Telefonkosten absetzen

Telefonkosten in der Steu­er­er­klä­rung

Udo Reuß
Experte für Steuern

Das Finanzamt an Deiner Telefonrechnung beteiligen

Du führst von zuhause aus ab und zu beruflich veranlasste Telefonate? Oder Du führst im Zusammenhang mit vermieteten Gebäuden Telefonate mit Mietern oder Handwerkern? In diesen Fällen solltest Du das Finanzamt an Deiner Telefonrechnung beteiligen. Bereits 1978 hat der BFH bestätigt, dass auch dann die anteiligen Telefonkosten steuerlich abgezogen werden können, wenn das Telefon teils für private, teils für dienstliche Gespräche genutzt wird.

Die Finanzverwaltung akzeptiert in aller Regel den Abzug der anteiligen Kosten, wenn Du zumindest in einem gewissen Umfang berufliche Telefonate von Deinem privaten Telefonanschluss „glaubhaft“ machen kannst. Bei den Berufsgruppen, die üblicherweise zuhause arbeiten, wie Lehrer oder Richter, ist dies in der Regel kein Problem. Bei anderen Arbeitnehmern hilft häufig eine Bestätigung des Arbeitgebers über die Art der beruflichen Tätigkeit (zum Beispiel Notdienst am Wochenende oder ständige Einsatzbereitschaft als EDV-Mitarbeiter) sowie der Notwendigkeit, von zuhause aus dienstliche Gespräche zu führen.

Der Ansatz der Kosten für Telefonate im Rahmen der Vermietung eines Gebäudes wird von der Finanzverwaltung vor allem dann akzeptiert, wenn das Mietobjekt weiter entfernt ist, Du die gesamte Verwaltung von zuhause aus durchführst oder wenn in einem Jahr umfangreiche Bau- oder Renovierungsmaßnahmen durchgeführt wurden. Auch ein Mehraufwand für Telefonate bei Rechtstreitigkeiten mit Mietern wird in der Regel von den Finanzämtern akzeptiert.

Abzugsfähig sind neben den einzelnen Gesprächsgebühren auch die anteiligen Grundgebühren, die Anschaffungskosten für Telefon oder Telefax sowie die Anschlusskosten.

Die absetzbaren Kosten kannst Du nach folgenden drei Methoden ermitteln:

Einzelkostennachweis

Der Einzelkostennachweis erfordert die detaillierte Aufführung aller Gespräche, zum Beispiel mit Hilfe eines Verbindungsnachweises Deiner Telefongesellschaft. In diesem Nachweis ist jedes Gespräch mit Telefonnummer, Verbindungszeit und Kosten einzeln aufgeführt. Wenn Du keinen solchen Verbindungsnachweis hast, dann musst Du diesen manuell erstellen und Gesprächsteilnehmer, Verbindungszeit und Kosten einzeln notieren. Diese Liste musst Du dann mindestens drei Monate lang führen.

Anhand des Einzelnachweises ermittelst Du das Verhältnis zwischen beruflichen und privaten Kosten. In dem gleichen Umfang setzt Du auch die übrigen Kosten (also insbesondere ein neues Telefon, Anrufbeantworter und so weiter) ab. Beträgt der Anteil der beruflichen Telefonate also beispielsweise 75 Prozent, so setzt Du auch Dein neues Telefon mit 75 Prozent der Anschaffungskosten ab.

Schätzung

Statt des Einzelnachweises lässt die Finanzverwaltung auch die pauschale Schätzung der Kosten für beruflich geführte Telefonate zu. Diese „Pauschalmethode“ ist ausschließlich für die beruflich veranlassten Telefongespräche zulässig. Dabei hängt die Höhe des abzugsfähigen Kostenanteils von der monatlichen Telefonrechnung ab.

Ansetzen darfst Du nach diesem Beispiel bei monatlichen Gebühren (Grund- und Gesprächsgebühren) von:

Monatsgebührenabsetzbar
bis 130,00 €20 % der Gesamtgebühren
130,01 € bis 230,00 €26 € + 40 % der Gesamtgebühren, die über 130 € liegen
ab 230,01 €66 € + alle Gesamtgebühren, die über 230 € liegen


Es zählen natürlich alle Telefonanschlüsse, von denen Du beruflich telefonierst, also auch Zweitanschlüsse oder Handys. Die Kosten für die Anschaffung von Telefonen, Anrufbeantwortern, Faxgeräten und so weiter kannst Du in dem gleichen Umfang absetzen, wie die Telefonkosten selbst.

Pauschale

Bei den Telefonkosten für die Hausverwaltung oder zum Beispiel für eine Nebentätigkeit kannst Du eine Pauschale für den steuerlich abzugsfähigen Anteil einsetzen. Erfahrungsgemäß akzeptieren viele Finanzämter gerade bei Lehrern und Richtern ebenfalls diese festen Pauschalen, anerkannt wird dann zum Beispiel ein Betrag von 120 Euro im Jahr.

Allerdings hast Du auf eine solche Pauschale keinen Anspruch. Hier kommt es auf das Verständnis des jeweiligen Sachbearbeiters an. Eine Pauschale solltest Du also nur dann einsetzen, wenn Du die Telefonkosten nicht nachweisen kannst, etwa weil Du keine Telefonrechnungen mehr hast.

Tipp:

Schaffe Dir einen zweiten Telefonanschluss an. In diesem Falle hast Du keine Probleme bei der Aufteilung der Kosten, wenn Du diesen Anschluss ausschließlich für die beruflichen Telefonate benutzt und den Hauptanschluss für Deine privaten Gespräche. Vergiss nicht die Nebenkosten. Faxpapier oder Kassetten für den Anrufbeantworter können sich durchaus zu ansehnlichen Kosten summieren.

13. Dezember 2012


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