Telefonkosten absetzen Handy, Telefon und Internet in der Steu­er­er­klä­rung

Viele Angestellte und Selbstständige nutzen ihr Telefon und den Internetanschluss zuhause auch für die Arbeit. Und mit dem eigenen Handy telefonieren sie zudem oft für den Job. Die spannende Frage: Lassen sich diese Kosten steuerlich geltend machen, selbst wenn die Anschlüsse sowohl privat als auch beruflich genutzt werden? Ja! Und wir erklären, wie das funktioniert.

Die grundlegende Rechtsprechung zu diesem Thema ist schon rund 45 Jahre alt. Denn bereits am 9. November 1978 hatte der Bundesfinanzhof (BFH) bestätigt, dass auch dann die anteiligen Telefonkosten steuerlich abgezogen werden können, wenn das Telefon teils für private, teils für dienstliche Gespräche genutzt wird (Az. VI R 195/77)

Das ist insofern bemerkenswert, da es auch andere Bereiche gibt, in denen eine „Mischnutzung“ nicht dazu führt, dass sich der jeweilige Posten in der Steu­er­er­klä­rung anteilig absetzen lässt. Ein Beispiel ist das häusliche Arbeitszimmer. Dort ist eine wesentliche Voraussetzung für die Absetzbarkeit, dass Du es zumindest zu 90 Prozent beruflich nutzt. Liegst Du darunter, lässt es sich gar nicht absetzen.

Das Finanzamt akzeptiert in aller Regel den Abzug der anteiligen Kosten, wenn Du zumindest in einem gewissen Umfang berufliche Telefonate von Deinem privaten Telefonanschluss „glaubhaft“ machen kannst.

Das ist in der Regel kein Problem, wenn allein Dein Beruf klar macht, dass Du oft zuhause arbeitest. Also zum Beispiel als Lehrerin oder Richter. Auch wer oft im Homeoffice sein Geld verdient, ist auf der sicheren Seite. Hier ist eine Aufzeichnung der Tage, an denen Du zuhause arbeitest, von Vorteil. Du brauchst diese Zahl übrigens auch für die Homeoffice-Pauschale in der Steu­er­er­klä­rung. Ein schriftlicher Nachweis über Deine Tätigkeit im Homeoffice von Deiner Chefin oder Deinem Chef ist natürlich noch besser.

Bei anderen Arbeitnehmerinnen und Arbeit­nehmern hilft häufig eine Bestätigung der Firma über die Art der beruflichen Tätigkeit (zum Beispiel Notdienst am Wochenende oder ständige Einsatzbereitschaft als EDV-Mitarbeiter) sowie der Notwendigkeit, zuhause dienstliche Gespräche zu führen.

Ist geklärt, dass Du Dein Festnetztelefon, den Internetanschluss oder Dein Handy auch beruflich nutzt, hast Du zwei Möglichkeiten für das Absetzen der Ausgaben als Werbungskosten, pauschal oder per Einzelnachweis. Dazu kommen wir gleich in den folgenden Kapiteln.

Das ist der einfache und bequeme Weg. Du kannst 20 Prozent Deiner Kosten für Telefon und/oder Internet als Werbungskosten in der Steu­er­er­klä­rung geltend machen. Allerdings nur bis zu 20 Euro im Monat, also maximal 240 Euro im Jahr. Addiere also Deine monatlichen Rechnungsbeträge, teile die Summe durch 5 (das sind dann die 20 Prozent) und trage sie in der Steu­er­er­klä­rung in Anlage N unter „Weitere Werbungskosten“ in Zeile 48 ein. In der Regel fragen Steuerprogramme und Apps diesen Posten auch direkt ab und Du musst nicht die entsprechende Stelle im Steuerformular suchen.

Beispiel: Du zahlst für Festnetz, Internet und Handy im Monat 45 Euro. Das sind im Jahr 540 Euro. 20 Prozent davon sind 108 Euro, die Du absetzen kannst.

Du kannst die Gesamtsumme unter Umständen auch etwas erhöhen. Schwanken die Beträge Deiner Rechnungen über das Jahr gesehen, wähle die drei aufeinanderfolgenden Monate aus, in denen die höchsten Beträge stehen. Teile die Summe der Rechnungsbeträge in diesen drei Monaten durch 3. Diesen Monatsdurchschnitt multiplizierst Du mit 12 und nimmst davon wieder die 20 Prozent.

Beispiel: Wie im ersten Beispiel zahlst Du fix 45 Euro im Monat, allerdings musstest Du in den Monaten Mai, Juni und Juli Gespräche führen, die nicht von der Flatrate abgedeckt waren. Deshalb musstest Du 55, danach 60 und im dritten Monat 65 Euro zahlen. Das sind in diesen Monaten durchschnittlich 60 Euro, aufs Jahr gesehen als 720 Euro. Davon wiederum 20 Prozent sind 144 Euro zum Absetzen. Generell gilt: Die 20-Prozent-Regel erkennen die Finanzämter in der Regel geräuschlos an. Arbeitest Du nahezu ausschließlich im Homeoffice am Computer, solltest Du aber zumindest versuchen, 50 Prozent zu nehmen. Hier musst Du allerdings mit Nachfragen rechnen und Du kommst dann um eine detaillierte Erfassung nicht herum. 

Das ist erheblich aufwendiger, denn Du musst wenigstens für drei Monate jedes geführte Gespräch protokollieren. Mit einem Einzelverbindungsnachweis der Telefongesellschaft geht das noch recht einfach. Du musst aber zusätzlich angeben, mit wem Du telefoniert hast – und notieren, ob das Gespräch beruflich oder privat war.

Tipp: Hast Du für Deinen Festnetzanschluss mehrere Nummern (und Telefone), dann kannst Du eine für private und eine andere für berufliche Telefonate nutzen. Das macht die Nachweisführung etwas einfacher.

Wenn sich nach den drei Monaten herausstellt, dass Du das Telefon oder Handy zu mehr als 90 Prozent beruflich genutzt hast, kannst Du die kompletten Telefonkosten geltend machen.

Ist es weniger, kannst Du immerhin den prozentualen Anteil der Kosten von der Steuer absetzen.
Sind es aber weniger als 20 Prozent, solltest Du Deine Bemühungen einstellen und einfach die oben beschriebene Pauschale ansetzen.

Beim Einzelnachweis gibt es kein Limit nach oben wie bei der Telefonkostenpauschale. Allerdings solltest Du das alles sehr gründlich machen und die Belege auch für stolze zehn Jahre aufheben. 

Zwar ist das Absetzen über Einzelnachweise recht aufwendig, dafür kannst Du dann auch anteilig alles geltend machen, was damit im Zusammenhang steht. Dazu gehören nicht nur die Kosten, die auf Deiner Rechnung stehen, etwa Grundgebühr, Flatrate-Kosten und Miete für den Router, sondern auch die (anteiligen) An­schaf­fungs­kos­ten für Geräte. Als Grundlage dient dann der vorher ermittelte prozentuale Anteil der beruflichen Nutzung.

Bedenke generell, dass die Telefonkosten nur dann ins steuerliche Gewicht fallen, wenn Du mit den Werbungskosten insgesamt die Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le von 1.230 Euro im Jahr 2023 übertriffst. Im Steuerjahr 2022 waren es noch 1.200 Euro, zuvor 1.000 Euro.

Du musst also im Normalfall noch mindestens 1.000 Euro an anderer Stelle an Werbungskosten zusammenbekommen. Etwa beim Arbeitszimmer oder der Homeoffice-Pauschale, der Ent­fer­nungs­pau­scha­le oder Arbeitsmitteln.