Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung Oft falsch: Prüfe Deine Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung

Hast Du Deine Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung für das Jahr 2023 schon bekommen? Hoffst Du auch, dass die Energiepreisbremsen funktioniert haben und deshalb keine hohe Nachzahlung auf Dich zukommt? Egal wie die Abrechnung für Dich ausfällt, Du solltest sie auf jeden Fall überprüfen. Denn viele sind fehlerhaft. Wir erklären Dir die häufigsten Fehler und wie viel Du durch eine Überprüfung sparen kannst.

Über kaum ein Thema streiten Mieter und Vermieter so häufig wie über die Nebenkosten. Nach Angaben des Deutschen Mieterbunds zahlten Mietende im Jahr 2022 Betriebskosten von durchschnittlich 2,28 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche. Davon entfällt fast die Hälfte auf den größten Posten Heizung und Warmwasser. Es gibt aber große regionale Unterschiede. In Hessen wurden im Durchschnitt 3,04 Euro fällig, in Bayern 2,33 Euro.

Viele Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en enthalten Fehler, die bares Geld für Dich bedeuten. Das von Finanztip emp­foh­lene Unternehmen Mineko teilte mit, dass 90 Prozent der von ihm geprüften Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en fehlerhaft seien. Im Durchschnitt sparten die Mieter durch die Kontrolle 320 Euro.

Das sind sieben typische Fehler, auf die Du bei Deiner Abrechnung achten solltest:

1. Warmwasserkosten nicht nach Verbrauch abgerechnet
   Hat Dein Vermieter das Warmwasser nicht nach Verbrauch abgerechnet, sondern geschätzt oder nach einer Formel berechnet, darfst Du den Posten pauschal um 15 Prozent kürzen.

2. Kosten, die nicht im Mietvertrag stehen
   Vergleiche die einzelnen Kosten in Deiner Abrechnung mit den Angaben im Mietvertrag. Fehlen einzelne Kostengruppen im Vertrag, musst Du sie nicht bezahlen.

3. Unzulässige Kosten
   Du kannst der Abrechnung widersprechen, wenn Dein Vermieter Kosten auf Dich umgelegt hat, die er selbst tragen muss, wie Reparaturkosten, Kosten für die Hausverwaltung, Mietkosten für Rauchmelder oder Feuerlöscher, Bank- und Kon­to­füh­rungs­ge­bühren, eine einmalige Dachrinnenreinigung sowie Beiträge für eine Mietausfall- oder Rechts­schutz­ver­si­che­rung.

4. Frist nicht eingehalten
   Hat sich Dein Vermieter mehr als zwölf Monate Zeit gelassen für die Jahresabrechnung, darf er keine Nachzahlung von Dir verlangen.

5. Gewerberäume im Wohnhaus
   Gibt es in Deinem Wohnhaus auch eine Gewerbeeinheit, sollte das berücksichtigt werden. Denn in aller Regel verursacht ein Gewerbe höhere Nebenkosten. Wurden diese nicht herausgerechnet, sondern auf alle Mieter umgelegt, kannst Du der Abrechnung widersprechen.

6. Falscher Abrechnungszeitraum
   Bist Du gerade erst eingezogen, darf Dein Vermieter die Kosten auch nur für die Monate berechnen, die Du im Haus gewohnt hast und nicht für das gesamte Jahr.

7. Falscher Verteilerschlüssel
   Die Verteilerschlüssel müssen in der Abrechnung richtig angegeben sein. Vergleiche dazu die Angaben mit Deinem Mietvertrag. Es lohnt sich, die Wohnung nachzumessen, denn Nebenkosten, die nach Wohnfläche abgerechnet werden, sind nur nach den tatsächlichen Quadratmetern zu berechnen.

Darfst Du die Rechnungen ansehen?

Um die Abrechnung zu prüfen, darfst Du die Originalbelege zu den Kosten und deren Zahlung in den Büroräumen des Vermieters oder der Hausverwaltung einsehen (§ 259 Abs. 1 BGB). Das nennt sich Belegeinsicht.

Dazu musst Du einen Termin mit Deinem Vermieter oder der Hausverwaltung vereinbaren. Denn Du hast keinen Anspruch darauf, Kopien der Abrechnungsbelege zu erhalten – auch dann nicht, wenn Du sie bezahlen würdest. Ausnahme: Dein Vermieter wohnt weit entfernt (BGH, 08.03.2006, Az. VIII ZR 78/05). Es reicht allerdings auch nicht, wenn der Vermieter Dir nur Kopien zuschickt und eine Einsicht in die Originale grundsätzlich verweigert (BGH, 15.12.2021, Az. VIII ZR 66/20).

Lässt Dich der Vermieter die Belege nicht überprüfen, darfst Du die laufenden Vorauszahlungen vorübergehend einstellen (BGH, 26.10.2021, Az. VIII ZR 150/20).

Tipp: Sprich mit den Nachbarn im Haus und erkundige Dich, ob sie auch nachzahlen müssen und ob sie sich gegen die Abrechnung wehren möchten. Vielleicht könnt Ihr gemeinsam Einsicht in die Belege nehmen.

Hast Du bei der Kontrolle der Abrechnung Fehler gefunden, kannst Du widersprechen und Deinen Vermieter um Klärung bitten.

Wichtig: Du solltest genau erklären, welche Kosten Du nicht akzeptierst. Es reicht nicht, pauschal zu behaupten, die Kosten seien überhöht oder die Kostensteigerungen seien nicht nachvollziehbar (AG Berlin Mitte, 21.01.2015, Az. 17 C 247/14).

Du hast zwölf Monate Zeit, um Deine Bedenken vorzubringen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Jahresfrist gilt für Dich auch dann, wenn Du den gleichen Einwand schon bei Abrechnungen aus den Vorjahren erhoben hast (BGH, 12.05.2010, Az. VIII ZR 185/09).

Die Frist beginnt erst, wenn Dein Vermieter eine nachvollziehbare Abrechnung vorgelegt hat. Hat er Dir zwar die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung geschickt, aber bei mehreren Positionen nicht nachvollziehbar erklärt, wie diese Kosten auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden, liegt keine korrekte Abrechnung vor.

Vermietende weisen oft darauf hin, dass innerhalb von vier Wochen Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen ist. Das bedeutet nur, dass die Zahlungen nach 30 Tagen fällig werden – das betrifft Guthaben und Nachzahlungen, auch wenn Du der Abrechnung insgesamt widersprochen hast. In der Überweisung solltest Du in einem solchen Fall schreiben: „Nachzahlung unter Vorbehalt“. Trotz der Zahlungsfrist von 30 Tagen, hast Du zwölf Monate lang Zeit, Einwände zu erheben.

Zwölf Monate, nachdem Du die Abrechnung bekommen hast, endet die Frist taggenau (LG Berlin, 25.10.2016, Az. 63 S 35/16).

Darf der Vermieter die Vorauszahlungen erhöhen?

Dein Vermieter darf die monatlichen Ne­ben­kos­ten­vor­aus­zahl­ung­en erhöhen, wenn es nach der Abrechnung wahrscheinlich ist, dass Du auch im nächsten Jahr nachzahlen musst. Um die Nebenkostenvorauszahlung im Anschluss an eine Abrechnung zu erhöhen, braucht Dein Vermieter keine Zustimmung von Dir (§ 560 Abs. 4 BGB). Anders ist es, wenn er innerhalb des Jahres wegen gestiegener Energiepreise die Abschläge erhöhen will. Das geht nur, wenn Du einverstanden bist. Einige Mieterinnen und Mieter haben im letzten Jahr freiwillig mehr gezahlt, um zu verhindern, dass sie viel nachzahlen müssen.

Wie wirkt sich die Energiekrise auf die Mieter aus?

Auch wenn es immer auf den Einzelfall ankommt, sollte die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung 2023 keine besonders hohe Nachzahlung auslösen. Einige haben bereits höhere Vorauszahlungen geleistet. Wir hatten dazu geraten, Geld für die Energiekosten 2023 zurückzulegen und beim Heizen zu sparen. Zudem waren während des ganzen Jahres 2023 die Gaspreisbremse und die Wärmebremse in Kraft. Damit hatte der Staat die Preise für einen Teil des Energieverbrauchs begrenzt. Das bedeutet, dass für 80 Prozent des prognostizierten Jahresverbrauchs eine staatliche Deckelung bestand. Bei Gas lag der Deckel bei 12 Cent pro Kilowattstunde, bei Fernwärme bei 9,5 und beim Strom bei 40 Cent pro Kilowattstunde. Für den restlichen Verbrauch galt der vertraglich vereinbarte Preis.

Auch wurde die Umsatzsteuer für Gas und Fernwärme von 19 auf 7 Prozent gesenkt, um die Haushalte bei den Energiekosten nicht zu überfordern.

Insgesamt waren die Energiepreise im Jahr 2023 trotzdem höher als vor dem Krieg in der Ukraine. Das gilt besonders, wenn ein Vermieter einen sehr günstigen Tarif für Gas bis 2022 abgeschlossen hatte. Auch wenn die Gaspreise im Jahr 2023 wieder gesunken sind, kann es sein, dass Dein Vermieter langfristige Verträge abgeschlossen hat ‒ zu einem höheren Kilowattstundenpreis ‒ und den an Dich weitergibt.

Bei Ölheizungen kommt es darauf an, zu welchem Preis Dein Vermieter Öl gekauft hat. Die Preise für Heizöl waren im Frühsommer 2023 auf einem verhältnismäßig niedrigen Niveau im Vergleich zum Vorjahr.

Aus der Abrechnung 2023 sollte sich ergeben, ob die Preisbremsen bei den Heizkosten berücksichtigt wurden oder ob der für Dich geltende Preis ohnehin unterhalb der Grenzen lag. Eine Überprüfung ist für Mieterinnen und Mieter oft nicht einfach, aber die Energielieferanten waren gesetzlich dazu verpflichtet, die Regelungen zu beachten. Ist Dir etwas unklar, solltest Du Dich bei der Hausverwaltung erkundigen.

Ausblick: Da die Energiepreisbremsen Ende 2023 ausgelaufen sind, könnten Mietende ab Januar 2024 mit steigenden Kosten konfrontiert sein, falls deren Vermieter lange laufende Lieferverträge zu einem verhältnismäßig hohen Preis abgeschlossen haben. Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) empfiehlt in einer Studie zu den Wohnnebenkosten Mieterinnen und Mietern, aktiv auf ihre Vermieter zuzugehen und Möglichkeiten zur Senkung der warmen Nebenkosten zu prüfen, etwa durch einen rechtzeitigen Wechsel zu einem günstigeren Energieversorger.

Was Du an Betriebskosten zahlen musst, steht in Deinem Mietvertrag (§ 556 Abs. 1 BGB). Es gibt kalte und warme Betriebskosten. Zu den warmen Kosten zählen Heiz- und Warmwasserkosten. Sie machen fast die Hälfte der gesamten Nebenkosten aus.

Nicht alle Kostenpositionen müssen im Vertrag einzeln aufgelistet sein. Es reicht, wenn auf die Betriebskosten nach Betriebskostenverordnung (BetrKV) verwiesen wird. Oft heißt es dann: „Neben der Miete sind Betriebskosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung zu zahlen.“ Fehlt ein Verweis auf die Verordnung im Vertrag, musst Du nur die genannten Positionen zahlen. Findest Du keine Regelung zu den Betriebskosten, dann musst Du auch keine zahlen.

Das waren die durchschnittlichen Nebenkosten laut Betriebskostenspiegel 2022.

Das sind die Betriebskosten im Einzelnen:

Heizung und Warmwasser - Das ist bei jeder Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung der größte Posten. Mit den Heizkosten werden meist auch die Warmwasserkosten abgerechnet. Heizkosten und Warmwasserkosten muss der Vermieter nach Verbrauch abrechnen. Oft wird hingegen geschätzt oder der Verbrauch nach einer Formel berechnet. In einem solche Fall darfst Du die Warmwasserkosten um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizKV). Ausführliche Informationen zur Heiz­kost­en­ab­rech­nung findest Du im Ratgeber zur Heizkostenverordnung.

Zu den Heizkosten zählen nicht nur die Brennstoffkosten für Gas, Öl oder Fernwärme, sondern auch Heizungsnebenkosten wie Heizungswartung, Betriebsstrom für Pumpen und Kosten für die Messdienstleister.

Seit 2021 wird beim Heizen mit Öl oder Erdgas eine zusätzliche CO2-Abgabe erhoben, die bisher die Mieterinnen und Mieter allein tragen mussten.

Seit 2023 müssen Mietende den CO2-Preis nicht mehr allein zahlen. Je weniger klimafreundlich das Haus ist, desto mehr muss der Vermieter übernehmen. Das siehst Du dann in Deiner Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung. So sieht es das Gesetz zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten vor. Fehlt in der Abrechnung die Einstufung des Gebäudes nach dem Stufenmodell oder fehlt die Offenlegung der CO2-Kosten, darfst Du die Heizkosten pauschal um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAuftG). 

Tipp: Das Bundeswirtschaftsministerium stellt einen CO2-Rechner zur Verfügung, um die Aufteilung der Kosten zwischen Vermieter und Mieter zu berechnen.

Grundsteuer - Die Grundsteuer gehört zu den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks. Dein Vermieter darf sie auf Dich umlegen (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Wohnt der Vermieter mit im Haus, muss er auf Basis seiner anteiligen Wohnfläche einen Teilbetrag abziehen.

Kalt- und Abwasser - Dein Vermieter darf Kalt- und Abwasser zusammen abrechnen (§ 2 Nr. 2 und Nr. 3 BetrKV). Die Positionen Niederschlagswassergebühr oder Oberflächenentwässerung dürfen Vermietende als Kosten für die Entwässerung in Rechnung stellen. Auch die Kosten für eine Wasseruhr und regelmäßige Legionellen-Prüfung bei Mehrfamilienhäusern sind umlegbar.

Aufzug - Du musst die Wartungskosten für den Aufzug auch zahlen, wenn Du im Erdgeschoß wohnst (BGH, 20.09.2006, Az. VIII ZR 103/06). Ausschlaggebend ist, ob Du den Aufzug benutzen könntest (§ 2 Nr. 7 BetrKV). Meist sind die Kosten für einen Aufzug besonders hoch im Vergleich zu anderen Betriebskosten. Reparaturen am Aufzug dürfen allerdings nicht umgelegt werden.

Straßenreinigung und Abfallbeseitigung - Zu den Kosten für die Straßenreinigung gehören auch die Räum- und Streukosten bei Schnee und Eis (§ 2 Nr. 8 BetrKV). Miet- und An­schaf­fungs­kos­ten für Müllbehälter darf Dein Vermieter nicht umlegen. Andersherum dürfen aber Kosten für einen externen Dienstleister, um zu kontrollieren, dass der Müll ordnungsgemäß getrennt und falls nötig nachsortiert wird, auf die Mieter umgelegt werden (BGH, 05.10.2022, Az. VIIIZR 117/21).

Reinigung - Darunter fallen regelmäßige Kosten für Putzmittel und Personalkosten, wenn der Vermieter zum Beispiel jemanden mit der Reinigung des Treppenhauses beauftragt hat (§ 2 Nr. 9 BetrKV). Sonderreinigungskosten aufgrund einer Baustelle muss Dein Vermieter selbst bezahlen. Die Kosten für die vorbeugende Reinigung von Wasserrohren können nicht als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden, auch wenn solche Reinigungsarbeiten durchaus sinnvoll sind (AG Gelsenkirchen, 21.05.2021, Az. 202 C 181/20).

Gartenpflege - Alle Kosten, die mit der Pflege von Garten und Vorgarten zusammenhängen, die Personalkosten, aber auch Kosten für einzelne neue Pflanzen, dürfen in der Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung auftauchen (§ 2 Nr. 10 BetrKV). Das gilt auch, wenn Du den Garten nicht unmittelbar nutzen kannst (BGH, 26.05.2004, Az. VIII ZR 135/03). Baumfällarbeiten musst Du als Mieter auch bezahlen (BGH, 10.11.2021, Az. VIII ZR 107/20). Lässt Dein Vermieter den Garten neu anlegen, muss er dafür allein aufkommen.

Beleuchtung - Zu diesem Posten gehören die Strom­kos­ten für die Außenbeleuchtung sowie für die Beleuchtung von Hausflur, Treppe, Keller, Bodenräumen oder Waschküche (§ 2 Nr. 11 BetrKV). Lampen und Glühbirnen dürfen Vermieter nicht umlegen. Die Abrechnungsposition „Hausstrom“ ist formell unwirksam, weil darunter auch andere Stromquellen abgerechnet werden können. Umlagefähig sind nur die Strom­kos­ten für die Beleuchtung (AG Hamburg, 03.03.2022, Az. 48 C 320/20).

Schornsteinreinigung - Die Kehrgebühren des Schornsteinfegers nach der maßgebenden Gebührenordnung darf Dein Vermieter abrechnen (§ 2 Nr. 13 BetrKV).

Hausmeister - Nicht alle Hausmeisterkosten darf Dein Vermieter in Rechnung stellen. Das Gehalt und die So­zial­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge für einen Hausmeister sind grundsätzlich Nebenkosten für alle Mieter (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Wird der Hausmeister aber auch zur Hausverwaltung herangezogen oder erledigt er Reparaturen, dann musst Du als Mieter diesen Anteil seiner Arbeit nicht bezahlen – diese Kosten sind nicht umlagefähig. Die Abgrenzung ist nicht immer leicht.

Tipp: Schlüsselt Dein Vermieter die Hausmeisterkosten nicht auf, darfst Du davon pauschal 20 Prozent abziehen (AG Leonberg, 22.04.2016, Az. 4 C 446/14). Oft ist der Hausmeister auch gleichzeitig Gärtner oder reinigt das Treppenhaus. Diese Kosten darf der Vermieter nicht zusätzlich als Reinigungskosten oder Kosten für den Garten abrechnen. Du würdest sonst doppelt zahlen.

Kabelanschluss - Im Mietvertrag kann stehen, dass Dein Vermieter einen Kabel-Servicevertrag mit einem Anbieter abgeschlossen hat und er die anfallenden Kosten auf Dich umlegt (BGH, 18.11.2021, Az. I ZR 106/20). Es kommt nicht darauf an, ob Du den Anschluss nutzt oder ob er funktioniert (LG Berlin, 17.06.2022, Az. 63 S 128/21). Selbst wenn er defekt ist, muss der Mieter diese Kosten zahlen, darf aber die Miete entsprechend mindern. Mehr dazu im Ratgeber zur Mietminderung.

Neu: Die Kabelgebühren darf Dein Vermieter zukünftig nicht mehr ohne weiteres auf Dich umlegen. So steht es im neuen Te­le­kom­mu­ni­ka­ti­ons­ge­setz (TKG), das zum 1. Dezember 2021 in Kraft getreten ist. Die Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2024 läuft bald ab. Dann hast Du als Mieter die freie Wahl zwischen den Anbietern. Ein Vergleich lohnt sich. Du kannst auch ganz auf den Kabelanschluss verzichten und die Kosten sparen (§ 71 Abs. 2 TKG). Bezahlst Du über die Nebenkosten Deinen Kabelanschluss, dann sollte Dein Vermieter in den nächsten Monaten auf Dich zugehen und Dich über die Änderungen informieren. Solltest Du nichts hören, kannst Du Dich auch bei ihm erkundigen.

Dachrinnenreinigung - Diese Kosten dürfen in der Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung auftauchen, wenn die Reinigung in regelmäßigen Abständen erfolgt (BGH, 07.04.2004, Az. VIII ZR 167/03). Wenn mit der Reinigung eine einmalige Verstopfung beseitigt wurde, darf der Vermieter die Kosten dafür nicht umlegen.

Rauchmelder - An­schaf­fungs­kos­ten für Rauchmelder dürfen Vermieter nicht umlegen. Auch die Kosten für die Miete von Rauchwarnmeldern sind keine sonstigen Betriebskosten. Denn die Anmietung der Geräte tritt an die Stelle der nicht umlagefähigen Anschaffung (BGH, 11.05.2022, Az. VIII ZR 379/20). Die Kosten für die Wartung von Rauchmeldern darf der Vermieter unter Umständen abrechnen, wenn im Mietvertrag sich dazu eine ausdrückliche Vereinbarung findet. Ansonsten darf der Vermieter sie als sonstige, neue Betriebskosten nur mittels einer entsprechenden schriftlichen Erklärung auf den Mieter umlegen (LG München I, 15.04.2021, Az. 423 C 8482/16).

Ver­si­che­rungen - Die Kosten für eine Sach- und Haft­pflicht­ver­si­che­rung sind Betriebskosten (§ 2 Nr. 13 BetrKV). Das kann eine Wohn­ge­bäu­de­ver­si­che­rung sein, aber auch eine Haushaftpflicht. Auch Kosten für eine Ver­si­che­rung gegen Elementarschäden, wie Überschwemmungen oder Erdbeben, zählen hierzu.

Achtung: Dein Vermieter darf die Kosten für eine Mietausfallversicherung oder eine Rechts­schutz­ver­si­che­rung nicht auf Dich umlegen.

Eigene Leistungen des Vermieters - Vermieter dürfen für selbst erbrachte Hausmeister- oder Gartenpflegearbeiten das abrechnen, was sie einem Dritten dafür gezahlt hätten (BGH, 14.11.2012, Az. VIII ZR 41/12). Voraussetzung ist aber, dass sie klarmachen, welche Kosten sie angesetzt haben und wie teuer solche Dienstleistungen durchschnittlich sind.

Welche Kosten darf der Vermieter nicht umlegen?

Dein Vermieter darf bestimmte Kosten nicht in Rechnung stellen, selbst dann nicht, wenn sie im Mietvertrag aufgelistet sind:

• Kosten der Hausverwaltung oder Ver­wal­tungs­kos­ten­pau­scha­le (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV)

• Reparaturkosten an Haus oder Wohnung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)

• Bank­ge­büh­ren

Finden sich diese Kosten in Deinem Wohnraum-Mietvertrag, so sind die Regelungen unwirksam (§ 556 Abs. 4 BGB). Falls Du zu Unrecht solche Kosten gezahlt hast, kannst Du sie vom Vermieter auch für die vergangenen drei Jahre zurückfordern (§ 812 BGB). Darüberhinausgehende Ansprüche können verjährt sein.

Gibt es in Deiner Abrechnung den Posten „sonstige Kosten“ ohne nähere Erläuterung, musst Du diesen Betrag erst einmal nicht zahlen. Erkundige Dich bei Deinem Vermieter, was sich dahinter verbirgt.

Als Faustregel gilt: Einmalig anfallende Kosten können keine Mietnebenkosten sein. Wenn Du entdeckst, dass Du bei einer Position deutlich mehr zahlen sollst als bisher, dann schau Dir die Belege bei Deinem Vermieter an. Es könnte sein, dass er einmalige Reparaturen oder Instandsetzungsarbeiten in den laufenden Kosten versteckt hat.

Muss Dein Vermieter bei den Kosten sparen?

Bei allen Nebenkosten gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 BGB). Zahlt Dein Vermieter dem Hausmeister eine Summe, die Dir sehr hoch vorkommt, sind diese Kosten zumindest angreifbar. Dein Vermieter muss zwar nicht immer den günstigsten Anbieter auswählen, die Kosten müssen aber insgesamt angemessen sein. Willst Du Dich gegen unwirtschaftliche Kosten wehren, musst Du beweisen, dass die Ausgaben zu hoch sind. Dazu könntest Du zum Beispiel Angebote einholen und vorlegen.

Reinigten bisher die Mieter den Hausflur selbst, dann darf der Vermieter nicht ohne Weiteres eine Reinigungsfirma damit beauftragen und die dadurch entstandenen Kosten auf den Mieter umlegen – zumindest dann nicht, wenn es keine Beanstandungen gab. Eine solche Beauftragung verstößt gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot und ist damit unzulässig (AG Neubrandenburg, 17.09.2021, Az. 103 C 432/21).

Kannst Du mit den Nebenkosten Steuern sparen?

Beauftragt Dein Vermieter einen Gärtner oder legt er die Gebühren für den Schornsteinfeger anteilig auf die Mieter um, kannst Du die Kosten in Deiner Steu­er­er­klä­rung angeben (BFH, 20.04.2023, Az. VI R 24/20). Wie viel Du dabei sparen kannst und wie Du die Kosten geltend machst, haben wir in den Ratgebern Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerkosten zusammengefasst. 

Jede Abrechnung muss klar und verständlich sein. Folgende Angaben müssen in Deiner Abrechnung auftauchen:

Abrechnungszeitraum - Wohnst Du schon ein Jahr in der Wohnung, ist der Abrechnungszeitraum das letzte Kalenderjahr. Bist Du während des Jahres eingezogen, läuft er von Mietbeginn bis zum Ende des Jahres.

Umlageschlüssel - Dein Vermieter kann die Kosten nach drei „Schlüsseln“ umlegen: Verbrauch, Anzahl der Bewohner, Quadratmeter. Dieser Punkt ist besonders wichtig. Wie abgerechnet wird, legt der Vermieter im Mietvertrag fest. Daran muss er sich halten. Findest Du dazu nichts im Vertrag, darf Dein Vermieter alle Nebenkosten auf die Wohnfläche umlegen, mit Ausnahme der Heizkosten – die muss er nach Deinem Verbrauch abrechnen (§ 556a BGB).

Für einen Single in einer größeren Wohnung ist die Abrechnung nach der Personenzahl am günstigsten. Für eine größere Familie in einer Durchschnittswohnung ist die Kostenverteilung nach Wohnfläche vorteilhaft.

Tipp: Du solltest Deine Wohnung nachmessen. Sollte sie kleiner sein als im Mietvertrag angegeben, musst Du weniger Nebenkosten zahlen. Vermietende müssen nach der tatsächlichen Wohnfläche abrechnen. Auf die im Mietvertrag angegebene Wohnungsgröße kommt es nicht an (BGH, Urteil vom 30.05.2018, Az. VIII ZR 220/17).

Gesamtkosten - Wohnst Du in einem Mehr­fa­mi­lien­haus, muss Dein Vermieter in Deiner Abrechnung die Gesamtkosten für das Haus aufführen, also alle Kosten – von der Grundsteuer über Liftwartungskosten bis hin zu Ver­si­che­rungen.

Berechnung des Mieteranteils - Von den Gesamtkosten des Hauses zahlst Du nur Deinen Anteil. Die Berechnung muss nachvollziehbar sein.

Vorauszahlungen - Deine Vorauszahlungen sollte Dein Vermieter auflisten und von den gesamten Nebenkosten abziehen. Fehlen die Vorauszahlungen in der Abrechnung, ist die Abrechnung formell nicht unwirksam (LG Kassel, 16.02.2022, Az. 1 T 427/21). Sie kann allerdings inhaltlich falsch sein.

Rückzahlung oder Nachzahlung - Schließlich muss klar in der Abrechnung stehen, wie viel Geld Du nachzahlen musst oder wie viel Geld Du zurückbekommst.

Leerstand - Stehen Wohnungen in einem Mietshaus leer, muss der Vermieter die darauf entfallenden Kosten auf alle Wohnungen verteilen. Er darf den Verteilerschlüssel nicht ändern und die Betriebskosten nur auf die vermieteten Wohnungen umlegen. Die Betriebskosten für eine leere Wohnung muss der Vermieter übernehmen. Gleiches gilt für eine Wohnung im Haus, die der Vermieter selbst bewohnt.

Gewerbe im Haus - Gewerbliche Mieter können höhere Betriebskosten verursachen als private Mieter – mehr Strom, mehr Müll oder höhere Heizkosten. Bei Ver­si­che­rungen ist meist ein Beitragsaufschlag für das Gewerbe fällig. Auch die Grundsteuer kann höher ausfallen für einen Gewerberaum.

Aber: Dein Vermieter muss die Kosten für die Gewerbeeinheit nur dann gesondert abrechnen, wenn dem Wohnungsmieter erhebliche Nachteile durch eine gemeinsame Abrechnung entstehen würden, also deutlich höhere Nebenkosten durch das Gewerbe anfallen (BGH, 08.03.2006, Az. VIII ZR 78/05).

Dein Vermieter muss die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode vorlegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die endet in der Regel am 31. Dezember. Der Vermieter darf sich also ein Jahr Zeit lassen für die Abrechnung. Viele Mieter bekommen die Abrechnung schon im Frühjahr, andere erst im Herbst. Ob und wann ein Mieter während des Zeitraumes auszieht, ist nicht entscheidend.

Bist Du zum Beispiel im März 2023 ausgezogen, muss Dein Vermieter die Abrechnung bis spätestens Ende 2024 fertigstellen, nicht etwa schon bis März 2024. Denn Vermieter sind nicht zu Teilabrechnungen verpflichtet.

Sind zwölf Monate nach Jahresende vergangen, darf Dein Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 BGB). Anspruch auf ein Guthaben hast Du hingegen schon. Du kannst auch nach zwölf Monaten noch eine Abrechnung einfordern.

Korrektur von Abrechnungen - Es kann vorkommen, dass Vermieter die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en nach Ablauf der Jahresfrist nochmal korrigieren. Auch in einem solchen Fall kann es sein, dass Du als Mieterin oder Mieter zahlen musst, falls die Korrektur eine Nachforderung ergeben hat. Die Nachforderung ist aber nur dann nicht verfristet, wenn der Vermieter für die Korrektur nicht verantwortlich ist (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Dies passiert häufiger bei Gebührenbescheiden, wie etwa der Grundsteuer, wenn die Stadt oder Gemeinde den Bescheid für das eigentlich abgelaufene Abrechnungsjahr erst sehr viel später erstellt oder die Abrechnung des Versorgungsunternehmens nicht rechtzeitig vorlag. Dann haben Vermietende bis zu drei Monate Zeit, die höheren Gebühren von den Mietenden noch nachzufordern, nachdem die notwendigen Unterlagen für die Abrechnung vorliegen (BGH, 05.07.2006, Az. VIII ZR 220/05).

Nebenkosten und Kaution - Wenn Du aus der Wohnung ausziehst, darf Dein Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, sofern er Nachforderungen aus der Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung erwartet (BGH 18.01.2006, Az. VIII ZR 71/05).

Wichtig: Er darf nicht die gesamte Kaution wegen der noch ausstehenden Nebenkosten zurückbehalten, sondern nur in angemessenem Umfang. Zur Orientierung dient die letzte Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung. Musstest Du zum Beispiel 500 Euro nachzahlen, darf er etwa 500 Euro von der Kaution einbehalten.

Es gibt drei Anlaufstellen, an die Du Dich wenden kannst, wenn Dir die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung zu hoch erscheint oder sie nicht verständlich ist.

Wie wir zu unseren Emp­feh­lungen gekommen sind, erfährst Du am Ende des Textes.

1. Mieterverein vor Ort 

Der erste und bekannteste Ansprechpartner ist immer der Mieterverein vor Ort. Die Fachleute dort kennen sich mit der Materie sehr gut aus. Um die Dienstleistungen des Vereins in Anspruch nehmen zu können, musst Du Mitglied werden.

Die Kosten sind je nach Mieterverein unterschiedlich hoch. Der Mieterverein Köln erhebt zum Beispiel eine Jahresgebühr von 99 Euro und eine Aufnahmegebühr von 20 Euro. Etwas mehr kostet die Mitgliedschaft beim Mieterverein in München: 120 Euro Jahresgebühr und 15 Euro Aufnahmegebühr (Stand: Februar 2024).

2. Spezialisierte Rechtsdienstleister

Du kannst Dich auch an einen spezialisierten Rechtsdienstleister wenden. Wir empfehlen Mineko. Das Unternehmen aus Berlin ist auf die Prüfung von Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en spezialisiert.

Tipp: Falls Du eine Rechts­schutz­ver­si­che­rung hast, lohnt sich ein Blick in deren Leistungen. Einige Versicherer bieten ihren Versicherten als Service an, die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung direkt von Mineko ohne weitere Kosten prüfen zu lassen. Das betrifft zum Beispiel Versicherte bei der Arag im Tarif Arag Aktiv Komfort, den wir neben anderen Tarifen als guten Rechtsschutztarif empfehlen. Aber auch WGV-Versicherte mit Mietrechtsschutz bieten den Service, die Abrechnung von Mineko prüfen lassen. 

3. Anwaltliche Prüfung zum Festpreis

Willst Du Deine Abrechnung lieber von einem Rechtsanwalt prüfen lassen, der dann auch gleich den Schriftverkehr übernimmt, kannst Du Dich an ein Anwaltsvermittlungsportal wenden. Wir empfehlen Yourxpert. Ein von Yourxpert vermittelter Rechtsanwalt prüft Deine Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung zu einem Festpreis von 68,90 Euro. Falls Du zusätzlich ein anwaltliches Schreiben an Deinen Vermieter haben möchtest, fallen insgesamt 98,90 Euro an.

Wir haben zwei Arten von Anbietern im Zeitraum vom 9. November bis zum 18. Dezember 2018 untersucht: spezialisierte Dienstleister, die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en überprüfen, sowie Anwaltsvermittlungsportale. Diese vermitteln einen Anwalt, der zum Festpreis eine Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung überprüft und bei Bedarf ein Anwaltsschreiben an den Vermieter schickt.

Dabei beschränkten wir uns auf die sechs Anbieter, die bei einer Google-Suche am 9. November 2018 auf den ersten drei Ergebnisseiten zu den Begriffen „Nebenkostenabrechnung überprüfen Mieter“ und „Betriebskostenabrechnung prüfen lassen“ angezeigt wurden.

Alle sechs Anbieter bekamen einen Fragebogen mit Fragen zum Unternehmen, zur Anzahl der bisher geprüften Abrechnungen, zum Umfang der Leistungen und zur Qualitätssicherung. Zudem erkundigten wir uns nach einem Beispiel für das Ergebnis einer Überprüfung.

Von zwei Rechtsdienstleistern erhielten wir eine Antwort: Mineko und IHS Dienstleistungen. Anhand der folgenden vier Kriterien sprachen wir unsere Emp­feh­lung für einen Rechtsdienstleister aus.

1. Leistungsumfang: Für eine Emp­feh­lung setzen wir voraus, dass der Anbieter neben einem Prüfbericht als zusätzlichen Service auch einen Widerspruch verfasst, den der Mieter in eigenem Namen an seinen Vermieter versenden kann.

2. Erfahrung: Uns war wichtig, dass die Anbieter bereits ausreichend Erfahrung vorweisen können und die Prüfung von Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nungen seit mindestens drei Jahren anbieten.

3. Anzahl der Mitarbeiter: Wir haben abgefragt, wie viele Mitarbeiter für den Dienstleister tätig sind. Um eine Urlaubsvertretung oder ausreichende Vertretung im Krankheitsfall zu gewährleisten, war uns wichtig, dass der Anbieter mindestens fünf Mitarbeiter hat.

4. Preis: Wir haben auch auf die Kosten geschaut. Da die Anbieter keine Rechtsberatung anbieten, sollten sie um einiges günstiger sein als ein Anwalt. Rechtsanwälte bieten die Überprüfung der Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung zum Zeit­punkt dieser Untersuchung im Dezember 2018 ab 64 Euro an. Empfohlene Rechtsdienstleister sollten die Prüfung, den Widerspruch sowie ein außergerichtliches Mahnschreiben zu einem fairen, niedrigeren Preis anbieten.

Auf Basis dieser Kriterien empfehlen wir Mineko.

Aus der Gruppe der Anwaltsvermittlungsportale antworteten uns ebenfalls zwei, die das Rechtsprodukt Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung zu einem Festpreis anbieten: Advocado und Yourxpert. Anhand der folgenden zwei Kriterien empfehlen wir ein Portal:

1. Erfahrung: Wichtig war uns, dass das Portal seit mindestens drei Jahren tätig ist und über diesen Zeitraum die anwaltliche Prüfung von Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en zum Festpreis anbietet.

2. Fairer und transparenter Preis auf der Website: Bei einem klar umrissenen Rechtsprodukt ist es für den Ratsuchenden aus unserer Sicht wichtig, dass er schon vor der ersten Kontaktaufnahme weiß, mit welchen Kosten er rechnen muss. Voraussetzung war deshalb, dass sich auf der Website des Anwaltsvermittlungsportals ein Preis für die Prüfung der Abrechnung finden lässt.

Auf der Basis dieser Kriterien empfehlen wir die Anwaltsvermittler Yourxpert.

Einer der untersuchten Vermittler verfolgt ein etwas anderes Geschäftsmodell: Der vermittelte Anwalt bietet eine kostenlose Erstberatung an und erst in einem zweiten Schritt unterbreitet er ein individuelles Festpreisangebot, abhängig vom Aufwand und Umfang der Prüfung. Es gibt deshalb auf der Website keinen pauschal festgelegten Preis. Wir konnten dabei nicht überprüfen, wie viel ein Ratsuchender zahlen muss und ob der Preis tatsächlich fair ist.