Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung

Hast Du Deine Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung in diesem Jahr schon bekommen und Dich über eine hohe Nachzahlung geärgert? Dann solltest Du nicht sofort zahlen, sondern das Schreiben erst einmal prüfen. Denn nicht jede Abrechnung ist korrekt. Wir erklären Dir die häufigsten Fehler und wie viel Du dadurch sparen kannst.

Wann sind Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en fehlerhaft?

Über kaum ein Thema streiten Mieter und Vermieter so häufig wie über die Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt. Nach Angaben des Deutschen Mieterbunds zahlen Mieter im Monat durchschnittlich 2,17 Euro Nebenkosten pro Quadratmeter Wohnfläche. Davon entfällt fast die Hälfte auf den größten Posten Heizung und Warmwasser. Es gibt aber große regionale Unterschiede bei den Betriebskosten. In Berlin zahlten Mieter im Durchschnitt 2,56 Euro, in Bayern nur 1,81 Euro.

Viele Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en enthalten Fehler, die bares Geld für Dich als Mieter bedeuten. Der von Finanztip empfohlene Dienstleister Mineko hat mitgeteilt, dass 80 Prozent der von ihm geprüften Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en fehlerhaft sind. Im Durchschnitt sparten die Mieter durch die Kontrolle 220 Euro.

Das sind sieben typische Fehler, auf die Du bei Deiner Abrechnung achten solltest:

1. Warmwasserkosten nicht nach Verbrauch abgerechnet
   Hat Dein Vermieter das Warmwasser nicht nach Verbrauch abgerechnet, sondern geschätzt oder nach einer Formel berechnet, darfst Du den Posten pauschal um 15 Prozent kürzen.
2. Vermieter rechnet Kosten ab, die nicht im Vertrag stehen
   Alle Kostenpositionen, die Dein Vermieter abrechnet, müssen in Deinem Mietvertrag stehen. Vergleiche die einzelnen Kosten in Deiner Abrechnung mit den Angaben im Vertrag. Fehlen einzelne Kostengruppen im Vertrag, musst Du sie nicht bezahlen.
3. Unzulässige Kosten
   Du kannst der Abrechnung widersprechen, wenn Dein Vermieter Kosten auf Dich umgelegt hat, die er selbst tragen muss, wie Reparaturkosten, Mietkosten für Rauchmelder oder Feuerlöscher, Bank- und Kon­to­füh­rungs­ge­bühren, eine einmalige Dachrinnenreinigung sowie Beiträge für eine Mietausfall- oder Rechts­schutz­ver­si­che­rung.
4. Frist nicht eingehalten
   Hat sich Dein Vermieter mehr als zwölf Monate Zeit gelassen für die Jahresabrechnung, darf er keine Nachzahlung von Dir verlangen.
5. Gewerberäume im Wohnhaus
   Gibt es in Deinem Wohnhaus auch eine Gewerbeeinheit, sollte das bei Deinen Nebenkosten berücksichtigt werden. Denn in aller Regel verursacht ein Gewerbe deutlich höhere Nebenkosten. Hat Dein Vermieter diese nicht herausgerechnet, sondern auf alle Mieter umgelegt, kannst Du der Abrechnung widersprechen und Dich erkundigen, warum er die gewerblichen Kosten nicht herausgerechnet hat.
6. Falscher Abrechnungszeitraum
   Bist Du gerade erst eingezogen, darf Dein Vermieter die Kosten auch nur für die Monate berechnen, die Du im Haus gewohnt hast und nicht für das gesamte Jahr.
7. Falscher Verteilerschlüssel
   Die Verteilerschlüssel müssen in der Abrechnung angegeben sein und auch richtig sein. Vergleiche dazu die Angaben mit Deinem Mietvertrag. Es lohnt sich, die Wohnung nachzumessen, denn Nebenkosten, die nach Wohnfläche abgerechnet werden, sind nur nach den tatsächlichen Quadratmetern zu berechnen.

Eine Übersicht über die typischen Fehler findest Du noch einmal als Checkliste zum Download.

Rechnungsbelege ansehen

Um die Abrechnung zu prüfen, darfst Du die Originalbelege zu den Kosten in den Büroräumen des Vermieters oder der Hausverwaltung einsehen (§ 259 Abs. 1 BGB). Das nennt sich Belegeinsicht. Du darfst Dir nicht nur die Rechnungen zeigen lassen, sondern auch die Belege, dass Dein Vermieter die Kosten gezahlt hat.

Das ist aufwendig, da Du einen Termin mit Deinem Vermieter oder der Hausverwaltung vereinbaren musst. Dein Vermieter muss Dir ermöglichen, die Belege einzusehen. Er ist aber nicht verpflichtet, Deine Fragen zur Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung zu beantworten (AG Wiesbaden, Urteil vom 15. November 2013, Az. 93 C 3906/12).

Du hast keinen Anspruch darauf, Kopien der Abrechnungsbelege zu erhalten – auch dann nicht, wenn Du sie bezahlen würdest. Ausnahme: Dein Vermieter wohnt weit entfernt und eine Einsichtnahme ist unzumutbar. Dann darfst Du Kopien verlangen (BGH, Urteil vom 8. März 2006, Az. VIII ZR 78/05). Es reicht allerdings auch nicht, wenn der Vermieter Dir nur Kopien zuschickt (BGH, Urteil vom 15. Dezember 2021, Az. VIII ZR 66/20).

Verweigert der Vermieter zu Unrecht die Belegeinsicht, kannst Du bereits geleistete Betriebskosten nicht zurück verlangen. Du darfst aber die laufenden Vorauszahlungen vorübergehend einstellen (BGH, Beschluss vom 26. Oktober 2021, Az. VIII ZR 150/20).

Tipp: Sprich mit anderen Mietern im Haus und erkundige Dich, ob sie auch nachzahlen müssen und ob sie sich gegen die Abrechnung wehren möchten. Vielleicht könnt Ihr gemeinsam Einsicht in die Belege nehmen.

Wie kannst Du der Abrechnung widersprechen?

Hast Du bei der Kontrolle der Abrechnung Fehler gefunden, kannst Du widersprechen und Deinen Vermieter um Klärung bitten.

Du hast zwölf Monate Zeit, um Deine Bedenken vorzubringen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Frist dafür endet taggenau zwölf Monate, nachdem Du die Abrechnung bekommen hast (LG Berlin, Urteil vom 25. Oktober 2016, Az. 63 S 35/16).

Die Jahresfrist beginnt erst, wenn Dein Vermieter eine nachvollziehbare Abrechnung vorgelegt hat. Hat er Dir zwar die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung geschickt, aber bei mehreren Positionen nicht nachvollziehbar erklärt, wie diese Kosten auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden, liegt keine korrekte Abrechnung vor.

Die Jahresfrist gilt für Dich auch dann, wenn Du den gleichen Einwand schon bei Abrechnungen aus den Vorjahren erhoben hast (BGH, Urteil vom 12. Mai 2010, Az. VIII ZR 185/09).

Oft findet sich in Abrechnungen der Hinweis, dass innerhalb von vier Wochen Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen ist. Das bedeutet nur, dass die Abrechnung nach 30 Tagen fällig wird. Hast Du zu viel vorausbezahlt, muss Dein Vermieter das Guthaben innerhalb von 30 Tagen erstatten. Umgekehrt musst Du eine Nachzahlung ebenfalls innerhalb von 30 Tagen überweisen. Ein Widerspruch ändert daran nichts. Du solltest aber bei der Zahlung erklären, dass Du Dir eine Rück­for­de­rung vorbehältst. Trotz der 30-Tage-Frist hast Du zwölf Monate lang Zeit, Einwände zu erheben.

Wichtig: Du solltest genau erklären, welche Kosten Du nicht akzeptierst. Es reicht nicht, pauschal zu behaupten, die Kosten seien völlig überhöht oder die Kostensteigerungen seien nicht nachvollziehbar (AG Berlin Mitte, Urteil vom 21. Januar 2015, Az. 17 C 247/14).

Erhöhung der Vorauszahlungen

Dein Vermieter darf die monatlichen Ne­ben­kos­ten­vor­aus­zahl­ung­en erhöhen, wenn es nach der Abrechnung wahrscheinlich ist, dass die Kosten im laufenden Abrechnungsjahr höher sein werden als die Vorauszahlungen. Er muss sie aber nicht erhöhen. Einen pauschalen Sicherheitszuschlag musst Du nicht zahlen (BGH, Urteil vom 28. September 2011, Az. VIII ZR 294/10).

Um die Nebenkosten zu erhöhen, braucht Dein Vermieter keine Zustimmung von Dir (§ 560 Abs. 4 BGB).

2022 sind die Energiepreise deutlich höher als noch 2021. Der Gaspreis hat sich nahezu verdoppelt. Auch die Preise für Heizöl, Holzpellets, Fernwärme und Heizstrom haben sich stark erhöht. Wegen der stark gestiegenen Energiekosten haben einige Vermieter im Jahr 2022 unabhängig von der Jahresabrechnung die Vorauszahlungen erhöht. Also eine vorausschauende Erhöhung, um hohe Nachzahlungen im Jahr 2023 zu vermeiden. Das funktioniert allerdings nur, wenn der Mieter damit einverstanden ist. Ohne Einverständnis darf der Vermieter erst nach der Jahresabrechnung die Vorauszahlung anpassen.

Neu: Um die Mehrkosten abzumildern, bekommt jeder Arbeitnehmer mit seinem Gehalt im September 2022 eine Energiepreispauschale von 300 Euro ausgezahlt. Die Einmalzahlung ist zu versteuern.

Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung und Kaution

Wenn Du aus der Wohnung ausziehst, darf Dein Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, sofern er Nachforderungen aus der Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung erwartet (BGH, Urteil vom 18. Januar 2006, Az. VIII ZR 71/05). Er darf aber nicht pauschal die gesamte Kaution wegen der noch ausstehenden Nebenkosten zurückbehalten. Was angemessen ist, richtet sich nach der voraussichtlichen Nachzahlung. Zur Orientierung dient die letzte Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung. Musstest Du zum Beispiel 500 Euro nachzahlen, darf er etwa 500 Euro von der Kaution einbehalten.

Welche Nebenkosten dürfen Vermieter umlegen?

Was Du an Betriebskosten zahlen musst, steht in Deinem Mietvertrag (§ 556 Abs. 1 BGB). Aber nicht alle Kostenpositionen müssen dort einzeln aufgelistet sein. Es reicht, wenn im Vertrag auf die Betriebskosten nach Betriebskostenverordnung (BetrKV) verwiesen wird. Oft heißt es dann:

„Neben der Miete sind Betriebskosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung zu zahlen.“

Hat Dein Vermieter keinen Verweis auf die Verordnung in den Vertrag aufgenommen, musst Du nur die im Vertrag genannten Positionen zahlen. Findest Du keine Regelung zu den Betriebskosten, dann musst Du auch keine zahlen.

Das gehört zu den Mietnebenkosten

Heizung und Warmwasser - Das ist bei jeder Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung der größte Posten. Mit den Heizkosten werden meist auch die Warmwasserkosten abgerechnet. Viele Heiz­kost­en­ab­rech­nungen sind mangelhaft.

Heizkosten und Warmwasserkosten muss der Vermieter nach Verbrauch abrechnen. In einer Untersuchung von Finanztip und CO2online stellte sich heraus, dass 60 Prozent der Rechnungen keinen Energieverbrauch für Warmwasser enthielten. Stattdessen wurde geschätzt oder der Verbrauch nach einer Formel berechnet. Fehlt die Angabe, was Du tatsächlich verbraucht hast, darfst Du die Warmwasserkosten um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizKV). Ausführliche Informationen zur Heiz­kost­en­ab­rech­nung findest Du im Ratgeber Heizkostenverordnung.

Seit 2021 wird beim Heizen mit Öl oder Erdgas eine zusätzliche CO2-Abgabe erhoben, die bisher die Mieter allein tragen mussten.

Neu: Ab 2023 soll für Wohngebäude ein Stufenmodell gelten. Damit lassen sich die CO2-Kosten anhand der energetischen Qualität des Gebäudes zwischen Vermieter und Mieter aufteilen.

Grundsteuer - Die Grundsteuer gehört zu den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks. Dein Vermieter darf sie auf Dich umlegen (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Im Rahmen der Reform der Grundsteuer 2019 ließ sich die Forderung nicht durchsetzen, dass nur noch die Vermieter allein diese Steuer zahlen sollten. Ist die Immobilie vermietet, darf der Vermieter die Grundsteuer wie bisher komplett auf die Mieter umlegen. Wohnt der Vermieter mit im Haus, muss er auf Basis seiner anteiligen Wohnfläche einen Teilbetrag selbst zahlen.

Kalt- und Abwasser - Dein Vermieter darf Kalt- und Abwasser zusammen abrechnen (§ 2 Nr. 2 und Nr. 3 BetrKV). Die Positionen Niederschlagswassergebühr oder Oberflächenentwässerung darf Dein Vermieter als Kosten für die Entwässerung in Rechnung stellen. Auch die Kosten für die regelmäßige Legionellen-Prüfung bei Mehrfamilienhäusern darf Dein Vermieter umlegen.

Aufzug - Du musst die Wartungskosten für den Aufzug auch zahlen, wenn Du im Erdgeschoß wohnst (BGH, Urteil vom 20. September 2006, Az. VIII ZR 103/06). Ausschlaggebend ist, ob Du den Aufzug benutzen könntest (§ 2 Nr. 7 BetrKV).

Straßenreinigung und Abfallbeseitigung - Zu den Kosten für die Straßenreinigung gehören auch die Räum- und Streukosten bei Schnee und Eis (§ 2 Nr. 8 BetrKV). Miet- und Anschaffungskosten für Müllbehälter darf Dein Vermieter nicht umlegen.

Reinigung - Darunter fallen regelmäßige Kosten für Putzmittel und Personalkosten, wenn der Vermieter zum Beispiel jemanden mit der Reinigung des Treppenhauses beauftragt hat (§ 2 Nr. 9 BetrKV). Sonderreinigungskosten aufgrund einer Baustelle muss Dein Vermieter selbst bezahlen. Die Kosten für die vorbeugende Reinigung von Wasserohren können nicht als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden, auch wenn solche Reinigungsarbeiten durchaus sinnvoll sind (AG Gelsenkirchen, Urteil vom 21. Mai 2021, Az. 202 C 181/20).

Gartenpflege - Alle Kosten, die mit der Pflege von Garten und Vorgarten zusammenhängen, der Gärtner, aber auch Kosten für einzelne neue Pflanzen, dürfen in der Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung auftauchen (§ 2 Nr. 10 BetrKV). Das gilt auch, wenn Du den Garten nicht unmittelbar nutzen kannst (BGH, Urteil vom 26. Mai 2004, Az. VIII ZR 135/03). Baumfällarbeiten musst Du als Mieter auch bezahlen. (BGH, Urteil vom 10. November 2021, Az. VIII ZR 107/20). Lässt Dein Vermieter den Garten neu anlegen, muss er dafür allein aufkommen.

Beleuchtung - Zu diesem Posten gehören die Strom­kos­ten für die Außenbeleuchtung sowie für die Beleuchtung von Hausflur, Treppe, Keller, Bodenräumen oder Waschküche (§ 2 Nr. 11 BetrKV). Lampen und Glühbirnen dürfen Vermieter nicht umlegen. Die Abrechnungsposition „Hausstrom" ist formell unwirksam, weil darunter auch andere Stromquellen abgerechnet werden können. Umlagefähig sind nur die Strom­kos­ten für die Beleuchtung (AG Hamburg, Urteil vom 3. März 2022, Az. 48 C 320/20).

Schornsteinreinigung - Die Kehrgebühren des Schornsteinfegers nach der maßgebenden Gebührenordnung darf Dein Vermieter abrechnen (§ 2 Nr. 13 BetrKV).

Hausmeister - Nicht alle Hausmeisterkosten darf Dein Vermieter Dir in Rechnung stellen. Das Gehalt und die So­zial­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge für einen Hausmeister sind grundsätzlich Nebenkosten für alle Mieter (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Wird der Hausmeister aber auch zur Hausverwaltung herangezogen oder erledigt er Reparaturen, dann musst Du als Mieter diesen Anteil seiner Arbeit nicht bezahlen – diese Kosten sind nicht umlagefähig. Die Abgrenzung ist nicht immer leicht.

Tipp: Schlüsselt Dein Vermieter die Hausmeisterkosten nicht auf, darfst Du davon pauschal 20 Prozent abziehen (AG Leonberg, Urteil vom 22. April 2016, Az. 4 C 446/14). Oft ist der Hausmeister auch gleichzeitig Gärtner oder reinigt das Treppenhaus. Diese Kosten darf der Vermieter nicht zusätzlich als Reinigungskosten oder Kosten für den Garten abrechnen. Du würdest sonst doppelt zahlen.

Kabelanschluss - Du kannst bei Abschluss des Mietvertrags vereinbaren, dass Dein Vermieter einen Kabel-Servicevertrag mit einem Anbieter schließt. Dann kann er die anfallenden Kosten bei der Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung auf Dich umlegen (§ 2 Nr. 15 BetrKV). Das hat der Bundesgerichtshof so bestätigt (Urteil vom 18. November 2021, Az. I ZR 106/20). Es kommt nicht darauf an, ob Du den Anschluss auch nutzt. Das betrifft derzeit mehr als zwölf Millionen Haushalte in Deutschland.

Neu: Die Kabelgebühren darf Dein Vermieter zukünftig nicht mehr auf Dich umlegen. Alle Mieter sollen die Chance haben, ihren Anbieter selbst auszuwählen. So steht es im neuen Te­le­kom­mu­ni­ka­ti­ons­ge­setz (TKG), das zum 1. Dezember 2021 in Kraft getreten ist. Es gibt eine lange Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2024. Erst dann hast Du als Mieter die freie Wahl zwischen den Anbietern oder ob Du ganz auf den Kabelanschluss verzichtest (§ 71 Abs. 2 TKG).

Dachrinnenreinigung - Diese Kosten dürfen in der Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung auftauchen, wenn die Reinigung in regelmäßigen Abständen erfolgt (BGH, Urteil vom 7. April 2004, Az. VIII ZR 167/03). Wenn mit der Reinigung eine einmalige Verstopfung beseitigt wurde, darf der Vermieter die Kosten dafür nicht umlegen.

Rauchmelder - Anschaffungskosten für Rauchmelder dürfen Vermieter nicht umlegen. Auch die Kosten für die Miete von Rauchwarnmeldern sind keine sonstigen Betriebskosten. Denn die Anmietung der Geräte tritt an die Stelle der nicht umlagefähigen Anschaffung (BGH, Urteil vom 11. Mai 2022, Az. VIII ZR 379/20). Die Kosten für die Wartung von Rauchmeldern darf der Vermieter unter Umständen umlegen, wenn im Mietvertrag sich dazu eine ausdrückliche Vereinbarung findet. Ansonsten darf der Vermieter sie als sonstige, neue Betriebskosten nur mittels einer entsprechenden schriftlichen Erklärung auf den Mieter umlegen (LG München I, Urteil vom 15. April 2021, Az. 423 C 8482/16).

Versicherungen - Die Kosten für eine Sach- und Haft­pflicht­ver­si­che­rung sind Betriebskosten (§ 2 Nr. 13 BetrKV). Das kann eine Wohn­ge­bäu­de­ver­si­che­rung sein, aber auch eine Haushaftpflicht- und eine Ge­wäs­ser­scha­dens­haft­pflicht­ver­si­che­rung sind möglich.

Achtung: Dein Vermieter darf die Kosten für eine Mietausfallversicherung oder eine Rechts­schutz­ver­si­che­rung nicht auf Dich umlegen.

Eigene Leistungen des Vermieters - Vermieter dürfen für selbst erbrachte Hausmeister- oder Gartenpflegearbeiten das abrechnen, was sie einem Dritten dafür gezahlt hätten (BGH, Urteil vom 14. November 2012, Az. VIII ZR 41/12). Voraussetzung ist aber, dass sie klarmachen, welche Kosten sie angesetzt haben und wie teuer solche Dienstleistungen durchschnittlich sind.

Diese Kosten darf der Vermieter nicht umlegen

Dein Vermieter darf bestimmte Kosten nicht in Rechnung stellen, selbst dann nicht, wenn sie im Mietvertrag aufgelistet sind:

• Kosten der Hausverwaltung oder Ver­wal­tungs­kos­ten­pau­scha­le (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV)
• Reparaturkosten an Haus oder Wohnung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)
• Bank­ge­büh­ren

Finden sich diese Kosten in Deinem Wohnraum-Mietvertrag, so sind die Regelungen unwirksam (§ 556 Abs. 4 BGB). Falls Du zu Unrecht solche Kosten gezahlt hast, kannst Du sie vom Vermieter auch für die vergangenen Jahre zurückfordern (§ 812 BGB). Es gilt die normale Verjährung von drei Jahren.

Gibt es in Deiner Abrechnung den Posten „sonstige Kosten“ ohne nähere Erläuterung, musst Du diesen Betrag erst einmal nicht zahlen. Erkundige Dich bei Deinem Vermieter, was sich dahinter verbirgt.

Als Faustregel gilt: Einmalig anfallende Kosten können keine Mietnebenkosten sein. Wenn Du entdeckst, dass Du bei einer Position deutlich mehr zahlen sollst als bisher, dann schau Dir die Belege bei Deinem Vermieter an. Es könnte sein, dass er einmalige Reparaturen oder Instandsetzungsarbeiten in den laufenden Kosten versteckt hat.

Zu teuer – Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Bei allen Nebenkosten gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 BGB). Zahlt Dein Vermieter dem Hausmeister zu viel, sind diese Kosten zumindest angreifbar. Dein Vermieter muss zwar nicht immer den günstigsten Anbieter auswählen, die Kosten müssen aber insgesamt angemessen sein. Willst Du Dich gegen unwirtschaftliche Kosten wehren, musst Du beweisen, dass die Ausgaben zu hoch sind. Dazu könntest Du zum Beispiel Angebote einholen und vorlegen.

Reinigten bisher die Mieter den Hausflur selbst, dann darf der Vermieter nicht ohne Weiteres eine Reinigungsfirma damit beauftragen und die dadurch entstandenen Kosten auf den Mieter umlegen – zumindest dann nicht, wenn es keine Beanstandungen gab. Eine solche Beauftragung verstößt gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot und ist damit unzulässig (AG Neubrandenburg, Urteil vom 17. September 2021, Az. 103 C 432/21).

Nebenkosten bei der Steu­er­er­klä­rung angeben 

Beauftragt Dein Vermieter einen Gärtner oder legt er die Gebühren für den Schornsteinfeger anteilig auf die Mieter um, kannst Du die Kosten in Deiner Steu­er­er­klä­rung angeben. Wie viel Du dabei sparen kannst und wie Du die Kosten geltend machst, haben wir in den Ratgebern Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerkosten zusammengefasst. 

Wie muss eine Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung aussehen?

Jede Abrechnung muss klar und verständlich sein. Folgende Angaben müssen in Deiner Abrechnung auftauchen:

Abrechnungszeitraum - Wohnst Du schon ein Jahr in der Wohnung, ist der Abrechnungszeitraum das letzte Kalenderjahr. Bist Du während des Jahres eingezogen, läuft er von Mietbeginn bis zum Ende des Jahres.

Umlageschlüssel - Dein Vermieter kann die Kosten nach drei „Schlüsseln“ umlegen: Verbrauch, Anzahl der Bewohner, Quadratmeter. Dieser Punkt ist besonders wichtig. Wie abgerechnet wird, legt der Vermieter im Mietvertrag fest. Daran muss er sich halten. Findest Du dazu nichts im Vertrag, darf Dein Vermieter alle Nebenkosten auf die Wohnfläche umlegen, mit Ausnahme der Heizkosten – die muss er nach Deinem Verbrauch abrechnen (§ 556a BGB).

Für einen Single in einer größeren Wohnung ist die Abrechnung nach der Personenzahl am günstigsten. Für eine größere Familie in einer Durchschnittswohnung ist die Kostenverteilung nach der Wohnfläche vorteilhaft.

Tipp: Du solltest Deine Wohnung nachmessen. Sollte sie kleiner sein als im Mietvertrag angegeben, musst Du weniger Nebenkosten zahlen. Vermieter müssen nach der tatsächlichen Wohnfläche abrechnen. Auf die im Mietvertrag angegebene Wohnungsgröße kommt es nicht an (BGH, Urteil vom 30. Mai 2018, Az. VIII ZR 220/17).

Gesamtkosten - Wohnst Du in einem Mehrfamilienhaus, muss Dein Vermieter in Deiner Abrechnung die Gesamtkosten für das Haus aufführen, also alle Kosten – von der Grundsteuer über Liftwartungskosten bis hin zu Versicherungen.

Berechnung des Mieteranteils - Von den Gesamtkosten des Hauses zahlst Du nur Deinen Anteil. Die Berechnung muss nachvollziehbar sein.

Vorauszahlungen - Deine Vorauszahlungen muss Dein Vermieter auflisten. Die Summe muss er von dem Anteil abziehen, den Du insgesamt zahlen musst.

Rückzahlung oder Nachzahlung - Schließlich muss klar in der Abrechnung stehen, wie viel Geld Du nachzahlen musst oder wie viel Geld Du zurückbekommst.

Leerstehende Wohnungen

Stehen Wohnungen in einem Mietshaus leer, muss der Vermieter die darauf entfallenden Kosten auf alle Wohnungen verteilen. Er darf den Verteilerschlüssel nicht ändern und die Betriebskosten nur auf die vermieteten Wohnungen umlegen. Die Betriebskosten für eine leere Wohnung muss der Vermieter übernehmen. Gleiches gilt für eine Wohnung im Haus, die der Vermieter selbst bewohnt.

Gewerbliche und private Mieter in einem Haus

Gewerbliche Mieter können höhere Betriebskosten verursachen als private Mieter – mehr Strom, mehr Müll oder höhere Heizkosten. Bei Versicherungen ist meist ein Beitragsaufschlag für das Gewerbe fällig. Auch die Grundsteuer kann höher ausfallen für einen Gewerberaum.

Aber: Dein Vermieter muss die Kosten für die Gewerbeeinheit nur dann gesondert abrechnen, wenn dem Wohnungsmieter erhebliche Nachteile durch eine gemeinsame Abrechnung entstehen würden, also deutlich höhere Nebenkosten durch das Gewerbe anfallen (BGH, Urteil vom 8. März 2006, Az. VIII ZR 78/05).

Bis wann muss die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung vorliegen?

Dein Vermieter muss die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode vorlegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die endet in der Regel am 31. Dezember. Der Vermieter darf sich also ein Jahr Zeit lassen für die Abrechnung. Viele Mieter bekommen die Abrechnung schon im Frühjahr, andere erst im Herbst. Ob und wann ein Mieter während des Zeitraumes auszieht, ist nicht entscheidend.

Bist Du zum Beispiel im März 2021 ausgezogen, muss Dein Vermieter die Abrechnung bis spätestens Ende 2022 fertigstellen, nicht etwa schon bis März 2022. Denn Vermieter sind nicht zu Teilabrechnungen verpflichtet.

Sind zwölf Monate nach Jahresende vergangen, darf Dein Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 BGB). Anspruch auf ein Guthaben hast Du hingegen schon. Du kannst auch nach zwölf Monaten noch eine Abrechnung einfordern.

Wer unterstützt Dich bei der Prüfung der Abrechnung?

Es gibt drei Anlaufstellen, an die Du Dich wenden kannst, wenn Dir die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung zu hoch erscheint oder sie nicht verständlich ist.

Wie wir zu unseren Empfehlungen gekommen sind, erfährst Du am Ende des Textes.

Mieterverein vor Ort 

Der erste und bekannteste Ansprechpartner ist immer der Mieterverein vor Ort. Die Fachleute dort kennen sich mit der Materie sehr gut aus. Um die Dienstleistungen des Vereins in Anspruch nehmen zu können, musst Du Mitglied werden.

Die Kosten sind je nach Mieterverein unterschiedlich hoch. Der Mieterverein Köln erhebt zum Beispiel eine Jahresgebühr von 90 Euro und eine Aufnahmegebühr von 15 Euro. Etwas mehr kostet die Mitgliedschaft beim Mieterverein in München: 108 Euro Jahresgebühr und 15 Euro Aufnahmegebühr (Stand: Juni 2022).

Spezialisierte Rechtsdienstleister

Du kannst Dich auch an einen spezialisierten Rechtsdienstleister wenden. Wir empfehlen Mineko. Das Unternehmen aus Berlin ist auf die Prüfung von Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en spezialisiert.

Rechtsanwalt

Willst Du Deine Abrechnung lieber von einem Rechtsanwalt prüfen lassen, der dann auch gleich den Schriftverkehr übernimmt, kannst Du Dich an ein Anwaltsvermittlungsportal wenden. Wir empfehlen Yourxpert. Ein von Yourxpert vermittelter Rechtsanwalt prüft Deine Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung zu einem Festpreis von 68,90 Euro. Falls Du zusätzlich ein anwaltliches Schreiben an Deinen Vermieter haben möchtest, fallen insgesamt 98,90 Euro an.

So haben wir ausgewählt

Wir haben zwei Arten von Anbietern im Zeitraum vom 9. November bis zum 18. Dezember 2018 untersucht: spezialisierte Dienstleister, die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en überprüfen, sowie Anwaltsvermittlungsportale. Diese vermitteln einen Anwalt, der zum Festpreis eine Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung überprüft und bei Bedarf ein Anwaltsschreiben an den Vermieter schickt.

Dabei haben wir uns auf die sechs Anbieter beschränkt, die bei einer Google-Suche am 9. November 2018 auf den ersten drei Ergebnisseiten zu den Begriffen „Nebenkostenabrechnung überprüfen Mieter“ und „Betriebskostenabrechnung prüfen lassen“ angezeigt wurden.

Wir haben allen gefundenen Anbietern einen Fragebogen geschickt mit Fragen zum Unternehmen, zur Anzahl der bisher geprüften Abrechnungen, zum Umfang der Leistungen und zur Qualitätssicherung. Zudem haben wir uns nach einem Beispiel für das Ergebnis einer Überprüfung erkundigt.

Von zwei Rechtsdienstleistern haben wir eine Antwort bekommen und sie in unsere Untersuchung einbezogen: Mineko und IHS Dienstleistungen. Anhand der folgenden vier Kriterien haben wir unsere Empfehlung für einen Rechtsdienstleister ausgesprochen, der die Prüfung von Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nungen anbietet.

1. Leistungsumfang: Für eine Empfehlung setzen wir voraus, dass der Anbieter neben einem Prüfbericht als zusätzlichen Service auch einen Widerspruch verfasst, den der Mieter in eigenem Namen an seinen Vermieter versenden kann.
2. Erfahrung: Uns war wichtig, dass die Anbieter bereits ausreichend Erfahrung vorweisen können und die Prüfung von Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nungen seit mindestens drei Jahren anbieten.
3. Anzahl der Mitarbeiter: Wir haben abgefragt, wie viele Mitarbeiter für den Dienstleister tätig sind. Um eine Urlaubsvertretung oder ausreichende Vertretung im Krankheitsfall zu gewährleisten, war uns wichtig, dass der Anbieter mindestens fünf Mitarbeiter hat.
4. Preis: Wir haben auch auf die Kosten geschaut. Da die Anbieter keine Rechtsberatung anbieten, sollten sie um einiges günstiger sein als ein Anwalt. Rechtsanwälte bieten die Überprüfung der Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung zum Zeitpunkt dieser Untersuchung im Dezember 2018 ab 64 Euro an. Empfohlene Rechtsdienstleister sollten die Prüfung, den Widerspruch sowie ein außergerichtliches Mahnschreiben zu einem fairen, niedrigeren Preis anbieten.

Auf Basis dieser Kriterien empfehlen wir Mineko.

Aus der Gruppe der Anwaltsvermittlungsportale haben uns ebenfalls zwei geantwortet, die das Rechtsprodukt Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung zu einem Festpreis anbieten: Advocado und Yourxpert. Anhand der folgenden zwei Kriterien haben wir unsere Empfehlung für die Anwaltsvermittlungsportale ausgesprochen:

1. Erfahrung: Wichtig war uns, dass das Portal seit mindestens drei Jahren tätig ist und über diesen Zeitraum die anwaltliche Prüfung von Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en zum Festpreis anbietet.
2. Fairer und transparenter Preis auf der Website: Bei einem klar umrissenen Rechtsprodukt ist es für den Ratsuchenden aus unserer Sicht wichtig, dass er schon vor der ersten Kontaktaufnahme weiß, mit welchen Kosten er rechnen muss. Voraussetzung war deshalb, dass sich auf der Website des Anwaltsvermittlungsportals ein Preis für die Prüfung der Abrechnung finden lässt.

Auf der Basis dieser Kriterien empfehlen wir die Anwaltsvermittler Yourxpert.

Einer der untersuchten Vermittler verfolgt ein etwas anderes Geschäftsmodell: Der vermittelte Anwalt bietet eine kostenlose Erstberatung an und erst in einem zweiten Schritt unterbreitet er ein individuelles Festpreisangebot, abhängig vom Aufwand und Umfang der Prüfung. Es gibt deshalb auf der Website keinen pauschal festgelegten Preis. Wir konnten dabei nicht überprüfen, wie viel ein Ratsuchender zahlen muss und ob der Preis tatsächlich fair ist.