Bewirtungsbeleg

Gemeinsam essen gehen und die Kosten als beruflich veranlasst von der Steuer absetzen – so leicht geht das nicht. Weil ein Restaurantbesuch immer den Bereich der privaten Lebensführung berührt, überprüfen Finanzbeamte solche Kosten gründlich und streichen diese auch oft. Dazu kann es leicht kommen, weil Du für den Steuerabzug viele Voraussetzungen erfüllen musst. Die wichtigste ist ein sorgfältig ausgefüllter Bewirtungsbeleg.

Als Bewirtungskosten gelten die Aufwendungen für die betrieblich oder beruflich veranlasste Beköstigung anderer Menschen. Es geht dabei vor allem um Essen und Trinken in Gaststätten. Von den angemessenen Aufwendungen sind nur 70 Prozent als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar. Umsatzsteuerpflichtige können jedoch die gesamte Vorsteuer dafür absetzen. Voraussetzung ist ein Bewirtungsbeleg.

Die Abzugsbeschränkung ist in Paragraf 4 Absatz 5 Nummer 2 Einkommensteuergesetz geregelt. Dort sind auch die näheren Voraussetzungen und Dokumentationspflichten festgeschrieben. Dass grundsätzlich 30 Prozent der Kosten als privat gelten, wird damit begründet, dass der oder die Bewirtende durch den Restaurantbesuch private Kosten für den eigenen Haushalt spart. Schließlich isst er oder sie ja mit.

In aller Regel lässt Du Deine Gäste in einer Gaststätte bewirten. Vom Restaurant benötigst Du eine maschinelle Quittung. Folgende Punkte solltest Du beachten. 

1. Weise die Kellnerin hin, dass Du einen Bewirtungsbeleg benötigst.
2. Auf der Quittung müssen alle verzehrten Speisen und Getränke mit Einzel- und Gesamtpreisen aufgelistet sein.
3. Gut ist auch, wenn das Trinkgeld bereits mit ausgedruckt ist oder vom Kellner bestätigt wurde. Bewegt sich die Höhe des Trinkgelds im üblichen Rahmen von bis zu 10 Prozent, kannst Du es aber auch handschriftlich nachtragen.
4. Auf der Belegrückseite oder im unteren Teil findest Du meist ein Feld, auf dem Du den Anlass der Bewirtung angeben kannst. Sei dabei so konkret wie möglich. Trage zudem die Namen der bewirteten Personen ein.
5. Diese Rechnung musst Du mit Datum unterschreiben.
6. Diese Angaben sind zeitnah zu machen, also innerhalb von circa zehn Tagen.
7. Hast Du keine gedruckte gastronomische Rechnung, musst Du Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen anderweitig schriftlich dokumentieren. Nutze für diesen Bewirtungsbeleg eine Vorlage, die Du leicht im Internet finden kannst. 

Grundsätzlich gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro etwas mildere Nachweispflichten. Bei Quittungen über diesen Betrag hinaus solltest Du Dir eine Rechnung ausstellen lassen, in der Du als Bewirtender namentlich mit Anschrift genannt bist. Auch die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants sollten in diesem Fall auf dem Bewirtungsbeleg stehen.

Als Anlass der Bewirtung gilt nur ein betrieblicher oder beruflicher Zweck. Lapidare Formulierungen wie „Geschäftsessen“, „Informationsgespräch“ oder „Kundenpflege“ im Bewirtungsbeleg lehnt das Finanzamt vermutlich ab. An dieser Stelle musst Du konkreter werden und den geschäftlichen Hintergrund der Bewirtung glaubhaft machen. Nenne zum Beispiel ein konkretes Projekt, um das es beim Essen geht. 

Fehlt nur eine der oben geforderten Angaben auf dem Bewirtungsbeleg, kann das Finanzamt den Steuerabzug verweigern. 

Unternehmer und Unternehmerinnen müssen sich selbst um ihren Umsatz und Gewinn kümmern. Nachvollziehbar ist daher, dass diese Geschäftsfreunde zum Essen einladen, um in angenehmer Atmosphäre etwa über Verträge zu verhandeln. Und dann den Bewirtungsbeleg buchen.

Bist Du angestellt, muss für einen Steuerabzug auch ein beruflicher Anlass für die Bewirtung ausschlaggebend sein. Wer im Außendienst arbeitet und Provisionen erhält oder eine Führungsrolle hat, die erfolgsabhängig entlohnt wird, kann solche Anlässe leichter nachweisen. Aber auch angestellte Journalisten und Journalistinnen können einen Bewirtungsbeleg einreichen, wenn es zum Beispiel um eine konkrete Recherche geht. Es geht immer darum, dass Du glaubhaft machen kannst, dass es den beruflichen Anlass gab - und der Arbeitgeber die Rechnung nicht übernimmt. Dabei gilt auch hier: Ein ordentlich ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist Pflicht.      

Beförderungen, Hochzeiten, Geburten und Geburtstage gelten als private Gründe für Feiern. Lange Zeit galt die glasklare Regel, dass die Kosten für solche Feiern zur Privatsphäre gehören und deshalb nicht absetzbar sind – auch wenn Du mit Kollegen feierst. Das hat sich aber geändert.

Denn gleich drei Gerichtsurteile stellen diese Klarheit infrage: In zwei Fällen erlaubten die Gerichte Steuerpflichtigen, ihre Bewirtungen steuerlich geltend zu machen. Im einen Fall war der runde Geburtstag – neben einem beruflichen Anlass – der Hintergrund einer Feier. Im anderen Fall feierte ein Geschäftsführer seinen Geburtstag ausschließlich mit (ehemaligen) Betriebsangehörigen. In beiden Fällen konnten die Steuerpflichtigen Werbungskosten geltend machen. In einem dritten Fall bejahte der Bundesfinanzhof Werbungskosten bei einem Dienstjubiläum.

Fall 1: Geburtstagsfeier und Steuerberaterbestellung

Im ersten Fall ging es um einen Steuerberater, der seine offizielle Bestellung sowie seinen 30. Geburtstag als Anlässe nutzte, um gemeinsam mit 46 Kollegen seiner Kanzlei sowie mit 53 Freunden und Familienangehörigen in einer angemieteten Stadthalle zu feiern. Dies belegte er anhand einer Teilnehmerliste, die er dem Finanzamt vorlegte.

Für die Bewirtungskosten seiner Kollegen erkannte der Bundesfinanzhof (BFH) einen beruflichen Anlass an (Urteil vom 8. Juli 2015, Az. VI R 46/14). Die Gesamtkosten seien aufteilbar in einen privaten und einen beruflichen Teil. Demnach können die Bewirtungskosten für die Kollegen Werbungskosten sein. Zur Voraussetzung machte der BFH allerdings, dass die Einladungen nach abstrakten berufsbezogenen Kriterien ausgesprochen werden, zum Beispiel, wenn sie allen Mitarbeitern einer Abteilung oder eines Kanzleistandorts gelten.

Fall 2: Geburtstag

Dieses Urteil war ausschlaggebend für ein weiteres Urteil des BFH vom 10. November 2016 (Az: VI R 7/16). 

Damit erlaubt es einem Steuerpflichtigen, die Kosten eines runden Geburtstags als Werbungskosten abzusetzen. In dem Fall handelte es sich um einen Geschäftsführer, der in betrieblichen Räumen ausschließlich (ehemalige) Mitarbeiter und den Aufsichtsratsvorsitzenden zu einer Feier geladen hatte. Die Kosten hielten sich mit 35 Euro pro Person im Rahmen. Zusätzlich veranstaltete der Geschäftsführer noch weitere Geburtstagsfeiern im privaten Kreis.

Das zuständige Finanzgericht kam zum Schluss, dass die Kosten für die Feier im beruflichen Umfeld Werbungskosten sind. Der BFH wies eine Revision gegen das Urteil zurück.
Der eigentliche Anlass sei zwar ein privater, doch das Gesamtbild spreche für eine berufliche Veranlassung. Der Geschäftsführer habe mit der Feier zu einem guten Betriebsklima beigetragen. Kurz darauf sollte sich entscheiden, ob sein Vertrag verlängert wird. Letztlich habe er also mit dieser Maßnahme seine Einnahmen gesichert.

Fall 3: Dienstjubiläum

Doch diese steuerzahlerfreundliche Rechtsprechung ist mittlerweile gefestigt, wie ein weiteres BFH-Urteil vom 20. Januar 2016 zeigt (Az. VI R 24/15). Es klagte ein Finanzbeamter, der sein 40-jähriges Dienstjubiläum mit seinen Kollegen im Finanzamt feierte.

Per E-Mail lud er alle Kollegen dazu ein und durfte die von ihm bestellten und bezahlten Getränke und Häppchen als Werbungskosten absetzen. Denn ein Dienstjubiläum ist ein berufsbezogenes Ereignis, hat der BFH festgestellt.

Die Aufwendungen dafür können nahezu ausschließlich beruflich veranlasst sein, wenn Du folgende Voraussetzungen erfüllt:

1. Du trittst als Gastgeber oder Gastgberin auf und bestimmst die Gästeliste.
2. Nachdem die Grenze zwischen Kolleginnen und privaten Freunden fließend sein kann, sollten die beruflichen Gäste nicht individuell, sondern nach einem abstrakten Kriterium eingeladen werden: zum Beispiel alle Kollegen und Kolleginnen, die gesamte Abteilung, alle Außendienstler, die Ehemaligen oder die Azubis der Firma.
3. Die Feier sollte in Räumlichkeiten der Firma stattfinden und idealerweise zumindest in Teilen oder am Rande der regulären Arbeitszeiten, zum Beispiel am späten Nachmittag unter der Woche oder in der Mittagspause.
4. Bezüglich des Aufwands sollte sie im üblichen Rahmen gehalten werden. Ein Umtrunk mit Sekt und Wein mit Häppchen ist auf jeden Fall drin.
5. Abgrenzung zu Re­prä­sen­ta­tions­auf­wen­dung­en: Wer Verwandte, den privaten Freundeskreis, Angehörige des öffentlichen Lebens wie Bürgermeister, Stadträte, Journalistinnen einlädt, muss wissen, dass diese zum privaten Bereich gehören und ihre Einladung einer berufliche Veranlassung zumindest zum Teil widersprechen kann. Zumindest aber der Teil der Kosten, der auf die beruflichen Gäste entfällt, ist absetzbar.

Der Anlass der Feier ist nur eines von mehreren Kriterien. Das Gesamtbild entscheidet, ob und in welcher Höhe Werbungskosten absetzbar sind.

Falls Du Bewirtungsaufwendungen mit eindeutigem beruflichem Hintergrund hast, solltest Du diese in Deiner Steu­er­er­klä­rung immer angeben. Achte dabei immer auf sorgfältig ausgefüllte Bewirtungsbelege und bewahre diese auf. Du musst sie nur auf Anforderung des Finanzamts vorlegen. Hast Du mit anderen Werbungskostenbereits die Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le​​​​​​​ von 1.230 Euro (1.200 Euro im Jahr 2022) überschritten, gilt die einfache Regel: Jeder Bewirtungsbeleg zählt. 

Auch Abschiedsfeiern mit Kollegen zählen dazu. Wenn das Finanzamt diese nicht anerkennt, solltest Du binnen eines Monats mit Verweis auf die entsprechenden BFH-Urteile Einspruch einlegen und Deinen Steuerbescheid zumindest in diesem Punkt offen halten.