Nebenkostenabrechnung

Überprüfen Sie immer Ihre Betriebskostenabrechnung

Dr. Britta Beate Schön Stand: 29. März 2019
Das Wichtigste in Kürze
  • Wenn Sie Nebenkosten vorauszahlen, muss Ihr Vermieter eine klare und verständliche Abrechnung schicken.
  • Er darf nur die Kosten umlegen, die er im Mietvertrag aufgeführt hat.
  • Kosten für die Hausverwaltung, Bankgebühren oder Reparaturkosten darf er nicht umlegen.
  • Ihr Vermieter muss innerhalb von zwölf Monaten nach Jahresende abrechnen. Tut er das nicht, kann er auch keine Nachzahlung verlangen.
  • Sie können sich gegen eine Nachzahlung innerhalb von zwölf Monaten nach Abrechnungserhalt wehren.
So gehen Sie vor
  • Sie können Ihre Abrechnung selbst anhand des Mietvertrags überprüfen: Finden sich darin Kosten, die nicht im Vertrag stehen? Sind im Vergleich zum Vorjahr bestimmte Kosten gestiegen?
  • Schreiben Sie Ihrem Vermieter, falls Sie mit der Abrechnung nicht einverstanden sind, sie unklar ist oder unzulässige Kosten auftauchen.
  • Sie können die Abrechnung auch kontrollieren lassen. Wir empfehlen Mineko, der die Abrechnung für 49 Euro überprüft. Sie können sich auch an einen Mieterverein wenden, müssen dazu aber Mitglied werden.
  • Wünschen Sie, dass ein Rechtsanwalt prüft und bei Bedarf Ihren Vermieter anschreibt, empfehlen wir Yourxpert. Die anwaltliche Prüfung kostet 64 Euro, für die Prüfung inklusive Anwaltsschreiben an den Vermieter fallen 94 Euro an.

Über kaum ein Thema streiten Mieter und Vermieter so häufig wie über die Nebenkosten. Nach Angaben des Deutschen Mieterbunds von Dezember 2018 zahlen Mieter im Monat durchschnittlich 2,19 Euro Nebenkosten pro Quadratmeter Wohnfläche. Als Mieter sollten Sie Ihre Nebenkostenabrechnungen überprüfen, denn nicht jede Abrechnung ist korrekt. Dabei können Sie sich von verschiedenen Dienstleistern helfen lassen.

Welche Angaben muss die Abrechnung enthalten?

Die Abrechnung muss klar und verständlich sein. Folgende Angaben müssen in Ihrer Abrechnung auftauchen:

Abrechnungszeitraum - Wohnen Sie schon ein Jahr in der Wohnung, ist der Abrechnungszeitraum das entsprechende Kalenderjahr. Sind Sie während des Jahres eingezogen, läuft er von Mietbeginn bis zum Ende des Jahres.

Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels - Dieser Punkt ist besonders wichtig, da bei einigen Posten nach Verbrauch abgerechnet wird. Bei anderen werden die Gesamtkosten auf die gemieteten Quadratmeter umgelegt oder aber die Anzahl der Bewohner als Umlageschlüssel gewählt. Der verwendete Umlageschlüssel muss Ihrem Mietvertrag entsprechen. Steht dazu nichts im Mietvertrag, werden die Nebenkosten zur Miete immer auf die Wohnfläche umgelegt (§ 556a BGB).

Zusammenstellung der Gesamtkosten - Wenn Sie in einem Mehrfamilienhaus wohnen, muss Ihr Vermieter die Gesamtkosten für das Haus aufführen. Vermieter, die Kosten auf mehrere Gebäude verteilen, müssen nicht mehr aufschlüsseln, wie sie die Kosten ermittelt haben, die sie in der jeweiligen Abrechnungseinheit umlegen. Gibt der Vermieter also bereinigte Gesamtkosten an, führt das nicht automatisch zur formellen Unwirksamkeit der Abrechnung (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, Az. VIII ZR 93/15). Die einzelnen Kosten muss er gesondert auflisten – von der Grundsteuer über Liftwartungskosten bis hin zu eventuellen Versicherungen.

Berechnung des Mieteranteils - Von den Gesamtkosten des Hauses brauchen Sie nur einen Anteil zahlen. Die Berechnung Ihres Anteils muss in der Abrechnung enthalten sein.

Berücksichtigung der Vorauszahlungen - Ihre Vorauszahlungen müssen aufgelistet sein und von dem Anteil abgezogen werden, den Sie insgesamt zahlen müssen.

Rückzahlung oder Nachzahlung - Schließlich muss klar in der Abrechnung stehen, wie viel Sie nachzahlen müssen oder wie viel Geld Sie zurückbekommen.

Wie können Sie die Rechnungen des Vermieters prüfen?

Zur Kontrolle der umgelegten Nebenkosten dürfen Sie die Originalbelege in den Büroräumen des Vermieters oder der Hausverwaltung einsehen. Sie haben aber grundsätzlich keinen Anspruch, Kopien der Abrechnungsbelege zu erhalten – auch dann nicht, wenn Sie angeboten haben, die Kopien selbst zu bezahlen.

Ausnahme: Der Vermieter wohnt weit entfernt, und eine Einsichtnahme ist unzumutbar (BGH, Urteil vom 8. März 2006, Az. VIII ZR 78/05). Der Vermieter ist darüber hinaus nicht verpflichtet, Ihnen auf Ihre Fragen zur Nebenkostenabrechnung Auskunft zu erteilen (AG Wiesbaden, Urteil vom 15. November 2013, Az. 93 C 3906/12).

Wer unterstützt Sie bei der Prüfung der Abrechnung?

Es gibt drei Anlaufstellen, an die Sie sich wenden können, wenn Ihnen die Betriebskostenabrechnung zu hoch erscheint oder nicht verständlich ist. Wie wir zu unseren Empfehlungen gekommen sind, erfahren Sie am Ende des Textes.

Mieterverein vor Ort 

Der erste und bekannteste Ansprechpartner ist immer der Mieterverein vor Ort. Die Fachleute dort kennen sich mit der Materie sehr gut aus.

Um die Dienstleistungen des Vereins in Anspruch nehmen zu können, müssen Sie allerdings Mitglied werden. Die Kosten sind je nach Mieterverein unterschiedlich hoch. Der Mieterverein Köln erhebt zum Beispiel eine Jahresgebühr von 90 Euro und eine Aufnahmegebühr von 15 Euro. Etwas mehr kostet die Mitgliedschaft beim Mieterverein in München:108 Euro Jahresgebühr und 15 Euro Aufnahmegebühr (Stand: Dezember 2018).

Spezialisierte Rechtsdienstleister

Allen, die nicht Mitglied im Mieterverein sind oder werden wollen, aber dennoch eine professionelle Prüfung der Abrechnung wünschen, empfehlen wir Mineko. Das Unternehmen aus Berlin ist auf die Prüfung von Nebenkostenabrechnungen spezialisiert, hat mittlerweile mehr als 15.000 Abrechnungen geprüft und dadurch viel Erfahrung. Laut Mineko sind 82 Prozent aller geprüften Abrechnungen fehlerhaft und zwar um durchschnittlich 220 Euro im Jahr zulasten des Mieters.

Mineko
auf Nebenkostenabrechnung spezialisierter Rechtsdienstleister
  • sehr viel Erfahrung seit 2014 – mehr als 15.000 Abrechnungen geprüft
  • bietet Prüfung der Abrechnung, Widerspruch und außergerichtliche Mahnung
  • fairer Preis von 49 Euro
  • Bearbeitungsdauer von 5 Werktagen

Rechtsanwalt

Wer seine Abrechnung lieber von einem Rechtsanwalt prüfen lassen will, der dann auch gleich den Schriftverkehr übernimmt, kann sich an ein Anwaltsvermittlungsportal wenden. Dieses hilft, den richtigen Anwalt zu finden. Wir empfehlen Yourxpert, das anwaltliche Beratung zu einem Festpreis vermittelt.

Ein von Yourxpert vermittelter Rechtsanwalt prüft Ihre Nebenkostenabrechnung innerhalb von 24 Stunden. Das kostet 64 Euro. Falls Sie zusätzlich ein anwaltliches Schreiben an Ihren Vermieter haben möchten, fallen insgesamt 94 Euro an.

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Anwaltsvermittlungsportal bietet Rechtsprodukte zum Festpreis
  • viel Erfahrung
  • Bearbeitungszeit von 24 Stunden
  • Pauschalpreis von 64 Euro für anwaltliche Prüfung, von 94 Euro für Prüfung inklusive Anwaltsschreiben
  • Portal übernimmt die Auswahl des Rechtsanwalts

Welche Kosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen?

Was Sie an Betriebskosten zahlen müssen, hängt von Ihrem Mietvertrag ab (§ 556 Abs. 1 BGB). Es reicht aus, wenn Ihr Vermieter dort nicht die einzelnen Betriebskosten auflistet, sondern auf die Betriebskosten nach Betriebskostenverordnung (BetrKV) verweist. Oft heißt es dann: „Neben der Miete sind Betriebskosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung zu zahlen.“

Ohne eine solche Vereinbarung müssen Sie gar keine Betriebskosten zahlen: Es gilt dann die Bruttomiete. Hat der Vermieter eine oder mehrere Kostenpositionen im Mietvertrag vergessen, die in der Verordnung enthalten sind, darf er sie nicht in Rechnung stellen.

Heizkosten - Ihre Nebenkostenabrechnung enthält eine Abrechnung der Heizkosten für das vergangene Jahr. Das ist bei jeder Nebenkostenabrechnung der größte Posten. Mit den Heizkosten werden meist auch die Warmwasserkosten abgerechnet. Heizkosten und Warmwasserkosten muss der Vermieter nach Verbrauch abrechnen. Wenn der tatsächliche Verbrauch in Ihrer Abrechnung nicht angegeben ist, ist diese fehlerhaft. Sie haben in diesem Fall das Recht, die Heiz- und Warmwasserkosten um 15 Prozent zu kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizKV).

Wie Sie bei den Heizkosten sparen können, erfahren Sie in unserem Ratgeber „Heizkosten senken".

Grundsteuer - Die Grundsteuer gehört zu den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks. Ihr Vermieter kann sie als Betriebskosten von Ihnen verlangen, wenn sie ausdrücklich im Mietvertrag erwähnt werden oder wenn Ihr Vermieter im Vertrag auf die Betriebskostenverordnung Bezug genommen hat (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Meist wird die Grundsteuer nach der Wohnfläche berechnet. 

Kosten für Kalt- und Abwasser - Ihr Vermieter darf Kalt- und Abwasser zusammen abrechnen, obwohl die Betriebskostenverordnung dazu eigentlich zwei verschiedene Positionen enthält (§ 2 Nr. 2 und Nr. 3 BetrKV). Schmutzwasser wird häufig nicht gesondert erfasst; es richtet sich nach dem Frischwasserverbrauch. Daher bietet sich eine Zusammenfassung der Posten an und ist auch zulässig (BGH, Urteil vom 15. Juli 2009, Az. VIII ZR 340/08). Werden Frisch- und Abwasser allerdings nach unterschiedlichen Maßstäben verteilt, darf Ihr Vermieter die Posten nicht zusammenfassen.

Die Kosten für die regelmäßige Legionellen-Prüfung bei Mehrfamilienhäusern, die übrigens mittlerweile Pflicht ist, können auf die Mieter umgelegt werden.

Kosten für den Aufzug - Sie müssen die Wartungskosten für den Aufzug zahlen, auch wenn Sie stets die Treppe nehmen oder im Erdgeschoß wohnen (BGH, Urteil vom 20. September 2006, Az. VIII ZR 103/06). Ausschlaggebend für die Kosten ist, ob Sie den Aufzug theoretisch benutzen könnten (§ 2 Nr. 7 BetrKV). Anders verhält es sich, falls Sie in einem anderen Gebäudeteil wohnen und die Wohnung gar nicht mit dem Aufzug erreichbar ist. Dann darf Ihr Vermieter Ihnen die Aufzugkosten nicht in Rechnung stellen (BGH, Urteil vom 8. April 2009, Az. VIII ZR 128/08).

Straßenreinigung und für Abfallbeseitigung - Zu den Kosten für die Straßenreinigung (§ 2 Nr. 8 BetrKV) gehören auch die Kosten für die Beseitigung von Eis und Schnee und das Streuen bei Glätte. Ausführliche Informationen zur Streupflicht finden Sie im Artikel Streu- und Räumpflicht. Nicht zu den Betriebskosten zählen die Miet- sowie Anschaffungskosten für Müllbehälter.

Kosten für Entwässerung - Ist die Position Niederschlagswassergebühr, auch Oberflächenentwässerung genannt, im Mietvertrag nicht ausdrücklich erwähnt, so kann Ihr Vermieter diese nicht umlegen. Er darf sie auch nicht bei den Abwasserkosten abrechnen.

Reinigungskosten - Darunter fallen Personalkosten, die entstehen, wenn der Vermieter zum Beispiel jemanden mit der Reinigung des Treppenhauses beauftragt hat. Aber auch Putzmittel können auf den Mieter umgelegt werden (§ 2 Nr. 9 BetrKV). Nicht umlagefähig sind Sonderreinigungskosten aufgrund von Baumaßnahmen.

Kosten für Gartenpflege - Dazu gehören Kosten, die mit der Pflege von Garten und Vorgarten zusammenhängen. Kosten für einzelne neue Pflanzen darf der Vermieter genauso umlegen, wie die für die Pflege von Spielplätzen, Zugängen und Zufahrten (§ 2 Nr. 10 BetrKV). Das gilt auch dann, wenn Sie den Garten nicht unmittelbar nutzen können (BGH, Urteil vom 26. Mai 2004, Az. VIII ZR 135/03). Lässt der Vermieter einen Garten allerdings komplett neu anlegen, muss er dafür alleine aufkommen.

Beleuchtungskosten - Zu diesem Posten gehören die Stromkosten für die Außenbeleuchtung sowie für die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume oder Waschküchen (§ 2 Nr. 11 BetrKV). Lampen und Glühbirnen müssen Sie hingegen nicht zahlen.

Kosten für die Schornsteinreinigung - Dazu gehören die Kehrgebühren des Schornsteinfegers nach der maßgebenden Gebührenordnung (§ 2 Nr. 13 BetrKV).

Kosten für den Hausmeister - Dazu zählen die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hausmeister für seine Arbeit gewährt (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Wichtig ist aber, dass Ihr Vermieter nicht alle Hausmeister-Kosten umlegen kann. Repariert der Hausmeister etwas am Haus oder wird er zur Hausverwaltung herangezogen, müssen Sie als Mieter diesen Anteil nicht zahlen.

Schlüsselt der Vermieter die umlagefähigen und nicht umlagefähigen Hausmeisterkosten nicht auf, dürfen Sie von den Hausmeisterkosten pauschal 20 Prozent abziehen (AG Leonberg, Urteil vom 22. April 2016, Az. 4 C 446/14). Ist der Hausmeister auch gleichzeitig Gärtner oder reinigt er das Treppenhaus, dann darf der Vermieter diese Kosten nicht zusätzlich als Reinigungskosten oder Kosten für den Garten abrechnen. Sie würden sonst doppelt zahlen.

Kosten für Kabelanschluss - Sie können mit Ihrem Vermieter bei Abschluss des Mietvertrags vereinbaren, dass er Sie mit Kabelfernsehen versorgt und daher einen Kabelservicevertrag mit einem Anbieter schließt. Dann kann er die anfallenden Kosten im Zuge der Betriebskostenabrechnung auf Sie umlegen (§ 2 Nr. 15 BetrKV). Es kommt nicht darauf an, ob Sie den Anschluss nutzen.

Kosten für Dachrinnenreinigung - Diese können nur dann als sonstige Kosten umgelegt werden, wenn die Reinigung in regelmäßigen Abständen erfolgt (BGH, Urteil vom 7. April 2004, Az. VIII ZR 167/03). Wenn mit der Reinigung eine einmalige Verstopfung beseitigt werden soll, kann Ihr Vermieter diese Kosten nicht geltend machen.

Kosten von Rauchmeldern - Die Frage, ob der Vermieter die Kosten für die Anmietung und Wartung von Rauchmeldern bei entsprechender Vereinbarung im Mietvertrag als Betriebskosten umlegen darf, beurteilen die Gerichte unterschiedlich. Nach Ansicht des Amtsgerichts Dortmund beispielsweise darf der Vermieter weder die Kosten für die Wartung noch die Mietkosten auf den Mieter umlegen (Urteil vom 30. Januar 2017, Az. 423 C 8482/16).

Das Landgericht Hagen hält die Mietkosten für nicht umlagefähig, die Wartungskosten hingegen schon (Urteil vom 4. März 2016, Az. 1 S 198/15). Nach Auffassung der Richter in Magdeburg sind die Kosten insgesamt als sonstige Kosten umlagefähig (LG Magdeburg, Urteil vom 27. September 2011, Az. 1 S 171/11). Eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs steht noch aus.

Versicherungen - Der Vermieter darf die Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherung in Rechnung stellen (§ 2 Nr. 13 BetrKV). Das kann eine Wohngebäudeversicherung sein, aber auch eine Haushaftpflicht- und eine Gewässerschadenshaftpflichtversicherung sind möglich. Nicht umlagefähig ist eine Mietausfallversicherung oder eine Rechtsschutzversicherung.

Eigene Leistungen des Vermieters

Vermieter dürfen für selbst erbrachte Hausmeister- oder Gartenpflegearbeiten das abrechnen, was sie einem Dritten dafür gezahlt hätten. Das gilt auch für derartige Arbeiten, die ihr Personal ausgeführt hat (BGH, Urteil vom 14. November 2012, Az. VIII ZR 41/12). Voraussetzung ist allerdings, dass die angesetzten fiktiven Kosten ausreichend dargelegt werden.

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Bei allen Nebenkosten gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 BGB). Wird zum Beispiel eine volle Hausmeisterstelle in einer kleinen Wohneinheit eingerichtet oder erhält der Hausmeister ein deutlich überhöhtes Gehalt, sind diese Kosten zumindest angreifbar. Der Vermieter muss zwar nicht immer den preisgünstigsten Anbieter auswählen, die Kosten müssen aber wirtschaftlich sein. Wenn Sie sich gegen unwirtschaftliche Kosten zur Wehr setzen wollen, müssen Sie beweisen, dass die Ausgaben zu hoch sind. Dazu können Sie zum Beispiel das Angebot eines vergleichbaren Anbieters vorlegen, das deutlich günstiger ist.

Nebenkosten bei der Steuererklärung angeben 

Beauftragt Ihr Vermieter jemanden mit der Reinigung des Hausflurs oder legt er die Gebühren für den Schornsteinfeger anteilig auf die Mieter um, können Sie die Kosten in Ihrer Steuererklärung angeben. Wie viel Sie dabei sparen können und wie Sie die Kosten geltend machen, haben wir in den Ratgebern Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerkosten zusammengefasst. 

Welche Kosten darf der Vermieter nicht umlegen?

Diese Nebenkosten darf der Vermieter nicht in Rechnung stellen, selbst dann nicht, wenn er sie im Mietvertrag ausdrücklich erwähnt hat:

  • Kosten der Hausverwaltung (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV),
  • Reparaturkosten an Haus oder Wohnung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV),
  • Bankgebühren.

Finden sich diese Kosten in einem Wohnraum-Mietvertrag, so sind  die Regelungen unwirksam (§ 556 Abs. 4 BGB) . Auch eine Verwaltungskostenpauschale zusätzlich zur Nettomiete ist unzulässig (BGH, Urteil vom 19. Dezember 2018, Az. VIII ZR 254/17). Falls Sie als Mieter zu Unrecht solche Pauschalen gezahlt haben, können Sie sie vom Vermieter zurückfordern (§ 812 BGB). Es gilt die normale Verjährung von drei Jahren für Ihren Rückforderungsanspruch.

Findet sich in der Abrechnung der Posten „Sonstige Kosten“ ohne nähere Erläuterung, müssen Sie diesen Betrag erst einmal nicht zahlen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Vermieter, was sich dahinter verbirgt.

Als Faustregel gilt: Einmalig anfallende Kosten können keine Mietnebenkosten sein. Wenn Sie entdecken, dass Sie bei einer Position mehr zahlen sollen als bisher und Ihnen das sonderbar vorkommt, dann schauen Sie die Belege bei Ihrem Vermieter an. Es könnte sein, dass er einmalige Reparaturen oder Instandsetzungsarbeiten in den laufenden Kosten versteckt hat.

Wie darf der Vermieter die Nebenkosten umlegen?

Ist im Mietvertrag nicht vereinbart, nach welchem Maßstab die Nebenkosten zur Miete zu verteilen sind, werden sie nach der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 BGB). Die Heizkosten hingegen muss der Vermieter nach Ihrem Verbrauch abrechnen.

Übliche Verteilungsschlüssel für die Abrechnung der Nebenkosten sind die Wohnfläche und die Anzahl der Personen, die in einer Wohnung leben. Beide Verteilerschlüssel sind rechtlich zulässig und können auch miteinander kombiniert werden. Kalt- und Abwasser wird zum Beispiel auf die Anzahl der in der Wohnung lebenden Menschen umgelegt, Versicherungen und Grundsteuer werden nach der Wohnfläche abgerechnet.

Für einen Single in einer größeren Wohnung ist der Verteilerschlüssel Personenzahl am günstigsten. Für einen mehrköpfigen Haushalt in einer Durchschnittswohnung ist die Kostenverteilung nach der Wohnfläche vorteilhaft. Wie abgerechnet wird, legt der Vermieter im Mietvertrag fest.

Tipp: Messen Sie Ihre Wohnung nach. Sollte sie kleiner sein als im Mietvertrag angegeben, müssen Sie auch weniger Nebenkosten zahlen. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden, dass der Vermieter nach der tatsächlichen Wohnfläche abrechnen muss. Auf die im Mietvertrag angegebene Wohnungsgröße kommt es nicht an (Urteil vom 30. Mai 2018, Az. VIII ZR 220/17).

Leerstehende Wohnungen

Stehen Wohnungen in einem Mietshaus leer, muss der Vermieter die darauf entfallenden Kosten auch auf alle Wohnungen verteilen. So kann er nicht einfach den Verteilerschlüssel ändern und die Betriebskosten nur auf die vermieteten Wohnungen umlegen. Er muss die Betriebskosten für eine leere Wohnung selbst tragen. Gleiches gilt für eine Wohnung im Haus, die der Vermieter selbst bewohnt. Dafür muss er auch anteilig selbst Betriebskosten zahlen.

Gewerbliche und private Mieter in einem Haus

Gewerbliche Mieter können höhere Betriebskosten verursachen als private Mieter. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Zahnarzt in der ersten Etage seine Praxisräume hat und die Patienten regelmäßig den Aufzug benutzen. Ferner ist bei teilgewerblicher Nutzung meist ein Beitragsaufschlag bei der Gebäudeversicherung fällig.

Der Vermieter muss aber nur dann die Kosten gesondert aufteilen und abrechnen, wenn dem Wohnungsmieter erhebliche Nachteile durch eine gemeinsame Abrechnung entstehen würden (BGH, Urteil vom 8. März 2006, Az. VIII ZR 78/05). Die Nachteile müssten Sie als Mieter vor Gericht nachweisen.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung vorliegen?

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode vorlegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Es handelt sich dabei um eine Ausschlussfrist.

Ohne Vorlage der Abrechnung kann Ihr Vermieter nach Ablauf dieser Frist keine Nachzahlung mehr fordern. Sie können hingegen auch nach Ablauf der zwölf Monate noch verlangen, dass Ihr Vermieter eine Abrechnung vorlegt.

Die Ausschlussfrist beginnt immer mit Ende der Abrechnungsperiode, meist zum Ende des Jahres. Ob und wann ein Mieter während des Zeitraumes auszieht, ist nicht entscheidend.

Sind Sie zum Beispiel im März 2014 ausgezogen, muss Ihr Vermieter Ihnen die Abrechnung bis spätestens Ende 2015 zukommen lassen, nicht etwa schon bis März 2015. Ihr Vermieter ist zu Teilabrechnungen nämlich nicht verpflichtet.

Tipp: Sprechen Sie mit anderen Mietern im Haus und erkundigen Sie sich, ob sie auch nachzahlen müssen und ob sie sich gegen die Abrechnung wehren werden.

Wie lange können Sie Einwände gegen die Abrechnung erheben?

Haben Sie Einwände gegen die Abrechnung, müssen Sie diese innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung vorbringen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Die Jahresfrist läuft erst dann, wenn Ihr Vermieter eine nachvollziehbare Abrechnung vorgelegt hat. Hat er Ihnen zwar die Nebenkostenabrechnung geschickt, aber bei mehreren Positionen nicht nachvollziehbar erklärt, wie diese Kosten auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden, liegt keine ordnungsgemäße Abrechnung vor. Korrigiert er das nicht innerhalb des Jahres, hat er keinen Anspruch mehr auf Nachzahlung.

Haben Sie Einwände gegen die Abrechnung, müssen Sie diese innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung vorbringen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Frist dafür endet taggenau zwölf Monate, nachdem Sie die Abrechnung bekommen haben und nicht etwa erst am Ende des Kalendermonats (LG Berlin, Urteil vom 25. Oktober 2016, Az. 63 S 35/16).

Wichtig ist, dass Sie Ihre Einwände konkret machen. Die pauschale Behauptung, die Kosten seien völlig überhöht oder die Kostensteigerungen seien unerklärlich, reichen nicht (AG Berlin Mitte, Urteil vom 21. Januar 2015, Az. 17 C 247/14).

Die Frist müssen Sie auch dann beachten, wenn Sie den gleichen Einwand schon bei Abrechnungen aus den Vorjahren erhoben haben. Sie müssen Ihre Einwände für jedes Abrechnungsjahr erneut erheben, wenn Ihr Vermieter den gleichen Fehler wie in den Vorjahren gemacht hat (BGH, Urteil vom 12. Mai 2010, Az. VIII ZR 185/09).

Oft findet sich in einer Nebenkostenabrechnung der Hinweis, dass innerhalb von vier Wochen Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen ist. Der Hinweis hat den Hintergrund, dass die Abrechnung nach 30 Tagen fällig wird. Haben Sie zu viel vorausbezahlt, muss Ihr Vermieter ein Guthaben also innerhalb eines Monats erstatten.

Umgekehrt müssen Sie eine fällige Nachzahlung ebenfalls innerhalb von 30 Tagen begleichen. Durch einen Widerspruch ändert sich daran nichts. Legen Sie zeitnah Widerspruch ein, lässt sich die Angelegenheit aber möglicherweise klären, bevor die Abrechnung fällig wird. Diese 30-Tage-Frist verhindert aber nicht, dass Sie unabhängig von der Fälligkeit der Abrechnung zwölf Monate lang Zeit haben, Einwände zu erheben.

Erhöhung der Vorauszahlungen

Ihr Vermieter kann die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen erhöhen, wenn es nach der Abrechnung wahrscheinlich ist, dass die Kosten im laufenden Abrechnungsjahr höher sein werden als die Vorauszahlungen. Eine pauschale Erhöhung oder einen Sicherheitszuschlag müssen Sie nicht zahlen (BGH, Urteil vom 28. September 2011, Az. VIII ZR 294/10).

Auch wenn Sie mit der Erhöhung nicht einverstanden sind, kann der Vermieter durch einseitige Erklärung die Vorauszahlungen erhöhen (§ 560 Abs. 4 BGB). Er ist zu einer Erhöhung berechtigt, aber nicht verpflichtet.

Nebenkostenabrechnung und Kaution

Beim Auszug darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, wenn Nachforderungen bei der Betriebskostenabrechnung zu erwarten sind (BGH, Urteil vom 18. Januar 2006, Az. VIII ZR 71/05). Er kann nicht pauschal die gesamte Kaution zurückbehalten. Was angemessen ist, richtet sich nach der voraussichtlichen Nachzahlung. Dabei ist von der letzten Nebenkostenabrechnung auszugehen.

So haben wir ausgewählt

Wir haben zwei Arten von Anbietern im Zeitraum vom 9. November bis zum 18. Dezember 2018 untersucht: spezialisierte Dienstleister, die Nebenkostenabrechnungen überprüfen, sowie Anwaltsvermittlungsportale. Diese vermitteln einen Anwalt, der zum Festpreis eine Nebenkostenabrechnung überprüft und bei Bedarf ein Anwaltsschreiben an den Vermieter schickt.

Dabei haben wir uns auf die sechs Anbieter beschränkt, die bei einer Google-Suche am 9. November 2018 auf den ersten drei Ergebnisseiten zu den Begriffen „Nebenkostenabrechnung überprüfen Mieter“ und „Betriebskostenabrechnung prüfen lassen“ angezeigt wurden.

Wir haben allen gefundenen Anbietern einen Fragebogen geschickt mit Fragen zum Unternehmen, zur Anzahl der bisher geprüften Abrechnungen, zum Umfang der Leistungen und zur Qualitätssicherung. Zudem haben wir uns nach einem Beispiel für das Ergebnis einer Überprüfung erkundigt.

Von zwei Rechtsdienstleistern haben wir eine Antwort bekommen und sie in unsere Untersuchung einbezogen: Mineko und IHS Dienstleistungen. Anhand der folgenden vier Kriterien haben wir unsere Empfehlung für einen Rechtsdienstleister ausgesprochen, der die Prüfung von Betriebskostenabrechnungen anbietet.

  • Leistungsumfang - Für eine Empfehlung setzen wir voraus, dass der Anbieter neben einem Prüfbericht als zusätzlichen Service auch einen Widerspruch verfasst, den der Mieter in eigenem Namen an seinen Vermieter versenden kann.
  • Erfahrung - Uns war wichtig, dass die Anbieter bereits ausreichend Erfahrung vorweisen können und die Prüfung von Betriebskostenabrechnungen seit mindestens drei Jahren anbieten.
  • Anzahl der Mitarbeiter - Wir haben abgefragt, wie viele Mitarbeiter für den Dienstleister tätig sind. Um eine Urlaubsvertretung oder ausreichende Vertretung im Krankheitsfall zu gewährleisten, war uns wichtig, dass der Anbieter mindestens fünf Mitarbeiter hat.
  • Preis - Wir haben auch auf die Kosten geschaut. Da die Anbieter keine Rechtsberatung anbieten, sollten sie um einiges günstiger sein als ein Anwalt. Rechtsanwälte bieten die Überprüfung der Nebenkostenabrechnung zum Zeitpunkt dieser Untersuchung im Dezember 2018 ab 64 Euro an. Unsere Empfehlung bietet die Prüfung, den Widerspruch sowie ein außergerichtliches Mahnschreiben zu einem fairen, niedrigeren Preis an.

Auf Basis dieser Kriterien empfehlen wir Mineko.

Aus der Gruppe der Anwaltsvermittlungsportale haben uns ebenfalls zwei geantwortet, die das Rechtsprodukt Nebenkostenabrechnung zu einem Festpreis anbieten: Advocado und Yourxpert. Anhand der folgenden zwei Kriterien haben wir unsere Empfehlung für die Anwaltsvermittlungsportale ausgesprochen:

  • Erfahrung - Wichtig war uns, dass das Portal seit mindestens drei Jahren tätig ist und über diesen Zeitraum die anwaltliche Prüfung von Nebenkostenabrechnungen zum Festpreis anbietet.
  • Fairer und transparenter Preis auf der Website - Bei einem klar umrissenen Rechtsprodukt ist es für den Ratsuchenden aus unserer Sicht wichtig, dass er schon vor der ersten Kontaktaufnahme weiß, mit welchen Kosten er rechnen muss. Voraussetzung war deshalb, dass sich auf der Website des Anwaltsvermittlungsportals ein Preis für die Prüfung der Abrechnung finden lässt.

Auf der Basis dieser Kriterien empfehlen wir die Anwaltsvermittler Yourxpert.

Einer der untersuchten Vermittler verfolgt ein etwas anderes Geschäftsmodell: Der Anwalt bietet eine kostenlose Erstberatung an und erst in einem zweiten Schritt unterbreitet er ein individuelles Festpreisangebot abhängig vom Aufwand und Umfang der Prüfung. Es gibt deshalb auf der Website keinen pauschal festgelegten Preis. Wir konnten deshalb nicht überprüfen, wieviel ein Ratsuchender zahlen muss und ob der Preis tatsächlich fair ist.

Autor
Dr. Britta Beate Schön

Stand: 29. März 2019


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