Werbungskosten

Was Arbeitnehmer alles absetzen können

Udo Reuß Stand: 08. Mai 2019
Das Wichtigste in Kürze
  • Werbungskosten mindern Ihre Steuerlast bei Ihren Einkünften als Arbeitnehmer.
  • Zu den Werbungskosten zählen alle Kosten, die Ihnen durch Ihre Arbeit entstehen.
  • Von sich aus berücksichtigt das Finanzamt bei Arbeitnehmern pauschal 1.000 Euro.
So gehen Sie vor
  • Dieses Werbungskosten-ABC listet zahlreiche Steuerspar-Möglichkeiten auf. Prüfen Sie, welche Posten davon bei Ihnen angefallen sind. Dabei hilft Ihnen unsere Checkliste.

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  • Haben Sie im Jahr mehr als 1.000 Euro an Werbungskosten ausgegeben, können Sie zu viel gezahlte Steuern nur durch detaillierte Angaben in der Anlage N Ihrer Steuererklärung zurückholen.
  • Auch Vermieter können Werbungskosten von ihren Einkünften abziehen. Kapitalanleger profitieren hingegen in aller Regel nur vom Sparer-Pauschbetrag.
  • Umfassende Steuertipps und Ausfüllhinweise enthält unser kostenloses 42-seitiges Steuer-E-Book für die Steuererklärung 2018. Hier können Sie es herunterladen:

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Zu den Werbungskosten gehört alles, was Sie ausgeben, um überhaupt Geld zu verdienen. Dazu gehören Bewerbungsfotos genauso wie die Fahrt zum Vorstellungsgespräch. Wenn Sie schon einen Job haben, müssen Sie vielleicht in eine Fortbildung investieren, um ihn auch zu behalten. Absetzen können Sie alle beruflich veranlassten Ausgaben, soweit Ihr Arbeitgeber sie Ihnen nicht steuerfrei ersetzt hat. Bereits beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt der Arbeitgeber 1.000 Euro Arbeitnehmer-Pauschbetrag

Wenn Sie im Jahr diesen Betrag mit Ihren Werbungskosten nicht übersteigen, könnten Sie in der Anlage N Ihrer Steuererklärung darauf verzichten, einzelne Ausgaben einzutragen. Denn 1.000 Euro berücksichtigt das Finanzamt bei jedem Arbeitnehmer automatisch. 

Mithilfe unserer Checkliste können Sie prüfen, welche Werbungskosten bei Ihnen angefallen sind.

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Werbungskosten von A bis D

Arbeitsmittel - Alles, was Sie für Ihre berufliche Tätigkeit einsetzen, gilt als Arbeitsmittel. Grundsätzlich kann jeder Gegenstand ein steuerlich absetzbares Arbeitsmittel sein, wenn Sie ihn mindestens zu 10 Prozent für berufliche Zwecke nutzen. Dazu gehören zum Beispiel Aktentasche, PC, Schreibtisch, selbst bezahlter Bürostuhl, Bücherregal und Fachliteratur.

Sie können bei einem gemischt genutzten Arbeitsmittel den beruflichen Anteil geltend machen. Bei einem Computer akzeptiert das Finanzamt einen 50-prozentigen Anteil. Belegen Sie beispielsweise ein Bücherregal zu drei Viertel mit Fachliteratur, dann dürfen Sie 75 Prozent als Werbungskosten ansetzen; bei mindestens 90 Prozent sogar die kompletten Anschaffungskosten. 

Gilt das Arbeitsmittel als geringwertiges Wirtschaftsgut, dürfen Sie die Kosten sofort absetzen. Bei Anschaffungen ab 2018 gilt dies für ein Arbeitsmittel, das netto höchstens 800 Euro beziehungsweise 952 Euro inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer gekostet hat. Bei Anschaffungen bis Ende 2017 liegt der Wert bei 410 Euro netto beziehungsweise 487,90 Euro brutto. 

War das Arbeitsmittel teurer, müssen Sie es über die Nutzungsdauer abschreiben. Für Möbel gilt beispielsweise 13 Jahre, für einen Computer drei Jahre. 

Zu den einzeln nachweisbaren Kosten gibt es eine Alternative: Viele Finanzämter akzeptieren für Arbeitsmittel eine jährliche Pauschale von 110 Euro, die Sie in der Steuererklärung angeben können. Weitere Nachweise sind dann nicht erforderlich.    

Arbeitszimmer - Für die meisten Steuerzahler ist das häusliche Arbeitszimmer als Steuersparmodell passé. Für diese Kosten gilt nämlich grundsätzlich ein Abzugsverbot. Der Gesetzgeber lässt aber zwei Ausnahmen zu: Wenn Ihnen für Ihre berufliche oder betriebliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können Sie bis zu 1.250 Euro pro Jahr geltend machen. Wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt, sind Ihre Kosten unbeschränkt abzugsfähig.

Bahncard - Haben Sie sich eine Bahncard gekauft, um Ihre beruflich veranlassten Reisekosten zu senken? Dann können Sie den Preis in voller Höhe als Werbungskosten angeben.

Berufsausbildung - Kosten Ihrer eigenen erstmaligen Berufsausbildung oder Ihres Erststudiums können Sie nur begrenzt bis zu 6.000 Euro im Jahr als Sonderausgaben absetzen. Dagegen können Ihre Ausgaben als Werbungskosten in unbegrenzter Höhe berücksichtigt werden, wenn sie

  • für eine weitere Berufsausbildung,
  • für ein weiteres Studium,
  • für ein Erststudium nach einer bereits abgeschlossenen nichtakademischen Berufsausbildung oder
  • im Rahmen eines Ausbildungsdienstverhältnisses

entstanden sind.

Berufskleidung - Die Finanzämter erkennen Ausgaben für typische Berufskleidung und deren Reinigung als Werbungskosten an. Darunter fallen beispielsweise Arbeitskittel, Uniform, Blaumann, Sicherheitsschuhe, Arztmantel, Operationshose, Robe und Barett eines Richters sowie die Amtstracht eines Geistlichen. Alle Kleidungsstücke, die Sie als herkömmliche „bürgerliche“ Bekleidung nutzen können, sind dagegen keine typische Berufskleidung.

Berufsverband - Absetzbar sind auch Ihre Beiträge zu Berufsständen und sonstigen Berufsverbänden, beispielsweise die Ärzte- oder die Anwaltskammer, aber auch Gewerkschaften.

Bewerbungen - Wenn Sie eine Arbeitsstelle suchen, können Sie beispielsweise Ausgaben für Inserate, Telefonkosten, Porto, Kosten für Fotokopien von Zeugnissen und nicht erstattete Reisekosten für Vorstellungsgespräche absetzen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Ihre Bewerbung Erfolg hatte.

Doktortitel - Promotionskosten erkennt das Finanzamt als Werbungskosten an, wenn sie beruflich veranlasst sind. Auch Kosten einer Habilitation zählen grundsätzlich zu den Werbungskosten.

Doppelte Haushaltsführung - Wer aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt am Beschäftigungsort unterhält, kann seine Ausgaben als Werbungskosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von der Steuer absetzen. Das Finanzamt berücksichtigt Kosten der Zweitwohnung, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen (innerhalb der ersten drei Monate) und Umzugskosten.

Werbungskosten von F bis M

Fahrten zur Arbeit - Ihre Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte fördert der Gesetzgeber in Form einer Pauschale. Für diesen Weg können Sie eine Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro für jeden vollen Entfernungskilometer als Werbungskosten von der Steuer absetzen – unabhängig davon, wie Sie zur Arbeit und wieder nach Hause gelangen. Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf 4.500 Euro jährlich begrenzt. Wenn Sie aber mit Ihrem eigenen Pkw oder einem Dienstwagen zur Arbeit fahren, berücksichtigt das Finanzamt auch einen höheren Betrag.

Feierkosten - Die Kosten für eine Feier mit Kollegen, Vorgesetzen und Geschäftsfreunden sind steuerlich absetzbar, falls das Fest zumindest in Teilen beruflich veranlasst war. Im Juli 2015 hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass ein Steuerberater die Ausgaben für eine Feier mit Kollegen und persönlichen Freunden absetzen darf (Urteil vom 8. Juli 2015, Az. VI R 46/14). Er hatte in einer gemieteten Halle 46 Kollegen zu seiner bestandenen Steuerberaterprüfung eingeladen und zugleich 55 Leute aus seinem privaten Umfeld anlässlich seines 30. Geburtstags. Er reichte die Gästeliste beim Finanzamt ein und wollte anteilig die Kosten für Miete und Bewirtung als Werbungskosten abziehen. Sowohl das Finanzamt als auch das Finanzgericht Baden-Württemberg lehnten das ab; der BFH gestattete dies.

Diese steuerzahlerfreundliche Rechtsprechung ist mittlerweile gefestigt, wie das BFH-Urteil vom 20. Januar 2016, Az. VI R 24/15 zeigt. Hier klagte ein Finanzbeamter, der sein 40-jähriges Dienstjubiläum mit seinen Kollegen im Finanzamt feierte. Er lud alle Kollegen per E-Mail dazu ein und durfte die von ihm bestellten und bezahlten Getränke und Häppchen als Werbungskosten absetzen. Denn ein Dienstjubiläum ist ein berufsbezogenes Ereignis, hat der BFH festgestellt. Die Aufwendungen hierfür können nahezu ausschließlich beruflich veranlasst sein, wenn der Arbeitnehmer folgende Bedingungen einhält:

  • Der Mitarbeiter tritt als Gastgeber auf und bestimmt die Gästeliste.
  • Nachdem die Grenze zwischen Kollege und privaten Freunden fließend sein kann, sollten die beruflichen Gäste nicht individuell, sondern nach einem abstrakten Kriterium eingeladen werden: zum Beispiel alle Kollegen, die gesamte Abteilung, alle Außendienstler, die Senioren oder Azubis der Firma etc.
  • Die Feier sollte in Räumlichkeiten des Arbeitgebers stattfinden und idealerweise zumindest in Teilen oder am Rande der regulären Arbeitszeiten, zum Beispiel am Freitagnachmittag.
  • Bezüglich des Aufwands sollte sie im üblichen Rahmen gehalten werden. Ein Sekt- und Weinumtrunk mit Häppchen ist auf jeden Fall drin.
  • Abgrenzung zu Repräsentationsaufwendungen: Wer Verwandte, persönliche Freunde, Angehörige des öffentlichen Lebens wie Bürgermeister, Stadträte, Journalisten einlädt, muss wissen, dass diese zum privaten Bereich gehören und ihre Einladung einer berufliche Veranlassung zumindest zum Teil widersprechen kann. Zumindest aber der Teil der Kosten, der auf die beruflichen Gäste entfällt, ist absetzbar.

Der Anlass der Feier ist nur eines von mehreren Kriterien. Das Gesamtbild entscheidet, ob und in welcher Höhe Werbungskosten absetzbar sind. Auch Arbeitnehmer können Bewirtungskosten haben.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten, dann darf er bis zu 110 Euro je Teilnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei sponsern. Geschenke bis 60 Euro fließen in diese Betragsgrenze ein. Gibt die Firma mehr als 110 Euro pro Person, muss sie hierfür Lohnsteuer und auch Sozialversicherungsbeiträge abführen.

Fort- und Weiterbildung -Berufliche Fort- oder Weiterbildungskosten können Sie in voller Höhe als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Das gilt sowohl für Bildungsmaßnahmen in einem schon ausgeübten Beruf als auch für eine Berufstätigkeit in Zukunft (wie die Vorbereitung eines Handwerksgesellen auf die Meisterprüfung). Typische Beispiele sind Lehrgänge, Tagungen und Seminare.

Führerschein - Die Aufwendungen für einen Lkw- oder Busführerschein sind grundsätzlich Werbungskosten. Dagegen zählen die Kosten eines Pkw-Führerscheins zur privaten Lebensführung, auch wenn Sie nur mit dem Auto zur Arbeit kommen können.

Kapitaleinkünfte - Seit 2009 erhebt der Staat auf Zinsen, Dividenden und andere private Geldanlagen 25 Prozent Abgeltungsteuer. Die tatsächlichen Werbungskosten sind nicht absetzbar. 

Kontoführung - Auf normalen Girokonten finden regelmäßig auch beruflich veranlasste Transaktionen (zum Beispiel die Überweisung des Arbeitslohns) statt. Deshalb sind Kontoführungsgebühren anteilig als Werbungskosten abziehbar. Hier hat sich eine Nichtbeanstandungsgrenze von 16 Euro jährlich durchgesetzt. Die meisten Finanzämter berücksichtigen diesen Betrag auch bei kostenfreien Girokonten.

Kreditkarte - Bestimmt verwenden Sie Ihre Kreditkarte auch für berufliche Ausgaben. Dann sollten Sie einen beruflichen Nutzungsanteil in Prozent ermitteln. Den Kostenanteil, der auf die berufliche Nutzung entfällt, können Sie als Werbungskosten abziehen.

Meisterprüfung - Wer sich für die Aufstiegsfortbildung zum Meister entscheidet, kann seine Ausgaben als Werbungskosten abziehen.

Helfer für die Steuererklärung

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Werbungskosten von R bis Z

Rechtsberatung - Ihre Beratungskosten und sonstige Rechtsverfolgungskosten (zum Beispiel Prozesskosten) können Sie von der Steuer absetzen, wenn sie berufsbedingt entstanden sind. Das ist zum Beispiel bei einem Prozess vor dem Arbeitsgericht der Fall. Beruflich bedingt ist auch ein Streit vor dem Finanzgericht um Lohnsteuer oder Werbungskosten.

Reisekosten - Wenn Sie aus beruflichen Gründen unterwegs waren, können Sie die Kosten, die Ihnen dadurch entstanden sind, als Reisekosten von der Steuer absetzen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten. Typische Beispiele für beruflich veranlasste Reisen sind Seminar-, Kunden- oder Messebesuche.

Sprachkurs - Belegen Sie einen Sprachkurs, der konkret mit Ihrer Berufstätigkeit zusammenhängt, sind Ihre Kosten als Werbungskosten abziehbar. Nur weil der Veranstaltungsort eines Sprachkurses im Ausland liegt, muss das nicht für eine überwiegend private Veranlassung des Kurses sprechen. Das gilt jedenfalls für die Mitgliedstaaten der EU, die EWR-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen) und die Schweiz.

Steuerberatungskosten - Wenn Sie sich eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater leisten, können Sie den Teil der Kosten absetzen, der durch Lohn oder Gehalt veranlasst ist. Der private Bereich der Steuererklärung (zum Beispiel Hauptvordruck, Anlage Kind etc.) ist seit 2006 Privatvergnügen und wirkt sich nicht mehr steuermindernd aus.

Telefon - Wahrscheinlich nutzen Sie Ihren Festnetzanschluss oder Ihr Smartphone nicht ausschließlich beruflich. Sie dürfen Ihre Kosten aber in einen – geschätzten – beruflichen und einen privaten Anteil aufteilen. Ohne Nachweis erkennen die Finanzämter 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens aber 20 Euro pro Monat an.

Umschulung - Nehmen Sie an einer beruflichen Umschulungsmaßnahme teil, sind die Kosten, die Ihnen dadurch entstehen, Werbungskosten.

Umzug - Ihre Umzugskosten sind immer als Werbungskosten abziehbar, wenn Sie dem Finanzamt nachweisen können, dass der Wohnortwechsel beruflich veranlasst war. Haben Sie den Umzug im überwiegenden betrieblichen Interesse Ihres Arbeitgebers durchgeführt (zum Beispiel in eine Dienstwohnung), dürften Sie keine Nachweisprobleme haben. Das Gleiche gilt, wenn Sie eine berufliche Tätigkeit an einem anderen Ort neu aufgenommen haben. Für eine berufliche Veranlassung spricht auch eine Fahrzeitersparnis von mindestens einer Stunde täglich.

Unfall - Wenn Ihnen auf einer beruflich veranlassten Fahrt beziehungsweise auf der Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Unfall passiert, können Sie die Kosten der Beseitigung des Schadens an Ihrem eigenen und am fremden Fahrzeug sowie etwaige Mietwagenkosten absetzen. Diese Kosten gelten als außergewöhnliche Aufwendungen im Rahmen der allgemeinen Werbungskosten (siehe Seiten 14 und 15 im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 31. Oktober 2013). Ansonsten dürfen neben der Entfernungspauschale keine weiteren Fahrzeugkosten abgesetzt werden, nicht einmal Parkquittungen für das Abstellen des Autos während der Arbeitszeit.

Übrigens: Passiert der Unfall auf dem Weg zur Arbeit und Sie müssen selbst Krankheitskosten tragen, dann können diese als Werbungskosten statt nur als außergewöhnliche Belastungen abzugsfähig sein. Das Gleiche gilt für selbst übernommene Behandlungs- und Fahrtkosten zu Ärzten und Kliniken aufgrund eines Arbeitsunfalls.

Vermietung und Verpachtung - Auch bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung spielen Werbungskosten eine wichtige Rolle. Zu den abziehbaren Kosten zählen zum Beispiel die Abschreibung, Schuldzinsen und Erhaltungsaufwendungen. Tipp: Wer Wohnungen vermietet, sollte seine Immobilie hin und wieder renovieren. Die gesetzliche Definition der Werbungskosten können Sie in § 9 EStG nachlesen.

Vorhalten einer Wohnung - Ein Arbeitnehmer, der eine Wohnung aus ausschließlich beruflichen Gründen während der Elternzeit vorhält, weil er plant, danach wieder zur Vollzeitstelle zurückzukehren, kann möglicherweise die Mietkosten in dieser Zeit als „Werbungskosten anderer Art“ absetzen.

Dies entschied das Finanzgericht Berlin-Brandenburg in einem Fall einer angestellten Augenärztin, die mit ihrem Lebensgefährten in einer anderen Stadt zusammengezogen ist. Die zweite Wohnung – vermutlich in Berlin – hatte sie während der Elternzeit kaum noch beruflich genutzt, weshalb ein Abzug wegen doppelter Haushaltsführung ausschied. Dennoch gestatteten die Richter einen Werbungskostenabzug. Die Ärztin behielt ihre relativ günstige Wohnung am Beschäftigungsort vorsorglich aus beruflichen Gründen und wegen des angespannten Mietmarkts. Allerdings dürften private Gründe nur eine untergeordnete Rolle spielen. Um dies zu prüfen sei ein strenger Maßstab anzulegen, betonten die Richter (Finanzgericht Berlin-Brandenburg, Urteil vom 1. Juni 2017, Az. 3 K 3278/14; Nichtzulassungsbeschwerde beim Bundesfinanzhof eingelegt: Az. VI B 69/17).

Zinsen - Für die Einkünfte aus Kapitalvermögen (auch Dividenden) hat der Gesetzgeber ab 2009 ein Werbungskostenabzugsverbot eingeführt. Seitdem gibt es die Abgeltungssteuer von pauschal 25 Prozent für Kapitalerträge. Werbungskosten fallen unter den Tisch, abziehen können Sie nur einen Sparer-Pauschbetrag von 801 Euro (bei zusammenveranlagten Ehepaaren oder eingetragenen Lebenspartnern 1.602 Euro).

Autor
Udo Reuß

Stand: 08. Mai 2019


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