Verpflegungsmehraufwand Wie Du Dir vom Staat Geld fürs Mittagessen zurückholst

Jörg Leine
Finanztip-Experte für Steuern

Das Wichtigste in Kürze

  • Bist du beruflich unterwegs, kannst Du dir das Geld für Essen und Trinken zurückholen. Voraussetzung ist aber: Du verreist länger als acht Stunden.
  • Dann kannst du Deine Verpflegungskosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Oder Du lässt sie Dir von Deinem Chef oder Deiner Chefin erstatten.
  • In beiden Fällen gibt es für den sogenannten Verpflegungsmehraufwand Pauschalen. Deren Höhe richtet sich danach, wie lange Du genau unterwegs warst. 

So gehst Du vor

  • Lass Dir die Pauschalen von Deinem Chef erstatten. Wenn er es nicht macht, setze die Verpflegungskosten von der Steuer ab.
  • Die Steu­er­er­klä­rung machst Du beim Verpflegungsmehraufwand am besten mit einem Steuerprogramm.
  • Wir empfehlen für alle Fälle Wiso Steuer 2024 und Steuersparerklärung (Steuerjahr 2023) – ohne Photovoltaik.
  • Wenn Du nicht selbstständig bist, reicht meist unser Preis-Leistungs-Tipp Tax 2024.

Essen und Trinken gehören eigentlich zu den Dingen, die in Deinen privaten Bereich fallen und deshalb nichts in der Steu­er­er­klä­rung zu suchen haben. Bist Du allerdings dienstlich unterwegs, sieht es anders aus. Denn dann kannst Du – in bestimmten Fällen – Deinen sogenannten Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen. Wie das funktioniert, erfährst Du in diesem Ratgeber. 

Was bedeutet Verpflegungsmehraufwand?

Wenn Du zuhause isst und trinkst, kommt Dich das in der Regel günstiger, als wenn Du das außer Haus machst. Du bezahlst zum Beispiel für Dein Mittagessen im Restaurant mehr, als wenn Du selbst kochst. Dieser zusätzlich finanzielle Aufwand für Deine Verpflegung nennt sich Verpflegungsmehraufwand. Entsteht dieser aufgrund Deines Jobs, weil Du etwa auf Dienstreise bist, kannst Du ihn Dir entweder von Deinem Chef erstatten lassen – oder ihn steuerlich als Werbungskosten geltend machen. Heißt: Du gibst ihn dann bei Deiner Steu­er­er­klä­rung an und bekommst so Geld vom Staat zurück. 

Weil es einen erheblichen Aufwand machen würde, für jeden Bürger die Kosten für die Verpflegung unterwegs gegen die Kosten in den eigenen vier Wänden zu rechnen, hat der Gesetzgeber pauschal feste Beträge vorgesehen. Die Höhe dieser Verpflegungspauschale hängt davon ab, wie lange Du von Deiner Wohnung und Deiner „ersten Tätigkeitsstätte“, also Deinem Arbeitsplatz, abwesend warst. 

Achtung: Arbeitest Du an einem Tag im Homeoffice, kannst Du an diesem Tag keine Verpflegungspauschale geltend machen. Denn Du bist zwar nicht in Deiner „ersten Tätigkeitsstätte“, aber eben doch zuhause. Willst Du die Pauschale, darfst Du also weder zuhause noch in der Firma sein.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale?

Seit der Reisekostenreform 2014 gelten innerhalb Deutschlands nur noch zwei pauschale Sätze (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Einkommensteuergesetz, EStG). Seit 2020 betragen diese sogenannten Pauschbeträge:

  • 28 Euro für jeden Tag, an dem Du mindestens 24 Stunden von Deiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend bist und
  • 14 Euro, wenn Du keinen kompletten Tag, aber länger als acht Stunden unterwegs bist. Dieser Betrag gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. 

Das bedeutet: Entweder erstattet Dir Deine Chefin oder Dein Chef die entsprechenden Pauschalen. Oder, wenn das nicht passiert, setzt Du diese in der Steu­er­er­klä­rung als Werbungskosten ab. Bedenke, dass Absetzen nicht bedeutet, dass Du den Betrag komplett von der Steuer zurückbekommst. Setzt Du etwa 14 Euro ab, bekommst Du abhängig von Deinem persönlichen Steuersatz zwischen rund 2 und 6 Euro zurück.

Vor 2020 waren die Werte etwas niedriger, wie Du in der folgenden Tabelle ablesen kannst.

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand in Deutschland

Abwesenheit von Wohnung und erster TätigkeitsstättePauschbetrag bis 2019Pauschbetrag ab 2020
mindestens 24 Stunden24 €28 €
ab 8 bis 24 Stunden12 €14 €
An- und Abreisetag12 €14 €

Quelle: Paragraf 9 Abs. 4a Satz 3 Einkommensteuergesetz (EStG), (Stand: 31. Mai 2024)

Wie das konkret aussieht, zeigen wir Dir jetzt an zwei Beispielen.

Beispiel 1: John verlässt um 8 Uhr seine Wohnung und fährt nicht ins Büro, sondern besucht einen wichtigen Kunden 100 Kilometer entfernt. Er kehrt um 19 Uhr nach Hause zurück und war damit elf Stunden weg. Weniger als ein ganzer Tag, aber mehr als acht Stunden. John hat deshalb einen Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro.

Beispiel 2: Katharina fährt am Montag aus beruflichen Gründen von München nach Berlin. Am Donnerstag kehrt sie in die bayerische Landeshauptstadt zurück. Ihr Verpflegungsmehraufwand beträgt demnach: 14 Euro für den Montag als Anreisetag, je 28 Euro für die vollen Tage Dienstag und Mittwoch und 14 Euro für den Donnerstag als Abreisetag. Insgesamt sind das 84 Euro.

Falls Du Dich nach diesen Beispielen fragst, was mit den Fahrtkosten und gegebenenfalls den Übernachtungskosten ist: Auch das ist gesetzlich geregelt, ausführliche Informationen dazu findest Du im Ratgeber zu Reisekosten

Ist der Verpflegungsmehraufwand 2024 höher?

Einige Monate sah es so aus, dass die Verpflegungspauschalen ab dem 1. Januar 2024 angehoben werden. Im Wachstumschancengesetz gab es 2023 in den verschiedenen Entwürfen sogar zwei verschiedene Steigerungen. Einmal von 28 auf 30 Euro und von 14 auf 15 Euro, ein anderes Mal sogar auf 32 und 16 Euro.

Doch das umfangreiche Gesetz war sehr umstritten, der Bundesrat lehnte den vom Bundestag bereits verabschiedeten Gesetzentwurf ab und rief den Vermittlungsausschuss an. Am Ende fand sich diese kleine Erhöhung des Verpflegungsmehraufwands nicht mehr im Wachstumschancengesetz.  

Die Pauschalen beim Verpflegungsmehraufwand bleiben 2024 also genau so, wie sie schon in den Jahren von 2020 bis 2023 waren. 

Gelten die Pauschalen auch im Ausland?

Wenn Du beruflich im Ausland unterwegs warst, gelten je nach Staat unterschiedliche Pauschbeträge: die sogenannten Auslandstagegelder für den Verpflegungsmehraufwand. Diese Beträge passt das Bundesfinanzministerium (BMF) meist jährlich an die Preisentwicklung in den einzelnen Ländern an.

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand 2024 im Ausland kannst Du in diesem BMF-Schreiben vom 21. November 2023 nachlesen. Bist Du zum Beispiel dienstlich in Dänemark unterwegs, beträgt die Pauschale 75 beziehungsweise 50 Euro. Das ist viel mehr als in Deutschland. Allerdings kosten Essen und Trinken in Dänemark auch mehr als hierzulande. 

Beachte, dass es in einigen Ländern sogar verschiedene Pauschalen für verschiedene Städte oder Regionen gibt. So beträgt in Polen die Pauschale 2024 in Breslau 33 und 22 Euro sowie in Warschau 29 und 20 Euro. Falls Du in ein Land reist, das in der Liste nicht aufgeführt ist, musst Du die Pauschalen für Luxemburg ansetzen. Für Übersee- und Außengebiete eines Landes, die nicht extra gelistet sind, gilt der Pauschbetrag des Mutterlandes. 

Brauchst Du für die Steu­er­er­klä­rung die Werte aus dem Jahr 2023, musst Du in diesem BMF-Schreiben vom 23. November 2022 nachlesen. Für die Vorjahre entsprechend hier: 2019, 2020 und für 2021. Für das Jahr 2022 waren es die Pauschalen aus dem Jahr 2021.

Wie sich die Anpassungen auswirken, kannst Du gleich am Beispiel Spanien sehen. Dort gibt es zudem Verpflegungspauschalen für mehrere Städte oder Regionen. Die erste Zahl ist jeweils die Pauschale für einen kompletten Tag, die zweite für An- und Abreisetage.

Tabelle: Verpflegungsmehraufwand Spanien
 

Stadt oder RegionVerpflegungsmehraufwand 2024Verpflegungsmehraufwand 2023Verpflegungsmehraufwand 2022

Barcelona

34/23 €34/23 €34/23 €
Kanarische Inseln 36/24 €40/27 €40/27 €
Madrid42/28 €40/27 €40/27 €
Palma de Mallorca44/29 €35/29 €35/24 €
übrige34/23 €34/23 €34/23 €

Quelle: Bundesfinanzministerium (BMF), (Stand: 31. Mai 2024)

Wer kann die Pauschale absetzen?

Bisher haben wir sie noch gar nicht erwähnt: die Selbstständigen. Diese haben keinen Vorgesetzten – und sollten deshalb ihren Verpflegungsmehraufwand immer in der Steu­er­er­klä­rung als Betriebsausgaben angeben.

Angestellte können die Verpflegungspauschale – wie bereits oben geschrieben – nur geltend machen, wenn der Arbeitgeber diese nicht übernommen hat. Beachte hier, dass es nicht um steuerfreie Zuschüsse beim „normalen“ Mittagessen geht, sondern um Kosten, die bei einer Dienstreise entstehen. 

Was ist bei teilweiser Kostenübernahme?

In allen Fällen gilt: Du musst in der Steu­er­er­klä­rung auch angeben, wenn ein Auftraggeber – eine Kundin oder ein Chef – eine oder mehrere Mahlzeiten während Deiner Dienstreise übernommen hat. Damit reduziert sich die Tagespauschale. Ist es ein Frühstück um 20 Prozent, bei Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent. Bezahlt also zum Beispiel ein Kunde Dein Mittagessen, reduziert sich die Pauschale um 11,20 Euro (40 Prozent von 28 Euro). 

Lohnt sich Verpflegungsmehraufwand immer?

Die Verpflegungspauschalen gehören zu den Werbungskosten. Und für diese gibt es eine Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le. Und dieser auch auch Arbeitnehmer-Pauschbetrag genannte Wert beträgt seit dem Jahr 2023 1.230 Euro. Das heißt, Dein Verpflegungsmehraufwand lohnt sich steuerlich erst, wenn Du mit ihm und allen anderen Werbungskosten mehr als diese 1.230 Euro an Ausgaben hattest. 

Beispiel: Thomas hatte 2023 mehrere Dienstreisen. Für den Verpflegungsmehraufwand kommt er damit auf 308 Euro. Zusätzlich hatte er auch noch Fahrt- und Übernachtungskosten von 684 Euro. Das sind insgesamt zwar schon 992 Euro, aber noch zu wenig, um die Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le zu knacken. Aber: wenn Thomas 2023 auch noch an 200 Tagen jeweils 10 Kilometer ins Büro zur Arbeit gefahren ist, kommen dank der Ent­fer­nungs­pau­scha­le noch mal für jeden Kilometer 0,30 Euro dazu. Das sind zusammen 200 x 10 x 0,30 = 600 Euro. Damit hat er insgesamt Werbungskosten von 1.592 Euro, also mehr als 1.230 Euro. 

Du siehst an diesem Beispiel auch: Es ist immer besser, wenn die Chefin oder der Chef die Kosten für Verpflegung übernimmt. Denn im ungünstigen Fall hast Du zwar Ausgaben, erreichst aber die Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le nicht. Dann laufen diese Kosten steuerlich ins Leere.

Geht das Absetzen nur bei Dienstreisen?

Den klassischen Fall kennen wir nun: Du bist dienstlich unterwegs, also weder zuhause noch in der Arbeitsstelle. Dazu reichen schon mehr als acht Stunden am Tag oder eben mehrere Tage. Es geht aber auch noch länger, wie das folgende Beispiel zeigt:

Du beziehst eine Wohnung, um deutlich näher an Deinem Arbeitsort zu sein – behältst aber Dein bisheriges „Familienheim“, zu dem Du am Wochenende fährst. Diese Wochenendpendler können Fahrtkosten sowie die Miete und die Wohnungseinrichtung der zweiten Wohnung von der Steuer absetzen. Und auch den Verpflegungsmehraufwand, zumindest für die ersten drei Monate nach Einzug. Allein das sind locker um die 1.000 Euro zum Absetzen. Mehr erfährst Du im Ratgeber zur Doppelten Haus­halts­füh­rung.

Das kann sogar bei einem Auslandssemester gelten. Voraussetzung ist, dass die Studienordnung ein Auslandssemester vorsieht und Du bereits Deine zweite Ausbildung machst. Das heißt, Du hast entweder zuvor eine Lehre abgeschlossen oder bist nach Deinem Bachelor im Masterstudium. Dann bleibt die eigentliche Hochschule die „erste Tätigkeitsstätte“ und die doppelte Haus­halts­füh­rung inklusive des Verpflegungsmehraufwands für die ersten drei Monate dürfte in der Steu­er­er­klä­rung als Werbungskosten anerkannt werden. So sieht es zumindest der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 14. Mai 2020 (Az. VI R 3/18). Wie wir weiter oben schon ausgeführt haben, sind die Pauschalen im Ausland zum Teil deutlich höher. In Paris sind es im Jahr zum Beispiel 58 und 39 Euro. 

Verpflegungspauschale auch bei Weiterbildung

Bei einer Fortbildung, die nicht online stattfindet, lässt sich der Verpflegungsaufwand ebenfalls absetzen. Es gelten dabei die gleichen Regeln für die Pauschalen wie bei „gewöhnlichen“ Dienstreisen. Fährst Du zum Beispiel am Freitag zu einem Seminar und kommst am Sonntag zurück, darfst Du für Freitag 14 Euro, für Samstag 28 Euro und für Sonntag 14 Euro, also insgesamt 56 Euro geltend machen. Beachte, dass Du davon unter Umständen etwas abziehen musst, wenn etwa der Seminarveranstalter das Mittagessen stellt.

Wo muss die Pauschale in der Steu­er­er­klä­rung hin?

Wenn Du eine Steuersoftware oder eine Steuer-App nutzt, findest Du den Verpflegungsmehraufwand in der Regel unter dem Stichwort „Reisekosten“. Hattest Du auswärts eine Fortbildung, dann unter „Fortbildung“ und bei einer doppelten Haus­halts­füh­rung unter eben diesem Begriff. 

Arbeitest Du mit Elster oder füllst die Papierformulare aus, gilt Folgendes:

  • bei Dienstreisen und Fortbildungen in der Anlage N ab Zeile 75,
  • bei einer doppelten Haus­halts­füh­rung in der neuen Anlage N Doppelte Haus­halts­füh­rung ab Zeile 25. 

Belege musst Du seit ein paar Jahren nicht mehr ans Finanzamt schicken. Allerdings können die Steuerbeamten Unterlagen anfordern. Hebe deshalb zur Sicherheit alles auf, was Deine Dienstreise, Deine Fortbildung oder Deine doppelte Haus­halts­füh­rung belegen kann. Dazu gehören:

  • generell Fahrkarten und Tankquittungen,
  • Restaurantquittungen, aber nur um zeigen zu können, dass Du unterwegs warst – denn wie viel Du gezahlt hast, spielt keine Rolle, da Du „nur“ die Verpflegungspauschale geltend machst, 
  • bei der doppelten Haus­halts­füh­rung Miet- und Arbeits­vertrag sowie
  • bei einer Fortbildung eine Teilnahmebestätigung und den Kontoauszug über die gezahlte Gebühr. 

Mehr dazu im Ratgeber Steuersoftware

  • Wir empfehlen als Steuerprogramm für alle Fälle Wiso Steuer 2024 und Steuersparerklärung (Steuerjahr 2023) (ohne Photovoltaik). Wenn Du nicht selbstständig bist, reicht meist unser Preis-Leistungs-Tipp Tax 2024.

 Zum Ratgeber

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