Fahrtenbuch Dienstwagen: Steuern und Zeit sparen mit einem guten Fahrtenbuch

Nutzt Du Deinen Firmenwagen sowohl aus beruflichen als auch privaten Gründen, musst Du den geldwerten Vorteil für die privaten Fahrten versteuern. Wenn Du angestellt bist, erhöhen sich zudem Deine Sozialabgaben. Du musst also mehr für Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung bezahlen. 

Um den Privatanteil zu versteuern, kannst Du zwischen zwei Methoden wählen:

1. die pauschale 1-Prozent-Regelung
2. die Ermittlung der tatsächlichen Autokosten mithilfe eines Fahrtenbuches

Achtung: Du darfst die Methode nur zu Jahresanfang oder beim Wechsel des Fahrzeugs ändern.

Viele Angestellte mit Dienstwagen nutzen die 1-Prozent-Methode. Als geldwerter Vorteil für die Privatnutzung gilt dann für jeden Monat ein Prozent des Bruttolisten-Neupreises – unabhängig davon, wie teuer das Auto bei der Anschaffung tatsächlich war.

Hinzu kommt noch ein Aufschlag für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, also dem Ort, wo Du regelmäßig arbeitest: Jeder Entfernungskilometer ist mit 0,03 Prozent des Listenpreises zu multiplizieren. Ausführlich erläutern wir die 1-Prozent-Regelung im Ratgeber zur Dienstwagenbesteuerung.

Unternehmer und Unternehmerinnen dürfen die 1-Prozent-Methode auch anwenden. Nur wenn sie ihn mehr als zur Hälfte beruflich nutzen, zählt ein Firmenwagen zum notwendigen Betriebsvermögen. Außerdem müssen sie für die private Nutzung zusätzlich Umsatzsteuer zahlen.

Es gibt etliche Fälle, in denen das Fahrtenbuch günstiger sein kann als die 1-Prozent-Regel. Das sind unter anderem:

• Der Bruttolisten-Neupreis des Autos ist sehr hoch.
• Du hast das Auto gebraucht gekauft oder es ist relativ alt.
• Die Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ist groß.
• Du fährst wenig aus privaten Gründen.
• Bei Selbstständigkeit, wenn das Auto bereits vollständig abgeschrieben ist.
• Die als Betriebsausgaben absetzbaren laufenden Kosten wie Sprit, Kfz-Versicherung und Kfz-Steuer sind relativ niedrig.

Beim Fahrtenbuch zählen fast alle Kosten, die für das Auto im Laufe des Jahres anfallen – etwa für den Sprit, Reparaturen und Wartung, Kfz-Versicherung, Kfz-Steuer, Parkgebühren, Autopflege, Reifen, Tüv-Gebühren, Leasinggebühren oder die Zinsen für ein Autodarlehen. Außen vor bleiben Bußgelder und privat veranlasste Maut- und Straßenbenutzungsgebühren. Deshalb sollten Autofahrer und Autofahrerinnen mit Fahrtenbuch alle Belege akribisch sammeln und aufbewahren.

Der Fahrtenbuchdienstleister Vimcar bietet auf seiner Homepage einen Firmenwagenrechner an. Dort kannst Du Deine eigene Situation eingeben und erfährst so den geldwerten Vorteil nach der 1-Prozent-Regel sowie mit Fahrtenbuch. Ist letzteres günstiger, führt dies zu einer Steuerersparnis. Sie beträgt im Vimcar-Musterfall für einen Audi A3 1.506 Euro, abzüglich der Kosten für das Gerät verbleibt immer noch ein Vorteil von 1.207 Euro. Durchschnittlich sparen Vimcar-Nutzer und -Nutzerinnen nach Firmenangaben 2.758 Euro jährlich. 

Für das Fahrtenbuch gelten strenge Regeln und Du musst deshalb zwingend dienstliche Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie private Fahrten dokumentieren. Das gilt gleichermaßen für ein per Hand ausgefülltes und für ein elektronisches Fahrtenbuch. 

1. Dienstliche Fahrten: Du musst für jede Fahrt das Datum, Abfahrts- und Zielort, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Reisestrecke und den Reisezweck dokumentieren. Zudem solltest Du auch den besuchten Geschäftspartner oder eine Kundin namentlich nennen. Sollte ein Umweg erforderlich sein, musst Du auch dies vermerken.
2. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz: Dabei genügen das Datum und die Kilometerangaben. Diese Kosten darfst Du steuerlich nur mit der Entfernungspauschale abrechnen. Sie beträgt pro Arbeitstag pauschal 30 Cent für jeden Entfernungskilometer. Ab dem 21. Entfernungskilometer sind es seit 2022 sogar 38 Cent pro Kilometer.
3. Private Fahrten: In diesen Fällen reichen das Datum und die Distanz.

Zusätzlich können hinzukommen: 

• Familienfahrten bei doppelter Haushaltsführung
• Fahrten, die mit anderen Einkünften zusammenhängen. Zum Beispiel, wenn Du den Dienstwagen nutzt, wenn Du als Vermieter oder Vermieterin Deiner Ferienwohnung unterwegs bist.
• Falls mehrere Menschen das Auto nutzen, dann ist auch der jeweilige Fahrer oder die Fahrerin einzutragen. Außerdem musst Du das amtliche Kennzeichen sowie der Kilometerstand am Anfang und Ende des Jahres notieren.

Welche Vorgaben macht das Finanzamt?

Bezüglich der Form besteht das Finanzamt auf die folgenden Punkte:

• Das Fahrtenbuch muss als gebundenes Buch geführt werden, es darf keinesfalls aus Einzelblättern bestehen und auch keine Excel-Tabelle sein.
• Alle Fahrten müssen, sobald sie beendet sind, eingetragen werden. Beim elektronischen Fahrtenbuch reicht es, die Einträge binnen einer Woche zu erledigen.
• Die Vermerke müssen vollständig, korrekt, übersichtlich und leserlich sein.
• Nachträge sind grundsätzlich nicht erlaubt. Hast Du Dich verschrieben oder sind Änderungen erforderlich, musst Du diese klar kennzeichnen.

Im Buchhandel und online kannst Du gedruckte Fahrtenbücher kaufen, beispielsweise von Zweckform oder Siegel. Diese beinhalten die steuerlich vorgeschriebenen Spalten und Zeilen, die Du dann per Hand ausfüllen musst.

Warum solltest Du das Fahrtenbuch sehr genau führen?

Wie wichtig das akribische Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs ist, zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf vom 24. November 2023. Im vorliegenden Fall hatte eine GmbH zwei Firmenwagen, für die eine Fahrtenbuch-Software verwendet wurde. Allerdings notierten die beteiligten Personen in der Regel zuerst die Fahrten auf einem Zettel und trugen diese Daten meist erst nach dem Tanken in die Software ein. Eine Außenprüfung ergab, dass dieses Eintragen nicht mehr zeitnah erfolgt sein kann, sondern die Aktualisierungen nur alle drei bis sechs Wochen stattfanden. 

Das Finanzamt erkannte die Fahrtenbücher deshalb nicht an und setzte für den geldwerten Vorteil für die private Nutzung die 1-Prozent-Regel an - was für die GmbH steuerlich von Nachteil war und deshalb Klage eingereicht worden war.

Das Finanzgericht Düsseldorf schloss sich aber der Haltung des Finanzamts an. Den Fahrtenbüchern fehlten die von der Rechtsprechung geforderte äußere geschlossene Form und zudem wurden sie nicht zeitnah geführt, beschied das Gericht (Az. 3 K 1887/22 H(L)).

Prinzipiell gibt es für ein elektronisches Fahrtenbuch drei Typen:

1. Navigationssystem mit Fahrtenbuch: Insbesondere bei Premium-Autoherstellern wie BMW oder Mercedes kann ein fest eingebautes Navigationssystem als Fahrtenbuch genutzt werden. Hinzu kommen Lösungen von Navi-Anbietern wie Tomtom.
2. Software: Das Wiso Fahrtenbuch ist ein Beispiel für ein Programm, das mit einer zusätzlichen mobilen Komponente wie einer App auf dem Smartphone kombiniert werden muss. Die App protokolliert die einzelnen Fahrten und überträgt sie an die Software. Letztlich erstellst Du dann das Fahrtenbuch auf dem Computer.
3. Dienstleister: Soft- und Hardware sind aufeinander abgestimmt, um alle steuerlichen Voraussetzungen zu erfüllen – so auch die zehnjährige Archivierungspflicht.

Wie funktioniert die Variante mit einem Dienstleister? 

Wir erklären Dir das am Beispiel der Lösung von Vimcar. Dabei kauft der Nutzer oder mietet von Vimcar einen Stecker, den er im Fußraum selbst montiert. Damit werden alle Fahrten aufgezeichnet. Über die On-Board-Diagnose (OBD) liest die Hardware den Kilometerstand direkt aus dem Auto aus. Der Stecker hat eine integrierte Sim-Karte, mit der die Fahrdaten ans Rechenzentrum gesendet werden.

Nach dem Parken wird die neue Fahrt darüber in die Fahrtenbuchsoftware übertragen. Mithilfe einer App vervollständigst Du die Angaben, indem Du die Art der Fahrt sowie bei Dienstfahrten die aufgesuchte Person erfasst. Alternativ kannst Du die Angaben später am Desktop erledigen. Kennzeichnest Du nicht innerhalb einer Woche eine Fahrt, wird diese unwiderruflich zur Privatfahrt. Vimcar erfasst alle Fahrten auch dann, wenn es keinen GPS-Empfang gibt.

Die Daten werden in einem Rechenzentrum gespeichert und archiviert. Das Fahrtenbuch lässt sich als PDF-Datei exportieren – als Einzelfahrtauflistung und auf einem Jahresübersichtsblatt, das die gefahrenen Kilometer auf die jeweiligen Fahrtkategorien verteilt. Dieses kann der Nutzer ausdrucken oder per Mail verschicken.

Das alles hat seinen Preis, pro Monat werden 24,90 Euro netto, also 29,63 Euro brutto fällig.

Wer nicht direkt mit einer Komplettlösung beim elektronischen Fahrtenbuch starten, sondern die digitale Aufzeichnung erstmal ausprobieren möchte, ist mit einer App auf dem Smartphone gut beraten. Apps haben den Vorteil, dass sich das Fahrzeug per GPS orten lässt. Das bedeutet: Der Nutzer braucht die Start- und Zielorte nicht selbst notieren. GPS funktioniert aber beispielsweise in Tunneln oder Parkhäusern zuweilen nicht.

Apps sind oft für Privatnutzer und Privatnutzerinnen kostenlos oder zumindest günstig. Daher erstaunt es nicht, dass es mitunter große Unterschiede gibt, wie komfortabel sich die Apps bedienen lassen. Je komplizierter es ist, zum Beispiel die Adressen und Geschäftspartner per Hand zu korrigieren, desto weniger ist mit dem Fahrtenbuchassistenten gewonnen.

Falls Du mal nicht daran denkst, die notwendigen Daten zu einer Fahrt einzutragen, sollte ein guter Fahrtenbuchassistent Dich daran erinnern. Als Absicherung tragen einige Modelle die Fahrt nach sieben Tagen automatisch als Privatfahrt ein. Das wirkt sich zwar ungünstig auf Deine Steuer aus, doch weist das Fahrtenbuch dann keine Lücken auf. Denn das kann sonst schnell dazu führen, dass das Finanzamt das gesamte Fahrtenbuch verwirft.

Ist der Handyakku leer oder hast Du den Stecker zu Hause liegen gelassen, hilft aber der beste Fahrtenbuchassistent nichts. Denn Du musst jede Fahrt erfassen. Bei Lösungen mit zusätzlicher, im Auto dauerhaft montierter Hardware ist dies unwahrscheinlicher, da Du das Aufzeichnungsgerät im Fahrzeug stecken lassen kannst.

Fahrtenbücher allein über eine App sind vor allem für unschlüssige Fahrer und Fahrerinnen praktisch, die sich noch nicht sicher sind, ob sie mit einem Fahrtenbuch sparen können.

Elektronische Daten müssen für die Betriebsprüfung digital auswertbar sein. Die Steuerbehörde darf noch zehn Jahre später Deine Auswertungen für Prüfungszwecke anfordern. Wo genau die Dateien gespeichert sind und ob Dein Anbieter eine Sicherheitskopie aufbewahrt, kann daher auf lange Sicht wichtig werden. Du selbst solltest daher immer eine PDF-Datei zehn Jahre lang archivieren.

Das Finanzamt besteht generell auf Manipulationssicherheit. Kannst Du im Fahrtenprotokoll nachträglich etwas eintragen, muss die Korrektur nachvollziehbar sein. Bei elektronischen Fahrtenbüchern betrifft das vor allem den Datei-Typ, in dem es abgespeichert wird. Excel-Tabellen lehnt das Finanzamt grundsätzlich ab. Ein Dokument im CSV- oder PDF-Dateiformat sollte das Fahrtenbuch schon erstellen können, damit Du auf der sicheren Seite bist.

Nein. Ob händisch oder elektronisch geführt: das Fahrtenbuch muss die Voraussetzungen für das Finanzamt erfüllen. Die Fahrten müssen also vollständig und zeitnah erfasst, nachträgliche Änderungen sauber nachvollziehbar und Manipulationen an den Aufzeichnungen ausgeschlossen sein. Ist dies nicht der Fall, verwirft das Finanzamt das Fahrtenbuch. Dann wird in aller Regel der geldwerte Vorteil aus dem Dienstwagen nach der 1-Prozent-Regelung berechnet.

Für die Akzeptanz beim Finanzamt hängt es also vor allem davon ab, dass Du das Fahrtenbuch ordnungsgemäß führst. Dabei musst Du die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten. Demnach muss eine nachträgliche Modifikation steuerrelevanter Daten ausgeschlossen sein oder zumindest für das Finanzamt lückenlos nachvollziehbar sein.

Unzureichend sind Telematiklösungen, bei denen ein GPS-Gerät nur Zeiten, Positionen und Bewegungsdaten dokumentiert. In einem solchen Fall muss der Nutzer oder die Nutzerin zusätzlich die Fahrtanlässe immer zeitnah per Hand ins Fahrtenbuch eintragen. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden. (Niedersächsisches Finanzgericht, Urteil vom 23. Januar 2019, Az. 3 K 107/18).

Wann ist die Gefahr der Ablehnung besonders groß?

Ablehungen passieren vor allem, wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt. Schließlich kann ein Prüfer oder eine Prüferin die Einträge mit Tankbelegen, Parkquittungen und anderen Belegen aus der Buchhaltung abgleichen. Stellt er oder sie beispielsweise fest, dass die Kilometerstände in Werkstattrechnungen abweichen, sind dies für ihn Anzeichen für ein manipuliertes Fahrtenbuch. Auch Umwege wecken bei einem Prüfer Misstrauen. War beispielsweise eine Baustelle oder ein Stau Grund für einen Umweg, sollte das dementsprechend im Fahrtenbuch begründet werden – auch bei einem elektronischen Fahrtenbuch. Bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch wird häufig das Schriftbild kritisch kontrolliert.

Woher weiß ich, dass mein Fahrtenbuch finanzamtskonform ist?

Das ist nicht so leicht, weil das Finanzamt selbst keine Anbieter überprüft. Zwar werben viele Anbieter damit, dass sie finanzamtskonform sind. Eine Garantie, dass die Behörde das Fahrtenbuch akzeptiert, gibt es jedoch nicht. Daher greifen die Anbieter häufig auf externe Zertifikate zurück. Die Bandbreite reicht dabei vom Tüv-Siegel über Wirtschaftsprüfer und Steuerkanzleien, die prüfen, ob das System die steuerlichen Voraussetzungen einhält. 

Wenn Du die Fahrprotokolle auch noch ein Jahrzehnt später bei Deinem Anbieter anfordern kannst, erhöht das Deine Sicherheit bei einer Prüfung durch das Finanzamt. Allerdings sind Deine Daten dann auch über den gesamten Zeitraum bei Deinem Anbieter gespeichert. Ein hoher Standard für Datenschutz ist daher unerlässlich.

Fühlst Du Dich nicht wohl dabei, die Kontrolle über Deine Fahrdaten abzugeben, solltest Du lieber auf eine solche Zusatzleistung verzichten. Umso sorgfältiger musst Du die Fahrtenbücher dann jedoch in den eigenen vier Wänden aufbewahren, egal ob handschriftlich oder elektronisch.

Viele Fahrtenbuchassistenten greifen darüber hinaus auf GPS für die Ortsbestimmung zurück und gleichen die erfassten Daten mit Deinem Adressbuch ab. Das erhöht den Komfort des elektronischen Fahrtenbuchs. Allerdings lässt sich daraus ein weitreichendes Bewegungsprofil ableiten. Willst Du diese Datensammlung vermeiden, musst Du auf eine Hardware-Lösung zurückgreifen, bei der Du das GPS ausschalten kannst. Allerdings bleibt es Dir dann nicht erspart, die Adressen von Hand einzutragen.