Reisekosten

Kosten für Dienstreisen von der Steuer absetzen

Udo Reuß Stand: 19. November 2019
Das Wichtigste in Kürze
  • Waren Sie aus beruflichen Gründen unterwegs, können Sie Ihre Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten von der Steuer absetzen.
  • Für Ihren Verpflegungsmehraufwand gelten Pauschalen, die nach Dauer der Abwesenheit gestaffelt sind. Ihr Arbeitgeber kann alternativ die Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten.
  • Die reinen Übernachtungskosten können Sie ebenfalls steuermindernd geltend machen. Weil es dafür keine Pauschbeträge gibt, müssen Sie aber Belege sammeln.
So gehen Sie vor
  • Ihre Reisekosten tragen Sie als Arbeitnehmer in der Anlage N der Steuererklärung ein.
  • Für Fahrtkosten mit Ihrem privaten Fahrzeug setzen Sie entweder pauschal 30 Cent  oder – nachgewiesene – höhere Kosten je gefahrenen Kilometer an.
  • Hat Ihnen Ihr Arbeitgeber Kosten steuerfrei erstattet, müssen Sie diese abziehen.

Die Fahrt zur Filiale, zum Kunden oder zum Seminar sind ebenso wie der Messebesuch Beispiele für Dienstreisen. Wenn Sie aus beruflichen Gründen unterwegs waren, können Sie die Kosten, die Ihnen dadurch entstanden sind, als Reisekosten von der Steuer absetzen. 

Welche Voraussetzungen gelten für Dienstreisekosten?

Reisekosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig geworden sind. Bei einem Arbeitnehmer ist normalerweise der regelmäßige Arbeitsplatz im Betrieb die erste Tätigkeitsstätte.  

Ihre Auswärtstätigkeit muss beruflich veranlasst sein. Das ist der Fall, wenn Sie im Interesse Ihres Arbeitgebers reisen. Dazu zählen Fahrten zu anderen Niederlassungen, zu Kunden oder Lieferanten, die Teilnahme an Weiterbildungen, Tagungen, Messen und wenn Sie Dinge für Ihren Chef besorgen oder erledigen, zum Beispiel wenn Sie Büromaterial kaufen oder Geschäftspost wegbringen.

Solche Fahrten sollten Sie dokumentieren. Denn das Finanzamt kann verlangen, dass Sie die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg anhand von geeigneten Unterlagen nachweisen oder glaubhaft machen. Dies können sein: 

  • ein Fahrtenbuch,
  • Tankquittungen,
  • Hotelrechnungen oder
  • Schriftverkehr und Teilnahmebestätigungen.

Die hier dargestellten Prinzipien für den Abzug der Reisekosten als Werbungskosten bei Arbeitnehmern gelten analog für Betriebsausgaben bei Selbstständigen. Die in den geschäftlichen Reisekosten enthaltene Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abziehbar.

Gesetzlich geregelt sind die Reisekosten in Paragraf 9 des Einkommensteuergesetzes. Erläuterungen der Finanzverwaltung können Sie in R 9.4. bis R 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien 2015 nachlesen.

Welche Reisekosten können Sie absetzen?

Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten zählen:

  1. Fahrtkosten,
  2. Übernachtungskosten,
  3. Verpflegungsmehraufwand und
  4. Reisenebenkosten.

Absetzen können Sie nur Aufwendungen, die Sie selbst getragen haben. Die vom Arbeitgeber erstatteten Kosten müssen Sie abziehen oder in der Steuererklärung angeben.

Fahrtkosten

Sind Sie mit Ihrem eigenen Fahrzeug gefahren, können Sie für Ihre Fahrten – ohne Nachweise – für jeden gefahrenen Kilometer eine Pauschale ansetzen. Und zwar:

  • beim Pkw 30 Cent,
  • beim Motorrad oder Motorroller 20 Cent,
  • beim Moped, Mofa oder Elektrofahrrad 20 Cent.

Für Fahrten mit einem Fahrrad gibt es hingegen keine Kilometerpauschale.

Falls Ihre Kosten mit dem eigenen Auto 30 Cent pro Kilometer überstiegen haben, können Sie auch höhere Kilometerkosten angeben, sofern Sie sie im Einzelnen durch Nachweise belegen können. Dazu müssen Sie Ihre jährlichen Gesamtkosten für Ihr Fahrzeug ermitteln. Sie können dann den Teilbetrag ansetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Faktisch müssten Sie übers ganze Jahr alle Quittungen fürs Auto sammeln und ein Fahrtenbuch führen.

Wenn Sie für Ihre beruflich veranlassten Reisen öffentliche Verkehrsmittel genutzt haben, brauchen Sie zum Nachweis jeweils Einzelbelege für Bus-, Bahn- oder Taxifahrten. Die nachweisbaren Ausgaben können Sie in voller Höhe absetzen. 

Etwas komplizierter ist es, wenn Sie eine Bahncard der Deutschen Bahn kaufen und diese steuerlich absetzen wollen. Mit einer Bahncard 25 oder 50 reduziert sich der Fahrpreis. Mit einer Bahncard 100 können Sie ein Jahr lang das komplette Schienennetz in Deutschland beliebig oft nutzen. Steuerlich problematisch ist, dass Sie eine Bahncard auch für private Fahrten einsetzen können.

Zahlen Sie die Bahncard aus eigener Tasche und nutzen sie für Fahrten zum Arbeitsplatz und für Dienstreisen, dann können Sie mindestens den beruflichen Anteil als Werbungskosten absetzen. Diesen müssten Sie aus der Gesamtfahrleistung ermitteln oder plausibel schätzen.

Die kompletten Kosten für die Rabattkarte dürfen Sie geltend machen, wenn Sie nachweisen können, dass die Preisersparnis höher ist als der Bahncard-Kaufpreis. Außerdem müssen Sie bei dieser Vergleichsrechnung berücksichtigen, dass für die Wege von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte nur die Pendlerpauschale von 30 Cent je Entfernungskilometer angesetzt werden darf. Diese Fahrten zählen nicht zu den beruflichen Reisekosten.

Zeigt dieser Kostenvergleich die Vorteilhaftigkeit der Bahncard auf, dürfen Sie den Anschaffungspreis in voller Höhe als Werbungskosten absetzen. Das gilt sogar, wenn Sie die Jahreskarte erst im Dezember gekauft und bezahlt haben (Finanzgericht Baden-Württemberg, Urteil vom 17. Januar 2008, Az. 6 K 2192/07). 

Für Fahrstrecken, die Sie mit Ihrem Dienst- oder Firmenwagen oder im Rahmen einer steuerfreien Sammelbeförderung zurückgelegt haben, ist kein Werbungskostenabzug möglich.

Verpflegungsmehraufwand

Weil der Gesetzgeber davon ausgeht, dass Sie auf Reisen mehr Geld für Ihre Verpflegung ausgeben müssen als zu Hause, können Sie Mehraufwendungen für Essen und Trinken von der Steuer absetzen. Dafür sind pauschal feste Beträge vorgesehen, je nachdem, wie lange Sie von Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend waren.

Seit der Reisekostenreform 2014 gelten dafür nur noch zwei pauschale Sätze:

24 Euro für jeden Tag, an dem Sie mindestens 24 Stunden von Ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind. Sind Sie keinen kompletten Tag, aber länger als acht Stunden unterwegs, dürfen Sie 12 Euro ansetzen. Dieser Betrag gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Ab 2020 sollen die Pauschalen etwas erhöht werden.

Diese Pauschalen darf der Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Maßgeblich ist die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Zahlt der Arbeitgeber mehr, muss er die Beträge pauschal versteuern. 

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand 

Abwesenheit von der Wohnung

und der ersten Tätigkeitsstätte

Pauschbetrag
mindestens 24 Stunden24 € (geplant ab 2020: 28 €)
mehr als 8 bis unter 24 Stunden12 € (ab 2020: 14 €)
An- und Abreisetag12 € (ab 2020: 14 €)

Quelle: Paragraf 9 Abs. 4a Satz 3 EStG (Stand: 12. September 2019)

Diese Verpflegungspauschbeträge sind verbindlich. Selbst wenn Sie aus Nachweisgründen unterwegs Restaurantrechnungen gesammelt haben, können Sie keine höheren Kosten geltend machen. Anders ist das nur, wenn Sie auf Reisen Geschäftspartner bewirtet haben. Eine Ausnahme ist außerdem für die Bewirtung von (Team-)Kollegen möglich, sofern Ihr Gehalt variable, erfolgsabhängige Bestandteile enthält.

Wenn Sie beruflich im Ausland unterwegs waren, gelten je nach Staat unterschiedliche Pauschbeträge, die sogenannten Auslandstagegelder. Diese Beträge passt das Bundesfinanzministerium jährlich an die Preisentwicklung in den einzelnen Ländern an. Für Auslandsreisen ab dem 1. Januar 2019 hat das Ministerium die Auslandstagespauschalen im Schreiben vom 28. November 2018 veröffentlicht und im Schreiben vom 18. November 2019 die Pauschalen für 2020. Falls Sie in ein Land reisen, das dort nicht aufgeführt ist, können Sie die Pauschalen für Luxemburg ansetzen.

Übernachtungskosten

Als steuerlich abzugsfähige Übernachtungskosten gelten nur die tatsächlichen Kosten, die Sie ans Hotel oder den Beherbergungsbetrieb allein für die Unterkunft gezahlt haben. Mahlzeiten gehören nicht dazu.

Anders als bei den Verpflegungsmehraufwendungen verlangt das Finanzamt bei den Übernachtungskosten Einzelnachweise

Sofern die an Sie adressierte Hotelrechnung auch den Preis für das Frühstück, Mittag- oder Abendessen enthält, müssen Sie diesen Betrag abziehen. Weist die Hotelrechnung einen Gesamtbetrag für Übernachtung und Verpflegung aus, dann müssen Sie den Betrag pauschal kürzen. Für ein Frühstück in Deutschland ziehen Sie 4,80 Euro ab (20 Prozent der Tagespauschale), für ein Mittag- und Abendessen jeweils 9,60 Euro (40 Prozent der Tagespauschale). Bei einer Vollpension bleibt demnach bei einer 24-stündigen Abwesenheit nichts mehr von der Verpflegungspauschale von 24 Euro übrig.

Soweit höhere Übernachtungskosten angefallen sind, weil Sie eine Unterkunft gemeinsam mit Personen genutzt haben, die in keinem Dienstverhältnis zu Ihrem Arbeitgeber stehen, können Sie nur die Aufwendungen ansetzen, die angefallen wären, wenn Sie die Unterkunft allein genutzt hätten. Nicht abziehbar sind somit Mehrkosten, die aufgrund der Mitnutzung der Übernachtungsmöglichkeit durch eine Begleitperson entstehen, insbesondere wenn die Begleitung privat und nicht beruflich veranlasst ist. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (zum Beispiel Doppelzimmer) können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären.

Auch wenn Sie Übernachtungskosten für den Werbungskostenabzug grundsätzlich einzeln nachweisen müssen, kann es passieren, dass Sie keine Übernachtungsbelege (mehr) haben. In diesem Ausnahmefall dürfen Sie Ihre Kosten schätzen, wenn sie Ihnen zweifelsfrei entstanden sind.

Bei Übernachtung im Doppelzimmer setzen Sie die Kosten an, die im selben Haus entstanden wären, wenn Sie ein Einzelzimmer genommen hätten. Fragen Sie im Hotel nach, ob Sie eine Rechnung über ein Einzelzimmer bekommen können. Oder Sie errechnen die Differenz zwischen den Preisen für Einzel- und Doppelzimmer selbst und bewahren als Nachweis beispielsweise eine Preisliste des Hotels auf.

Reisenebenkosten

Eine Reihe weiterer Ausgaben im Zusammenhang mit einer beruflichen Auswärtstätigkeit können Sie ebenfalls steuerlich geltend machen. Sie sollten zusätzlich die Kosten ansetzen, die Ihnen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telefonate und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner, für Straßenbenutzung und Parkplatz entstanden sind.

Wenn Sie eine Reisegepäckversicherung abgeschlossen haben, gehören auch diese Kosten zu den Reisenebenkosten, ebenso Wertverluste infolge eines Diebstahls Ihres persönlichen – notwendigen – Reisegepäcks. Geld und Schmuck bleiben dabei außen vor. Bleiben Sie infolge eines Verkehrsunfalls auf einem Schaden sitzen, sollten Sie diesen als Werbungskosten angeben.

Als Privatvergnügen gelten dagegen Ihre Aufwendungen für private Telefonate, Massagen, Minibar oder Pay-TV. An diesen Kosten lässt sich der Fiskus nicht beteiligen. Das Gleiche gilt für Kosten, die Ihnen für die Anschaffung von Bekleidung, Koffern und sonstiger Reiseausrüstung entstanden sind.

Für das Aufbewahren von Gepäck, Trinkgelder und ähnliche Reisenebenkosten bekommen Sie in der Regel keine Quittung. Dafür können Sie sich jedoch einen Eigenbeleg erstellen. Notieren Sie möglichst zeitnah das Datum, den Ort, die Dienstleistung sowie den bezahlten Betrag.  

So können Sie Steuern sparen

Reisekosten können nicht nur Arbeitnehmer geltend machen. Die Prinzipien gelten beispielsweise analog für Vermieter, die beispielsweise zu ihren vermieteten Objekten fahren. 

Reisekosten auch für Bewerber 

Auch Reisen zu Vorstellungsgesprächen zählen zu den beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Sie können Kosten, die Ihnen durch die Reise zu einem Bewerbungsgespräch entstanden sind, daher als Werbungskosten ansetzen. Das gilt natürlich nur, wenn Ihnen die Reisekosten nicht erstattet wurden.

Berufliches und Privates gemischt

Wenn Sie an Ihre beruflich veranlasste Reise noch ein paar private Urlaubstage anhängen, dann können Sie die Kosten für den beruflichen Teil geltend machen. Vorausgesetzt, Sie können die beruflich veranlassten von den privat motivierten Aufwendungen trennen.

Ist das – auch durch Schätzung – nicht möglich, gehören Ihre gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für die Lebensführung. Als Aufteilungsmaßstab kommen in der Praxis meist die zeitlichen Anteile in Frage, die auf den beruflich und privat veranlassten Teil der Reise entfallen.

Beispielrechnung für gemischte Aufwendungen: Sie haben einen Fachkongress in London besucht und sind Samstagfrüh angereist. Die Veranstaltung fand ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend sind Sie nach Hause zurückgereist.

In diesem Fall können Sie die Kosten für zwei Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) und die Kongressgebühren vollständig als Werbungskosten abziehen. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und entsprechend den Veranlassungsbeiträgen aufzuteilen. Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist: drei Neuntel beruflich und sechs Neuntel privat. Ihre Verpflegungskosten können Sie nur in Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für die beruflich veranlassten drei Tage als Werbungskosten abziehen.

Nur eine erste Tätigkeitsstätte

Ob Büro, Ladengeschäft oder Fabrik – die meisten Arbeitnehmer haben einen bestimmten Arbeitsort im Betrieb, wo sie ihrer Tätigkeit nachgehen müssen. 

Das Finanzamt geht von einer „ersten Tätigkeitsstätte“ aus, wenn Sie dienstrechtlich oder arbeitsvertraglich einer betrieblichen Einrichtung Ihres Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet sind oder in einer betrieblichen Einrichtung Ihres Arbeitgebers

  • arbeitstäglich,
  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
  • mindestens ein Drittel Ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

tätig werden sollen.

Das Gesetz definiert: „Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer

  • unbefristet,
  • für die Dauer des Dienstverhältnisses oder
  • über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus

an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll“ (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG).

Für den Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte dürfen Sie Fahrtkosten nur im beschränkten Umfang geltend machen: nämlich in Höhe der Entfernungspauschale, also 30 Cent pro Kilometer der einfachen Wegstrecke.

Der Bundesfinanzhof hat 2011 entschieden, dass Arbeitnehmer nur eine erste Tätigkeitsstätte haben können. Der Fiskus folgt dieser Rechtsprechung (Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 15. Dezember 2011, Az. IV C 5 - S 2353/11/10010). Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie die Kosten, die Ihnen für Ihre Fahrten zu anderen Betriebsstätten oder Filialen entstehen, als Reisekosten ansetzen können.

Doppelte Haushaltsführung

Wenn Sie aus beruflichen Gründen einen doppelten Haushalt führen, können Sie einen großen Teil Ihrer Mehraufwendungen unter bestimmten Voraussetzungen absetzen. Dazu zählen auch Fahrtkosten für wöchentliche Heimfahrten sowie Verpflegungspauschalen in den ersten drei Monaten. Mehr dazu lesen Sie in unserem Ratgeber Kosten der doppelten Haushaltsführung absetzen.

Reisekosten in der Steuererklärung

Wollen Sie Reisekosten als Werbungskosten geltend machen, geht das über die Steuererklärung. Arbeitnehmer müssen den Abschnitt „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ in der Anlage N ausfüllen. 

Addieren Sie Ihre gesamten Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten und tragen Sie diese als Summe im Formular ein. Den vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzten Betrag geben Sie in der Zeile drunter an. Es sei denn, Sie haben diesen bereits weiter oben abgezogen.

Die Verpflegungspauschalen können Sie in den nächsten Zeilen beantragen. Dazu müssen Sie aufschlüsseln, an wie vielen Tagen Sie wie lange abwesend waren: 

  • mehr als 8 Stunden (bei Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung),
  • An- und Abreisetage (bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung) und 
  • 24 Stunden. 

Haben Sie Mahlzeiten erhalten, müssen Sie entsprechende Kürzungsbeträge eintragen.

Bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland will das Finanzamt eine Berechnung in einer gesonderten Aufstellung.

Tipp: In guten Steuerprogrammen können Sie Ihre Dienstreisen mit allen relevanten Kostenbestandteilen anlegen und dokumentieren. So eine Liste ist hilfreich, falls das Finanzamt eine Aufstellung Ihrer Kosten verlangt.  

Wenn Sie sich über Einzelheiten informieren möchten, können Sie einen Blick in das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 24. Oktober 2014 (IV C 5 -S 2353/14/10002) werfen. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 23. Dezember 2014 (IV C 6 -S 2145/10/10005) zu den Entfernungspauschalen. Beide Dokumente enthalten zum besseren Verständnis zahlreiche Beispiele.

Sonderfall Leiharbeitnehmer

Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, der kann seine Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen absetzen. Selbst Arbeitnehmer, die befristet beschäftigt sind, können eine erste Tätigkeitsstätte haben. Das ist zum Beispiel bei einem Leiharbeiter der Fall, wenn er für die gesamte Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses an einem festgelegten Arbeitsort tätig werden soll. Dann kann er für die Fahrten von seiner Wohnung zum Entleihbetrieb nur die Entfernungspauschale absetzen.

Wird dieser Leiharbeitnehmer jedoch im Rahmen seines befristeten Arbeitsverhältnisses einer anderen Tätigkeitsstätte zugeordnet, dann stellt der neue Arbeitsplatz keine erste Tätigkeitsstätte dar. Denn der zweiten Tätigkeitsstätte kann er nicht für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses zugeordnet werden. 

Daraus folgt: Für den Weg dorthin darf er als Autofahrer 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer auf der Hin- und Rückfahrt wie bei einer Dienstreise ansetzen (Bundesfinanzhof, Urteil vom 10. April 2019, Az. VI R 6/17).

Bus- und Bahnkunden haben die Wahl. Sie können statt der Kilometerpauschale die Kosten für ihre gekauften Fahrscheine absetzen. Zusätzlich können Leiharbeitnehmer für die ersten drei Monate eines neuen Einsatzes Mehraufwendungen für die Verpflegung geltend machen.

Autor
Udo Reuß

Stand: 19. November 2019


* Was der Stern bedeutet:

Wir wollen mit unseren unabhängig recherchierten Empfehlungen möglichst viele Menschen erreichen und ihnen mehr finanzielle Freiheit ermöglichen. Daher sind unsere Inhalte kostenlos und anzeigenfrei im Internet verfügbar. Unsere aufwendige redaktionelle Arbeit finanzieren wir so:

Unsere unabhängigen Experten untersuchen regelmäßig Produkte und Dienstleister. Nur wenn sie dann ein besonders verbraucherfreundliches Angebot empfehlen, kann der entsprechende Anbieter einen Link zu diesem Angebot setzen lassen. Solche Links kennzeichnen wir mit einem Sternchen (*). Geld erhalten wir, wenn Sie diesen Link z.B. klicken oder beim Anbieter dann einen Vertrag abschließen. Ob und in welcher Höhe uns ein Anbieter vergütet, hat keinerlei Einfluss auf unsere Empfehlungen. Was Ihnen unsere Experten empfehlen, hängt allein davon ab, ob ein Angebot gut für Sie als Verbraucher ist.

Mehr zu unserer Arbeitsweise lesen Sie hier.