Verpflegungs­mehr­aufwand 2024 Wie Du Dir vom Finanzamt Geld fürs Essen zurückholst

Essen und Trinken gehören eigentlich zu den Dingen, die in Deinen privaten Bereich fallen und deshalb nichts in der Steu­er­er­klä­rung zu suchen haben. Bist Du allerdings dienstlich unterwegs, sieht es anders aus. Denn dann kannst Du – in bestimmten Fällen – Deinen Verpflegungs­mehr­aufwand steuerlich geltend machen. Wie das funktioniert, erfährst Du in diesem Ratgeber. 

Bevor wir gleich zu den Verpflegungs­pauschalen im Detail kommen, wollen wir zunächst das etwas ungewöhnliche Wort Verpflegungs­mehr­aufwand erklären. Dann wird auch klar, warum es nicht darum geht, wie viel Du auf dienstlichen Reisen für Essen und Trinken tatsächlich ausgegeben hast.

Klar ist: Wenn Du zuhause isst und trinkst, kommt Dich das in der Regel günstiger, als wenn Du das außer Haus machst. Du bezahlst zum Beispiel für Dein Mittagessen im Restaurant in der Regel mehr, als wenn Du selbst zu Hause kochst. Dieser zusätzlich finanzielle Aufwand für Deine Verpflegung nennt sich Verpflegungs­mehr­aufwand. Entsteht dieser aufgrund Deines Jobs, weil Du etwa auf Dienstreise bist, kannst Du ihn Dir entweder von Deinem Chef erstatten lassen – oder ihn steuerlich als Werbungskosten geltend machen. Heißt: Du gibst ihn dann in Deiner Steu­er­er­klä­rung an und bekommst so Geld vom Finanzamt zurück. 

Weil es einen erheblichen Aufwand machen würde, für jeden Bürger die Kosten für die Verpflegung unterwegs mit den Kosten in den eigenen vier Wänden zu vergleichen, hat der Gesetzgeber pauschal feste Beträge vorgesehen. Die Höhe dieser Verpflegungs­pauschalen hängt davon ab, wie lange Du von Deiner Wohnung und Deiner „ersten Tätigkeitsstätte“, also Deinem Arbeitsplatz, abwesend warst. 

Achtung: Arbeitest Du an einem Tag im Homeoffice, kannst Du an diesem Tag generell keine Verpflegungs­pauschale geltend machen. Denn Du bist zwar nicht in Deiner „ersten Tätigkeitsstätte“, aber eben doch zuhause. Willst Du die Pauschale, darfst Du also weder zuhause noch in der Firma sein.

Seit der Reisekostenreform 2014 gelten innerhalb Deutschlands nur noch zwei pauschale Sätze (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Einkommensteuergesetz, EStG). Seit 2020 betragen diese Pauschbeträge für den Verpflegungs­mehr­aufwand:

• 28 Euro für jeden Tag, an dem Du mindestens 24 Stunden von Deiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend bist und
• 14 Euro, wenn Du keinen kompletten Tag, aber länger als acht Stunden unterwegs bist. Dieser Betrag gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. 

Das bedeutet: Entweder erstattet Dir Deine Chefin oder Dein Chef die entsprechenden Verpflegungs­pauschalen. Oder, wenn das nicht passiert, setzt Du diese in der Steu­er­er­klä­rung als Werbungskosten ab.

Bedenke aber, dass Absetzen nicht bedeutet, dass Du den Betrag komplett von der Steuer zurückbekommst. Setzt Du etwa 14 Euro als Verpflegungs­mehr­aufwand ab, bekommst Du abhängig von Deinem persönlichen Steuersatz zwischen rund 2 und 6 Euro zurück.

Vor 2020 waren die Werte etwas niedriger, wie Du in der folgenden Tabelle ablesen kannst.

Pauschbeträge für Verpflegungs­mehr­aufwand in Deutschland

Quelle: Paragraf 9 Abs. 4a Satz 3 Einkommensteuergesetz (EStG), (Stand: 31. Oktober 2024)

Wie das konkret aussieht, zeigen wir Dir jetzt an zwei Beispielen. Wie bereits oben erwähnt: Es ist nicht wichtig, wie viel Du für Essen und Trinken ausgegeben hast. Maßgeblich sind immer nur die Verpflegungs­pauschalen. 

Beispiel 1: John verlässt um 8 Uhr seine Wohnung und fährt nicht ins Büro, sondern besucht einen wichtigen Kunden 100 Kilometer entfernt. Er kehrt um 19 Uhr nach Hause zurück und war damit elf Stunden weg. Weniger als ein ganzer Tag, aber mehr als acht Stunden. John hat deshalb einen Verpflegungs­mehr­aufwand von 14 Euro. Keine Rolle spielt dabei, dass John sparsam war und sich einfach belegte Brote von zu Hause mitgenommen hatte. 

Beispiel 2: Katharina fährt am Montag aus beruflichen Gründen von München nach Berlin. Am Donnerstag kehrt sie in die bayerische Landeshauptstadt zurück. Ihr Verpflegungs­mehr­aufwand beträgt demnach: 14 Euro für den Montag als Anreisetag, je 28 Euro für die vollen Tage Dienstag und Mittwoch und 14 Euro für den Donnerstag als Abreisetag. Insgesamt sind das 84 Euro. Auch hier zur Verdeutlichung: Katharina ging in Berlin zwar zweimal richtig teuer essen und zahlte dafür insgesamt 130 Euro. Geltend machen kann sie diese Summe aber nicht, sondern nur die Verpflegungs­pauschale von 84 Euro. 

Falls Du Dich nach diesen Beispielen fragst, was mit den Fahrtkosten und gegebenenfalls den Übernachtungskosten ist: Auch das ist gesetzlich geregelt, ausführliche Informationen dazu findest Du im Ratgeber zu Reisekosten. 

Einige Monate sah es so aus, dass die Verpflegungs­pauschalen 2024 angehoben werden. Im Wachstumschancengesetz gab es 2023 in den verschiedenen Entwürfen sogar zwei verschiedene Steigerungen. Einmal von 28 und 14 Euro auf 30 und 15 Euro, ein anderes Mal sogar auf 32 und 16 Euro.

Doch das umfangreiche Gesetz war sehr umstritten, der Bundesrat lehnte den vom Bundestag bereits verabschiedeten Gesetzentwurf ab und rief den Vermittlungsausschuss an. Und schließlich fand sich im endgültigen Wachstumschancengesetz nichts mehr zum Verpflegungs­mehr­aufwand. Also gab es gar keine Steigerung mehr.  

Die Pauschalen beim Verpflegungs­mehr­aufwand blieben 2024 also genau so, wie sie schon in den Jahren von 2020 bis 2023 waren. Und ob es gleich noch zu schreiben: Es gibt keine Pläne, die Pauschalen für den Verpflegungs­mehr­aufwand 2025 anzuheben. Obwohl mehr als offensichtlich ist, dass sich Essen und Trinken in den letzten paar Jahren deutlich verteuert haben.

Auch wenn Du beruflich im Ausland unterwegs warst, kannst Du Deinen Verpflegungs­mehr­aufwand geltend machen. Die Verpflegungs­pauschalen sind dabei sogar oft höher als in Deutschland - und vor allen Dingen unterscheiden sie sich von Land zu Land. Offiziell heißen diese Pauschalen Auslandstagegelder für den Verpflegungs­mehr­aufwand. Die Beträge passt das Bundesfinanzministerium (BMF) meist jährlich an die Preisentwicklung in den einzelnen Ländern an.

Die Pauschalen für den Verpflegungs­mehr­aufwand 2024 im Ausland kannst Du in diesem BMF-Schreiben vom 21. November 2023 nachlesen. Bist Du zum Beispiel dienstlich in Dänemark unterwegs, beträgt die Pauschale 75 beziehungsweise 50 Euro. Das ist einerseits viel mehr als in Deutschland. Andererseits kosten Essen und Trinken in Dänemark auch mehr als hierzulande. 

Beachte, dass es in einigen Ländern sogar verschiedene Pauschalen für verschiedene Städte oder Regionen gibt. So beträgt in Polen die Verpflegungs­pauschale 2024 in Breslau 33 und 22 Euro sowie in Warschau 29 und 20 Euro. Falls Du in ein Land reist, das in der Liste nicht aufgeführt ist, musst Du die Pauschalen für Luxemburg ansetzen. Für Übersee- und Außengebiete eines Landes, die nicht extra gelistet sind, gilt der Pauschbetrag des Mutterlandes. 

Brauchst Du für die Steu­er­er­klä­rung die Werte aus dem Jahr 2023, musst Du in diesem BMF-Schreiben vom 23. November 2022 nachlesen. Für die Vorjahre entsprechend hier: 2019, 2020 und für 2021. Für das Jahr 2022 waren es die Pauschalen aus dem Jahr 2021.

Wie sich die Anpassungen auswirken, kannst Du gleich am Beispiel Spanien sehen. Dort gibt es zudem Verpflegungs­pauschalen für mehrere Städte oder Regionen. Die erste Zahl ist jeweils die Pauschale für einen kompletten Tag, die zweite für An- und Abreisetage.

Tabelle: Verpflegungs­mehr­aufwand Spanien
 

Quelle: Bundesfinanzministerium (BMF), (Stand: 31. Oktober 2024)

Bisher haben wir sie noch gar nicht erwähnt: die Selbstständigen. Diese haben keinen Vorgesetzten – und müssen deshalb ihren Verpflegungs­mehr­aufwand immer in der Steu­er­er­klä­rung als Betriebsausgaben angeben.

Angestellte können die Verpflegungs­pauschale – wie bereits oben geschrieben – nur geltend machen, wenn der Arbeitgeber diese nicht übernommen hat. Beachte hier, dass es nicht um steuerfreie Zuschüsse beim „normalen“ Mittagessen geht, sondern um Kosten, die bei einer Dienstreise entstehen. 

Was ist bei teilweiser Kostenübernahme?

In allen Fällen gilt: Du musst in der Steu­er­er­klä­rung auch angeben, wenn ein Auftraggeber – eine Kundin oder ein Chef – eine oder mehrere Mahlzeiten während Deiner Dienstreise übernommen hat. Damit reduziert sich die Tagespauschale. Ist es ein Frühstück um 20 Prozent, bei Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent.

Beispiel: Dein Kunde bezahlt Dir Dein Mittagessen. Dann reduziert sich die Pauschale um 40 Prozent, also 11,20 Euro. Es verbleiben dann noch 28 - 11,20 = 16,80 Euro.  

Lohnt sich Verpflegungs­mehr­aufwand immer?

Die Verpflegungs­pauschalen gehören zu den Werbungskosten. Und für diese gibt es die Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le. Dieser auch auch Arbeitnehmer-Pauschbetrag genannte Wert beträgt seit dem Jahr 2023 1.230 Euro. Das heißt, Dein Verpflegungs­mehr­aufwand lohnt sich steuerlich erst, wenn Du mit ihm und allen anderen Werbungskosten mehr als diese 1.230 Euro an Ausgaben hattest. 

Beispiel: Thomas hatte 2023 mehrere Dienstreisen. Für den Verpflegungs­mehr­aufwand kommt er damit auf 308 Euro. Zusätzlich hatte er auch noch Fahrt- und Übernachtungskosten von 684 Euro. Das sind insgesamt zwar schon 992 Euro, aber noch zu wenig, um die Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le zu knacken. Aber wenn Thomas 2023 auch noch an 200 Tagen jeweils 10 Kilometer ins Büro zur Arbeit gefahren ist, kommen dank der Ent­fer­nungs­pau­scha­le noch mal für jeden Kilometer 0,30 Euro dazu. Das sind zusammen 200 x 10 x 0,30 = 600 Euro. Damit hat er insgesamt Werbungskosten von 1.592 Euro, also mehr als 1.230 Euro. 

Du siehst an diesem Beispiel auch: Es ist in jedem Fall besser, wenn die Chefin oder der Chef die Kosten für Verpflegung übernimmt. Dann bekommst Du immer die Pauschalen. Wenn Du den Verpflegungs­mehr­aufwand hingegen bei der Steuer angibst, gibt es im besten Fall einen Teil davon zurück. Und im ungünstigen Fall gibt es gar nichts. Denn wenn Du die Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le insgesamt nicht erreichst, laufen Deine Kosten für den Verpflegungs­mehr­aufwand steuerlich komplett ins Leere.

Geht das Absetzen nur bei Dienstreisen?

Den klassischen Fall kennen wir nun: Du bist dienstlich unterwegs, also weder zuhause noch in der Arbeitsstelle. Dazu reichen schon mehr als acht Stunden am Tag oder eben ein oder mehrere Tage. Es geht aber auch noch länger, wie das folgende Beispiel zeigt:

Du beziehst eine Wohnung, um deutlich näher an Deinem Arbeitsort zu sein – behältst aber Dein bisheriges „Familienheim“, zu dem Du am Wochenende fährst. Diese Wochenendpendler können Fahrtkosten sowie die Miete und die Wohnungseinrichtung der zweiten Wohnung von der Steuer absetzen. Und auch den Verpflegungs­mehr­aufwand, zumindest für die ersten drei Monate nach Einzug. Allein das sind locker um die 1.000 Euro zum Absetzen. Mehr erfährst Du im Ratgeber zur Doppelten Haus­halts­füh­rung.

Das kann sogar bei einem Auslandssemester gelten. Voraussetzung ist, dass die Studienordnung ein Auslandssemester vorsieht und Du bereits Deine zweite Ausbildung machst. Das heißt, Du hast entweder zuvor eine Lehre abgeschlossen oder bist nach Deinem Bachelor im Masterstudium. Dann bleibt die eigentliche Hochschule die „erste Tätigkeitsstätte“ und die doppelte Haus­halts­füh­rung inklusive des Verpflegungs­mehr­aufwands für die ersten drei Monate dürfte in der Steu­er­er­klä­rung als Werbungskosten anerkannt werden. So sieht es zumindest der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 14. Mai 2020 (Az. VI R 3/18). Wie wir weiter oben schon ausgeführt haben, sind die Pauschalen im Ausland zum Teil deutlich höher. In Paris sind es im Jahr zum Beispiel 58 und 39 Euro. 

Verpflegungs­mehr­aufwand auch bei Weiterbildung

Bei einer Fortbildung, die nicht online stattfindet, lassen sich die Verpflegungs­pauschalen ebenfalls absetzen. Es gelten dabei die gleichen Regeln wie bei „gewöhnlichen“ Dienstreisen. Fährst Du zum Beispiel am Freitag zu einem Seminar und kommst am Sonntag zurück, darfst Du für Freitag 14 Euro, für Samstag 28 Euro und für Sonntag 14 Euro, also insgesamt 56 Euro geltend machen. Beachte, dass Du davon unter Umständen etwas abziehen musst, wenn der Seminarveranstalter zum Beispiel das Mittagessen stellt.

Wenn Du eine Steuersoftware oder eine Steuer-App nutzt, findest Du den Verpflegungs­mehr­aufwand in der Regel unter dem Stichwort „Reisekosten“. Hattest Du auswärts eine Fortbildung, dann unter „Fortbildung“ und bei einer doppelten Haus­halts­füh­rung unter eben diesem Begriff. 

Arbeitest Du mit Elster oder füllst die Papierformulare aus, gilt für das Steuerjahr 2023 Folgendes:

• bei Dienstreisen und Fortbildungen in der Anlage N ab Zeile 75,
• bei einer doppelten Haus­halts­füh­rung in der neuen Anlage N Doppelte Haus­halts­füh­rung ab Zeile 25. 

Belege musst Du seit ein paar Jahren nicht mehr ans Finanzamt schicken. Allerdings können die Steuerbeamten Unterlagen anfordern. Hebe deshalb zur Sicherheit alles auf, was Deine Dienstreise, Deine Fortbildung oder Deine doppelte Haus­halts­füh­rung belegen kann. Dazu gehören:

• generell Fahrkarten und Tankquittungen,
• Restaurantquittungen, aber nur um zeigen zu können, dass Du unterwegs warst – denn wie viel Du gezahlt hast, spielt keine Rolle, da Du „nur“ die Verpflegungs­pauschale geltend machst, 
• bei der doppelten Haus­halts­füh­rung Miet- und Arbeits­vertrag sowie
• bei einer Fortbildung eine Teilnahmebestätigung und den Kontoauszug über die gezahlte Gebühr.