Übungsleiterpauschale So bleiben nebenberufliche Einnahmen steuerfrei
Finanztip-Experte für Steuern
Das Wichtigste in Kürze
So gehst Du vor
Volkshochschulen, Amateur-Fußballvereine und soziale Einrichtungen würden ohne die vielen Übungsleiter, Ausbilderinnen, Erzieher und Betreuerinnen ihre wichtigen Aufgaben nicht stemmen können. Dieses gesellschaftliche Engagement fördert der Staat deshalb mit der Übungsleiterpauschale. Bis 2020 betrug diese 2.400 Euro im Jahr. Seit 2021 sind es sogar 3.000 Euro. Einnahmen in dieser Höhe darfst Du steuer- und sozialabgabefrei behalten, wenn Du Dich in gemeinnützigen Organisationen engagierst.
Der Freibetrag von 3.000 Euro gilt für ein gesamtes Jahr. Du kannst ihn also komplett nutzen, selbst wenn Du nur einen Monat lang ehrenamtlich im pädagogischen Bereich arbeitest. Der Freibetrag wird allerdings auch dann nur einmal gewährt, wenn Du mehrere solcher Tätigkeiten parallel oder nacheinander ausübst.
Zahlungen, die unter die Übungsleiterpauschale fallen, sind nicht nur steuerfrei, sondern auch sozialversicherungsfrei. Hast Du einen Minijob, kannst Du deshalb mit gleichzeitigen Einnahmen als Übungsleiterin oder Übungsleiter gelegentlich auch mehr als 538 Euro pro Monat verdienen, bis Ende 2023 waren es noch 520 Euro - und bleibst dennoch geringfügig beschäftigt. Du überschreitest also nicht die Grenze von 538 Euro und sparst Dir dadurch Steuern und Sozialversicherung. Oder kurz gesagt: Übungsleiterpauschale und Minijob - das funktioniert.
Allerdings müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein, damit Du Anspruch auf den Übungsleiterfreibetrag hast. Diese sind in Paragraf 3 Nummer 26 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt.
Die Voraussetzungen für die Übungsleiterpauschale sind:
Neben der Übungsleiterpauschale von 3.000 Euro gibt es noch die Ehrenamtspauschale von 840 Euro, über die nur mehr im gleichnamigen Ratgeber nachlesen kannst. Diese kommt vor allem dann in Betracht, wenn Du außerhalb des pädagogischen Bereichs ehrenamtlich tätig bist. Ansonsten sind die Voraussetzungen ähnlich wie für die Übungsleiterpauschale.
Beide Freibeträge kannst Du zwar nicht gleichzeitig für ein und dieselbe Tätigkeit in Anspruch nehmen, wohl aber bei verschiedenartigen Tätigkeiten: zum Beispiel als Trainer einer Fußballmannschaft und als Vereinsvorstand oder Kassenwart. Wichtig: Der Verein sollte für beide Tätigkeiten jeweils separate Aufwandsentschädigungen überweisen, also nicht in einem Betrag.
Bekommst Du beispielsweise 2021 für Deine Tätigkeit als Jugendtrainerin von Deinem Sportverein die Übungsleiterpauschale von 3.000 Euro und dazu weitere 840 Euro Ehrenamtspauschale für Deine Vorstandstätigkeit, dann musst Du nichts versteuern.
Auch freiwillige Helferinnen und Helfer in Impfzentren konnten entweder die Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale geltend machen. Die Übungsleiterpauschale kam für Helfende infrage, die direkt an der Impfung beteiligt waren – in Aufklärungsgesprächen oder beim Impfen selbst. Die Ehrenamtspauschale stand Dir hingegen zu, wenn Du in der Verwaltung oder Organisation geholfen hast. Weitere Informationen hat das Finanzministerium Baden-Württemberg zusammengefasst.
Unser Podcast zum Thema
Der Gesetzgeber unterscheidet hinsichtlich der Übungsleiterpauschale nicht danach, ob Du als Arbeitnehmerin Arbeitnehmer oder selbstständig tätig bist. Die Übungsleiterpauschale ist im Gesetz auch keiner bestimmten Einkunftsart zugeordnet.
Wenn Du selbstständig tätig bist, trägst Du Deine steuerfreien Aufwandsentschädigungen oder Einnahmen in der Anlage S ein: für die Steuererklärung 2023 in Zeile 38 und einen steuerpflichtigen Gewinn gegebenenfalls in Zeile 4 oder 11.
Bleiben die Einnahmen wegen des Übungsleiterfreibetrags steuerfrei, dann musst Du keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR) abgeben.
Anders ist dies, wenn die Einnahmen höher sind oder wenn Du zusätzlich zum Freibetrag die angefallenen Betriebsausgaben geltend machst. Bei einem Überschuss von mehr als 410 Euro musst Du die Anlage EÜR sogar elektronisch ans Finanzamt übermitteln.
Ein Beispiel: Du hast im Jahr 2022 3.600 Euro für Deine Tätigkeit erhalten, abzüglich des Freibetrags von 3.000 Euro verbleiben 600 Euro, die Du versteuern musst. In diesem Fall musst Du die Anlage EÜR elektronisch abgeben.
Angestellte tragen ihre steuerfreien Aufwandsentschädigungen oder Einnahmen bis zu 3.000 Euro in der Anlage N ein, in der Steuererklärung 2023 in Zeile 22. Wenn die Zahlungen, die Du steuerfrei erhalten hast, die Übungsleiterpauschale übersteigen, trägst Du den übersteigenden Betrag als „steuerpflichtigen Arbeitslohn, von dem kein Steuerabzug vorgenommen worden ist“ in Zeile 21 der Anlage N ein. Deine Aufwendungen kannst Du ab Zeile 30 angeben.
Hinweise zum Ausfüllen haben wir im Ratgeber Steuererklärung zusammengefasst.
Den Übungsleiterfreibetrag kannst Du auch dann in Anspruch nehmen, wenn Du eine der folgenden Aufgaben im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) übernommen hast:
Betreuerinnen und Betreuer bekommen aktuell als jährliche Pauschale 425 Euro pro Fall (§1878 BGB). Diese Pauschale ist steuerfrei, soweit sie zusammen mit der Übungsleiterpauschale den Freibetrag von jährlich 3.000 Euro nicht überschreitet. Die Aufwandsentschädigungen eines ehrenamtlichen Betreuers oder einer Betreuerin sind grundsätzlich als Einkünfte aus sonstiger selbstständiger Tätigkeit steuerpflichtig (§ 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG).
Du kannst neben Deiner Tätigkeit als Betreuer oder Vormund kurzfristig für einen Verein ehrenamtlich tätig sein, ohne dass Du dort angestellt oder im Rahmen einer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit aktiv bist. In diesem Fall können sonstige Einkünfte (§ 22 Nr. 3 EStG) vorliegen. Bekommst Du für Deine Aufgabe als Betreuerin, Vormund oder Pflegerin nach Abzug des Freibetrags von 3.000 Euro nicht mehr als 256 Euro im Kalenderjahr, sind die Aufwandsentschädigungen gemäß Paragraf 3 Nr. 26b EStG von der Steuer befreit.
Übersteigen die Einkünfte diese Freigrenze von 256 Euro, sind sie in vollem Umfang steuerpflichtig – also nicht nur der Anteil, der die Freigrenze überschreitet.
Folgendes Beispiel für das Jahr 2023 zeigt diesen Fall: Eine Hausfrau leitet freiberuflich einen Chor und bekommt im Gegenzug 3.200 Euro im Jahr. Sie verbraucht dafür die Übungsleiterpauschale in Höhe von 3.000 Euro. Dieser Betrag ist steuer- und beitragsfrei. Außerdem ist sie in zwei Fällen als Betreuerin tätig und bekommt daher zweimal die Jahrespauschale von 425 Euro als Aufwandsentschädigung.
Einnahmen als Übungsleiterin | 3.200 € |
- Übungsleiterpauschale | 3.000 € |
= zu versteuernde Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit | 200 € |
Aufwandsentschädigung als Betreuerin | 850 € |
- Übungsleiterpauschale | 0 € |
= zu versteuernde sonstige Einkünfte | 850 € |
Quelle: Finanztip-Berechnung (Stand: 14. Juli 2024)
Das Ergebnis in unserem Beispielsfall: 200 Euro muss die Frau bei den selbstständigen Einkünften und 895 Euro bei den sonstigen Einkünften versteuern, also insgesamt 1.095 Euro.
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Falls Du nirgendwo anders angestellt bist, solltest Du Deine ehrenamtliche Tätigkeit als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmerin ausüben. Am besten vereinbarst Du mit der gemeinnützigen Organisation einen schriftlichen Arbeitsvertrag. Dann steht Dir im Jahr 2023 der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro zu, 2022 waren es 1.200 Euro, 2021 und früher nur 1.000 Euro.
Dieser bleibt zusätzlich zur Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale steuerfrei. Davon profitieren insbesondere Studenten und Hausfrauen oder -männer. Du kannst so als Übungsleiter 2023 insgesamt 4.230 Euro einnehmen, ohne dafür Steuern zu zahlen.
Anspruch auf die Übungsleiterpauschale hast Du auch, wenn Du geringfügig beschäftigt bist. Den Freibetrag kannst Du Dir blockweise zum Beschäftigungsbeginn oder am Jahresanfang auszahlen lassen. Oder Du teilst ihn auf und stockst Dein Minijobgehalt um monatlich 250 Euro auf. Folglich kannst Du seit 1. Januar 2024 bei einer steuerbegünstigten Tätigkeit bis zu 788 Euro im Monat mit Übungsleiterpauschale und Minijob verdienen, ohne dass Du Steuern und Sozialabgaben zahlen musst: 538 + 250 = 788 Euro. 2023 waren es noch 770 Euro. Es genügt dabei die pauschale Versteuerung des Minijobs durch den Arbeitgeber.
Übst Du verschiedene Ehrenämter aus, die gesondert vergütet werden, kannst Du zusätzlich zur Übungsleiterpauschale auch vom Ehrenamtsfreibetrag profitieren. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Du als Trainer für einen Sportverein tätig bist und zusätzlich die Vereinskasse verwaltest.
Unabhängig davon, ob Du für Dein Ehrenamt Geld bekommst oder nicht, hast Du grundsätzlich Anspruch darauf, Aufwendungen für das Ehrenamt ersetzt zu bekommen. Dabei geht es zum Beispiel um Reisekosten, Gebühren für Telefongespräche oder auch Ausgaben für Materialien. Diese musst Du dem Verein einzeln nachweisen können. Der Verein kann Dir dann die Auslagen zusätzlich zur Übungsleiterpauschale steuerfrei erstatten.
Wenn Du Arbeitnehmer bist und Deine nebenberufliche Übungsleitertätigkeit selbstständig ausübst, dann kannst Du von einer Freigrenze von 410 Euro profitieren.
Beispiel: 3.000 Euro Übungsleiterpauschbetrag bleiben ohnehin steuerfrei. Nach Abzug Deiner Aufwendungen hättest Du darüber hinaus 410 Euro aus dieser Tätigkeit zu versteuern. Doch diese bleiben wegen der Härtefallregelung steuerfrei (§ 46 Abs. 2 EStG). Beträgt der zu versteuernde Betrag zwischen 410 Euro und 820 Euro, wird dieser Betrag ermäßigt besteuert (§ 46 Abs. 5 EStG). Nach einer Steuererklärung berücksichtigt das Finanzamt normalerweise den Härteausgleich automatisch.
Falls Du als ehrenamtlicher Mitarbeiter kein Geld von Deiner Organisation annehmen möchtest, kannst Du eine Verzichtserklärung aussprechen. Der Vorteil: Du kannst diese Aufwandsspende als Sonderausgaben absetzen. Dafür musst Du jedoch einige Bedingungen erfüllen.
Wichtig ist, dass die Organisation Deinen Anspruch auf Bezahlung ernsthaft eingeräumt und nicht von vorneherein ausgeschlossen hat. In einer schriftlichen Vereinbarung muss stehen, dass Du Anspruch auf Ersatz Deiner Aufwendungen beziehungsweise eine Vergütung hast, auf den Du jedoch verzichtest. Nachträglich ausgestellte Bescheinigungen erkennen die Finanzämter in der Regel nicht an.
Früher galt: Wurde die Ehrenamtspauschale, die Übungsleiterpauschale oder ein anderer Aufwendungsersatz regelmäßig – also etwa monatlich – gezahlt, musste im Fall einer Rückspende der Verzicht regelmäßig, alle drei Monate erklärt werden. Mittlerweile hat das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben vom 24. August 2016 festgelegt, dass hierfür eine jährliche Verzichtserklärung genügt.
Von einer Rückspende spricht man, wenn Du einen sonstigen Vergütungsanspruch hast, darauf aber verzichtest und der Organisation spendest. Der Verein, für den Du tätig bist, stellt Dir dafür eine Spendenbescheinigung aus. Diesen Betrag gibst Du in Deiner Einkommensteuererklärung an – und zwar in der Anlage Sonderausgaben. So bekommst Du zumindest einen Teil der Aufwands- oder Rückspende als gesparte Steuern zurück.
Ein nebenberuflicher Sporttrainer oder eine Chorleiterin tragen oft hohe Kosten für ihre Tätigkeit, zum Beispiel für lange Fahrten quer durch die Republik oder sogar ins Ausland, für Fachbücher und Unterrichtsmaterialien. Die für diese Aktivitäten erforderlichen und selbst getragenen Aufwendungen können als Werbungskosten bei der Steuererklärung absetzbar sein. Ist der Trainer oder die Chorleiterin selbstständig tätig, kann er diese Kosten dagegen als Betriebsausgaben absetzen.
Übersteigen Deine Werbungskosten oder Betriebsausgaben Deine steuerfreien Einnahmen, entsteht ein Verlust, den Du möglicherweise steuerlich geltend machen kannst. Dieser Verlust lässt sich beispielsweise mit dem Gehalt aus Deiner Hauptbeschäftigung verrechnen. Dadurch zahlst Du insgesamt weniger Steuern.
Wichtig: Wenn Du mal in einem Jahr besonders hohe Werbungskosten für die Nebentätigkeit hast, dann ist ein Verlustabzug möglich. Langfristig musst Du jedoch mit Deiner Nebentätigkeit einen Überschuss erzielen können, den sogenannten Totalgewinn. Falls dies nicht möglich erscheint, vermisst das Finanzamt Deine Absicht, Einkünfte zu erzielen. Die Konsequenz: Es behandelt Deine Nebentätigkeit als Hobby, als steuerrechtlich irrelevante Liebhaberei. Dann zählen weder Deine Einnahmen noch die Ausgaben für die Steuer.
Das Einkommensteuergesetz beschränkt den Kostenabzug (Paragraf 3 Nr. 26 Satz 2 und Paragraf 3c EStG). Übersteigen Deine nachgewiesenen Werbungskosten den Übungsleiterfreibetrag, dann darfst Du Deine Ausgaben von den Einnahmen abziehen, sofern sie ebenfalls den Freibetrag von 2.400 Euro bis 2020 beziehungsweise 3.000 Euro ab 2021 übersteigen.
Diese Auffassung teilt der Bundesfinanzhof jedoch nicht. In den vergangenen Jahren hat er in verschiedenen Urteilen klargestellt, dass Verluste auch bei Einnahmen unterhalb des Freibetrags steuerlich absetzbar sind. Details dazu erklären wir in den folgenden Beispielen. Sie zeigen mit dem bis 2020 geltenden Freibetrag die korrekte Verlustberechnung in verschiedenen Anwendungsfällen:
2.500 Euro Einnahmen stehen 3.000 Euro Ausgaben für die Übungsleitertätigkeit gegenüber. Dann wären 500 Euro als mit anderen Einkünften verrechenbare Werbungskosten absetzbar.
Liegen Deine Einnahmen unterhalb des Freibetrags sind sie per se schon steuerfrei. Ein Verlust soll dann nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht abziehbar sein. Schließlich stehen die Ausgaben im unmittelbaren Zusammenhang mit steuerfreien Einnahmen (§ 3c EStG).
Dem widerspricht jedoch der Bundesfinanzhof (BFH). Er hat einen Verlust akzeptiert, wenn die Ausgaben oberhalb des Freibetrags liegen oder wenn sie die Einnahmen übersteigen, aber unterhalb des Freibetrags liegen, mehr zu den beiden Urteilen in Beispiel 2 und 3. Auf das Überschreiten des Freibetrags kommt es demnach nicht an, aber auf die Gewinnerzielungsabsicht im konkreten Fall.
Eine nebenberufliche Übungsleiterin hatte Einnahmen von 1.200 Euro, denen Ausgaben von gut 4.000 Euro gegenüberstanden. Die Richter des Finanzgerichts Thüringen akzeptierten jedoch nur die Ausgaben oberhalb des Übungsleiterfreibetrags, also 4.000 Euro minus 2.400 Euro gleich 1.600 Euro (Urteil vom 30. September 2015, Az. 3 K 480/14). Doch diese Berechnung war falsch.
Denn im Revisionsverfahren entschied der BFH, dass die Sporttrainerin, die steuerfreie Einnahmen unterhalb des Freibetrags erzielte, ihre Aufwendungen insoweit abziehen darf, als sie ihre Einnahmen übersteigen – vorausgesetzt, dass es sich nicht um Liebhaberei handelt (BFH, Urteil vom 20. Dezember 2017, Az. III R 23/15). Im konkreten Fall waren also 2.800 Euro Verlustabzug möglich (4.000 Euro Ausgaben minus 1.200 Euro steuerfreie Einnahmen).
Das Finanzgericht Mecklenburg-Vorpommern urteilte bei einem Übungsleiter mit nur 108 Euro Einnahmen und 608 Euro Ausgaben, dass er 500 Euro Verlust aus selbstständiger Tätigkeit hatte. Der BFH bestätigte diese Berechnungsweise für den Fall, in dem sowohl Einnahmen als auch Ausgaben unterhalb des Freibetrags lagen (Urteil vom 16. Juni 2015, Az. 3 K 368/14; Revision beim BFH, Urteil vom 20. November 2018, Az. VIII R 17/16).
Mit den genannten BFH-Urteilen ist jetzt geklärt, dass bei Einnahmen unterhalb des Freibetrags ein Verlust absetzbar sein kann. Auch bei niedrigeren Einnahmen zählt grundsätzlich die Differenz aus Ausgaben und tatsächlich erhaltener steuerfreier Aufwandsentschädigung als Verlust. Vorausgesetzt, dass keine Liebhaberei vorliegt.
Wenn Du mehr über steuerfreie Einnahmen aus ehrenamtlicher Tätigkeit erfahren möchtest, lohnt sich ein Blick in das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 21. November 2014 zu diesem Thema.
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