Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung

So überprüfst Du Deine Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung

Dr. Britta Beate Schön
Finanztip-Expertin für Recht

Das Wichtigste in Kürze

  • Dein Vermieter muss die Nebenkosten einmal im Jahr abrechnen. Dafür hat er zwölf Monate nach Ende des Kalenderjahrs Zeit. Kommt die Abrechnung zu spät, musst Du eine Nachforderung nicht mehr bezahlen.
  • Bank­ge­büh­ren, Kosten für die Hausverwaltung oder Reparaturkosten darf Dein Vermieter nie umlegen. Andere Kosten nur, wenn das im Mietvertrag steht.
  • Viele Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en sind falsch: Wehr Dich, wenn Dein Vermieter zu viel in Rechnung gestellt hat.

So gehst Du vor

  • Kontrolliere, ob alle abgerechneten Kostenpositionen in Deinem Mietvertrag stehen.
  • Sind einige Kosten im Vergleich zum Vorjahr stark gestiegen, solltest Du widersprechen und Einsicht in die Belege fordern. Wir haben für Dich einen Musterwiderspruch vorbereitet:

Zum Download

  • Die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung kannst Du auch überprüfen lassen. Wir empfehlen einen Mieterverein oder den Dienstleister Mineko. Für eine Unterstützung vom Anwalt empfehlen wir Yourxpert.

Alle sprechen von den rasant gestiegenen Energiepreisen wegen des Kriegs in der Ukraine. Hast Du davon als Mieter schon etwas gemerkt? Vielleicht weil Dein Vermieter die Vorauszahlungen erhöht hat? So richtig treffen Dich die hohen Preise erst, wenn Du die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung bekommst. Es drohen hohe Nachzahlungen in diesem und im nächsten Jahr. Da helfen nur zwei Dinge: Energie sparen und die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung überprüfen, denn diese ist nicht immer korrekt. Wir erklären Dir die häufigsten Fehler und wie viel Du dadurch sparen kannst.

Fehler in der Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung?

Über kaum ein Thema streiten Mieter und Vermieter so häufig wie über die Nebenkosten. Nach Angaben des Deutschen Mieterbunds zahlen Mieter im Monat Betriebskosten von durchschnittlich 2,17 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche. Davon entfällt fast die Hälfte auf den größten Posten Heizung und Warmwasser. Es gibt aber große regionale Unterschiede. In Berlin zahlten Mieter im Durchschnitt 2,56 Euro, in Bayern nur 1,81 Euro.

Viele Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en enthalten Fehler, die bares Geld für Dich als Mieter bedeuten. Der von Finanztip emp­foh­lene Dienstleister Mineko hat mitgeteilt, dass 80 Prozent der von ihm geprüften Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en fehlerhaft sind. Im Durchschnitt sparten die Mieter durch die Kontrolle 220 Euro.

Das sind sieben typische Fehler, auf die Du bei Deiner Abrechnung achten solltest:

  1. Warmwasserkosten nicht nach Verbrauch abgerechnet
    Hat Dein Vermieter das Warmwasser nicht nach Verbrauch abgerechnet, sondern geschätzt oder nach einer Formel berechnet, darfst Du den Posten pauschal um 15 Prozent kürzen.
  2. Vermieter rechnet Kosten ab, die nicht im Vertrag stehen
    Vergleiche die einzelnen Kosten in Deiner Abrechnung mit den Angaben im Mietvertrag. Fehlen einzelne Kostengruppen im Vertrag, musst Du sie nicht bezahlen.
  3. Unzulässige Kosten
    Du kannst der Abrechnung widersprechen, wenn Dein Vermieter Kosten auf Dich umgelegt hat, die er selbst tragen muss, wie Reparaturkosten, Mietkosten für Rauchmelder oder Feuerlöscher, Bank- und Kon­to­füh­rungs­ge­bühren, eine einmalige Dachrinnenreinigung sowie Beiträge für eine Mietausfall- oder Rechts­schutz­ver­si­che­rung.
  4. Frist nicht eingehalten
    Hat sich Dein Vermieter mehr als zwölf Monate Zeit gelassen für die Jahresabrechnung, darf er keine Nachzahlung von Dir verlangen.
  5. Gewerberäume im Wohnhaus
    Gibt es in Deinem Wohnhaus auch eine Gewerbeeinheit, sollte das berücksichtigt werden. Denn in aller Regel verursacht ein Gewerbe höhere Nebenkosten. Hat Dein Vermieter diese nicht herausgerechnet, sondern auf alle Mieter umgelegt, kannst Du der Abrechnung widersprechen und Dich erkundigen, warum er die gewerblichen Kosten nicht herausgerechnet hat.
  6. Falscher Abrechnungszeitraum
    Bist Du gerade erst eingezogen, darf Dein Vermieter die Kosten auch nur für die Monate berechnen, die Du im Haus gewohnt hast und nicht für das gesamte Jahr.
  7. Falscher Verteilerschlüssel
    Die Verteilerschlüssel müssen in der Abrechnung richtig angegeben sein. Vergleiche dazu die Angaben mit Deinem Mietvertrag. Es lohnt sich, die Wohnung nachzumessen, denn Nebenkosten, die nach Wohnfläche abgerechnet werden, sind nur nach den tatsächlichen Quadratmetern zu berechnen.

Eine Übersicht über die typischen Fehler findest Du noch einmal in unserer Checkliste zum Download.

Checkliste

Rechnungsbelege ansehen

Um die Abrechnung zu prüfen, darfst Du die Originalbelege zu den Kosten in den Büroräumen des Vermieters oder der Hausverwaltung einsehen (§ 259 Abs. 1 BGB). Das nennt sich Belegeinsicht. Du darfst Dir auch die Belege zeigen lassen, dass Dein Vermieter die Kosten gezahlt hat.

Das ist aufwendig, da Du einen Termin mit Deinem Vermieter oder der Hausverwaltung vereinbaren musst. Er ist nicht verpflichtet, Deine Fragen zur Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung zu beantworten (AG Wiesbaden, 15.11.2013, Az. 93 C 3906/12).

Du hast keinen Anspruch darauf, Kopien der Abrechnungsbelege zu erhalten – auch dann nicht, wenn Du sie bezahlen würdest. Ausnahme: Dein Vermieter wohnt weit entfernt (BGH, 08.03.2006, Az. VIII ZR 78/05). Es reicht allerdings auch nicht, wenn der Vermieter Dir nur Kopien zuschickt und eine Einsicht in die Originale grundsätzlich verweigert (BGH, 15.12.2021, Az. VIII ZR 66/20).

Lässt Dich der Vermieter die Belege nicht überprüfen, darfst Du die laufenden Vorauszahlungen vorübergehend einstellen (BGH, 26.10.2021, Az. VIII ZR 150/20).

Tipp: Sprich mit anderen Mietern im Haus und erkundige Dich, ob sie auch nachzahlen müssen und ob sie sich gegen die Abrechnung wehren möchten. Vielleicht könnt Ihr gemeinsam Einsicht in die Belege nehmen.

Wie kannst Du der Abrechnung widersprechen?

Hast Du bei der Kontrolle der Abrechnung Fehler gefunden, kannst Du widersprechen und Deinen Vermieter um Klärung bitten.

Musterwiderspruch

Dazu kannst Du unseren Musterwiderspruch verwenden. Die Fehler, die Du gefunden hast, musst Du in unserem Dokument entsprechend ergänzen.

Zum Download

Du hast zwölf Monate Zeit, um Deine Bedenken vorzubringen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Frist dafür endet taggenau zwölf Monate, nachdem Du die Abrechnung bekommen hast (LG Berlin, 25.10.2016, Az. 63 S 35/16).

Die Jahresfrist beginnt erst, wenn Dein Vermieter eine nachvollziehbare Abrechnung vorgelegt hat. Hat er Dir zwar die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung geschickt, aber bei mehreren Positionen nicht nachvollziehbar erklärt, wie diese Kosten auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden, liegt keine korrekte Abrechnung vor.

Die Jahresfrist gilt für Dich auch dann, wenn Du den gleichen Einwand schon bei Abrechnungen aus den Vorjahren erhoben hast (BGH, 12.05.2010, Az. VIII ZR 185/09).

Oft findet sich in Abrechnungen der Hinweis, dass innerhalb von vier Wochen Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen ist. Das bedeutet nur, dass die Abrechnung nach 30 Tagen fällig wird. Guthaben und Nachzahlungen sind dementsprechend innerhalb von vier Wochen zu zahlen, auch wenn Du widersprochen hast. In der Überweisung solltest Du schreiben: „Nachzahlung unter Vorbehalt“. Trotz der Widerspruchsfrist hast Du zwölf Monate lang Zeit, Einwände zu erheben.

Wichtig: Du solltest genau erklären, welche Kosten Du nicht akzeptierst. Es reicht nicht, pauschal zu behaupten, die Kosten seien völlig überhöht oder die Kostensteigerungen seien nicht nachvollziehbar (AG Berlin Mitte, 21.01.2015, Az. 17 C 247/14).

Unterstützung bei hoher Nachzahlung

Musst Du so viel nachzahlen, dass Du es finanziell nicht stemmen kannst, solltest Du mit Deinem Vermieter sprechen und eine Ratenzahlung anbieten.

Bei geringem Einkommen kannst Du einen Antrag auf Kostenübernahme beim Jobcenter bzw. beim Sozialamt stellen, auch wenn Du ansonsten weder Ar­beits­lo­sen­geld 2 oder Sozialhilfe bekommt. Das gilt für Rentner genauso wie für Studierende. Auch wenn Du Wohngeld beziehst, ist wegen einer hohen Nachzahlung ein Antrag beim Jobcenter sinnvoll, da bisher die Kosten für Heizung und Strom ausgeklammert sind. Wichtig: Du musst den Antrag auf vorübergehende Leistungen in dem Monat stellen, in dem Du die Abrechnung bekommen hast oder die Nachzahlung fällig ist. Viele Jobcenter stellen hierfür einen Vordruck zur Verfügung. Wenn die Zeit knapp ist, reicht zunächst ein formloser Antrag per E-Mail.

Aktuell profitierst Du noch von einer Corona-Regelung, die bis Ende 2022 gilt: Das Amt prüft nicht, ob die Wohn­kos­ten angemessen sind. Zudem wird auch Dein Vermögen nicht angerechnet, solange Du als alleinstehende Person nicht mehr als 60.000 Euro angespart hast (§ 67 SGB 2).

Erhöhung der Vorauszahlungen

Dein Vermieter darf die monatlichen Ne­ben­kos­ten­vor­aus­zahl­ung­en erhöhen, wenn es nach der Abrechnung wahrscheinlich ist, dass die Kosten im laufenden Abrechnungsjahr höher sein werden als die Vorauszahlungen. Er muss sie aber nicht erhöhen. Einen pauschalen Sicherheitszuschlag musst Du nicht zahlen (BGH, 28.09.2011, Az. VIII ZR 294/10). Um die Nebenkosten zu erhöhen, braucht Dein Vermieter keine Zustimmung von Dir (§ 560 Abs. 4 BGB).

Energiekrise – Entlastung von Mietern

2022 sind die Energiepreise deutlich höher als noch 2021. Der Gaspreis hat sich nahezu verdoppelt. Auch die Preise für Heizöl, Holzpellets, Fernwärme und Heizstrom sind gestiegen. Wegen der hohen Energiekosten haben einige Vermieter im Jahr 2022 unabhängig von der Jahresabrechnung die Vorauszahlungen erhöht. Also eine vorausschauende Erhöhung, um hohe Nachzahlungen im Jahr 2023 zu vermeiden. Das funktioniert nur, wenn der Mieter damit einverstanden ist. Ohne Einverständnis darf der Vermieter erst nach der Jahresabrechnung die Vorauszahlung entsprehend anpassen.

Um die Mehrkosten im Jahr 2022 abzumildern, bekam jeder Arbeitnehmer mit seinem Gehalt im September eine Energiepreispauschale von 300 Euro ausgezahlt. Die Einmalzahlung war zu versteuern. Auch Rentner sollen entlastet werden, sie bekommen bis zum 15. Dezember ebenfalls 300 Euro Energiepauschale automatisch auf ihr Rentenkonto.

Es gibt weitere Entlastungen: Im Dezember 2022 müssen Gaskunden den monatlichen Abschlag nicht zahlen. Trifft Dich das als Mieter nicht direkt, muss Dein Vermieter die Entlastungen in der Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung 2022 an Dich weitergeben. Dazu muss dann etwas in der Abrechnung stehen. Zusätzlich müsstest Du dazu ein Infoschreiben von Deinem Vermieter bekommen (§ 5 EWSG).

Im Monat Dezember 2022 dürfen einige Mieter geringere Betriebskosten an den Vermieter vorauszahlen. Das betrifft Mieter, die in den letzten neun Monaten vor dem 19. November eine Erhöhung der Vorauszahlungen wegen gestiegener Kosten für Gas und Fernwärme bekommen haben. Wer an seinen Vermieter zum Beispiel seit August 50 Euro mehr monatlich vorauszahlt, der darf im Dezember 50 Euro weniger zahlen. Das ist im Erdgas-Wärme-Soforthilfegesetz geregelt.

Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung und Kaution

Wenn Du aus der Wohnung ausziehst, darf Dein Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, sofern er Nachforderungen aus der Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung erwartet (BGH, 18.01.2006, Az. VIII ZR 71/05). Er darf aber nicht die gesamte Kaution wegen der noch ausstehenden Nebenkosten zurückbehalten, sondern nur in angemessenen Umfang. Zur Orientierung dient die letzte Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung. Musstest Du zum Beispiel 500 Euro nachzahlen, darf er etwa 500 Euro von der Kaution einbehalten.

Welche Nebenkosten dürfen Vermieter umlegen?

Was Du an Betriebskosten zahlen musst, steht in Deinem Mietvertrag (§ 556 Abs. 1 BGB). Aber nicht alle Kostenpositionen müssen dort einzeln aufgelistet sein. Es reicht, wenn im Vertrag auf die Betriebskosten nach Betriebskostenverordnung (BetrKV) verwiesen wird. Oft heißt es dann: „Neben der Miete sind Betriebskosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung zu zahlen.“

Hat Dein Vermieter keinen Verweis auf die Verordnung in den Vertrag aufgenommen, musst Du nur die im Vertrag genannten Positionen zahlen. Findest Du keine Regelung zu den Betriebskosten, dann musst Du auch keine zahlen.

Das gehört zu den Mietnebenkosten

Heizung und Warmwasser - Das ist bei jeder Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung der größte Posten. Mit den Heizkosten werden meist auch die Warmwasserkosten abgerechnet. Viele Heiz­kost­en­ab­rech­nungen sind mangelhaft.

Heizkosten und Warmwasserkosten muss der Vermieter nach Verbrauch abrechnen. In einer Untersuchung von Finanztip und CO2online stellte sich heraus, dass 60 Prozent der Rechnungen keinen Energieverbrauch für Warmwasser enthielten. Stattdessen wurde geschätzt oder der Verbrauch nach einer Formel berechnet. In einem solche Fall darfst Du die Warmwasserkosten um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizKV). Ausführliche Informationen zur Heiz­kost­en­ab­rech­nung findest Du im Ratgeber Heizkostenverordnung.

Seit 2021 wird beim Heizen mit Öl oder Erdgas eine zusätzliche CO2-Abgabe erhoben, die bisher die Mieter allein tragen mussten.

Ab 2023 musst Du als Mieter den CO2-Preis nicht mehr allein tragen. Je weniger klimafreundlich das Haus ist, desto mehr muss der Vermieter übernehmen. Das siehst Du dann in Deiner Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung. So sieht es das Gesetz zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten vor.

Grundsteuer - Die Grundsteuer gehört zu den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks. Dein Vermieter darf sie auf Dich umlegen (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Ist die Immobilie vermietet, darf der Vermieter die Grundsteuer komplett auf die Mieter umlegen. Wohnt der Vermieter mit im Haus, muss er auf Basis seiner anteiligen Wohnfläche einen Teilbetrag selbst zahlen.

Kalt- und Abwasser - Dein Vermieter darf Kalt- und Abwasser zusammen abrechnen (§ 2 Nr. 2 und Nr. 3 BetrKV). Die Positionen Niederschlagswassergebühr oder Oberflächenentwässerung darf Dein Vermieter als Kosten für die Entwässerung in Rechnung stellen. Auch die Kosten für die regelmäßige Legionellen-Prüfung bei Mehrfamilienhäusern darf Dein Vermieter umlegen.

Aufzug - Du musst die Wartungskosten für den Aufzug auch zahlen, wenn Du im Erdgeschoß wohnst (BGH, 20.09.2006, Az. VIII ZR 103/06). Ausschlaggebend ist, ob Du den Aufzug benutzen könntest (§ 2 Nr. 7 BetrKV).

Straßenreinigung und Abfallbeseitigung - Zu den Kosten für die Straßenreinigung gehören auch die Räum- und Streukosten bei Schnee und Eis (§ 2 Nr. 8 BetrKV). Miet- und An­schaf­fungs­kos­ten für Müllbehälter darf Dein Vermieter nicht umlegen.

Reinigung - Darunter fallen regelmäßige Kosten für Putzmittel und Personalkosten, wenn der Vermieter zum Beispiel jemanden mit der Reinigung des Treppenhauses beauftragt hat (§ 2 Nr. 9 BetrKV). Sonderreinigungskosten aufgrund einer Baustelle muss Dein Vermieter selbst bezahlen. Die Kosten für die vorbeugende Reinigung von Wasserohren können nicht als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden, auch wenn solche Reinigungsarbeiten durchaus sinnvoll sind (AG Gelsenkirchen, 21.05.2021, Az. 202 C 181/20).

Gartenpflege - Alle Kosten, die mit der Pflege von Garten und Vorgarten zusammenhängen, der Gärtner, aber auch Kosten für einzelne neue Pflanzen, dürfen in der Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung auftauchen (§ 2 Nr. 10 BetrKV). Das gilt auch, wenn Du den Garten nicht unmittelbar nutzen kannst (BGH, 26.05.2004, Az. VIII ZR 135/03). Baumfällarbeiten musst Du als Mieter auch bezahlen. (BGH, 10.11.2021, Az. VIII ZR 107/20). Lässt Dein Vermieter den Garten neu anlegen, muss er dafür allein aufkommen.

Beleuchtung - Zu diesem Posten gehören die Strom­kos­ten für die Außenbeleuchtung sowie für die Beleuchtung von Hausflur, Treppe, Keller, Bodenräumen oder Waschküche (§ 2 Nr. 11 BetrKV). Lampen und Glühbirnen dürfen Vermieter nicht umlegen. Die Abrechnungsposition „Hausstrom“ ist formell unwirksam, weil darunter auch andere Stromquellen abgerechnet werden können. Umlagefähig sind nur die Strom­kos­ten für die Beleuchtung (AG Hamburg, 03.03.2022, Az. 48 C 320/20).

Schornsteinreinigung - Die Kehrgebühren des Schornsteinfegers nach der maßgebenden Gebührenordnung darf Dein Vermieter abrechnen (§ 2 Nr. 13 BetrKV).

Hausmeister - Nicht alle Hausmeisterkosten darf Dein Vermieter in Rechnung stellen. Das Gehalt und die So­zial­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge für einen Hausmeister sind grundsätzlich Nebenkosten für alle Mieter (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Wird der Hausmeister aber auch zur Hausverwaltung herangezogen oder erledigt er Reparaturen, dann musst Du als Mieter diesen Anteil seiner Arbeit nicht bezahlen – diese Kosten sind nicht umlagefähig. Die Abgrenzung ist nicht immer leicht.

Tipp: Schlüsselt Dein Vermieter die Hausmeisterkosten nicht auf, darfst Du davon pauschal 20 Prozent abziehen (AG Leonberg, 22.04.2016, Az. 4 C 446/14). Oft ist der Hausmeister auch gleichzeitig Gärtner oder reinigt das Treppenhaus. Diese Kosten darf der Vermieter nicht zusätzlich als Reinigungskosten oder Kosten für den Garten abrechnen. Du würdest sonst doppelt zahlen.

Kabelanschluss - Du kannst bei Abschluss des Mietvertrags vereinbaren, dass Dein Vermieter einen Kabel-Servicevertrag mit einem Anbieter schließt. Dann kann er die anfallenden Kosten bei der Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung auf Dich umlegen (BGH, 18.11.2021, Az. I ZR 106/20). Es kommt nicht darauf an, ob Du den Anschluss nutzt oder ob er funktioniert (LG Berlin, 17.06.2022, Az. 63 S 128/21). Selbst wenn er defekt ist, muss der Mieter diese Kosten zahlen, darf aber die Miete entsprechend mindern. Mehr dazu im Ratgeber Mietminderung.

Die Kabelgebühren darf Dein Vermieter zukünftig nicht mehr auf Dich umlegen. Alle Mieter sollen die Chance haben, ihren Anbieter selbst auszuwählen. So steht es im neuen Te­le­kom­mu­ni­ka­ti­ons­ge­setz (TKG), das zum 1. Dezember 2021 in Kraft getreten ist. Es gibt eine lange Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2024. Erst dann hast Du als Mieter die freie Wahl zwischen den Anbietern oder ob Du ganz auf den Kabelanschluss verzichtest (§ 71 Abs. 2 TKG).

Dachrinnenreinigung - Diese Kosten dürfen in der Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung auftauchen, wenn die Reinigung in regelmäßigen Abständen erfolgt (BGH, 07.04.2004, Az. VIII ZR 167/03). Wenn mit der Reinigung eine einmalige Verstopfung beseitigt wurde, darf der Vermieter die Kosten dafür nicht umlegen.

Rauchmelder - An­schaf­fungs­kos­ten für Rauchmelder dürfen Vermieter nicht umlegen. Auch die Kosten für die Miete von Rauchwarnmeldern sind keine sonstigen Betriebskosten. Denn die Anmietung der Geräte tritt an die Stelle der nicht umlagefähigen Anschaffung (BGH, 11.05.2022, Az. VIII ZR 379/20). Die Kosten für die Wartung von Rauchmeldern darf der Vermieter unter Umständen abrechnen, wenn im Mietvertrag sich dazu eine ausdrückliche Vereinbarung findet. Ansonsten darf der Vermieter sie als sonstige, neue Betriebskosten nur mittels einer entsprechenden schriftlichen Erklärung auf den Mieter umlegen (LG München I, 15.04.2021, Az. 423 C 8482/16).

Ver­si­che­rungen - Die Kosten für eine Sach- und Haft­pflicht­ver­si­che­rung sind Betriebskosten (§ 2 Nr. 13 BetrKV). Das kann eine Wohn­ge­bäu­de­ver­si­che­rung sein, aber auch eine Haushaftpflicht- und eine Ge­wäs­ser­scha­dens­haft­pflicht­ver­si­che­rung sind möglich.

Achtung: Dein Vermieter darf die Kosten für eine Mietausfallversicherung oder eine Rechts­schutz­ver­si­che­rung nicht auf Dich umlegen.

Eigene Leistungen des Vermieters - Vermieter dürfen für selbst erbrachte Hausmeister- oder Gartenpflegearbeiten das abrechnen, was sie einem Dritten dafür gezahlt hätten (BGH, 14.11.2012, Az. VIII ZR 41/12). Voraussetzung ist aber, dass sie klarmachen, welche Kosten sie angesetzt haben und wie teuer solche Dienstleistungen durchschnittlich sind.

Diese Kosten darf der Vermieter nicht umlegen

Dein Vermieter darf bestimmte Kosten nicht in Rechnung stellen, selbst dann nicht, wenn sie im Mietvertrag aufgelistet sind:

  • Kosten der Hausverwaltung oder Ver­wal­tungs­kos­ten­pau­scha­le (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV)
  • Reparaturkosten an Haus oder Wohnung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)
  • Bank­ge­büh­ren

Finden sich diese Kosten in Deinem Wohnraum-Mietvertrag, so sind die Regelungen unwirksam (§ 556 Abs. 4 BGB). Falls Du zu Unrecht solche Kosten gezahlt hast, kannst Du sie vom Vermieter auch für die vergangenen Jahre zurückfordern (§ 812 BGB). Es gilt die normale Verjährung von drei Jahren.

Gibt es in Deiner Abrechnung den Posten „sonstige Kosten“ ohne nähere Erläuterung, musst Du diesen Betrag erst einmal nicht zahlen. Erkundige Dich bei Deinem Vermieter, was sich dahinter verbirgt.

Als Faustregel gilt: Einmalig anfallende Kosten können keine Mietnebenkosten sein. Wenn Du entdeckst, dass Du bei einer Position deutlich mehr zahlen sollst als bisher, dann schau Dir die Belege bei Deinem Vermieter an. Es könnte sein, dass er einmalige Reparaturen oder Instandsetzungsarbeiten in den laufenden Kosten versteckt hat.

Zu teuer – Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Bei allen Nebenkosten gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 BGB). Zahlt Dein Vermieter dem Hausmeister zu viel, sind diese Kosten zumindest angreifbar. Dein Vermieter muss zwar nicht immer den günstigsten Anbieter auswählen, die Kosten müssen aber insgesamt angemessen sein. Willst Du Dich gegen unwirtschaftliche Kosten wehren, musst Du beweisen, dass die Ausgaben zu hoch sind. Dazu könntest Du zum Beispiel Angebote einholen und vorlegen.

Reinigten bisher die Mieter den Hausflur selbst, dann darf der Vermieter nicht ohne Weiteres eine Reinigungsfirma damit beauftragen und die dadurch entstandenen Kosten auf den Mieter umlegen – zumindest dann nicht, wenn es keine Beanstandungen gab. Eine solche Beauftragung verstößt gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot und ist damit unzulässig (AG Neubrandenburg, 17.09.2021, Az. 103 C 432/21).

Nebenkosten bei der Steu­er­er­klä­rung angeben 

Beauftragt Dein Vermieter einen Gärtner oder legt er die Gebühren für den Schornsteinfeger anteilig auf die Mieter um, kannst Du die Kosten in Deiner Steu­er­er­klä­rung angeben. Wie viel Du dabei sparen kannst und wie Du die Kosten geltend machst, haben wir in den Ratgebern Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerkosten zusammengefasst. 

Wie sieht eine Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung aus?

Jede Abrechnung muss klar und verständlich sein. Folgende Angaben müssen in Deiner Abrechnung auftauchen:

Abrechnungszeitraum - Wohnst Du schon ein Jahr in der Wohnung, ist der Abrechnungszeitraum das letzte Kalenderjahr. Bist Du während des Jahres eingezogen, läuft er von Mietbeginn bis zum Ende des Jahres.

Umlageschlüssel - Dein Vermieter kann die Kosten nach drei „Schlüsseln“ umlegen: Verbrauch, Anzahl der Bewohner, Quadratmeter. Dieser Punkt ist besonders wichtig. Wie abgerechnet wird, legt der Vermieter im Mietvertrag fest. Daran muss er sich halten. Findest Du dazu nichts im Vertrag, darf Dein Vermieter alle Nebenkosten auf die Wohnfläche umlegen, mit Ausnahme der Heizkosten – die muss er nach Deinem Verbrauch abrechnen (§ 556a BGB).

Für einen Single in einer größeren Wohnung ist die Abrechnung nach der Personenzahl am günstigsten. Für eine größere Familie in einer Durchschnittswohnung ist die Kostenverteilung nach der Wohnfläche vorteilhaft.

Tipp: Du solltest Deine Wohnung nachmessen. Sollte sie kleiner sein als im Mietvertrag angegeben, musst Du weniger Nebenkosten zahlen. Vermieter müssen nach der tatsächlichen Wohnfläche abrechnen. Auf die im Mietvertrag angegebene Wohnungsgröße kommt es nicht an (BGH, Urteil vom 30.05.2018, Az. VIII ZR 220/17).

Gesamtkosten - Wohnst Du in einem Mehr­fa­mi­lien­haus, muss Dein Vermieter in Deiner Abrechnung die Gesamtkosten für das Haus aufführen, also alle Kosten – von der Grundsteuer über Liftwartungskosten bis hin zu Ver­si­che­rungen.

Berechnung des Mieteranteils - Von den Gesamtkosten des Hauses zahlst Du nur Deinen Anteil. Die Berechnung muss nachvollziehbar sein.

Vorauszahlungen - Deine Vorauszahlungen sollte Dein Vermieter auflisten und von den gesamten Nebenkosten abziehen. Fehlen die Vorauszahlungen in der Abrechnung, ist die Abrechnung formell nicht unwirksam (LG Kassel, 16.02.2022, Az. 1 T 427/21). Sie kann allerdings inhaltlich falsch sein.

Rückzahlung oder Nachzahlung - Schließlich muss klar in der Abrechnung stehen, wie viel Geld Du nachzahlen musst oder wie viel Geld Du zurückbekommst.

Leerstehende Wohnungen

Stehen Wohnungen in einem Mietshaus leer, muss der Vermieter die darauf entfallenden Kosten auf alle Wohnungen verteilen. Er darf den Verteilerschlüssel nicht ändern und die Betriebskosten nur auf die vermieteten Wohnungen umlegen. Die Betriebskosten für eine leere Wohnung muss der Vermieter übernehmen. Gleiches gilt für eine Wohnung im Haus, die der Vermieter selbst bewohnt.

Gewerbliche und private Mieter in einem Haus

Gewerbliche Mieter können höhere Betriebskosten verursachen als private Mieter – mehr Strom, mehr Müll oder höhere Heizkosten. Bei Ver­si­che­rungen ist meist ein Beitragsaufschlag für das Gewerbe fällig. Auch die Grundsteuer kann höher ausfallen für einen Gewerberaum.

Aber: Dein Vermieter muss die Kosten für die Gewerbeeinheit nur dann gesondert abrechnen, wenn dem Wohnungsmieter erhebliche Nachteile durch eine gemeinsame Abrechnung entstehen würden, also deutlich höhere Nebenkosten durch das Gewerbe anfallen (BGH, 08.03.2006, Az. VIII ZR 78/05).

Bis wann muss die Abrechnung vorliegen?

Dein Vermieter muss die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode vorlegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die endet in der Regel am 31. Dezember. Der Vermieter darf sich also ein Jahr Zeit lassen für die Abrechnung. Viele Mieter bekommen die Abrechnung schon im Frühjahr, andere erst im Herbst. Ob und wann ein Mieter während des Zeitraumes auszieht, ist nicht entscheidend.

Bist Du zum Beispiel im März 2021 ausgezogen, muss Dein Vermieter die Abrechnung bis spätestens Ende 2022 fertigstellen, nicht etwa schon bis März 2022. Denn Vermieter sind nicht zu Teilabrechnungen verpflichtet.

Sind zwölf Monate nach Jahresende vergangen, darf Dein Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 BGB). Anspruch auf ein Guthaben hast Du hingegen schon. Du kannst auch nach zwölf Monaten noch eine Abrechnung einfordern.

Wer unterstützt Dich bei der Prüfung der Abrechnung?

Es gibt drei Anlaufstellen, an die Du Dich wenden kannst, wenn Dir die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung zu hoch erscheint oder sie nicht verständlich ist.

Wie wir zu unseren Emp­feh­lungen gekommen sind, erfährst Du am Ende des Textes.

Mieterverein vor Ort 

Der erste und bekannteste Ansprechpartner ist immer der Mieterverein vor Ort. Die Fachleute dort kennen sich mit der Materie sehr gut aus. Um die Dienstleistungen des Vereins in Anspruch nehmen zu können, musst Du Mitglied werden.

Die Kosten sind je nach Mieterverein unterschiedlich hoch. Der Mieterverein Köln erhebt zum Beispiel eine Jahresgebühr von 90 Euro und eine Aufnahmegebühr von 15 Euro. Etwas mehr kostet die Mitgliedschaft beim Mieterverein in München: 108 Euro Jahresgebühr und 15 Euro Aufnahmegebühr (Stand: Juni 2022).

Spezialisierte Rechtsdienstleister

Du kannst Dich auch an einen spezialisierten Rechtsdienstleister wenden. Wir empfehlen Mineko. Das Unternehmen aus Berlin ist auf die Prüfung von Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en spezialisiert.

Mineko
auf Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung spezialisierter Rechtsdienstleister
  • sehr viel Erfahrung seit 2014 – mehr als 45.000 Abrechnungen geprüft
  • bietet Prüfung der Abrechnung, Widerspruch und außergerichtliche Mahnung
  • gestaffelte Preise nach Wohnungsgröße von 49, 69 und 89 Euro

Rechtsanwalt

Willst Du Deine Abrechnung lieber von einem Rechtsanwalt prüfen lassen, der dann auch gleich den Schriftverkehr übernimmt, kannst Du Dich an ein Anwaltsvermittlungsportal wenden. Wir empfehlen Yourxpert. Ein von Yourxpert vermittelter Rechtsanwalt prüft Deine Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung zu einem Festpreis von 68,90 Euro. Falls Du zusätzlich ein anwaltliches Schreiben an Deinen Vermieter haben möchtest, fallen insgesamt 98,90 Euro an.

Yourxpert
Anwaltsvermittlungsportal bietet Rechtsprodukte zum Festpreis
  • viel Erfahrung
  • Bearbeitungszeit von 24 Stunden
  • Pauschalpreis von 68,90 Euro für anwaltliche Prüfung, von 98,90 Euro für Prüfung inklusive Anwaltsschreiben
Zum Anbieter

So haben wir ausgewählt

Wir haben zwei Arten von Anbietern im Zeitraum vom 9. November bis zum 18. Dezember 2018 untersucht: spezialisierte Dienstleister, die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en überprüfen, sowie Anwaltsvermittlungsportale. Diese vermitteln einen Anwalt, der zum Festpreis eine Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung überprüft und bei Bedarf ein Anwaltsschreiben an den Vermieter schickt.

Dabei beschränkten wir uns auf die sechs Anbieter, die bei einer Google-Suche am 9. November 2018 auf den ersten drei Ergebnisseiten zu den Begriffen „Nebenkostenabrechnung überprüfen Mieter“ und „Betriebskostenabrechnung prüfen lassen“ angezeigt wurden.

Alle sechs Anbieter bekamen einen Fragebogen mit Fragen zum Unternehmen, zur Anzahl der bisher geprüften Abrechnungen, zum Umfang der Leistungen und zur Qualitätssicherung. Zudem erkundigten wir uns nach einem Beispiel für das Ergebnis einer Überprüfung.

Von zwei Rechtsdienstleistern erhielten wir eine Antwort: Mineko und IHS Dienstleistungen. Anhand der folgenden vier Kriterien sprachen wir unsere Emp­feh­lung für einen Rechtsdienstleister aus.

  1. Leistungsumfang: Für eine Emp­feh­lung setzen wir voraus, dass der Anbieter neben einem Prüfbericht als zusätzlichen Service auch einen Widerspruch verfasst, den der Mieter in eigenem Namen an seinen Vermieter versenden kann.
  2. Erfahrung: Uns war wichtig, dass die Anbieter bereits ausreichend Erfahrung vorweisen können und die Prüfung von Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nungen seit mindestens drei Jahren anbieten.
  3. Anzahl der Mitarbeiter: Wir haben abgefragt, wie viele Mitarbeiter für den Dienstleister tätig sind. Um eine Urlaubsvertretung oder ausreichende Vertretung im Krankheitsfall zu gewährleisten, war uns wichtig, dass der Anbieter mindestens fünf Mitarbeiter hat.
  4. Preis: Wir haben auch auf die Kosten geschaut. Da die Anbieter keine Rechtsberatung anbieten, sollten sie um einiges günstiger sein als ein Anwalt. Rechtsanwälte bieten die Überprüfung der Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung zum Zeit­punkt dieser Untersuchung im Dezember 2018 ab 64 Euro an. Empfohlene Rechtsdienstleister sollten die Prüfung, den Widerspruch sowie ein außergerichtliches Mahnschreiben zu einem fairen, niedrigeren Preis anbieten.

Auf Basis dieser Kriterien empfehlen wir Mineko.

Aus der Gruppe der Anwaltsvermittlungsportale antworteten uns ebenfalls zwei, die das Rechtsprodukt Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung zu einem Festpreis anbieten: Advocado und Yourxpert. Anhand der folgenden zwei Kriterien empfehlen wir ein Portal:

  1. Erfahrung: Wichtig war uns, dass das Portal seit mindestens drei Jahren tätig ist und über diesen Zeitraum die anwaltliche Prüfung von Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en zum Festpreis anbietet.
  2. Fairer und transparenter Preis auf der Website: Bei einem klar umrissenen Rechtsprodukt ist es für den Ratsuchenden aus unserer Sicht wichtig, dass er schon vor der ersten Kontaktaufnahme weiß, mit welchen Kosten er rechnen muss. Voraussetzung war deshalb, dass sich auf der Website des Anwaltsvermittlungsportals ein Preis für die Prüfung der Abrechnung finden lässt.

Auf der Basis dieser Kriterien empfehlen wir die Anwaltsvermittler Yourxpert.

Einer der untersuchten Vermittler verfolgt ein etwas anderes Geschäftsmodell: Der vermittelte Anwalt bietet eine kostenlose Erstberatung an und erst in einem zweiten Schritt unterbreitet er ein individuelles Festpreisangebot, abhängig vom Aufwand und Umfang der Prüfung. Es gibt deshalb auf der Website keinen pauschal festgelegten Preis. Wir konnten dabei nicht überprüfen, wie viel ein Ratsuchender zahlen muss und ob der Preis tatsächlich fair ist.

Autor
Dr. Britta Beate Schön

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