Verspätungszuschlag Wer bei der Steu­er­er­klä­rung trödelt, zahlt drauf

Du hast die Abgabefrist für die Steu­er­er­klä­rung verpasst – und was passiert jetzt? Ein Verspätungszuschlag, Zwangsgeld und eine Schätzung sind die unangenehmen Waffen des Finanzamts, mit denen säumige Steuerpflichtige rechnen müssen. Die Geldbußen können unterschiedlich hoch ausfallen. Dabei lässt sich oft eine Strafe ganz einfach vermeiden.

Die gute Nachricht zuerst: Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen gar keine Steu­er­er­klä­rung abgeben. Zum Beispiel ist ein lediger Angestellter, der nur Gehalt bezieht, in der Regel nicht dazu verpflichtet. Er kann freiwillig eine Steu­er­er­klä­rung erstellen – und hat dafür vier Jahre Zeit. Für das Steuerjahr 2023 ist also Luft bis Ende 2027. Eine spätere Abgabe ist nicht möglich. Bei einer freiwilligen Steu­er­er­klä­rung gibt es logischerweise keinen Verspätungszuschlag.

Strenge Fristen für Abgabepflichtige

Anders ist die Situation, wenn Du dazu verpflichtet bist, eine Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung abzugeben, oder vom Finanzamt dazu aufgefordert wurdest. Dann musst Du die allgemeine Abgabefrist beachten. Für das Veranlagungsjahr 2023 hast Du vom Fiskus ein wenig mehr Zeit geschenkt bekommen. Coronabedingt endet die Abgabefrist erst am 2. September 2024 statt am 31. Juli 2024. Im Gesetz ist zwar vom 31. August 2024 die Rede. Da das aber ein Samstag ist, verlängert sich die Frist automatisch bis zum nächsten Werktag - und das ist der 2. September 2024. 

Verspätungszuschlag zusätzlich zur Steuer

Diese Frist solltest Du einhalten. Denn ein Verstoß kann teuer werden. Das Finanzamt kann für eine nicht oder zu spät abgegebene Erklärung einen Verspätungszuschlag verlangen – und zwar zusätzlich zur fälligen Steuer. Ein Zwangsgeld darf das Finanzamt darüber hinaus auch noch erheben, um den Steuerpflichtigen zu „motivieren“.

Eine Steu­er­er­klä­rung abgeben müssen unter anderem Selbstständige. Doch das kann auch für Rentner und Arbeitnehmerinnen gelten. Die Abgabepflicht für Arbeitnehmer ist gesetzlich geregelt (§ 46 Einkommensteuergesetz, EStG). Im Ratgeber Abgabepflicht listen wir auf, wann Du noch eine Steu­er­er­klä­rung abgeben musst; beispielsweise, wenn Ihr als Ehepaar beide Gehalt bezogen haben und die Steuerklassenkombination 3/5 habt.

Kannst Du absehen, dass Du die Frist nicht einhalten kannst, solltest Du bei Deinem zuständigen Finanzamt eine Verlängerung möglichst schriftlich und begründet vor Fristablauf beantragen. Ein nachvollziehbarer triftiger Grund wäre zum Beispiel ein Unfall mit Krankenhausbehandlung, der Tod eines nahen Angehörigen, ein längerer Aufenthalt im Ausland, fehlende Unterlagen oder ein Umzug.

Warst Du in der Vergangenheit in der Regel pünktlich, dann hast Du gute Chancen, eine Fristverlängerung von bis zu vier Monaten zu erhalten. Beantragst Du nur einen zusätzlichen Monat, erhöhst Du Deine Chancen, dass das Finanzamt gnädig ist.

In Deinem Brief ans Finanzamt kannst Du zum Beispiel schreiben: „Falls ich von Ihnen nichts Gegenteiliges höre, gehe ich von der Genehmigung meines Antrags auf Fristverlängerung aus.“ Hast Du einen neuen Abgabetermin genannt und das Finanzamt antwortet nicht, kannst Du davon ausgehen, dass es Deinen Antrag gewährt. Nutze dazu am besten unseren Musterbrief. Bedenke dabei: Ein Anspruch auf Fristverlängerung hast Du nicht. War jemand bereits öfter unpünktlich, tendiert das Finanzamt erfahrungsgemäß dazu, den Antrag abzulehnen.

Verspätungszuschlag, Zwangsgeld, Säumniszuschlag: Das Finanzamt hat verschiedene Möglichkeiten, säumige Steuerzahler dazu zu bringen, ihren Pflichten nachzukommen.

Verspätungszuschlag

Die Abgabefrist einfach verstreichen zu lassen und darauf zu hoffen, vom Finanzamt vergessen zu werden, ist nicht zu empfehlen. Normalerweise schickt es zunächst einen Brief und erinnert an die Abgabe der Steu­er­er­klä­rung.

Kommt dann sogar eine schriftliche „Aufforderung zur Abgabe der Steu­er­er­klä­rung unter Androhung eines Zwangsgeldes“, wird es ernst. Bereits jetzt kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen, den Du zusätzlich zu Deiner Steuerschuld zahlen musst – und gibt Dir eine neue Frist.

Zwangsgeld

Zumindest eine zusätzliche Strafe, das Zwangsgeld, kannst Du vermeiden, indem Du vor Ablauf der neuen Frist eine Steu­er­er­klä­rung abgibst. Lässt Du auch diese Frist verstreichen, wird das Finanzamt in einem Bescheid das Zwangsgeld festsetzen.

Falls Du zum ersten Mal keine Steu­er­er­klä­rung abgegeben hast, beträgt das Zwangsgeld üblicherweise zwischen 100 und 500 Euro. Es sind aber bis zu 25.000 Euro möglich. Die Höhe des Zwangsgelds ist von verschiedenen Faktoren abhängig: So spielt Deine finanzielle Situation eine Rolle. Aber auch, wie kooperativ Du Dich gegenüber der Behörde bislang verhalten hast oder ob Du Deine Steu­er­er­klä­rung schon öfter unpünktlich abgegeben hast.

Die Schätzung als letztes Mittel 

Falls Du immer noch keine Steu­er­er­klä­rung abgibst, schätzt das Finanzamt Dein zu versteuerndes Einkommen. Auch wenn diese Schätzung in der Regel zu Deinen Ungunsten ausfällt, bist Du weiterhin zur Abgabe verpflichtet. Du hast nach dem Schätzungsbescheid einen Monat Zeit, um Einspruch einzulegen. Danach wird er bestandskräftig.

Säumniszuschlag und Zinsen

Einen Schritt weiter geht es beim Säumniszuschlag. Der wird fällig, wenn Du nach einem erhaltenen Steuerbescheid die Zahlungsfrist verstreichen lässt. Zahlst Du Deine Steuern zu spät, dann darf das Finanzamt dafür also auch noch diesen Säumniszuschlag verlangen - von 1 Prozent pro Monat, also 12 Prozent im Jahr. Und womöglich kommen auch noch Zinsen auf Steuernachzahlungen obendrauf. 

Der Zinslauf, also der Beginn der Fälligkeit von Zinsen, beginnt normalerweise nach einer Karenzzeit von 15 Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuer entstanden ist. Wegen der Corona-Pandemie fällt auch dieser Zeitraum länger aus. Für das Steuerjahr 2023 sind es zum Beispiel 18 Monate, ab dem 1. Juli 2025 fängt dann die Zinsuhr an zu ticken. Alle Fristen für die Steuerjahre 2021 bis 2024 kannst Du in der Tabelle im Ratgeber zur Frist bei der Steu­er­er­klä­rung nachlesen. 

Die gesetzlichen Zinsen betragen 0,15 Prozent für jeden Monat, also 1,8 Prozent für ein Jahr. Lange Jahre betrug der Zinssatz sogar 6 Prozent im Jahr. Nach einem Beschluss des Bun­des­ver­fas­sungs­ge­richts (BVerfG) vom 8. Juli 2021 musste der Gesetzgeber diesen aber rückwirkend bis 2019 senken. Weitere Steuerzinsen wie Aussetzungs-, Stundungs-, Hinterziehungs- und Prozesszinsen sind von diesem BVerfG-Beschluss ausgenommen. 

Es gab zudem die Hoffnung, dass auch der Säumniszuschlag von jährlich 12 Prozent sinkt, doch dabei wird es wohl bleiben. Zwar hatte das Finanzgericht Münster diesbezüglich verfassungsrechtliche Zweifel und deswegen einer klagenden Steuerpflichtigen Recht gegeben (Beschluss vom 16. Dezember 2021, Az. 12 V 2684/21). 

Doch der Bundesfinanzhof (BFH) hob diesen Beschluss schon am 20. September 2022 wieder auf, Az.  II B 3/22 (ADV). Begründung: Der Antragstellerin fehle ein berechtigtes Interesse an der Anordnung der Aufhebung der Vollziehung. Und dieses Interesse sei bei verfassungsrechtlichen Zweifeln erforderlich.
Im konkreten Fall ging es um eine zu spät gezahlte Grunderwerbsteuer. Auch in zwei weiteren Fällen entschied der BFH, dass es auch nach 2018 keine verfassungsrechtlichen Bedenken gegen einen monatlichen Säumniszuschlag von 1 Prozent gibt (Urteile vom 23. August 2023, Az. X R 30/21 und vom 17. Juli 2024, Az. X B 79/23).

Auch für die Jahre 2016 und 2017 bestehen keine ernstlichen Zweifel an der Verfassungsmäßigkeit der gesetzlich festgelegten Höhe des Säumniszuschlags, entschied der BFH (Urteil vom 13. September 2023 Az. XI B 38/22).

Auf säumige Steuerzahlerinnen und Steuerzahler können also zusätzlich zur Steuernachzahlung erhebliche Summen zukommen. Absetzbar ist davon nichts bei der Einkommensteuer. Anders ist das bei der Umsatzsteuer und allen anderen Steuerarten, die als Betriebsausgaben absetzbar sind. Denn dann gilt das auch für die steuerlichen Nebenleistungen wie Zinsen und Verspätungszuschlag.

Mit dem Steuermodernisierungsgesetz haben sich die Regeln für den Verspätungszuschlag geändert. Erstmals gilt dies für Steu­er­er­klä­rungen, die Steuerpflichtige ab dem Steuerjahr 2019 einreichen müssen. Geregelt ist das in Paragraf 152 Abgabenordnung. Es wird dabei zwischen einer „Kann-Regelung“ in Absatz 1 und einer „Muss-Regelung“ in Absatz 2 unterschieden. Das heißt: Es gibt Situationen, in denen Finanzbeamte einen Verspätungszuschlag erheben können – und andere, in denen sie es tun müssen. Genaueres ist in einer Verfügung des Bayerisches Landesamts für Steuern vom 24. März 2021 geregelt.

Das bedeutet die „Kann-Regelung“

Gibst Du Deine Steu­er­er­klä­rung nach der Abgabefrist ab, aber noch innerhalb von 14 Monaten nach Ablauf des Steuerjahres, liegt es im Ermessensspielraum des Finanzbeamten oder der Finanzbeamtin, ob er oder sie einen Verspätungszuschlag festsetzt oder nicht. Das gilt ebenso, wenn der Steuerbescheid auf 0 Euro lautet oder Dir eine Erstattung zusteht. 

Das Finanzamt soll von der Festsetzung des Verspätungszuschlags absehen, wenn Du glaubhaft machen kannst, dass Deine Verspätung entschuldbar ist. Du solltest aber in keinem Fall davon ausgehen, dass die Beamtinnen und Beamten gnädig sind. Denn sie können eben doch den Verspätungszuschlag verlangen.

Das bedeutet die „Muss-Regelung“

Gibst Du Deine Steu­er­er­klä­rung nicht innerhalb von 14 Monaten ab, muss das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Das gilt auch, wenn das Finanzamt die Steu­er­er­klä­rung vorab anfordert und Du diese nicht innerhalb der gesetzten Frist abgibst. 

Ausweg Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein

Die „Kann-Regelung“ erscheint bis zu einem gewissen Grad logisch, weil Du Dich ja prinzipiell nach dem allgemeinen Fristende (in der Regel 31. Juli) auch noch dafür entscheiden kannst, die Steu­er­er­klä­rung über einen Steuerberater, eine Steuerberaterin oder einen Lohnsteuerhilfeverein abzugeben. Wenn Du deren Beratung in Anspruch nimmst, musst Du die Steu­er­er­klä­rung im Regelfall bis 14 Monate nach Ablauf des Steuerjahres abgeben.

Nutzt Du diesen Ausweg, um den Verspätungszuschlag zu vermeiden, hast Du beim Steuerberater, der Steuerberaterin oder dem Lohnsteuerhilfeverein aber auch Kosten. Diese fallen in der Regel höher aus als der Verspätungszuschlag, zumindest wenn Du kurz nach dem Fristende abgibst. Der Zuschlag kann dann sogar ganz entfallen, wenn Du zum Beispiel bisher nicht negativ beim Finanzamt aufgefallen bist. Hast Du die Frist nicht geschafft, solltest Du deshalb schnellstmöglich abgeben statt noch weiter zu warten. 

Veränderte Fristen wegen der Corona-Pandemie

Seit dem Steuerjahr 2020 sind die Abgabefristen nach hinten verschoben. Das gilt entsprechend auch für die Fristen für den Verspätungszuschlag. Im Standardfall vor Corona begann die „Kann-Regelung“ für das Steuerjahr 2018 am 1. August 2019, die „Muss-Regelung“ am 1. März 2020. In der folgenden Tabelle siehst Du die geltenden Fristen ab dem Steuerjahr 2020.

Verspätungszuschlag wird fällig:

Quelle: Viertes Corona-Steuerhilfegesetz (Stand: 28. Oktober 2022)

Wir wissen also jetzt, ab wann der Verspätungszuschlag festgesetzt werden kann und wann er festgesetzt werden muss. Nun klären wir die Frage, wie viel Geld zu zahlen ist.

Für jeden angefangenen Monat der Versäumnis werden 0,25 Prozent der um die Vorauszahlungen und die anzurechnenden Steuerabzugsbeträge verminderten Steuer fällig – abgerundet auf volle Euro. Als Mindestsatz setzt das Finanzamt 25 Euro pro verspäteten Monat fest.

Beispiel 1: Du gibst Deine Steu­er­er­klä­rung für 2021 erst Mitte März 2023 ab. Du hast die Frist 31. Oktober 2022 zwar überschritten, doch es kann passieren, dass Du trotzdem keinen Verspätungszuschlag zahlen musst. Es ist aber auch möglich, dass der Finanzbeamte ihn trotzdem festsetzt. Bei der Höhe des Zuschlags hat er wiederum keinen Ermessenspielraum. Für jeden angefangenen Monat sind es mindestens 25 Euro, hier also mindestens 125 Euro. 

Beispiel 2: Du bist noch deutlich nachlässiger und gibst sogar erst im Oktober 2023 ab. Dann muss das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. In diesem Fall schon für zwölf Monate, also mindestens 300 Euro. Wenn Du etwa eigentlich eine Steuererstattung von 100 Euro bekommen würdest, müsstest Du stattdessen 200 Euro zahlen.

Normalerweise ist eine Rentenerhöhung ein Grund zur Freude – mehr Geld in der Tasche ist nie verkehrt, auch nicht im Alter. Ab und an führt das Plus im Portemonnaie aber dazu, dass Rentnerinnen und Rentner nichtsahnend in die Steu­er­er­klä­rungspflicht rutschen.

Mögliche Gründe, warum diese unbemerkt steuerpflichtig werden können:

• eine Rentenerhöhung, die den bisherigen individuellen Rentenfreibetrag (plus Grundfreibetrag) übersteigt;
• der Partner oder die Partnerin stirbt;
• sie oder er bezieht beispielsweise eine zusätzliche Rente wie eine Rürup-Rente oder dergleichen.

Daher fordern Finanzämter Rentenbeziehende immer öfter gezielt dazu auf, erstmals eine Steu­er­er­klä­rung abzugeben.

Mit Blick auf Rentnerinnen und Rentner hat der Gesetzgeber eine sogenannte Verschonungsregelung (§ 152 Abs. 5 Satz 3 Abgabenordnung) eingeführt. Wer davon ausgehen konnte, nicht erklärungspflichtig zu sein, aber trotzdem vom Finanzamt aufgefordert wird, innerhalb einer bestimmten Frist Steu­er­er­klä­rungen rückwirkend einzureichen, der muss wenigstens für die Vergangenheit keine Verspätungszuschläge befürchten. Diejenigen, die die vom Finanzamt gesetzte Frist jedoch verstreichen lassen, zahlen automatisch einen Verspätungszuschlag – für jeden angefangenen Monat nach abgelaufener Erklärungsfrist.

Ungleiche Behandlung

Bemerktst Du aber selbst, dass Du irgendwann abgabepflichtig geworden bist, und gibst verspätet eine Steu­er­er­klä­rung ab, greift die gesetzliche Verschonungsregelung nicht. Das Finanzamt setzt dann auch rückwirkend Verspätungszuschläge fest.

Übersiehst Du es hingegen und wirst erst vom Finanzamt aufgefordert, musst Du auch erst dann handeln. Denn erst wenn der vom Finanzamt gesetzte Termin überschritten wird, rutschtst Du in die Verspätung rein.

Mit anderen Worten: Bezogen auf den Verspätungszuschlag ist es besser, vom Finanzamt zur Abgabe einer Steu­er­er­klä­rung aufgefordert zu werden als die Steu­er­er­klä­rung freiwillig abzugeben.

Diese ungerechte Behandlung moniert der Deutsche Steuerberaterverband und schlägt entsprechende Anpassungen vor. In solchen kritischen Fällen könnte das Finanzamt etwa automatisch eine rückwirkende Fristverlängerung gewähren. So würden Rentnerinnen und Rentner, die selbstständig ihre Steu­er­er­klä­rungen nachreichen, genauso behandelt wie diejenigen, die erst nach Aufforderung des Finanzamts tätig werden.