Elektronische Patientenakte (ePA) Wichtige Gesundheitsdaten immer im Blick behalten

Die elektronische Patientenakte für alle gesetzlich Versicherten kommt im Januar 2025. Diese Patientenakte ist Dein persönlicher, digitaler Ordner für Diagnosen, Medikamentenpläne und Behandlungen beim Arzt. Kurzum: Du und Deine Ärzte finden dort alle wichtigen Gesundheitsdaten auf einen Blick. So sollen unnötige Doppeluntersuchungen vermieden werden und Du musst Befunde nicht mehr im Umschlag von einer Praxis zur nächsten tragen. Du möchtest das nicht? Kein Problem. Du kannst der Erstellung Deiner ePA widersprechen. Dann erstellt die Kran­ken­kas­se erst gar keine Akte für Dich. 

In der ePA kannst Du Informationen rund um Deine Gesundheit speichern. Du kannst die Patientenakte über eine App Deiner Kran­ken­kas­se steuern. Ärzte, Krankenhäuser, Therapeutinnen oder auch Apotheken können sich mit der ePA schnell einen Überblick über Deine Krankengeschichte verschaffen – das ist besonders in Notfällen sehr hilfreich und kann helfen, doppelte Untersuchungen zu vermeiden. Die App gibt es seit 2021 für alle gesetzlich Versicherten. 

Ab Januar 2025 sollen alle gesetzlich Versicherten eine elektronische Patientenakte bekommen. Geregelt ist das im Digital-Gesetz. Zunächst soll die ePA für alle Versicherten in den Regionen Franken und Hamburg getestet werden. Verlaufen die Tests reibungslos, geht die ePA bundesweit ab dem 15. Februar 2025 an den Start. Möchtest Du keine elektronische Patientenakte haben, dann musst Du rechtzeitig widersprechen. Wie Du beim Widerspruch am besten vorgehst, erfährst Du im vierten Kapitel. 

In der elektronischen Patientenakte kannst Du eine Vielzahl von Informationen wie Befunde, Diagnosen und Arztbriefe speichern lassen. Derzeit entscheidest Du allein, ob und welche Daten gespeichert werden. Ab Januar 2025 müssen Ärzte und Ärztinnen bestimmte Informationen in Deiner ePA hochladen, etwa Befund- und Laborberichte oder Röntgenbilder. Allerdings können sie das nur tun, wenn Du auch eine ePA hast. 

Aber auch mit einer bestehenden ePA darfst Du jederzeit bestimmte Praxen davon ausschließen, Informationen in die ePA hochzuladen oder einzusehen. Du kannst Dokumente auch im Nachhinein löschen lassen. Die Einstellungen dazu kannst Du in der App tätigen. 

Folgende Informationen können in der ePA gespeichert werden: 

• Befundberichte
• Behandlungsberichte
• Diagnosen 
• Röntgen-, CT- oder MRT-Bilder
• Laborbefunde
• Medikationspläne und E-Rezept
• Arztbriefe
• Entlassungsbriefe aus Krankenhäusern
• Therapiepläne
• Erklärung zur Organspende und Patientenverfügungen
• Notfalldaten, etwa zu Allergien und Unverträglichkeiten
• Impfpass
• Zahnbonusheft
• Elektronische Krankschreibungen (eAU)
• Mutterpass
• Kinder-Untersuchungsheft

Du kannst aber auch selbst Informationen hinterlegen, zum Beispiel Aufzeichnungen über Schmerzen oder Blutzuckermessungen.

Notfalldaten kannst Du übrigens auch auf Deiner elektronischen Gesundheitskarte speichern lassen, zum Beispiel notfallrelevante Diagnosen, aber auch Informationen über Allergien, eine bestehende Schwangerschaft, Implantate oder Medikamente, die Du einnimmst. Anders als bei der digitalen Patientenakte können Ärzte, Ärztinnen, Rettungskräfte und anderes medizinisches Personal die Notfalldaten von Deiner Gesundheitskarte in Notsituationen auch ohne Deine Zustimmung einsehen. Ein großer Vorteil, etwa wenn Du bewusstlos bist oder aus anderen Gründen nicht in der Lage, die Informationen aus Deiner ePA freizugeben. Die Notfalldaten auf Deiner Gesundheitskarte speichern und aktualisieren können nur Mediziner und Medizinerinnen. Am besten wendest Du Dich dafür an Deinen Hausarzt oder Deine Hausärztin.

Wenn Du die elektronische Patientenakte haben möchtest, benötigst Du die passende ePA-App Deiner Kran­ken­kas­se. Erst wenn Du Dich in der App vollständig registriert hast, wird Deine Patientenakte angelegt. Neu ab Januar 2025: Deine Kran­ken­kas­se erstellt automatisch eine elektronische Patientenakte für Dich. Es sei denn, Du widersprichst. 

Die App Deiner Kran­ken­ver­si­che­rung kannst Du bei Google Play oder dem Apple Store herunterladen. Für die App benötigst Du in der Regel ein Android-Smartphone mit Betriebssystem ab Android 9 oder ein iPhone ab iOS 16. Dein Smartphone muss außerdem über die Near Field Communication Funktion (NFC) verfügen, die auch beim kontaktlosen Bezahlen zum Einsatz kommt.

Auf der Website der Dienstleistungsgesellschaft für die digitale Infrastruktur Gematik findest Du Informationen zu den Apps der einzelnen Kran­ken­kas­sen. Für die Kran­ken­kas­sen, die im Finanztip-Vergleich 2024 in der Preis-Leistungswertung am besten abgeschnitten haben, haben wir Dir eine Übersicht zusammengestellt.

• HKK: Infos zur ePA-App
• TK: Infos zur ePA-App
• Audi BKK: Infos zur ePA-App
• HEK: Infos zur ePA-App
• Energie-BKK: Infos zur ePA-App
• Big direkt gesund: Infos zur ePA-App

Wie funktioniert die Registrierung in der App?

Nachdem Du die ePA-App Deiner Kran­ken­ver­si­che­rung heruntergeladen hast, legst Du ein Benutzerkonto an. Dazu benötigst Du Deine Versichertennummer, welche sich auf Deiner Versichertenkarte befindet. 

Außerdem musst Du Dich identifizieren. Das ist etwa persönlich in der Geschäftsstelle der Kran­ken­kas­se möglich und mit dem Postident-Verfahren oder der Online-Funktion des Personalausweises. 

Um das Einrichten der ePA-App abzuschließen, benötigst Du in der Regel eine elektronische Gesundheitskarte mit NFC-Funktion. So klappt die Datenübertragung von Deiner Versichertenkarte zur App auf dem Smartphone, welches, wie bereits erwähnt, ebenfalls mit NFC-Technologie ausgestattet sein muss. Gesundheitskarten mit NFC-Funktion erkennst Du an der sechsstelligen Nummer oben rechts auf der Karte unterhalb der Deutschlandfahne. Die Karte und die zugehörige persönliche Identifikationsnummer, kurz: Pin, bekommst Du von Deiner Kran­ken­kas­se.

Kannst Du die ePA ohne App benutzen?

Möchtest Du keine App nutzen, etwa weil Du kein Smartphone oder Tablet hast, ist es schwieriger, aber nicht unmöglich, eine digitale Krankenakte zu verwalten. 

Der große Nachteil dabei: Es ist für Dich wesentlich komplizierter, Deine Daten zu verwalten und einzusehen. Wir empfehlen Dir daher dringend, die ePA per App zu nutzen. Nur so hast Du jederzeit Zugriff auf Deine Gesundheitsdaten und kannst selbst entscheiden, welche Arztpraxen Einsicht in Deine elektronische Patientenakte haben. 

Ohne App musst Du die Ombudsstelle Deiner Kran­ken­kas­se anfragen, Einsicht in Deine ePA zu erlangen. Das ist eine bestimmte Abteilung bei der Kran­ken­kas­se, die sich um die Belange rund um die ePA kümmern soll. Dort kannst Du auch beantragen, wenn ein bestimmter Leistungserbringer keinen Zugriff auf Deine ePA haben soll oder Du bestimmte Dokumente verbergen möchtest. Die Kontaktdaten erfährst Du direkt bei Deiner Kran­ken­kas­se. Wie Du siehst und wie gesagt, ist der Verwaltungsaufwand auf diese Weise sehr viel höher.

Alternativ kannst Du eine Person beauftragen, die ePA auf ihrem Smartphone für Dich zu führen. Die Vertretungsperson kann dann für Dich in der App einstellen, welche Leistungserbringer Zugriff auf Deine ePA bekommen und welche nicht. Die Vertretung kannst Du normalerweise direkt in der App benennen. Details dazu solltest Du bei Deiner Kran­ken­kas­se erfragen.

Wenn Du keine elektronische Patientenakte haben möchtest, musst Du einen Widerspruch an Deine Kran­ken­kas­se schicken. Denn ab Januar 2025 sollen alle gesetzlich Versicherten in Deutschland automatisch eine ePA bekommen. Widersprichst Du, darf die Kran­ken­kas­se keine ePA für Dich erstellen. Das nennt sich auch Opt-out-Regelung. 

Warte zunächst das Schreiben Deiner Kran­ken­ver­si­che­rung ab. Die Kassen müssen ihre Mitglieder vorab ausführlich über die ePA informieren. Du hast dann sechs Wochen Zeit zu widersprechen, wenn Du keine elektronische Patientenakte haben möchtest (§ 342 Abs. 1 Digital-Gesetz). Dazu bietet Dir Deine Kran­ken­kas­se einen Vordruck an, den Du ausgefüllt an die Kasse zurückschickst. Es bringt nichts, schon vor diesem Schreiben zu widersprechen! Du musst dann im Zweifel ein zweites Mal widersprechen, nachdem Du das Schreiben der Kran­ken­kas­se erhalten hast.  

Aber auch nach Errichtung der elektronischen Patientenakte hast Du jederzeit die Möglichkeit, die ePA wieder löschen zu lassen. Dazu schickst Du den Widerspruch an Deine Kran­ken­kas­se und bittest um eine Löschung der ePA. Dann wird die gesamte Akte samt aller darin gespeicherten Daten gelöscht.  

Du allein bestimmst, wer auf Deine elektronische Patientenakte Zugriff hat. Wer Deine Gesundheitsdaten von Dir einsehen darf, kannst Du in der App zur elektronischen Patientenakte ganz detailliert festlegen. Folgende Personen können derzeit Einsicht in Deine ePA nehmen: Ärzte und Zahnärzte, Psychotherapeutinnen und Angestellte in den Praxen. Außerdem können Apotheken und Krankenhäuser auf die ePA zugreifen. In Zukunft sollen weitere Gruppen dazukommen, etwa Kranken- und Altenpfleger, Hebammen und Physiotherapeutinnen. 

Du kannst aber jederzeit in der App einstellen, dass eine bestimmte Arztpraxis keinen Zugriff auf Deine elektronische Patientenakte hat. Du kannst auch bestimmen, dass gewisse Dokumente nur von ausgewählten Praxen eingesehen werden dürfen. Vielleicht möchtest Du nicht, dass Dein Zahnarzt die Informationen Deines Orthopäden einsehen kann? Auch das kannst Du in der App einrichten. Es ist auch möglich, bestimmte Dokumente komplett zu löschen. 

Beachte: Arztpraxen werden ab Januar 2025 automatisch 90 Tage Zugriff auf deine ePA haben, sobald Du Deine Gesundheitskarte in das Kartenlesegerät der Praxis steckst, wenn Du dies nicht über die Einstellungen der App ablehnst. 

Unser Rat: Beschäftige Dich ausgiebig mit der App und teste alle Funktionen. Mache Dir Gedanken dazu, welche Arztpraxen welche Informationen einsehen dürfen. Welche Daten möchtest Du dagegen lieber für Dich behalten oder nur an bestimmte Arztpraxen weitergeben? Tätige dann die entsprechenden Einstellungen in der App. 

Auch Deine Kran­ken­kas­se kannst Du damit beauftragen, die von Dir in Anspruch genommenen Leistungen in der ePA einzutragen und alte Dokumente einzustellen. Die Kran­ken­kas­sen können aber keine Einsicht in Deine Akte nehmen.

Auch private Krankenversicherte können eine elektronische Patientenakte bekommen. Pflicht ist sie aber nicht und außerdem bieten noch nicht alle privaten Kran­ken­ver­si­che­rungen eine ePA an. Die privaten Versicherer arbeiten aktuell an den entsprechenden Apps. Versicherte der Allianz und Signal Iduna können bereits die elektronische Patientenakte nutzen. Weitere Versicherer, darunter die DKV und die Huk Coburg werden nachziehen. Sie arbeiten noch an der Einführung der elektronischen Patientenakte. 

Um die ePA-App Deiner Kran­ken­ver­si­che­rung einzurichten, musst Du zunächst die Krankenversichertennummer, kurz KVNR, bei Deiner Ver­si­che­rung beantragen. Wichtig: Die KVNR ist nicht die Versichertennummer. Die Krankenversichertennummer ist eine neue, zusätzliche Nummer, die Du beantragen musst. Diese kannst Du meist direkt über die App Deiner Kran­ken­ver­si­che­rung beantragen. Sobald Dir die Ver­si­che­rung die Nummer zugesendet hat, kannst Du die ePA-App Deiner Kran­ken­ver­si­che­rung einrichten. 

Die elektronische Patientenakte für Privatversicherte verfügt über ähnliche Funktionen wie die ePA für gesetzlich Versicherte. Ärzte und Ärztinnen können medizinische Daten der Behandlung abspeichern, etwa Befunde, Arztbriefe, Diagnosen und Therapiemaßnahmen. 

Du kannst in der App auswählen, welche Arztpraxis Zugriff auf die Daten haben und selbst Informationen einspeichern können. Bei der Allianz kannst Du zusätzlich Vertraulichkeitsstufen für Dokumente festlegen. Dokumente der Stufe „Normal“ können von allen Praxen, die Du aufsuchst, eingesehen werden. Dokumente der Stufe „Vertraulich“ kannst Du für solche Praxen freigeben, die in das jeweilige Fachgebiet fallen oder ein berechtigtes Interesse an den Dokumenten haben. „Private“ Dokumente kannst Du nur für ganz bestimmte Praxen freigeben. 

Damit Arztpraxen auf Deine ePA zugreifen können, musst Du einen sogenannten Online Check-in durchführen. Der Online Check-in erfolgt über die ePA-App Deiner privaten Kran­ken­ver­si­che­rung. In der Arztpraxis musst Du bei nach einem QR-Code für den Online Check-in fragen und diesen mit der Scan-Funktion Deiner App scannen. Einige Praxen bieten diesen Code auch auf Ihrer Website an. Durch diesen Online Check-in werden Deine KVNR und weitere Daten an die Praxis übertragen. So kann sie auf Deine ePA zugreifen, Einsicht nehmen und selbst Eintragungen vornehmen. Den Online Check-in musst Du je Praxis nur einmal vornehmen. Beim nächsten Besuch kann sie auch ohne erneuten Check-in auf Deine ePA zugreifen.  

Für die ePA gelten hohe Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz, schließlich handelt es sich bei Informationen zu Deinem Gesundheitszustand um wichtige und sehr persönliche Daten. Alle Dokumente in der digitale Patientenakte werden verschlüsselt abgelegt. So haben nur diejenigen Personen und Einrichtungen Zugriff auf Deine ePA, die über eine Berechtigung verfügen. Widersprichst Du der Berechtigung in der App, können diese nicht mehr auf Deine elektronische Patientenakte zugreifen. 

Der Zugriff auf die ePA erfolgt über die Telematikinfrastruktur (TI). Das ist die offizielle Plattform für die Speicherung und Verarbeitung von Gesundheitsdaten in Deutschland. Auf die TI können nur Menschen aus dem Gesundheitswesen zugreifen. Laut der Gematik, die für den Betrieb der TI zuständig ist, werden die Daten durch ein mehrstufiges Sicherheitskonzept geschützt. Viren und andere Schadsoftware sollen so nur schwer in Umlauf gebracht werden können. 

In der ePA-App kannst Du außerdem jederzeit einsehen, wer wann auf welche Deiner Daten zugegriffen hat. In diesem Protokoll sind sämtliche Zugriffe ersichtlich, sowohl von Dir als auch von anderen Einrichtungen. Diese Protokolle werden drei Jahre lang gespeichert, damit Du Missbrauch leicht erkennen kannst.

Bei einem Wechsel der Kran­ken­kas­se kannst Du die ePA zur neuen Kran­ken­kas­se mitnehmen. Egal ob Du zwischen gesetzlichen und privaten Kran­ken­kas­sen oder innerhalb der verschiedenen Kran­ken­kas­sensysteme wechselst. Allerdings musst Du Dich um den Wechsel kümmern, bevor Deine Mitgliedschaft bei der alten Kasse endet. In der Regel musst Du für den Umzug Deiner Daten in der App Deiner bisherigen Kran­ken­kas­se die ePA kündigen. Dann kannst Du auswählen, dass die Daten zur neuen Kasse übertragen werden sollen. Wie der Prozess genau funktioniert, erfährst Du bei Deiner Ver­si­che­rung.