Werbungskosten Checkliste Was Arbeitnehmer alles absetzen können

Zu den Werbungskosten gehört alles, was Du ausgibst, um überhaupt Geld zu verdienen. Dazu gehören Bewerbungsfotos genauso wie die Fahrt zum Vorstellungsgespräch. Wenn Du schon einen Job hast, musst Du vielleicht in eine Fortbildung investieren, um ihn auch zu behalten. Absetzen kannst Du alle beruflich veranlassten Ausgaben, soweit Dein Arbeitgeber sie Dir nicht steuerfrei ersetzt hat. Bereits beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt der Arbeitgeber 1.000 Euro Arbeitnehmer-Pauschbetrag. 

Wenn Du im Jahr diesen Betrag mit Deinen Werbungskosten nicht übersteigst, kannst Du in der Anlage N Deiner Steuererklärung darauf verzichten, einzelne Ausgaben einzutragen. Denn 1.000 Euro berücksichtigt das Finanzamt bei jedem Arbeitnehmer automatisch. 

Arbeitsmittel - Alles, was Du für Deine berufliche Tätigkeit einsetzt, gilt als Arbeitsmittel. Grundsätzlich kann jeder Gegenstand ein steuerlich absetzbares Arbeitsmittel sein, wenn Du ihn mindestens zu 10 Prozent für berufliche Zwecke nutzt. Dazu gehören zum Beispiel Aktentasche, PC, Schreibtisch, selbst bezahlter Bürostuhl, Bücherregal und Fachliteratur.

Du kannst bei einem gemischt genutzten Arbeitsmittel den beruflichen Anteil geltend machen. Bei einem Computer akzeptiert das Finanzamt einen 50-prozentigen Anteil. Belegst Du beispielsweise ein Bücherregal zu drei Viertel mit Fachliteratur, dann darfst Du 75 Prozent als Werbungskosten ansetzen; bei mindestens 90 Prozent sogar die kompletten Anschaffungskosten. 

Gilt das Arbeitsmittel als geringwertiges Wirtschaftsgut, darfst Du die Kosten sofort absetzen. Bei Anschaffungen ab 2018 gilt dies für ein Arbeitsmittel, das netto höchstens 800 Euro beziehungsweise 952 Euro inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer gekostet hat. Bei Anschaffungen bis Ende 2017 liegt der Wert bei 410 Euro netto beziehungsweise 487,90 Euro brutto. 

War das Arbeitsmittel teurer, musst Du es über die Nutzungsdauer abschreiben. Für Möbel gilt beispielsweise 13 Jahre, für einen Computer drei Jahre.

Arbeitszimmer - Für die meisten Steuerzahler ist das häusliche Arbeitszimmer als Steuersparmodell passé. Für diese Kosten gilt nämlich grundsätzlich ein Abzugsverbot. Der Gesetzgeber lässt aber zwei Ausnahmen zu: Wenn Dir für Deine berufliche oder betriebliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kannst Du bis zu 1.250 Euro pro Jahr geltend machen. Wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Deiner gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt, sind Deine Kosten unbeschränkt abzugsfähig.

Bahncard - Hast Du Dir eine Bahncard gekauft, um Deine beruflich veranlassten Reisekosten zu senken? Dann kannst Du den beruflichen Anteil des Preises als Werbungskosten absetzen.

Berufsausbildung - Kosten Deiner eigenen erstmaligen Berufsausbildung oder Deines Erststudiums kannst Du nur begrenzt bis zu 6.000 Euro im Jahr als Sonderausgaben absetzen. Dagegen kannst Du Ausgaben als Werbungskosten in unbegrenzter Höhe berücksichtigt werden, wenn sie

• für eine weitere Berufsausbildung,
• für ein weiteres Studium,
• für ein Erststudium nach einer bereits abgeschlossenen nichtakademischen Berufsausbildung oder
• im Rahmen eines Ausbildungsdienstverhältnisses

entstanden sind.

Berufskleidung - Die Finanzämter erkennen Ausgaben für typische Berufskleidung und deren Reinigung als Werbungskosten an. Darunter fallen beispielsweise Arbeitskittel, Uniform, Blaumann, Sicherheitsschuhe, Arztmantel, Operationshose, Robe und Barett eines Richters sowie die Amtstracht eines Geistlichen. Alle Kleidungsstücke, die Du als herkömmliche „bürgerliche“ Bekleidung nutzen kannst, sind dagegen keine typische Berufskleidung.

Berufsverband - Absetzbar sind auch Deine Beiträge zu Berufsständen und sonstigen Berufsverbänden, beispielsweise die Ärzte- oder die Anwaltskammer, aber auch Gewerkschaften.

Bewerbungen - Wenn Du eine Arbeitsstelle suchst, kannst Du beispielsweise Ausgaben für Inserate, Telefonkosten, Porto, Kosten für Fotokopien von Zeugnissen und nicht erstattete Reisekosten für Vorstellungsgespräche absetzen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Deine Bewerbung Erfolg hatte.

Doktortitel - Promotionskosten erkennt das Finanzamt als Werbungskosten an, wenn sie beruflich veranlasst sind. Auch Kosten einer Habilitation zählen grundsätzlich zu den Werbungskosten.

Doppelte Haushaltsführung - Wer aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt am Beschäftigungsort unterhält, kann seine Ausgaben als Werbungskosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von der Steuer absetzen. Das Finanzamt berücksichtigt Kosten der Zweitwohnung, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen (innerhalb der ersten drei Monate) und Umzugskosten.

Fachliteratur - Die beruflich benötigten Fachzeitschriften und -bücher kannst Du steuerlich absetzen. Lasse Dir auf der Quittung den Titel vermerken, damit Du bei Nachfragen des Finanzamts mögliche Zweifel ausräumen kannst. Tageszeitungen kannst Du in der Regel nicht absetzen.
Wenn Du ein Abonnement nahezu ausschließlich beruflich nutzt, dann gelten die Aufwendungen als Werbungskosten. Dieses Ergebnis erreichte ein Torwarttrainer eines Lizenzfußballvereins, der die Kosten seines Sky-Bundesliga-Abos absetzen durfte (Finanzgericht Düsseldorf, Urteil vom 5. November 2019, Az. 15 K 1338/19 E). Er argumentierte, dass er sein Sky Fußball-Bundesliga-Paket benötige, um sich durch das Sehen von Bundesligaduellen beruflich auf dem Laufenden zu halten. Zunächst hat das Finanzgericht (FG) den Werbungskostenabzug abgelehnt, der Bundesfinanzhof sah dies anders und wies die Finanzrichter an, den konkreten Fall erneut zu prüfen. Und über vier Jahre später gaben sie dem Kläger recht.   

Fahrten zur Arbeit - Deine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte fördert der Gesetzgeber in Form einer Pauschale. Für diesen Weg kannst Du eine Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro für jeden vollen Entfernungskilometer als Werbungskosten von der Steuer absetzen – unabhängig davon, wie Du zur Arbeit und wieder nach Hause gelangst. Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf 4.500 Euro jährlich begrenzt. Wenn Du aber mit Deinem eigenen Pkw oder einem Dienstwagen zur Arbeit fährst, berücksichtigt das Finanzamt auch einen höheren Betrag.

Feierkosten - Die Kosten für eine Feier mit Kollegen, Vorgesetzen und Geschäftsfreunden sind steuerlich absetzbar, falls das Fest zumindest in Teilen beruflich veranlasst war. Im Juli 2015 hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass ein Steuerberater die Ausgaben für eine Feier mit Kollegen und persönlichen Freunden absetzen darf (Urteil vom 8. Juli 2015, Az. VI R 46/14). Er hatte in einer gemieteten Halle 46 Kollegen zu seiner bestandenen Steuerberaterprüfung eingeladen und zugleich 55 Leute aus seinem privaten Umfeld anlässlich seines 30. Geburtstags. Er reichte die Gästeliste beim Finanzamt ein und wollte anteilig die Kosten für Miete und Bewirtung als Werbungskosten abziehen. Sowohl das Finanzamt als auch das Finanzgericht Baden-Württemberg lehnten das ab; der BFH gestattete dies.

Diese steuerzahlerfreundliche Rechtsprechung ist mittlerweile gefestigt, wie das BFH-Urteil vom 20. Januar 2016, Az. VI R 24/15 zeigt. Hier klagte ein Finanzbeamter, der sein 40-jähriges Dienstjubiläum mit seinen Kollegen im Finanzamt feierte. Er lud alle Kollegen per E-Mail dazu ein und durfte die von ihm bestellten und bezahlten Getränke und Häppchen als Werbungskosten absetzen. Denn ein Dienstjubiläum ist ein berufsbezogenes Ereignis, hat der BFH festgestellt. Die Aufwendungen hierfür können nahezu ausschließlich beruflich veranlasst sein, wenn der Arbeitnehmer folgende Bedingungen einhält:

• Der Mitarbeiter tritt als Gastgeber auf und bestimmt die Gästeliste.
• Nachdem die Grenze zwischen Kollege und privaten Freunden fließend sein kann, sollten die beruflichen Gäste nicht individuell, sondern nach einem abstrakten Kriterium eingeladen werden: zum Beispiel alle Kollegen, die gesamte Abteilung, alle Außendienstler, die Senioren oder Azubis der Firma etc.
• Die Feier sollte in Räumlichkeiten des Arbeitgebers stattfinden und idealerweise zumindest in Teilen oder am Rande der regulären Arbeitszeiten, zum Beispiel am Freitagnachmittag.
• Bezüglich des Aufwands sollte sie im üblichen Rahmen gehalten werden. Ein Sekt- und Weinumtrunk mit Häppchen ist auf jeden Fall drin.
• Abgrenzung zu Repräsentationsaufwendungen: Wer Verwandte, persönliche Freunde, Angehörige des öffentlichen Lebens wie Bürgermeister, Stadträte, Journalisten einlädt, muss wissen, dass diese zum privaten Bereich gehören und ihre Einladung einer berufliche Veranlassung zumindest zum Teil widersprechen kann. Zumindest aber der Teil der Kosten, der auf die beruflichen Gäste entfällt, ist absetzbar.

Der Anlass der Feier ist nur eines von mehreren Kriterien. Das Gesamtbild entscheidet, ob und in welcher Höhe Werbungskosten absetzbar sind. Auch Arbeitnehmer können Bewirtungskosten haben.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten, dann darf er bis zu 110 Euro je Teilnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei sponsern. Geschenke bis 60 Euro fließen in diese Betragsgrenze ein. Gibt die Firma mehr als 110 Euro pro Person, muss sie hierfür Lohnsteuer und auch Sozialversicherungsbeiträge abführen.

Fort- und Weiterbildung -Berufliche Fort- oder Weiterbildungskosten kannst Du in voller Höhe als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Das gilt sowohl für Bildungsmaßnahmen in einem schon ausgeübten Beruf als auch für eine Berufstätigkeit in Zukunft (wie die Vorbereitung eines Handwerksgesellen auf die Meisterprüfung). Typische Beispiele sind Lehrgänge, Tagungen und Seminare.

Führerschein - Die Aufwendungen für einen Lkw- oder Busführerschein sind grundsätzlich Werbungskosten. Dagegen zählen die Kosten eines Pkw-Führerscheins zur privaten Lebensführung, auch wenn Du nur mit dem Auto zur Arbeit kommen kannst.

Kapitaleinkünfte - Seit 2009 erhebt der Staat auf Zinsen, Dividenden und andere private Geldanlagen 25 Prozent Abgeltungsteuer. Die tatsächlichen Werbungskosten sind nicht absetzbar. 

Kontoführung - Auf normalen Girokonten finden regelmäßig auch beruflich veranlasste Transaktionen (zum Beispiel die Überweisung des Arbeitslohns) statt. Deshalb sind Kontoführungsgebühren anteilig als Werbungskosten abziehbar. Hier hat sich eine Nichtbeanstandungsgrenze von 16 Euro jährlich durchgesetzt. Die meisten Finanzämter berücksichtigen diesen Betrag auch bei kostenfreien Girokonten.

Kreditkarte - Bestimmt verwendest Du Deine Kreditkarte auch für berufliche Ausgaben. Dann solltest Du einen beruflichen Nutzungsanteil in Prozent ermitteln. Den Kostenanteil, der auf die berufliche Nutzung entfällt, kannst Du als Werbungskosten abziehen.

Meisterprüfung - Wer sich für die Aufstiegsfortbildung zum Meister entscheidet, kann seine Ausgaben als Werbungskosten abziehen.

Rechtsberatung - Deine Beratungskosten und sonstige Rechtsverfolgungskosten (zum Beispiel Prozesskosten) kannst Du von der Steuer absetzen, wenn sie berufsbedingt entstanden sind. Das ist zum Beispiel bei einem Prozess vor dem Arbeitsgericht der Fall. Beruflich bedingt ist auch ein Streit vor dem Finanzgericht um Lohnsteuer oder Werbungskosten.

Reisekosten - Wenn Du aus beruflichen Gründen unterwegs warst, kannst Du die Kosten, die Dir dadurch entstanden sind, als Reisekosten von der Steuer absetzen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten. Typische Beispiele für beruflich veranlasste Reisen sind Seminar-, Kunden- oder Messebesuche.

Sprachkurs - Belegst Du einen Sprachkurs, der konkret mit Deiner Berufstätigkeit zusammenhängt, sind Deine Kosten als Werbungskosten abziehbar. Nur weil der Veranstaltungsort eines Sprachkurses im Ausland liegt, muss das nicht für eine überwiegend private Veranlassung des Kurses sprechen. Das gilt jedenfalls für die Mitgliedstaaten der EU, die EWR-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen) und die Schweiz.

Steuerberatungskosten - Wenn Du Dir eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater leistest, kannst Du den Teil der Kosten absetzen, der durch Lohn oder Gehalt veranlasst ist. Der private Bereich der Steuererklärung (zum Beispiel Hauptvordruck, Anlage Kind etc.) ist seit 2006 Privatvergnügen und wirkt sich nicht mehr steuermindernd aus.

Telefon - Wahrscheinlich nutzt Du Deinen Festnetzanschluss oder Dein Smartphone nicht ausschließlich beruflich. Du darfst Deine Kosten aber in einen – geschätzten – beruflichen und einen privaten Anteil aufteilen. Ohne Einzelnachweise erkennen die meisten Finanzämter 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens aber 20 Euro pro Monat an. Folglich kannst Du bis zu 240 Euro im Jahr pauschal angeben. Einen Anspruch darauf hast Du aber nicht.

Umschulung - Nimmst Du an einer beruflichen Umschulungsmaßnahme teil, sind die Kosten, die Dir dadurch entstehen, Werbungskosten.

Umzug - Deine Umzugskosten sind immer als Werbungskosten abziehbar, wenn Du dem Finanzamt nachweisen kannst, dass der Wohnortwechsel beruflich veranlasst war. Hast Du den Umzug im überwiegenden betrieblichen Interesse Deines Arbeitgebers durchgeführt (zum Beispiel in eine Dienstwohnung), darfst Du keine Nachweisprobleme haben. Das Gleiche gilt, wenn Du eine berufliche Tätigkeit an einem anderen Ort neu aufgenommen hast. Für eine berufliche Veranlassung spricht auch eine Fahrzeitersparnis von mindestens einer Stunde täglich.

Unfall - Wenn Dir auf einer beruflich veranlassten Fahrt beziehungsweise auf der Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Unfall passiert, kannst Du die Kosten der Beseitigung des Schadens an Deinem eigenen und am fremden Fahrzeug sowie etwaige Mietwagenkosten absetzen. Diese Kosten gelten als außergewöhnliche Aufwendungen im Rahmen der allgemeinen Werbungskosten (siehe Seiten 14 und 15 im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 31. Oktober 2013). Ansonsten dürfen neben der Entfernungspauschale keine weiteren Fahrzeugkosten abgesetzt werden, nicht einmal Parkquittungen für das Abstellen des Autos während der Arbeitszeit.

Übrigens: Passiert der Unfall auf dem Weg zur Arbeit und Du musst selbst Krankheitskosten tragen, dann können diese als Werbungskosten statt nur als außergewöhnliche Belastungen abzugsfähig sein (BFH, Urteil vom 19. Dezember 2019, Az. VI R 8/18). Das Gleiche gilt für selbst übernommene Behandlungs- und Fahrtkosten zu Ärzten und Kliniken aufgrund eines Arbeitsunfalls.

Vermietung und Verpachtung - Auch bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung spielen Werbungskosten eine wichtige Rolle. Zu den abziehbaren Kosten zählen zum Beispiel die Abschreibung, Schuldzinsen und Erhaltungsaufwendungen. Tipp: Wer Wohnungen vermietet, sollte seine Immobilie hin und wieder renovieren. Die gesetzliche Definition der Werbungskosten kannst Du in § 9 EStG nachlesen.

Vorhalten einer Wohnung - Ein Arbeitnehmer, der eine Wohnung aus ausschließlich beruflichen Gründen während der Elternzeit vorhält, weil er plant, danach wieder zur Vollzeitstelle zurückzukehren, kann möglicherweise die Mietkosten in dieser Zeit als „Werbungskosten anderer Art“ absetzen.

Dies entschied das Finanzgericht Berlin-Brandenburg in einem Fall einer angestellten Augenärztin, die mit ihrem Lebensgefährten in einer anderen Stadt zusammengezogen ist. Die zweite Wohnung – vermutlich in Berlin – hatte sie während der Elternzeit kaum noch beruflich genutzt, weshalb ein Abzug wegen doppelter Haushaltsführung ausschied. Dennoch gestatteten die Richter einen Werbungskostenabzug. Die Ärztin behielt ihre relativ günstige Wohnung am Beschäftigungsort vorsorglich aus beruflichen Gründen und wegen des angespannten Mietmarkts. Allerdings dürften private Gründe nur eine untergeordnete Rolle spielen. Um dies zu prüfen sei ein strenger Maßstab anzulegen, betonten die Richter (Finanzgericht Berlin-Brandenburg, Urteil vom 1. Juni 2017, Az. 3 K 3278/14; Nichtzulassungsbeschwerde beim Bundesfinanzhof eingelegt: Az. VI B 69/17).

Zinsen - Für die Einkünfte aus Kapitalvermögen (auch Dividenden) hat der Gesetzgeber ab 2009 ein Werbungskostenabzugsverbot eingeführt. Seitdem gibt es die Abgeltungssteuer von pauschal 25 Prozent für Kapitalerträge. Werbungskosten fallen unter den Tisch, abziehen kannst Du nur einen Sparer-Pauschbetrag von 801 Euro (bei zusammenveranlagten Ehepaaren oder eingetragenen Lebenspartnern 1.602 Euro).