Nebenkostenabrechnung

Über kaum ein Thema wird zwischen Mieter und Vermieter so häufig gestritten wie über die Nebenkosten. Im Jahr 2014 zahlten Mieter monatlich im Durchschnitt 2,17 Euro Nebenkosten pro Quadratmeter Wohnfläche. Das hat der Deutsche Mieterbund in seinem jährlichen Betriebskostenspiegel ermittelt. Bei der Abrechnung für 2015 müssen Mieter nicht mit einer bösen Überraschung rechnen. Die Heizkosten sind gesunken und die verbrauchsunabhängigen Kosten sind nicht nennenswert gestiegen.

Wenn Sie keine Nebenkostenpauschale zahlen, sondern Vorauszahlungen leisten, sollten Sie Ihre Nebenkostenabrechnung anhand der folgenden Punkte überprüfen. Nicht jede Abrechnung ist korrekt.

Diese Angaben müssen in der Abrechnung enthalten sein

Die Abrechnung muss klar und verständlich sein. Aus der Nebenkostenabrechnung müssen Sie zu jeder Position erkennen können, wie hoch die Gesamtkosten sind und nach welchem Schlüssel diese Kosten auf die einzelnen Wohnungen aufgeteilt wurden. Folgende Angaben müssen in Ihrer Abrechnung auftauchen:

• Abrechnungszeitraum: Der Abrechnungszeitraum muss klar angegeben sein. Wohnen Sie schon ein Jahr in der Wohnung, ist der Abrechnungszeitraum das entsprechende Kalenderjahr. Sind Sie während des Jahres eingezogen, ist der Abrechnungszeitraum von Mietbeginn bis zum Ende des Jahres.
• Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels: Dieser Punkt ist besonders wichtig, da bei einigen Posten nach Verbrauch abgerechnet wird, bei anderen werden die Gesamtkosten auf Ihre gemieteten Quadratmeter umgelegt − oder aber es wird die Anzahl der Bewohner als Umlageschlüssel gewählt. Der verwendete Umlageschlüssel muss Ihrem Mietvertrag entsprechen. Steht dazu nichts im Mietvertrag, werden die Nebenkosten immer auf die Wohnfläche umgelegt (§ 556a BGB).
• Zusammenstellung der Gesamtkosten: Wenn Sie in einem Mehrfamilienhaus wohnen, muss Ihr Vermieter die Gesamtkosten für das Haus aufführen. Vermieter, die Kosten auf mehrere Gebäude verteilen, müssen nicht mehr aufschlüsseln, wie sie die Kosten ermittelt haben, die sie in der jeweiligen Abrechnungseinheit umlegen. Gibt der Vermieter also bereinigte Gesamtkosten an, führt das nicht mehr automatisch zur formellen Unwirksamkeit der Abrechnung (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, Az. VIII ZR 93/15). Die einzelnen Kosten sind gesondert aufzulisten – von der Grundsteuer über Liftwartungskosten bis hin zu eventuellen Versicherungen.
• Berechnung des Mieteranteils: Von den Gesamtkosten des Hauses ist nur ein Anteil von Ihnen zu zahlen. Die Berechnung Ihres Anteils muss in der Abrechnung enthalten sein.
• Berücksichtigung der Vorauszahlungen: Ihre geleisteten Vorauszahlungen müssen aufgelistet und von Ihrem zu zahlenden Anteil abgezogen werden.
• Rückzahlung oder Nachzahlung: Schließlich muss klar in der Abrechnung stehen, wie viel Sie nachzahlen müssen oder in welcher Höhe Sie eine Rückzahlung bekommen.

Diese Kosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen

Was Sie an Betriebskosten zahlen müssen, hängt von Ihrem Mietvertrag ab (§ 556 Abs. 1 BGB). Dabei reicht es aus, wenn Ihr Vermieter im Mietvertrag nicht die einzelnen Betriebskosten auflistet, sondern stattdessen auf die Betriebskosten nach Betriebskostenverordnung (BetrKV) verweist. Oft heißt es dann:

„Neben der Miete sind Betriebskosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung zu zahlen“.

Ohne eine solche Vereinbarung müssen Sie gar keine Betriebskosten zahlen: Es gilt dann die Bruttomiete. Hat der Vermieter eine oder mehrere Kostenpositionen im Mietvertrag vergessen, die in der Verordnung enthalten sind, darf er sie Ihnen nicht in Rechnung stellen. Schauen Sie dazu in Ihren Mietvertrag. Das sind die Kosten im Einzelnen:

Heizkosten: Ihre Nebenkostenabrechnung enthält eine Abrechnung der Heizkosten für das vergangene Jahr. Das ist bei jeder Nebenkostenabrechnung der größte Posten. Mit den Heizkosten werden auch meist die Warmwasserkosten abgerechnet. Heizkosten und Warmwasserkosten sind nach Verbrauch abzurechnen. Wenn der tatsächliche Verbrauch in Ihrer Abrechnung nicht angegeben ist, ist Ihre Abrechnung fehlerhaft. Sie haben in diesem Fall das Recht, die Heiz- und Warmwasserkosten um 15 Prozent zu kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizKV).

Grundsteuer: Die Grundsteuer gehört zu den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks. Ihr Vermieter kann sie als Betriebskosten von Ihnen verlangen, wenn sie ausdrücklich im Mietvertrag erwähnt wurden oder wenn Ihr Vermieter im Vertrag auf die Betriebskostenverordnung Bezug genommen hat (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Meist wird die Grundsteuer nach der Wohnfläche berechnet. 

Kosten für Kalt- und Abwasser: Die Abrechnung von Kalt- und Abwasser kann zusammengefasst werden, obwohl die Betriebskostenverordnung dazu zwei verschiedene Positionen enthält (§ 2 Nr. 2 und Nr. 3 BetrKV). Eine gesonderte Erfassung des Schmutzwassers findet häufig nicht statt und richtet sich nach dem Frischwasserverbrauch. Daher bietet sich eine Zusammenfassung der Posten an und ist auch zulässig. (BGH, Urteil vom 15. Juli 2009, Az. VIII ZR 340/08). Werden Frisch- und Abwasser allerdings nach unterschiedlichen Maßstäben verteilt, können die Posten nicht zusammengefasst werden.

Die Kosten für die regelmäßige Legionellen-Prüfung bei Mehrfamilienhäusern, die übrigens mittlerweile Pflicht ist, kann auf die Mieter umgelegt werden.

Kosten für den Aufzug: Sie müssen die Wartungskosten für den Aufzug zahlen, auch wenn Sie stets die Treppe nehmen oder im Erdgeschoß wohnen (BGH, Urteil vom 20. September 2006, Az. VIII ZR 103/06). Ausschlaggebend für die Kosten ist, ob Sie den Aufzug theoretisch benutzen könnten (§ 2 Nr. 7 BetrKV). Anders verhält es sich, wenn Sie in einem anderen Gebäudeteil wohnen und die Wohnung gar nicht mit dem Aufzug erreichbar ist. Dann dürfen die Aufzugkosten auf Sie nicht umgelegt werden (BGH, Urteil vom 8. April 2009, Az. VIII ZR 128/08).

Straßenreinigung und für Abfallbeseitigung: Zu den Kosten für die Straßenreinigung (§ 2 Nr. 8 BetrKV ) gehören auch die Kosten für die Beseitigung von Eis und Schnee und das Streuen bei Glätte. Ausführliche Informationen zur Streupflicht finden Sie im Artikel „Streupflicht"Streu- und Räumpflicht. Nicht zu den Betriebskosten zählen die Miet- sowie Anschaffungskosten für Müllbehälter.

Kosten für Entwässerung: Ist die Position Niederschlagswassergebühr, auch Oberflächenentwässerung genannt, im Mietvertrag nicht ausdrücklich erwähnt, so kann diese nicht umgelegt werden. Auch nicht unter den Abwasserkosten!

Reinigungskosten: Darunter fallen Personalkosten, die entstehen, wenn der Vermieter zum Beispiel jemanden mit der Reinigung des Treppenhauses beauftragt hat. Aber auch Putzmittel können auf den Mieter umgelegt werden (§ 2 Nr. 9 BetrKV). Nicht umlegungsfähig sind Sonderreinigungskosten aufgrund von Baumaßnahmen.

Kosten für Gartenpflege: Hierzu gehören Kosten, die mit der Pflege von Garten und Vorgarten in Zusammenhang stehen. Kosten für einzelne neue Pflanzen können genauso umgelegt werden, wie welche für die Pflege von Spielplätzen, Zugängen und Zufahrten (§ 2 Nr. 10 BetrKV). Das gilt auch dann, wenn Sie den Garten nicht unmittelbar nutzen können (BGH, Urteil vom 26. Mai 2004, Az. VIII ZR 135/03). Wird ein Garten allerdings komplett neu angelegt, muss der Vermieter dafür alleine aufkommen.

Beleuchtungskosten: Hierzu gehören die Stromkosten für die Außenbeleuchtung sowie für die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen (§ 2 Nr. 11 BetrKV). Kosten für Lampen und Glühbirnen können vom Mieter nicht verlangt werden.

Kosten für die Schornsteinreinigung: Hierzu gehören die Kehrgebühren des Schornsteinfegers nach der maßgebenden Gebührenordnung (§ 2 Nr. 13 BetrKV).

Kosten für den Hausmeister: Hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hausmeister für seine Arbeit gewährt (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Wichtig ist aber, dass nicht alle Kosten umgelegt werden können. Führt der Hausmeister Reparaturen am Haus durch oder wird er zur Hausverwaltung herangezogen, müssen die Mieter diesen Anteil nicht zahlen. Schlüsselt der Vermieter die umlagefähigen und nicht umlagefähigen Hausmeisterkosten nicht auf, darf der Mieter von den Hausmeisterkosten pauschal 20 Prozent abziehen (AG Leonberg, Urteil vom 22. April 2016, Az. 4 C 446/14).
Ist der Hausmeister auch gleichzeitig Gärtner oder reinigt er das Treppenhaus, dann darf der Vermieter diese Kosten nicht zusätzlich als Reinigungskosten oder Kosten für den Garten abrechnen. Sie würden sonst doppelt zahlen.

Kosten für Kabelanschluss: Mieter und Vermieter können bei Abschluss des Mietvertrags vereinbaren, dass der Vermieter den Mieter mit Kabelfernsehen versorgt und hierfür einen Kabelservicevertrag mit einem Anbieter schließt. Dann kann der Vermieter die hierfür anfallenden Kosten auf den Mieter im Zuge der Betriebskostenabrechnung umlegen (§ 2 Nr. 15 BetrKV). Der Mieter, der keinen Breitbandkabelanschluss haben will, kann auch nicht mit den Kosten dafür belastet werden.

Kosten für Dachrinnenreinigung: Diese können nur dann als sonstige Kosten auf den Mieter umgelegt werden, wenn die Reinigung in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird (§ 2 Nr. 17 BetrKV). Das muss aber der Vermieter mit Ihnen vorher vereinbart haben (BGH, Urteil vom 07.04.2004, Az. VIII ZR 167/03). Wenn mit der Reinigung eine einmalige Verstopfung beseitigt werden soll, kann Ihr Vermieter diese Kosten nicht geltend machen.

Kosten von Rauchmeldern: Die Frage, ob der Vermieter die Kosten für die Anmietung und die Wartung von Rauchmeldern bei entsprechender Vereinbarung im Mietvertrag als Betriebskosten umlegen darf, beurteilen die Gerichte unterschiedlich. Nach einer Ansicht, darf der Mieter weder die Kosten für die Wartung, noch die Mietkosten auf den Mieter umlegen (AG Dortmund, Urteil vom 30. Januar 2017, Az. 423 C 8482/16). Das Landgericht Hagen hält die Mietkosten für nicht umlagefähig, die Wartungskosten hingegen schon (Urteil vom 4. März 2016, Az. 1 S 198/15). Nach Auffassung der Richter in Magdeburg sind die Kosten insgesamt als sonstige Kosten umlagefähig (LG Magdeburg, Urteil vom 27. September 2011, Az. 1 S 171/11).
Eine höchstrichterliche Entscheidung des Bundesgerichtshofs steht noch aus.

Versicherungen: Der Vermieter darf die Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherung in Rechnung stellen (§ 2 Nr. 13 BetrKV). Das kann eine Wohngebäudeversicherung sein, aber auch eine Haushaftpflicht- und eine Gewässerschadenshaftpflichtversicherung sind möglich. Nicht umlegungsfähig ist eine Mietausfallversicherung oder eine Rechtsschutzversicherung.

Darf der Vermieter eigene Leistungen in Rechnung stellen?

Vermieter dürfen für selbst erbrachte Hausmeister- oder Gartenpflegearbeiten bzw. solche, die von ihrem Personal durchgeführt werden, das abrechnen, was sie einem Dritten dafür gezahlt hätten. (BGH, Urteil vom 14. November 2012, Az. VIII ZR 41/12) Voraussetzung ist allerdings, dass die angesetzten fiktiven Kosten ausreichend dargelegt werden.

Wichtig: Bei allen Nebenkosten gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 BGB). Wird zum Beispiel eine volle Hausmeisterstelle in einer kleinen Wohneinheit eingerichtet oder erhält der Hausmeister ein deutlich überhöhtes Gehalt, sind diese Kosten zumindest angreifbar. Der Vermieter muss zwar nicht immer den preisgünstigsten Anbieter auswählen, die Kosten müssen aber wirtschaftlich sein. Wenn Sie sich gegen unwirtschaftliche Kosten zur Wehr setzen wollen, müssen Sie beweisen, dass die Ausgaben zu hoch sind. Dazu können Sie zum Beispiel das Angebot eines vergleichbaren Anbieters vorlegen, das deutlich günstiger ist.

Diese Kosten darf der Vermieter nicht umlegen

Diese Nebenkosten dürfen nicht abgerechnet werden:

• Kosten der Hausverwaltung (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV)
• Reparaturkosten an Haus oder Wohnung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)
• Bankgebühren

Diese Kosten dürfen selbst dann nicht umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich erwähnt sind. Eine Klausel in einem Wohnraummietvertrag über die Umlage von Kosten der Verwaltung ist unwirksam.

Als Faustregel gilt: Einmalig anfallende Kosten können keine Mietnebenkosten darstellen. Wenn Sie eine Kostensteigerung in einer Position entdecken, die Ihnen sonderbar vorkommt, dann schauen Sie die Belege bei Ihrem Vermieter an. Es könnte sein, dass er einmalige Reparaturen oder Instandsetzungsarbeiten in den laufenden Kosten versteckt hat.

Findet sich in der Abrechnung der Posten „Sonstige Kosten“ ohne nähere Erläuterung, müssen Sie diesen Betrag erst einmal nicht zahlen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Vermieter, was sich dahinter verbirgt.

Nach diesen Schlüsseln darf umgelegt werden

Ist im Mietvertrag nicht vereinbart, nach welchem Maßstab die Nebenkosten zu verteilen sind, erfolgt die Verteilung nach der Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Die Heizkosten hingegen müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Übliche Verteilungsschlüssel für die Abrechnung der Nebenkosten sind die Wohnfläche und die Anzahl der Personen, die in einer Wohnung lebt. Beide Verteilerschlüssel sind rechtlich zulässig und können auch miteinander kombiniert werden. Kalt- und Abwasser wird zum Beispiel auf die Anzahl der in der Wohnung wohnenden Personen umgelegt, Versicherungen und Grundsteuer werden nach der Wohnfläche abgerechnet. Für einen Single in einer größeren Wohnung ist der Verteilerschlüssel Personenzahl am günstigsten. Für einen mehrköpfigen Haushalt in einer Durchschnittswohnung ist die Kostenverteilung nach der Wohnfläche vorteilhaft. Wie abgerechnet wird, legt der Vermieter im Mietvertrag fest.

Messen Sie Ihre Wohnung nach, sollte Sie kleiner sein als im Mietvertrag angegeben, müssen Sie auch weniger Nebenkosten zahlen.

Gewerbliche und private Mieter in einem Haus

Gewerbliche Mieter können höhere Betriebskosten als private Mieter verursachen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Zahnarzt in der ersten Etage seine Praxisräume hat und die Patienten regelmäßig den Aufzug benutzen. Ferner ist bei teilgewerblicher Nutzung meist ein Beitragsaufschlag bei der Wohngebäudeversicherung fällig. Der Vermieter muss aber nur dann die Kosten gesondert aufteilen und abrechnen, wenn dem Wohnungsmieter erhebliche Nachteile durch eine gemeinsame Abrechnung entstehen würden (BGH, Urteil vom 8. März 2006, Az. VIII ZR 78/05). Die Nachteile müssten Sie als Mieter vor Gericht nachweisen.

Sie können die Rechnungen und Belege einsehen

Zur Kontrolle der umgelegten Nebenkosten können Sie die Originalbelege in den Büroräumen des Vermieters oder dessen Verwalters einsehen. Sie haben grundsätzlich keinen Anspruch auf Überlassung von Kopien der Abrechnungsbelege, auch dann nicht, wenn Sie angeboten haben, die Kopien selbst zu bezahlen. Ausnahme: Der Vermieter wohnt weit entfernt, und eine Einsichtnahme ist unzumutbar (BGH, Urteil vom 8. März 2006, Az. VIII ZR 78/05). Der Vermieter ist darüber hinaus nicht verpflichtet, Ihnen auf Ihre Fragen zur Nebenkostenabrechnung Auskunft zu erteilen (AG Wiesbaden, Urteil vom 15. November 2013, Az. 93 C 3906/12).

Verspätete Abrechnung der Nebenkosten

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode dem Mieter vorlegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Es handelt sich dabei um eine Ausschlussfrist.

Ohne Vorlage der Abrechnung kann Ihr Vermieter nach Ablauf dieser Frist keine Nachzahlung mehr verlangen. Sie können hingegen auch nach Ablauf der zwölf Monate noch verlangen, dass Ihr Vermieter eine Abrechnung vorlegt.

Die Ausschlussfrist beginnt immer mit Ende der Abrechnungsperiode, meist zum Ende des Jahres. Ob und wann ein Mieter während des Zeitraumes auszieht, ist für diese Frist nicht entscheidend.

Sind Sie Zum Beispiel im März 2014 ausgezogen, muss Ihr Vermieter Ihnen die Abrechnung bis spätestens Ende 2015 zukommen lassen, nicht etwa schon bis März 2015. Ihr Vermieter ist nämlich zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet.

So lange können Sie Einwendungen gegen die Abrechnung erheben

Die Jahresfrist läuft für Sie erst dann, wenn Ihr Vermieter eine nachvollziehbare Abrechnung vorgelegt hat. Hat Ihr Vermieter Ihnen zwar die Nebenkostenabrechnung geschickt, aber bei mehreren Positionen nicht nachvollziehbar erklärt, wie diese Kosten auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden, liegt keine ordnungsgemäße Abrechnung vor. Korrigiert er das nicht innerhalb des Jahres, hat er keinen Anspruch mehr auf Nachzahlung.

Haben Sie Einwendungen gegen die Abrechnung, müssen Sie diese innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung vorbringen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Einwendungsfrist endet taggenau zwölf Monate, nachdem Sie die Abrechnung bekommen haben und nicht etwa erst am Ende des Kalendermonats (LG Berlin, Urteil vom 25. Oktober 2016, Az. 63 S 35/16).

Wichtig ist, dass Mieter ihre Einwendungen konkret machen. Die pauschale Behauptung, die Kosten seien völlig überhöht oder die Kostensteigerungen seien unerklärlich, reichen nicht (Amtsgericht Berlin Mitte, Urteil vom 21. Januar 2015, Az. 17 C 247/14).

Die Frist müssen Sie auch dann beachten, wenn Sie die gleiche Einwendung schon gegenüber Abrechnungen aus den Vorjahren erhoben haben. Sie müssen die Einwendungen für jedes Abrechnungsjahr erneut erheben, wenn Ihr Vermieter den gleichen Fehler wie in den Vorjahren begangen hat. (BGH, Urteil vom 12. Mai 2010, Az. VIII ZR 185/09).

Oft findet sich in einer Nebenkostenabrechnung der Hinweis, dass innerhalb von vier Wochen Widerspruch gegen die Abrechnung eingelegt werden muss. Dadurch werden Ihre gesetzlichen Rechte aber nicht beschränkt. Der Hinweis hat den Hintergrund, dass die Abrechnung nach 30 Tagen fällig wird. Ein entstandenes Guthaben muss Ihr Vermieter also innerhalb eines Monats erstatten.

Umgekehrt müssen Sie eine fällige Nachzahlung ebenfalls innerhalb von 30 Tagen leisten. Durch einen Widerspruch ändert sich daran nichts. Wird zeitnah Widerspruch eingelegt, kann die Angelegenheit aber möglicherweise geklärt werden, bevor die Abrechnung fällig wird. Diese 30-Tage-Frist ändert nichts daran, dass Sie unabhängig von der Fälligkeit der Abrechnung zwölf Monate lang Zeit haben, Einwendungen zu erheben.

Wenn Ihr Vermieter die Vorauszahlungen erhöhen will

Ihr Vermieter kann die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen, wenn es nach der Abrechnung wahrscheinlich ist, dass die Kosten im laufenden Abrechnungsjahr höher sein werden als die Vorauszahlungen. Eine pauschale Erhöhung oder einen Sicherheitszuschlag müssen Sie nicht zahlen (BGH, Urteil vom 28. September 2011, Az. VIII ZR 294/10). Auch wenn Sie mit der Erhöhung nicht einverstanden sind, kann der Vermieter durch einseitige Erklärung die Vorauszahlungen erhöhen (§ 560 Abs. 4 BGB). Er ist zu einer Erhöhung berechtigt, aber nicht verpflichtet.

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Julia Rieder
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