Dienstfahrrad versteuern

So funktioniert es mit dem E-Bike vom Chef

Das Wichtigste in Kürze

  • Seit 2012 werden Dienstfahrräder steuerlich weitgehend wie Dienstautos behandelt.
  • Der Arbeitgeber besorgt das (Elektro-)Rad und überlässt es seinem Arbeitnehmer, der es auch privat nutzen darf. Dies sollte in einem Überlassungsvertrag oder einem Zusatz zum Arbeitsvertrag geregelt werden.
  • Die Anschaffung eines hochwertigen Fahrrads als Dienstfahrzeug für Mitarbeiter sowie die laufenden Kosten kann der Arbeitgeber als Betriebsausgaben absetzen.
  • Der Arbeitgeber kann Aufwand sparen, wenn er die Dienstfahrräder least. Der Leasingvertrag läuft in aller Regel über 36 Monate und beinhaltet eine Vollkasko-Versicherung.
  • Eine Kaufoption für den Arbeitnehmer sollte der Leasingvertrag nicht enthalten, weil es sonst sein kann, dass das Finanzamt den Mitarbeiter als wirtschaftlichen Leasingnehmer betrachtet. Dann droht eine Nachzahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.

So gehen Sie vor

  • Als Arbeitnehmer müssen Sie monatlich 1 Prozent des Brutto-Listenpreises als geldwerten Vorteil versteuern, wenn Sie das Dienstfahrrad auch privat nutzen.
  • Anders als beim Dienstwagen brauchen Sie beim Dienstrad für den Weg von der Wohnung zum Arbeitsplatz keinen Aufschlag von 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer versteuern. Dieser fällt nur für E-Bikes und S-Pedelecs an, mit denen Sie schneller als 25 Stundenkilometer fahren können.
  • Für das Pendeln per Rad von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte dürfen Sie für jeden Arbeitstag 30 Cent pro Entfernungskilometer als Entfernungspauschale in Ihrer Steuererklärung geltend machen.
  • Selbst wenn Sie teilweise oder komplett die Leasingrate für ein hochwertiges Dienstrad per Gehaltsumwandlung zahlen, kann sich dies rechnen. Denn damit senken Sie Ihr steuer- und sozialversicherungspflichtiges Bruttogehalt.
  • Vorsicht geboten ist bei Kalkulationen von Leasinganbietern, die versprechen, dass das Rad nach Ablauf des Leasingvertrags günstig übernommen werden kann. Sie müssen dann nämlich einen geldwerten Vorteil versteuern.
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Locker am Stau vorbei und dabei auch noch etwas für die Gesundheit tun – Pendler, die zur Arbeit radeln, sind im Stadtverkehr meist im Vorteil. Andererseits kann ein gutes Fahrrad auch ganz schön ins Geld gehen. Wer von einem E-Bike träumt oder einem Carbon-Rennrad, der muss dafür oft mehrere Tausend Euro einplanen. Doch es gibt eine Möglichkeit, das Traumfahrrad günstiger zu bekommen – wenn der Arbeitgeber mitspielt.

Dienstwagenregeln gelten auch für Fahrräder

Seit 2012 ist das Dienstfahrrad dem Dienstauto steuerlich gleichgestellt („Dienstwagenprivileg“). Als Arbeitnehmer dürfen Sie also mit dem Elektrorad zur Arbeit fahren und nach Feierabend an den Badesee. Für die private Nutzung müssen Sie wie beim Dienstauto 1 Prozent des Listenpreises als geldwerten Vorteil versteuern. Als Listenpreis gilt die auf volle 100 Euro abgerundete unverbindliche Bruttopreis-Empfehlung des Händlers oder Herstellers zum Zeitpunkt, wenn das Rad zum ersten Mal genutzt wird.

Steuerlich gibt es gegenüber dem Firmenauto sogar einen Vorteil: Anders als beim Dienstwagen müssen Sie bei der Gehaltsabrechnung den Anfahrtsweg zur Arbeit nicht versteuern.

Für das tägliche Pendeln von der Wohnung zur Arbeit mit dem Dienstfahrrad dürfen Sie für jeden Entfernungskilometer 30 Cent als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen. Bei einer Distanz von fünf Kilometern und 220 Arbeitstagen kommen im Jahr 330 Euro als Entfernungspauschale zusammen. Diese gilt auch, wenn Sie mit Ihrem privaten Rad zur Arbeit fahren.

Stellt der Arbeitgeber Ihnen beispielsweise ein Pedelec (Elektro-Rad bis 25 Stundenkilometer) mit einem Neupreis von 2.500 Euro zur Verfügung, bekommen Sie monatlich 25 Euro (1 Prozent von 2.500 Euro) als geldwerten Vorteil auf Ihr Gehalt aufgeschlagen. Sie müssen diesen Betrag versteuern und dafür auch Sozialversicherung bezahlen. Im Gegenzug dürfen Sie und in aller Regel ebenso Ihre Familienmitglieder das Rad auch privat nutzen.

Theoretisch könnten Sie anstelle der pauschalen 1-Prozent-Regelung ein Fahrtenbuch führen, in dem Sie dann alle Fahrten mit dem Dienstrad aufzeichnen müssten. Dies scheint jedoch nicht praktikabel zu sein. Der große Aufwand würde sich zudem nur dann rechnen, wenn Sie das Dienstrad nur in geringem Umfang privat nutzen würden. Dabei zählen die Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz als privat.

Lohnsteuerfrei ist das Aufladen Ihres E-Bikes im Betrieb.

Kauf oder Leasing eines Dienstrads

Mittlerweile sollen bundesweit rund 200.000 Dienstfahrräder über die Straßen rollen – Tendenz stark steigend. Dies schreibt Roland Wehl, Geschäftsführer eines Fuhrparkmanagement-Unternehmens in der Fachzeitschrift „NWB“ 37/2016. Insbesondere in den Großstädten, wo Parkplätze rar sind, ist ein Rad häufig die bessere Alternative zum Auto. Neben dem Umweltschutzgedanken kommt noch ein gesundheitliches Argument hinzu: Einer niederländischen Studie zufolge fallen Radfahrer außerdem seltener krankheitsbedingt aus. Und nicht zuletzt kann ein hochwertiges Dienstrad so motivierend sein wie ein klassischer Dienstwagen.

Wünscht sich ein Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung und will der Chef nicht einfach etwas drauflegen, so kann das Dienstfahrrad ein interessantes Modell für einen Kompromiss sein. Schließlich kommt der Arbeitnehmer günstig an ein hochwertiges Rad, und der Arbeitgeber kann die Kosten als Betriebsausgaben absetzen. Kauft er es und stellt er es seinem Mitarbeiter zur Verfügung, kann er den Preis über sieben Jahre abschreiben.

Eine immer häufiger genutzte Alternative ist das Leasing. Spezialisierte Leasinganbieter sind beispielsweise Eurorad, Jobrad, Businessbike, Lease-A-Bike, Mein-Dienstrad, Company Bike Solutions und Leasing-Ebike. Bei einem Vertragshändler des Leasinggebers wählt der Mitarbeiter ein Rad aus.

Die Leasingverträge laufen drei Jahre und beinhalten in der Regel einen Versicherungsschutz bei Unfall und Diebstahl – manche mit, andere ohne Selbstbeteiligung. In manchen Tarifen ist ein Pannenhilfe-Service enthalten. Die monatliche Leasingrate ist abhängig vom ausgewählten Modell und Versicherungstarif. Diese bezahlt der Arbeitgeber, der die Kosten als Betriebsausgaben absetzt.

Leasingnehmer wird der Arbeitgeber. Er sollte in einem Überlassungsvertrag oder einem Zusatz zum Arbeitsvertrag die Vereinbarung mit seinem Mitarbeiter schriftlich festlegen.

Der Arbeitnehmer kann mit seinem Arbeitgeber arbeitsvertraglich eine echte Barlohnumwandlung vereinbaren. Das heißt, statt einen Teil des Gehalts ausbezahlt zu bekommen, erhält der Mitarbeiter künftig als Sachlohn ein Dienstrad, das er auch privat nutzen darf. Dafür behält der Arbeitgeber vom monatlichen Bruttolohn die Leasingrate und die Versicherungsprämie ein. Hinzu kommt 1 Prozent des Listenpreises als geldwerter Vorteil für die Privatnutzung.

Insgesamt sinkt dadurch die Berechnungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherung, sodass der Arbeitnehmer etwas weniger Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bezahlt. Auch der Arbeitgeber zahlt etwas weniger für Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Er kann einen Zuschuss leisten.

Folgendes Beispiel verdeutlicht das Prinzip:

Der Arbeitgeber stellt seinem Mitarbeiter (Bruttomonatsgehalt 3.500 Euro, Steuerklasse I, keine Kirchensteuerpflicht) ein geleastes Fahrrad mit dem Bruttolistenpreis von 2.500 Euro zur Verfügung. Als geldwerten Vorteil hat der Arbeitnehmer monatlich 1 Prozent davon, also 25 Euro, zu versteuern. Die monatliche Gesamt-Leasingrate beträgt 79,37 Euro netto, die der Arbeitnehmer per Barlohnumwandlung (Verzicht auf Gehaltserhöhung) finanziert. Der Arbeitgeber schießt monatlich 25 Euro zu.

Vergleichsrechnung bei Barlohnumwandlung

ohne Rad mit Rad
Bruttogehalt 3.500,00 € 3.500,00 €
abzüglich Leasingrate (Barlohnumwandlung) - 0 € - 79,37 €
Arbeitgeberzuschuss bei Leasing per Barlohnumwandlung + 0 € + 25,00 €
Bruttogehalt nach Barlohnumwandlung 3.500,00 € 3.445,63 €
zuzüglich geldwerter Vorteil + 0 € + 25,00 €
Besteuerungsgrundlage 3.500,00 € 3.470,63 €
abzüglich Lohnsteuer - 556,08 € - 548,00 €
abzüglich Solidaritätszuschlag - 30,58 € - 30,14 €
abzüglich Rentenversicherung - 325,50 € - 322,77 €
abzüglich Krankenversicherung - 290,50 € - 288,06 €
abzüglich Pflegeversicherung - 53,38 € - 52,93 €
abzüglich Arbeitslosenversicherung - 52,50 € - 52,06 €
Nettogehalt 2.191,46 € 2.176,67 €
abzüglich versteuerter geldwerter Vorteil - 0 € - 25,00 €
Auszahlungsbetrag 2.191,46 € 2.151,67 €
Nettobelastung 39,79 €

Quelle: Finanztip-Berechnung mit dem Leasingrechner auf www.eurorad.de vom 16. Januar 2018

Effektiv zahlt der Arbeitnehmer in diesem Beispiel monatlich knapp 40 Euro und kann das Fahrrad uneingeschränkt nutzen.

Der Arbeitgeber sollte sich beim Dienstfahrradmodell finanziell beteiligen. Würde nämlich der Arbeitnehmer allein alle Kosten tragen, dann wäre er wirtschaftlich der Leasingnehmer. Der Fiskus beurteilt dies so, als wäre der Vertrag mit dem Arbeitnehmer geschlossen worden. Der Arbeitgeber muss also für einen steuerlich wirksamen Vertrag zumindest einen Teil der Kosten wirtschaftlich tragen, zum Beispiel Versicherung und Reparaturen oder einen pauschalen monatlichen Zuschuss.

Vorsicht bei einer Kaufoption

Im Leasingvertrag sollte nicht stehen, dass der Arbeitnehmer am Ende der Leasingdauer eine Kaufoption aufs Rad hat. Insbesondere wenn der Arbeitnehmer zudem die Leasingrate über eine Gehaltsumwandlung selbst finanziert, kann es passieren, dass ein Betriebsprüfer dann den Arbeitnehmer als wirtschaftlichen Leasingnehmer einordnet. Die Konsequenz wäre: kein Dienstrad, und der Arbeitgeber müsste Lohnsteuer und Sozialversicherung nachzahlen. Deshalb ist die Kaufoption eine Steuerfalle.

Häufig werben Anbieter mit dem Angebot, dass der Arbeitnehmer zum Ende des Leasingvertrags sein bisheriges Dienstrad sehr günstig privat übernehmen kann – oft muss er nur 10 Prozent des ursprünglichen Neupreises bezahlen. Über die gesamte Laufzeit betrachtet könnte er so deutlich billiger ans Wunschrad kommen, als wenn er es gleich privat gekauft hätte.

Doch diese Rechnung stimmt so nicht. Das Rad ist nämlich nach den drei Jahren meist deutlich mehr wert als nur 10 Prozent seines Kaufpreises. Und der daraus resultierende Preisvorteil gilt als Arbeitslohn von dritter Seite. Diesen muss der Beschäftigte als geldwerten Vorteil versteuern.

Bewertungsunterschied versteuern

Um den geldwerten Vorteil eines günstig übernommenen Dienstrads zu bestimmen, soll grundsätzlich dessen Zeitwert ermittelt werden. Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 17. November 2017 gestattet alternativ eine pauschale Lösung: Am Ende eines Leasingvertrags ist das Rad – nach Meinung der Finanzverwaltung – noch 40 Prozent des Neupreises wert. Der Arbeitnehmer kann es beispielsweise für ein Zehntel dieses Wertes kaufen. Diese Zahlung ist abzuziehen, sodass daraus ein Bewertungsunterschied von 30 Prozent resultiert. Und dieser ist als geldwerter Vorteil zu versteuern, was manche Leasinganbieter aber verschweigen. Der Leasinggeber darf nach dem BMF-Schreiben den geldwerten Vorteil als Lohn von dritter Seite pauschal mit 30 Prozent versteuern (§ 37b EStG). 

Tipp: Wer als Arbeitnehmer der Meinung ist, dass sein übernommenes Dienstrad einen geringeren Restwert als 40 Prozent des Neupreises hat, der kann dies mit einem Gutachten nachweisen.

Die Steuerberatungsgesellschaft felix1.de hat auf ihrer Homepage einen Praxisratgeber Dienstfahrrad veröffentlicht. Dort berechnet sie ein Beispiel, bei dem es ohne Versteuerung des Preisvorteils eine Ersparnis für den Arbeitnehmer von 19,3 Prozent gäbe. Nach der Versteuerung schrumpft diese jedoch auf 4,9 Prozent.

Einige Leasinggesellschaften haben auf diese aktuelle steuerliche Situation reagiert, indem sie das Verfahren und die Konditionen bei der Übernahme geändert haben. Bei Eurorad soll ein Arbeitnehmer, der das Rad kaufen möchte, spätestens einen Monat vor Ablauf der Leasinglaufzeit den Fachhändler darüber informieren. Dann kann er es für 15 Prozent (bislang 10 Prozent) des ursprünglichen Verkaufspreises kaufen; bei Jobrad steigt der Preis von 10 auf 17 Prozent. Der geldwerte Vorteil beträgt dann noch 25 Prozent (Eurorad) beziehungsweise 23 Prozent (Jobrad) des Neupreises. Die pauschale Steuer übernimmt jedoch die Leasinggesellschaft. So kann es für den Arbeitnehmer weiterhin interessant sein, das Rad abzukaufen.

Alternativ kann er das Rad nach drei Jahren abgeben und sich ein neues über den Arbeitgeber besorgen lassen. Dafür kann dann ein neuer Leasingvertrag abgeschlossen werden.

Leasingverträge umfassen manchmal auch die Kosten für Wartung und Reparaturen. Fehlt eine solche Klausel oder wurde das Fahrrad gekauft, muss in der Regel der Arbeitnehmer das Rad in Schuss halten. Natürlich lässt sich mit dem Arbeitgeber auch etwas anderes vereinbaren.

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Welche Modelle als Dienstrad taugen

Alle Fahrräder – auch Mountainbikes und Rennräder – eignen sich als Dienstfahrrad. Außerdem als Dienstrad möglich sind Pedelecs. Das sind Zweiräder mit Elektromotoren, die die Radler mit einer Geschwindigkeit bis 25 Stundenkilometer unterstützen. Hört der Fahrer auf, in die Pedale zu treten, schaltet sich auch der Motor ab. Erlaubt ist allerdings eine Anfahrhilfe bis 6 Stundenkilometer.

Schnelle Pedelecs bis 45 Stundenkilometer gelten hingegen als Kraftfahrzeuge und werden daher genauso wie ein Dienstwagen behandelt. Bei einem solchen Dienstkraftrad müssen Sie dann zusätzlich auch die Fahrten zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte als geldwerten Vorteil mit 0,03 Prozent des Kaufpreises je Kilometer versteuern.

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Finanztip-Chefredakteur
Hermann-Josef Tenhagen

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Artikel verfasst von

Udo Reuß

Finanztip-Experte für Steuern

Der Steuerrechtler und Diplom-Kaufmann Udo Reuß ist bei Finanztip für Steuerthemen verantwortlich. Zuvor war er bei verschiedenen Wirtschafts- und Fachverlagen wie Handelsblatt, F.A.Z.-Verlagsgruppe, Haufe-Lexware und Vogel Business Media tätig – 14 Jahre davon arbeitete er als Chefredakteur von Fachzeitschriften. Aus dem komplexen Steuerrecht zieht er die relevanten Urteile für Steuersparer. Den Autor erreichen Sie unter redaktion@finanztip.de.

Daniel Pöhler

Finanztip-Experte für Mobilität & Digitales

Daniel Pöhler arbeitet hauptsächlich am Finanztip-Newsletter. Seine Schwerpunkte sind Mobilität und digitale Themen. Wie die Telekommunikations-Branche tickt, hat er durch seine Arbeit bei der Fachzeitung Telecom Handel gelernt. Daniel ist Diplom-Kaufmann und lernte das journalistische Handwerk unter anderem an der Akademie der Bayerischen Presse.