frage beschäftigen sich auch immer wieder Gerichte. So ging es vor dem Finanzgericht Münster um die Frage des Betriebsausgabenabzugs für ein häusliches Arbeitszimmer eines psychologischen Gutachters. Das Finanzamt hatte nur 1.250 Euro anerkannt, weil es das Arbeitszimmer nicht als Mittelpunkt der Tätigkeit ansah. Der Mann wollte hingegen die vollen Kosten von knapp 2.400 Euro geltend machen. Er erklärte, dass die Gespräche und Gerichtstermine nur einen kleinen zeitlichen Anteil seiner Tätigkeit ausmachen würden. Der Großteil liege im Schreiben der Gutachten, also im Arbeitszimmer. Der Gutachter schätzte das Verhältnis der Tätigkeiten zwischen 1:3 und 1:5. Das Finanzgericht Münster gab dem Mann in seinem Urteil vom 18. August 2022 (Az. 8 K 3186/21 E) recht, weil der qualitative Schwerpunkt der Arbeit des Gutachters im Arbeitszimmer liege.

Kein anderer Arbeitsplatz - Dass Dir wirklich kein anderer Arbeitsplatz für Deine berufliche oder betriebliche Tätigkeit zur Verfügung steht, musst Du belegen. Die Art Deiner Tätigkeit kann dafür Anhaltspunkte bieten. Zusätzliches Indiz kann eine entsprechende Bescheinigung Deines Arbeitgebers oder Deiner Arbeitgeberin sein. Wenn Du mehrere berufliche oder betriebliche Tätigkeiten nebeneinander ausübst, prüft das Finanzamt für jede Tätigkeit, ob Du nicht einen anderen Arbeitsplatz nutzen könntest. Ein anderer Platz steht Dir für Deine berufliche Tätigkeit aber nur dann zur Verfügung, sofern Du jederzeit für die dienstlich erforderlichen Büroarbeiten auf einen für Dich nutzbaren, büromäßig ausgestatteten Arbeitsplatz zugreifen kannst.

Telearbeitsplatz - Hast Du Dir daheim einen Telearbeitsplatz eingerichtet, an dem Du zum Beispiel immer am Montag arbeitest, kannst Du die Kosten dafür nicht absetzen. Es steht Dir nämlich im Büro ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (BFH, Urteil vom 26. Februar 2014, Az. VI R 40/12).

Poolarbeitsplatz - Etwas anderes kann bei Poolarbeitsplätzen gelten. Wenn acht Prüfern eines Finanzamts nur drei Poolarbeitsplätze zur Verfügung stehen, dann können diese die Kosten für ihr häusliches Arbeitszimmer absetzen. Das hat der BFH bestätigt (Urteil vom 26. Februar 2014, Az. VI R 37/13).

Nutzung für verschiedene Zwecke - Falls Du ein häusliches Arbeitszimmer für unterschiedliche Arbeiten nutzt – genauer gesagt für mehrere Einkunftsarten –, zum Beispiel als Arbeitnehmer und als selbstständiger Schriftsteller, dann musst Du Deine Ausgaben für den Raum auf die verschiedenen Einkunftsarten aufteilen. Du schreibst also auf, wie lange Du den Raum für welche Arbeit nutzt. Deinen Aufwand kannst Du dann entsprechend der zeitlichen Nutzungsanteile der jeweiligen Einkunftsart zuordnen. 

Beispiel: Für das Arbeitszimmer hast Du im Jahr 4.000 Euro ausgegeben. Den Raum nutzt Du jeweils zur Hälfte für nichtselbstständige Arbeiten und für selbstständige Tätigkeiten. Je Einkunftsart hast Du also 2.000 Euro Kosten. Insgesamt darfst Du jedoch nur den Höchstbetrag von 1.250 Euro absetzen. Diesen Betrag kannst Du zum Beispiel als Betriebsausgaben von den Einkünften als Schriftsteller abziehen. Alternativ könntest Du 1.250 Euro als Werbungskosten absetzen. 

Der Höchstbetrag muss jedoch nicht in Teilhöchstbeträge auf die verschiedenen Einkunftsarten aufgeteilt werden, wie es fälschlicherweise das Sächsische Finanzgericht gemacht hat. Es schätzte in einem entschiedenen Fall, dass der Steuerzahler sein Arbeitszimmer jeweils zur Hälfte für selbstständige und nichtselbstständige Einkünfte nutzte. Dann teilte es den Höchstbetrag von 1.250 Euro dementsprechend auf und bildete Teilhöchstbeträge in Höhe von jeweils 625 Euro. Es wollte sodann nur 625 Euro Betriebsausgaben zulassen. Das Finanzamt hatte zuvor den Steuerabzug sogar komplett versagt. Der BFH hält beides für falsch (Urteil vom 25. April 2017, Az. VIII R 52/13). Der Steuerzahler kann demnach seine Aufwendungen bis zum gesetzlichen Höchstbetrag von 1.250 Euro in voller Höhe ausschöpfen.

Steu­er­er­klä­rung - Die Kosten fürs Arbeitszimmer trägst Du als Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin wie alle Werbungskosten in der Anlage N Deiner Steu­er­er­klä­rung ein. Bei Selbstständigen gehören die Raumkosten zu den Betriebsausgaben.

Unternehmer - Selbstständige, die betriebliche Räume angemietet haben, aber dort beispielsweise vertrauliche Verwaltungstätigkeiten nicht erledigen können, dürfen bis zu 1.250 Euro für ein häusliches Arbeitszimmer absetzen. Entschieden hat dies der BFH für einen Logopäden, der sogar zwei Praxisräume gepachtet hatte (BFH, Urteil vom 22. Februar 2017, Az. III R 9/16). Dort praktizierten während der üblichen Arbeitszeit überwiegend seine vier Angestellten. Für die Büro- und Abrechnungstätigkeiten stand ihm in dieser Zeit der Schreibtisch nicht zur Verfügung, weshalb er diese Arbeit von zuhause erledigte. Dass er sie in den Praxisräumen – auch außerhalb der Öffnungszeiten – erledigt, sei ihm nicht zuzumuten, entschied der BFH.

Aufs Arbeitszimmer entfallender Verkaufsgewinn ist steuerfrei

Angenommen, Du hast die Kosten Deines Arbeitszimmers von der Steuer absetzen können und der Raum befindet sich in einer Immobilie, die Dir gehört. Solltest Du Dich innerhalb der zehnjährigen Spekulationsfrist zu einem Verkauf des Objekts entschließen, lauert eine Steuerfalle. Das Finanzamt will gegebenenfalls einen Gewinn aus einem privaten Veräußerungsgeschäft versteuern, der anteilig auf Dein häusliches Arbeitszimmer entfällt, weil diese Nutzung nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht als wohnlich gilt. Maßgebend ist hierbei das Nutzflächenverhältnis.

Dieser Ansicht hat jedoch der Bundesfinanzhof widersprochen (Urteil vom 1. März 2021, Az. IX R 27/19). Für die Ausnahme von der Besteuerung aufgrund von Eigennutzung ist es unerheblich, dass ein kleiner Teil der Eigentumswohnung nur beruflich genutzt worden ist.

Bereits in der Vorinstanz hat das Finanzgericht (FG) Baden-Württemberg eine Besteuerung abgelehnt (Urteil vom 23. Juli 2019, Az. 5 K 338/19). Ebenfalls zugunsten der Kläger hat das FG Köln entschieden (Urteil vom 20. März 2018, Az. 8 K 1160/15).

Steuerfalle für Unternehmer

Selbstständige und Gewerbetreibende halten ihr Wohneigentum normalerweise im Privatvermögen. Das kann auch für ein darin gelegenes Arbeitszimmer funktionieren. Allerdings darf dann dessen Wert nicht mehr als 20 Prozent des gemeinen Werts des gesamten Grundstücks und nicht mehr als 20.500 Euro betragen (§ 8 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung).

Auch durch eine zwischenzeitliche Wertsteigerung der Immobilie kann diese Bagatellgrenze leicht überschritten werden. Konsequenz: Das Arbeitszimmer zählt dann zum Betriebsvermögen.

Ein böses Erwachen kann es schließlich beim Hausverkauf oder einer Betriebsaufgabe geben. Selbst wenn für den privaten Gebäudeteil keine Steuer fällig wird, muss dennoch der Gewinn aus dem Verkauf des Arbeitszimmers als betrieblicher Gebäudeteil versteuert werden. Und dieser könnte unerwartet hoch ausfallen.

Dabei zählt der anteilige Verkaufserlös, von dem der Restbuchwert (= An­schaf­fungs­kos­ten abzüglich reguläre Abschreibungen bis zur Betriebsaufgabe oder Entnahme) abgezogen wird. Selbst wenn die Betriebsausgaben auf jährlich 1.250 Euro beschränkt waren, findet keine Gewinnkorrektur bezüglich des nicht abzugsfähigen Teils der Abschreibung statt (BFH, Urteil vom 16. Juni 2020, Az. VIII R 15/17). 

Im Ergebnis kann sich ein beschränkt abzugsfähiges Arbeitszimmer beim Hausverkauf oder einer Geschäftsaufgabe als Steuerfalle erweisen. Stellt das Arbeitszimmer hingegen den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit dar, dann ist in der Regel während der gesamten Nutzungsdauer der recht hohe Betriebsausgabenabzug ein Vorteil.

Falls Du ab dem Jahr 2020 von zuhause arbeitest und die steuerrechtlichen Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer nicht erfüllst, kannst Du von der neu eingeführten Homeoffice-Pauschale profitieren. 

Demnach kannst Du in den Jahren 2020 bis 2022 für jeden Arbeitstag, den Du ausschließlich im Home Office verbringst, 5 Euro abziehen. Dieser Abzug ist auf 120 Tage begrenzt, so dass Du pro Jahr höchstens 600 Euro absetzen kann. Allerdings wird die Homeoffice-Pauschale in die Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le eingerechnet. Daher können nur Arbeitnehmer, die mit ihren gesamten Werbungskosten über 1.000 Euro (ab 2022: 1.200 Euro, ab 2023: 1.230 Euro) kommen, von ihr profitieren.

Die Homeoffice-Pauschale gilt ab dem Jahr 2023 unbefristet. Dann kannst Du bis zu 1.260 Euro absetzen, 6 Euro pro Tag. Diesen Betrag kannst Du auch dann geltend machen, wenn Dir in der Firma ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht. 

Beachte, dass Du an den Tagen im Home Office die Ent­fer­nungs­pau­scha­le bis einschließlich 2022 nicht in Anspruch nehmen darfst. Es geht immer nur entweder Home Office oder Ent­fer­nungs­pau­scha­le. Ist Dein Arbeitsweg (einfache Strecke) 17 Kilometer oder länger, übertriffst Du mit diesen Kosten die 5 Euro der täglichen Homeoffice-Pauschale. In der Konsequenz bedeutet das auch: Hast Du einen längeren Arbeitsweg, musstest aber viel von zuhause aus arbeiten, dann kann das Home Office dazu führen, dass Du unter die Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le rutscht, obwohl Du in den Vorjahren darüber lagst. 

Ab 2023 wird es in bestimmten Fällen aber dann doch möglich sein, beide Pauschalen gleichzeitig nutzen zu können. Das gilt, wenn Dir kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, Du also einerseits zu Hause arbeiten und andererseits am gleichen Tag in die Firma kommen musst. 
Im Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes wird in einem Beispiel gezeigt, dass unter Umständen sogar Reisekosten und die Homeoffice-Pauschale am selben Tag absetzbar sein können: Ein angestellter Bauingenieur fährt am Morgen auf die Baustelle und erledigt später seine Büroarbeiten zu Hause, also nicht an seinem Arbeitsplatz in der Firma. Er kann ab 2023 sowohl die Reisekosten als auch die Homeoffice-Pauschale für diesen Tag geltend machen.

Mit der Tagespauschale werden die Mehraufwendungen für die Nutzung der Wohnung abgegolten, insbesondere auch für Strom, Heizung und weitere Raumkosten.

Wenn Du ein Arbeitszimmer hast, kannst Du weiterhin Deine Arbeitszimmerkosten absetzen. Deine mitwohnende Partnerin, die nur eine Arbeitsecke hat, kann aber zusätzlich die neue Homeoffice-Pauschale geltend machen. Das könnt Ihr also in der gemeinsamen Steu­er­er­klä­rung kombinieren.

Berufliche Telefon- und Internetkosten kannst Du zusätzlich absetzen. Hierfür gibt es ohne Einzelnachweise eine Begrenzung auf 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich.

Geregelt ist die Homeoffice-Pauschale im Jahressteuergesetz 2020, das der Bundesrat am 18. Dezember 2020 verabschiedet hat (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 4 EStG) und ab dem Jahr 2023 im Jahressteuergesetz 2022, das der Bundesrat am 16. Dezember 2022 verabschiedete.