Reisekosten

Kosten für Dienstreisen von der Steuer absetzen

Udo Reuß
Experte für Steuern
19. Januar 2021
Das Wichtigste in Kürze
  • Warst Du aus beruflichen Gründen unterwegs, kannst Du Deine Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dung­en als Werbungskosten von der Steuer absetzen.
  • Für Deinen Verpflegungsmehraufwand gelten Pauschalen, die nach Dauer der Abwesenheit gestaffelt sind. Dein Arbeitgeber kann alternativ die Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten.
  • Die reinen Übernachtungskosten kannst Du ebenfalls steuermindernd geltend machen. Weil es dafür keine Pauschbeträge gibt, musst Du aber Belege sammeln.
So gehst Du vor
  • Deine Reisekosten trägst Du als Arbeitnehmer in der Anlage N der Steu­er­er­klä­rung ein.
  • Für Fahrtkosten mit Deinem privaten Fahrzeug setzt Du entweder pauschal 30 Cent oder – nachgewiesene – höhere Kosten je gefahrenen Kilometer an.
  • Hat Dir Dein Arbeitgeber Kosten steuerfrei erstattet, musst Du diese abziehen.

Die Fahrt zur Filiale, zum Kunden oder zum Seminar sind ebenso wie der Messebesuch Beispiele für Dienstreisen. Wenn Du aus beruflichen Gründen unterwegs warst, kannst Du die Kosten, die Dir dadurch entstanden sind, als Reisekosten von der Steuer absetzen. 

Welche Voraussetzungen gelten für Dienstreisekosten?

Reisekosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Du vorübergehend außerhalb Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig geworden bist. Bei einem Arbeitnehmer ist normalerweise der regelmäßige Arbeitsplatz im Betrieb die erste Tätigkeitsstätte.  

Deine Auswärtstätigkeit muss beruflich veranlasst sein. Das ist der Fall, wenn Du im Interesse Deines Arbeitgebers reist. Dazu zählen Fahrten zu anderen Niederlassungen, zu Kunden oder Lieferanten, die Teilnahme an Weiterbildungen, Tagungen, Messen und wenn Du Dinge für Deinen Chef besorgst oder erledigst, zum Beispiel wenn Du Büromaterial kaufst oder Geschäftspost wegbringst.

Solche Fahrten solltest Du dokumentieren. Denn das Finanzamt kann verlangen, dass Du die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg anhand von geeigneten Unterlagen nachweist oder glaubhaft machst. Dies können sein: 

  • ein Fahrtenbuch,
  • Tankquittungen,
  • Hotelrechnungen oder
  • Schriftverkehr und Teilnahmebestätigungen.

Die hier dargestellten Prinzipien für den Abzug der Reisekosten als Werbungskosten bei Arbeitnehmern gelten analog für Betriebsausgaben bei Selbstständigen. Die in den geschäftlichen Reisekosten enthaltene Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abziehbar.

Gesetzlich geregelt sind die Reisekosten in Paragraf 9 des Einkommensteuergesetzes. Erläuterungen der Finanzverwaltung kannst Du in R 9.4. bis R 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien sowie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25. November 2020 nachlesen.

Welche Reisekosten kannst Du absetzen?

Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten zählen:

  1. Fahrtkosten,
  2. Übernachtungskosten,
  3. Verpflegungsmehraufwand und
  4. Reisenebenkosten.

Absetzen kannst Du nur Aufwendungen, die Du selbst getragen hast. Die vom Arbeitgeber erstatteten Kosten musst Du abziehen oder in der Steu­er­er­klä­rung angeben.

Fahrtkosten

Bist Du mit Deinem eigenen Fahrzeug gefahren, kannst Du für Deine Fahrten – ohne Nachweise – für jeden gefahrenen Kilometer eine Pauschale ansetzen. Und zwar:

  • beim Pkw 30 Cent,
  • beim Motorrad oder Motorroller 20 Cent,
  • beim Moped, Mofa oder Elektrofahrrad 20 Cent.

Für Fahrten mit einem Fahrrad gibt es hingegen keine Kilometerpauschale.

Falls Deine Kosten mit dem eigenen Auto 30 Cent pro Kilometer überstiegen haben, kannst Du auch höhere Kilometerkosten angeben, sofern Du sie im Einzelnen durch Nachweise belegen kannst. Dazu musst Du Deine jährlichen Gesamtkosten für Dein Fahrzeug ermitteln. Du kannst dann den Teilbetrag ansetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Faktisch musst Du übers ganze Jahr alle Quittungen fürs Auto sammeln und ein Fahrtenbuch führen.

Wenn Du für Deine beruflich veranlassten Reisen öffentliche Verkehrsmittel genutzt hast, brauchst Du zum Nachweis jeweils Einzelbelege für Bus-, Bahn- oder Taxifahrten. Die nachweisbaren Ausgaben kannst Du in voller Höhe absetzen. 

Etwas komplizierter ist es, wenn Du eine Bahncard der Deutschen Bahn kaufst und diese steuerlich absetzen willst. Mit einer Bahncard 25 oder 50 reduziert sich der Fahrpreis. Mit einer Bahncard 100 kannst Du ein Jahr lang das komplette Schienennetz in Deutschland beliebig oft nutzen. Steuerlich problematisch ist, dass Du eine Bahncard auch für private Fahrten einsetzen kannst.

Zahlst Du die Bahncard aus eigener Tasche und nutzt sie für Fahrten zu Vorstellungsgesprächen und Dienstreisen, dann kannst Du mindestens den beruflichen Anteil als Werbungskosten absetzen. Diesen müsstest Du aus der Gesamtfahrleistung ermitteln oder plausibel schätzen.

Für Fahrstrecken, die Du mit Deinem Dienst- oder Firmenwagen oder im Rahmen einer steuerfreien Sammelbeförderung zurückgelegt hast, ist kein Werbungskostenabzug möglich.

Verpflegungsmehraufwand

Weil der Gesetzgeber davon ausgeht, dass Du auf Reisen mehr Geld für Deine Verpflegung ausgeben musst als zu Hause, kannst Du Mehraufwendungen für Essen und Trinken von der Steuer absetzen. Dafür sind pauschal feste Beträge vorgesehen, je nachdem, wie lange Du von Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend warst.

Seit der Reisekostenreform 2014 gelten dafür nur noch zwei pauschale Sätze, die ab 2020 erhöht wurden:

28 Euro für jeden Tag, an dem Du mindestens 24 Stunden von Deiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend bist. Bist Du keinen kompletten Tag, aber länger als acht Stunden unterwegs, darfst Du 14 Euro ansetzen. Dieser Betrag gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. 

Diese Pauschalen darf der Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Maßgeblich ist die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Zahlt der Arbeitgeber mehr, muss er die Beträge pauschal versteuern. 

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand 

Abwesenheit von der Wohnung

und der ersten Tätigkeitsstätte

Pauschbetrag
mindestens 24 Stunden28 € (bis 2019: 24 €)
mehr als 8 bis unter 24 Stunden14 € (bis 2019: 12 €)
An- und Abreisetag12 € (ab 2020: 14 €)

Quelle: Paragraf 9 Abs. 4a Satz 3 EStG (Stand: 12. September 2019)

Diese Verpflegungspauschbeträge sind verbindlich. Selbst wenn Du aus Nachweisgründen unterwegs Restaurantrechnungen gesammelt hast, kannst Du keine höheren Kosten geltend machen. Anders ist das nur, wenn Du auf Reisen Geschäftspartner bewirtet hast. Eine Ausnahme ist außerdem für die Bewirtung von (Team-)Kollegen möglich, sofern Dein Gehalt variable, erfolgsabhängige Bestandteile enthält.

Wenn Du beruflich im Ausland unterwegs warst, gelten je nach Staat unterschiedliche Pauschbeträge, die sogenannten Auslandstagegelder. Diese Beträge passt das Bundesfinanzministerium jährlich an die Preisentwicklung in den einzelnen Ländern an. Für Auslandsreisen im Jahr 2019 hat das Ministerium die Auslandstagespauschalen in diesem Schreiben veröffentlicht, hier die Pauschalen für 2020 und für 2021. Falls Du in ein Land reist, das dort nicht aufgeführt ist, kannst Du die Pauschalen für Luxemburg ansetzen.

Übernachtungskosten

Als steuerlich abzugsfähige Übernachtungskosten gelten nur die tatsächlichen Kosten, die Du ans Hotel oder den Beherbergungsbetrieb allein für die Unterkunft gezahlt hast. Mahlzeiten gehören nicht dazu.

Anders als bei den Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dung­en verlangt das Finanzamt bei den Übernachtungskosten Einzelnachweise

Sofern die an Dich adressierte Hotelrechnung auch den Preis für das Frühstück, Mittag- oder Abendessen enthält, musst Du diesen Betrag abziehen. Weist die Hotelrechnung einen Gesamtbetrag für Übernachtung und Verpflegung aus, dann musst Du den Betrag pauschal kürzen. Für ein Frühstück in Deutschland ziehst Du 5,60 Euro ab (20 Prozent der Tagespauschale), für ein Mittag- und Abendessen jeweils 11,20 Euro (40 Prozent der Tagespauschale). Bei einer Vollpension bleibt demnach bei einer 24-stündigen Abwesenheit nichts mehr von der Verpflegungspauschale von 28 Euro übrig.

Soweit höhere Übernachtungskosten angefallen sind, weil Du eine Unterkunft gemeinsam mit Personen genutzt hast, die in keinem Dienstverhältnis zu Deinem Arbeitgeber stehen, kannst Du nur die Aufwendungen ansetzen, die angefallen wären, wenn Du die Unterkunft allein genutzt hättest. Nicht abziehbar sind somit Mehrkosten, die aufgrund der Mitnutzung der Übernachtungsmöglichkeit durch eine Begleitperson entstehen, insbesondere wenn die Begleitung privat und nicht beruflich veranlasst ist. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (zum Beispiel Doppelzimmer) können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären.

Auch wenn Du Übernachtungskosten für den Werbungskostenabzug grundsätzlich einzeln nachweisen musst, kann es passieren, dass Du keine Übernachtungsbelege (mehr) hast. In diesem Ausnahmefall darfst Du Deine Kosten schätzen, wenn sie Dir zweifelsfrei entstanden sind.

Bei Übernachtung im Doppelzimmer setzt Du die Kosten an, die im selben Haus entstanden wären, wenn Du ein Einzelzimmer genommen hättest. Frage im Hotel nach, ob Du eine Rechnung über ein Einzelzimmer bekommen kannst. Oder Du errechnest die Differenz zwischen den Preisen für Einzel- und Doppelzimmer selbst und bewahrst als Nachweis beispielsweise eine Preisliste des Hotels auf.

Reisenebenkosten

Eine Reihe weiterer Ausgaben im Zusammenhang mit einer beruflichen Auswärtstätigkeit kannst Du ebenfalls steuerlich geltend machen. Du sollstest zusätzlich die Kosten ansetzen, die Dir für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telefonate und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner, für Straßenbenutzung und Parkplatz entstanden sind.

Wenn Du eine Reisegepäckversicherung abgeschlossen hast, gehören auch diese Kosten zu den Reisenebenkosten, ebenso Wertverluste infolge eines Diebstahls Deines persönlichen – notwendigen – Reisegepäcks. Geld und Schmuck bleiben dabei außen vor. Bleibst Du infolge eines Verkehrsunfalls auf einem Schaden sitzen, solltest Du diesen als Werbungskosten angeben.

Als Privatvergnügen gelten dagegen Deine Aufwendungen für private Telefonate, Massagen, Minibar oder Pay-TV. An diesen Kosten lässt sich der Fiskus nicht beteiligen. Das Gleiche gilt für Kosten, die Dir für die Anschaffung von Bekleidung, Koffern und sonstiger Reiseausrüstung entstanden sind.

Für das Aufbewahren von Gepäck, Trinkgelder und ähnliche Reisenebenkosten bekommst Du in der Regel keine Quittung. Dafür kannst Du Dir jedoch einen Eigenbeleg erstellen. Notiere Dir möglichst zeitnah das Datum, den Ort, die Dienstleistung sowie den bezahlten Betrag.  

So kannst Du Steuern sparen

Reisekosten können nicht nur Arbeitnehmer geltend machen. Die Prinzipien gelten beispielsweise analog für Vermieter, die beispielsweise zu ihren vermieteten Objekten fahren. 

Reisekosten auch für Bewerber 

Auch Reisen zu Vorstellungsgesprächen zählen zu den beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Du kannst Kosten, die Dir durch die Reise zu einem Bewerbungsgespräch entstanden sind, daher als Werbungskosten ansetzen. Das gilt natürlich nur, wenn Dir die Reisekosten nicht erstattet wurden.

Berufliches und Privates gemischt

Wenn Du an Deine beruflich veranlasste Reise noch ein paar private Urlaubstage anhängst, dann kannst Du die Kosten für den beruflichen Teil geltend machen. Vorausgesetzt, Du kannst die beruflich veranlassten von den privat motivierten Aufwendungen trennen.

Ist das – auch durch Schätzung – nicht möglich, gehören Deine gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für die Lebensführung. Als Aufteilungsmaßstab kommen in der Praxis meist die zeitlichen Anteile in Frage, die auf den beruflich und privat veranlassten Teil der Reise entfallen.

Beispielrechnung für gemischte Aufwendungen: Du hast einen Fachkongress in London besucht und bist Samstagfrüh angereist. Die Veranstaltung fand ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend bist Du nach Hause zurückgereist.

In diesem Fall kannst Du die Kosten für zwei Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) und die Kongressgebühren vollständig als Werbungskosten abziehen. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und entsprechend den Veranlassungsbeiträgen aufzuteilen. Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist: drei Neuntel beruflich und sechs Neuntel privat. Deine Verpflegungskosten kannst Du nur in Höhe der Pauschbeträge für Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dung­en für die beruflich veranlassten drei Tage als Werbungskosten abziehen.

Nur eine erste Tätigkeitsstätte

Ob Büro, Ladengeschäft oder Fabrik – die meisten Arbeitnehmer haben einen bestimmten Arbeitsort im Betrieb, wo sie ihrer Tätigkeit nachgehen müssen. 

Das Finanzamt geht von einer „ersten Tätigkeitsstätte“ aus, wenn Du dienstrechtlich oder arbeitsvertraglich einer betrieblichen Einrichtung Deines Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet bist oder in einer betrieblichen Einrichtung Deines Arbeitgebers

  • arbeitstäglich,
  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
  • mindestens ein Drittel Deiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

tätig werden sollst.

Das Gesetz definiert: „Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer

  • unbefristet,
  • für die Dauer des Dienstverhältnisses oder
  • über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus

an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll" (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG).

Für den Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte darfst Du Fahrtkosten nur im beschränkten Umfang geltend machen: nämlich in Höhe der Entfernungspauschale, also 30 Cent pro Kilometer der einfachen Wegstrecke.

Der Bundesfinanzhof hat 2011 entschieden, dass Arbeitnehmer nur eine erste Tätigkeitsstätte haben können. Der Fiskus folgt dieser Rechtsprechung (Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 15. Dezember 2011, Az. IV C 5 - S 2353/11/10010). Das hat für Dich den Vorteil, dass Du die Kosten, die Dir für Deine Fahrten zu anderen Betriebsstätten oder Filialen entstehen, als Reisekosten ansetzen kannst.

Doppelte Haushaltsführung

Wenn Du aus beruflichen Gründen einen doppelten Haushalt führst, kannst Du einen großen Teil Deiner Mehraufwendungen unter bestimmten Voraussetzungen absetzen. Dazu zählen auch Fahrtkosten für wöchentliche Heimfahrten sowie Verpflegungspauschalen in den ersten drei Monaten. Mehr dazu liest Du in unserem Ratgeber Kosten der doppelten Haushaltsführung absetzen.

Reisekosten in der Steu­er­er­klä­rung

Willst Du Reisekosten als Werbungskosten geltend machen, geht das über die Steu­er­er­klä­rung. Arbeitnehmer müssen den Abschnitt „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ in der Anlage N ausfüllen. 

Addiere Deine gesamten Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten und trage diese als Summe im Formular ein. Den vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzten Betrag gibst Du in der Zeile drunter an. Es sei denn, Du hast diesen bereits weiter oben abgezogen.

Die Verpflegungspauschalen kannst Du in den nächsten Zeilen beantragen. Dazu musst Du aufschlüsseln, an wie vielen Tagen Du wie lange abwesend warst: 

  • mehr als 8 Stunden (bei Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung),
  • An- und Abreisetage (bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung) und 
  • 24 Stunden. 

Hast Du Mahlzeiten erhalten, musst Du entsprechende Kürzungsbeträge eintragen.

Bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland will das Finanzamt eine Berechnung in einer gesonderten Aufstellung.

Tipp: In guten Steuerprogrammen kannst Du Deine Dienstreisen mit allen relevanten Kostenbestandteilen anlegen und dokumentieren. So eine Liste ist hilfreich, falls das Finanzamt eine Aufstellung Deiner Kosten verlangt.  

Wenn Du Dich über Einzelheiten informieren möchtest, kannst Du einen Blick in das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25. November 2020 (Az. IV C 5 - S 2353/19/10011 :006) werfen. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 23. Dezember 2014 (IV C 6 -S 2145/10/10005) zu den Entfernungspauschalen. Beide Dokumente enthalten zum besseren Verständnis zahlreiche Beispiele.

Neue Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer 

Für Lkw-Fahrer, die in ihrem Fahrzeug übernachten, gibt es seit Anfang 2020 einen neuen Pauschbetrag von 8 Euro. Diesen können sie zusätzlich zu den üblichen Pauschbeträgen für Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dung­en nutzen.

Die Pauschale soll die Aufwendungen abdecken, die dem Berufskraftfahrer dadurch entstehen, dass er unterwegs auf Parkplätzen übernachtet. Zum Beispiel Gebühren für die Nutzung von Toiletten und Duschen auf Rastplätzen sowie Reinigungskosten für die eigene Schlafkabine. Bislang musste der Fahrer solche Kosten belegen können, um sie als Werbungskosten abzusetzen. 

Jetzt hat er die Wahl. Er kann die tatsächlich angefallenen Kosten in der Steu­er­er­klä­rung angeben oder die Übernachtungspauschale, für die er keine Quittungen benötigt. Für jeden Kalendertag mit Übernachtung im Fahrzeug, an dem ihm eine Verpflegungspauschale zusteht, kann er zusätzlich die Übernachtungspauschale von 8 Euro ansetzen. Diese gilt für Fahrten im In- und Ausland.

Tipp: Das Sammeln von Belegen lohnt sich, wenn im gesamten Jahr mit den tatsächlich angefallenen Kosten im Zusammenhang mit der Übernachtung höhere Beträge als mit der 8-Euro-Pauschale zusammenkommen. Der Fiskus gewährt nur eine der beiden Alternativen.   
 

Sonderfall Leiharbeitnehmer

Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, der kann seine Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen absetzen. Selbst Arbeitnehmer, die befristet beschäftigt sind, können eine erste Tätigkeitsstätte haben. Das ist zum Beispiel bei einem Leiharbeiter der Fall, wenn er für die gesamte Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses an einem festgelegten Arbeitsort tätig werden soll. Dann kann er für die Fahrten von seiner Wohnung zum Entleihbetrieb nur die Entfernungspauschale absetzen.

Wird dieser Leiharbeitnehmer jedoch im Rahmen seines befristeten Arbeitsverhältnisses einer anderen Tätigkeitsstätte zugeordnet, dann stellt der neue Arbeitsplatz keine erste Tätigkeitsstätte dar. Denn der zweiten Tätigkeitsstätte kann er nicht für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses zugeordnet werden. 

Daraus folgt: Für den Weg dorthin darf er als Autofahrer 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer auf der Hin- und Rückfahrt wie bei einer Dienstreise ansetzen (Bundesfinanzhof, Urteil vom 10. April 2019, Az. VI R 6/17).

Bus- und Bahnkunden haben die Wahl. Sie können statt der Kilometerpauschale die Kosten für ihre gekauften Fahrscheine absetzen. Zusätzlich können Leiharbeitnehmer für die ersten drei Monate eines neuen Einsatzes Mehraufwendungen für die Verpflegung geltend machen.

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