Ehrenamtspauschale Aufwandsentschädigung im Ehrenamt: 840 Euro steuerfrei

Knapp 40 Prozent der Bundesbürgerinnen und Bundesbürger ab 14 Jahren engagieren sich ehrenamtlich. Das hat das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend für das Jahr 2019 ermittelt. 28,8 Millionen Menschen sind bei der Feuerwehr, in Sportvereinen, in Kirchen sowie in kulturellen oder sozialen Einrichtungen aktiv. Sie machen das nicht, um Geld zu verdienen, sondern aus Freude und der Sinnhaftigkeit ihrer Arbeit. Ohne die freiwilligen Helfer würde vieles nicht laufen. Darum hat die Politik Anreize geschaffen. Einer davon ist der Ehrenamtsfreibetrag, auch Ehrenamtspauschale genannt: Seit 2021 dürfen Ehrenamtliche für ihre freiwillige Mitarbeit eine Aufwandsentschädigung bis zu 840 Euro im Jahr annehmen, ohne dass Sozialabgaben oder Steuern fällig werden. Zuvor waren es 720 Euro.

Bis 840 Euro ist die Aufwandsentschädigung im Ehrenamt steuerfrei. Wichtig: Der Freibetrag ist ein Jahresbetrag. Er ist daher nicht zeitanteilig aufzuteilen, wenn Du die begünstigte Tätigkeit nur wenige Monate ausübst. Der Freibetrag wird allerdings auch dann nur einmal gewährt, wenn Du mehrere begünstigte Tätigkeiten ausübst. 

Für bestimmte ehrenamtliche Tätigkeiten gibt es sogar die Übungsleiterpauschale von 3.000 Euro, bis 2020  noch 2.400 Euro. Diese fördert Tätigkeiten insbesondere im pädagogischen Bereich, also als Ausbilder, Trainer, Chorleiter oder Vortragsreferent. Andere Tätigkeiten können steuer- und so­zial­ver­si­che­rungs­frei mit der Ehrenamtspauschale vergütet werden. Die Regelungen zur Ehrenamtspauschale findest Du in Paragraf 3 Nummer 26a Einkommensteuergesetz (EStG).

Wann liegt eine nebenberufliche Tätigkeit vor?

Dein Ehrenamt gilt als nebenberufliche Tätigkeit, wenn Du dafür im Kalenderjahr nicht mehr als ein Drittel der Zeit aufwendest, die Du für Deinen Hauptberuf verwendest. Dieser Hauptberuf muss keine bezahlte Arbeit im steuerrechtlichen Sinne sein. Das heißt, Du kannst eine nebenberufliche Tätigkeit auch als Hausfrau/Hausmann, Rentner, Student oder Arbeitsloser ausüben.

Was sind begünstigte Tätigkeiten?

Im Gegensatz zum Übungsleiterfreibetrag gibt es beim Ehrenamtsfreibetrag keine Vorgabe, welche Tätigkeit begünstigt ist. Einzige Voraussetzung ist, dass Du Dein Ehrenamt im ideellen Bereich, also in der Vereinsarbeit, oder in einem Zweckbetrieb ausübst. Das sind zum Beispiel Alten- und Pflegeheime, Mahlzeitendienste, Religionsgemeinschaften, Jugendherbergen oder Werkstätten für behinderte Menschen. Die genaue Definition für Zweckbetriebe findest Du in den Paragrafen 65 bis 68 der Abgabenordnung (AO).

Tätigkeiten im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sind nicht begünstigt. Ebenso ausgenommen vom Ehrenamtsfreibetrag sind aktive Sportler.

Beispiele für begünstigte Tätigkeiten:

• Vorsitzender, Geschäftsführer, Schatzmeister, Referent für Öffentlichkeitsarbeit, Jugendleiter,
• Bürokraft in der Geschäftsstelle,
• Hausmeister, Platzwart, Gerätewart, Reinigungskraft - sofern die Räume, Plätze oder Geräte dem ideellen Bereich oder dem Zweckbetrieb zugeordnet sind.

Beispiele für nicht begünstigte Tätigkeiten:

• Verkauf von Speisen oder Getränken bei einer Vereinsveranstaltung oder in der Vereinsgaststätte,
• Verkauf von Sportartikeln im vereinseigenen Laden,
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von geselligen Veranstaltungen, für die ein Eintrittsgeld erhoben wird,
• Gewinnung von Partnern für Banden- oder Trikotwerbung sowie Anzeigen in der Vereinszeitung.

Öffentlich-rechtliche oder gemeinnützige Körperschaft

Anspruch auf den Ehrenamtsfreibetrag hast Du nur, wenn Du im Dienst einer öffentlich-rechtlichen oder einer gemeinnützigen Körperschaft beschäftigt bist. Als öffentlich-rechtliche Körperschaft gelten unter anderem Universitäten, Fachhochschulen, Schulen und Volkshochschulen; eine gemeinnützige Körperschaft ist beispielsweise ein Sportverein, der Sportbund oder ein Sportverband.

Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke

Um vom Freibetrag profitieren zu können, muss Dein Ehrenamt zudem im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich angesiedelt sein.

Organisationen mit einem gemeinnützigen Zweck sind darauf ausgerichtet, die Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet selbstlos zu fördern. Beispiele sind:

• Förderung der Jugend- und Altenhilfe,
• Förderung des Denkmalschutzes und der Denkmalpflege,
• Förderung des Tierschutzes sowie die
• Förderung der Gleichberechtigung von Frauen und Männern.

Einen mildtätigen Zweck verfolgst Du mit Deinem Ehrenamt, wenn Du Menschen unterstützt, die wegen ihres geistigen, seelischen oder körperlichen Zustands oder ihrer wirtschaftlichen Lage Hilfe benötigen.

Als förderungswürdige kirchliche Aufgaben können Predigtdienst, Religionsunterricht oder die Verwaltung des Kirchenvermögens gelten.

Eine detaillierte Liste der Aufgaben, die als gemeinnützig, mildtätig oder als kirchliche Zwecke anerkannt sind, findest Du in den Paragrafen 52 bis 54 AO.

Kein weiterer Freibetrag für dieselbe Tätigkeit

Wenn Du für Deine ehrenamtliche Tätigkeit bereits eine Aufwandsentschädigung aus öffentlichen Kassen erhältst und den Übungsleiterfreibetrag nutzt, kannst Du nicht zusätzlich vom Ehrenamtsfreibetrag profitieren. Bekommst Du beispielsweise für Dein Ehrenamt als Jugendtrainer Deines Sportvereins die Übungsleiterpauschale von 3.000 Euro und dazu weitere 840 Euro als Ehrenamtspauschale, musst Du die 840 Euro versteuern. Eine Kombination der beiden Freibeträge ist in diesem Fall nicht möglich. Ganz anders kann es aussehen, wenn Du zwei verschiedene Tätigkeiten ausübst. Mehr dazu in diesem Abschnitt.

Auch freiwillige Helferinnen und Helfer in Impfzentren konnten entweder die Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale als Aufwandsentschädigung geltend machen. Die Übungsleiterpauschale kam für Dich infrage, wenn Du direkt an der Impfung beteiligt warst – in Aufklärungsgesprächen oder beim Impfen selbst. Die Ehrenamtspauschale steht Dir hingegen zu, wenn Du in der Verwaltung oder Organisation geholfen hast. Weitere Informationen hat das Finanzministerium Baden-Württemberg zusammengefasst. 

Die Ehrenamtspauschale ist zwar steuerfrei, Du musst sie aber trotzdem in Deiner Steu­er­er­klä­rung angeben. Weil die Pauschale keiner bestimmten Einkunftsart zugeordnet ist, gehört Deine Aufwandsentschädigung dorthin, wo Du auch Deine Einnahmen aus dem Hauptberuf einträgst. 

Wie läuft es für Arbeitnehmer?

Als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer trägst Du Deine steuerfreie Aufwandsentschädigung oder Einnahmen bis zu 840 Euro in der Anlage N in Zeile 22 ein. Das gilt für die Steu­er­er­klä­rung für das Jahr 2023. Wenn die Zahlungen, die Du steuerfrei erhalten hast, den Ehrenamtsfreibetrag übersteigen, trägst Du den übersteigenden Betrag als Arbeitslohn in Zeile 21 der Anlage N ein. Deine Aufwendungen kannst Du ab Zeile 30 angeben.

Möglich wäre auch, die Einnahmen als sonstige Einkünfte gemäß Paragraf 22 EStG zu versteuern. Diese trägst Du dann in der Anlage SO ein.

Was müssen Selbstständige beachten?

Wenn Du selbstständig tätig bist, trag Deine Einnahmen aus der nebenberuflichen Tätigkeit und steuerfreien Aufwandsentschädigungen in der Zeile 38 der Anlage S ein, einen steuerpflichtigen Gewinn zusätzlich auch auf der ersten Seite der Anlage S, zum Beispiel in die Zeile 4 oder 11. Die Zeilenangaben gelten auch hier für die Steu­er­er­klä­rung 2023.

Bleiben die Einnahmen wegen der Ehrenamtspauschale steuerfrei, dann musst Du keine Einnahmen-Überschussrechnung (Anlage EÜR) abgeben. Dies gilt aber nicht, wenn die Einnahmen höher sind oder wenn Du zusätzlich zur Pauschale Betriebsausgaben geltend machst. Bei einem Überschuss von mehr als 410 Euro musst Du die Anlage EÜR elektronisch an das Finanzamt übermitteln.

Hier erfährst Du, wie Du dafür sorgst, dass Deine Aufwandsentschädigung steuerfrei bleiben kann und wie sich andere Einkünfte darauf auswirken.

Kombination von Ehrenamtsfreibetrag und Übungsleiterpauschale

Übst Du unterschiedliche Ehrenämter aus, die gesondert vergütet werden, kannst Du zusätzlich zur Übungsleiterpauschale auch von der Ehrenamtspauschale profitieren. Das ist dann zum Beispiel der Fall, wenn Du als Trainer für einen Sportverein tätig bist mit bis zu 3.000 Euro Pauschale und außerdem dessen Kasse verwaltest mit bis zu 840 Euro Pauschale. Du kannst also seit dem Jahr 2021 im besten Fall 3.840 Euro Aufwandsentschädigung erhalten - steuerfrei. 

Kombination von Ehrenamtspauschale und Minijob

Anspruch auf die Ehrenamtspauschale hast Du auch, wenn Du geringfügig beschäftigt bist. Den Freibetrag kannst Du Dir entweder blockweise zum Beschäftigungsbeginn oder am Anfang des Jahres auszahlen lassen. Oder Du teilst ihn auf und stockst Dein steuerfreies Minijobgehalt von bis zu 538 Euro um bis zu 70 Euro monatlich auf. Das entspricht 840 Euro im Jahr. 

Aufwands- und Rückspende absetzen

Wenn Du als ehrenamtlicher Mitarbeiter kein Geld von Deiner Organisation annehmen möchtest, kannst Du eine Verzichtserklärung aussprechen. Damit Du diese Aufwandsspende als Sonderausgabe absetzen kannst, musst Du jedoch einige Bedingungen erfüllen. Wichtig ist, dass Dir eine Bezahlung ernsthaft angeboten wurde und Du nicht von vorneherein darauf verzichten solltest. In einer schriftlichen Vereinbarung muss stehen, dass Du Anspruch auf Ersatz Deiner Aufwendungen hast, Du aber auf diese Aufwandsentschädigung freiwillig verzichtest. Nachträglich ausgestellte Bescheinigungen erkennen die Finanzämter in der Regel nicht an.

Früher galt: Wird die Ehrenamtspauschale, die Übungsleiterpauschale oder ein anderer Aufwendungsersatz regelmäßig – meist monatlich – gezahlt, musste auch im Fall einer Rückspende der Verzicht regelmäßig erklärt werden, und zwar alle drei Monate. Dann hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Schreiben vom 24. August 2016 festgelegt, dass hierfür eine jährliche Verzichtserklärung genügt.

Von einer Rückspende spricht man, wenn das Geld zunächst ausbezahlt wurde und Du es danach an die Organisation spendest. Der Verein, für den Du tätig bist, stellt dafür eine Spendenbescheinigung aus. Diesen Betrag gibst Du in Deiner Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung in der Anlage Sonderausgaben an.

Aufwendungsersatz geltend machen

Unabhängig davon, ob Du für Dein Ehrenamt eine Aufwandsentschädigung bekommst oder nicht, hast Du immer Anspruch darauf, einzelne Aufwendungen für das Ehrenamt ersetzt zu bekommen. Dabei geht es beispielsweise um Reisekosten wie Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dung­en, Gebühren für Telefongespräche oder Materialkosten. Deine Auslagen musst Du dann einzeln nachweisen können. 

Arbeitnehmer-Pauschbetrag nutzen

Sofern Du nicht bereits woanders angestellt bist, solltest Du die ehrenamtliche Tätigkeit als Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin ausüben. Vereinbare mit der gemeinnützigen Organisation einen schriftlichen Arbeits­vertrag. Dann steht Dir für diese Tätigkeit im Jahr 2023 der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro zu. Diese bleibt zusätzlich zur Ehrenamtspauschale steuerfrei. Davon profitieren insbesondere Studenten und Hausfrauen. Du kannst dann 2023 als Ehrenamtlicher insgesamt 2.070 Euro einnehmen, ohne dafür Steuern zu zahlen.

Was ist mit Werbungskosten?

Falls Deine tatsächlichen Aufwendungen nicht erstattet wurden, die Dir im Rahmen des Ehrenamts entstanden sind, ist in eingeschränktem Umfang der Abzug von Werbungskosten oder Betriebsausgaben möglich. Grundsätzlich dürfen Ausgaben, soweit sie mit steuerfreien Einnahmen in unmittelbarem wirtschaftlichen Zusammenhang stehen, nicht als Werbungskosten abgezogen werden (§ 3c EStG).

Es gibt im Einkommensteuergesetz jedoch eine Ausnahmeregelung (§ 3 Nr. 26a Satz 3 EStG): Überschreiten die Einnahmen den steuerfreien Betrag, dürfen die mit dem Ehrenamt in unmittelbarem wirtschaftlichen Zusammenhang stehenden Ausgaben nur insoweit als Werbungskosten abgezogen werden, als sie den Betrag der steuerfreien Einnahmen übersteigen.

Ob mit „steuerfreier Betrag“ die tatsächlich steuerfrei ausgezahlte Vergütung oder der Freibetrag gemeint ist, ist umstritten. Im Ausnahmefall kann es sein, dass das Finanzamt einen Verlust aus einer nebenberuflichen Tätigkeit akzeptieren muss. Das gilt jedenfalls, wenn eine Gewinnerzielungsabsicht vorliegt und perspektivisch aus der Tätigkeit ein Überschuss erzielbar ist. Das lässt sich aus zwei Urteilen des Bundesfinanzhofs schließen. Der BFH hat den Verlust anerkannt, wenn die Aufwendungen über dem Freibetrag liegen (Urteil vom 20. Dezember 2017, Az. III R 23/15) und wenn sie höher als die Einnahmen sind, aber niedriger als der Freibetrag (Urteil vom 20. November 2018, Az. VIII R 17/16). 

Faktisch möglich ist jedenfalls, dass Ausgaben dazu führen können, dass Du aus Deiner Ehrenamtstätigkeit einen Verlust erwirtschaftest und dieser mit den positiven Einkünften – beispielsweise dem Lohn als Angestellter – verrechnet wird. Konsequenz: Falls Du als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer bereits die Wer­bungs­kos­ten­pau­scha­le von 1.230 Euro ausschöpfst, mindern die Werbungskosten aus Deinem Ehrenamt insgesamt die Einkommensteuer des betreffenden Jahres. 

Im Ratgeber Übungsleiterpauschale findest Du einige Berechnungsbeispiele, die aus Urteilen von Finanzgerichten stammen. Zudem nennen wir dort die Aktenzeichen der Urteile zur Übungsleiterpauschale.

Freigrenze bei sonstigen Einkünften nutzen

Die Einnahmen aus der nebenberuflichen Tätigkeit können als „sonstige Einkünfte“ qualifiziert werden.

Beispiel: Ein nebenberuflich tätiger Amateur-Schiedsrichter bekommt im Jahr 900 Euro als Aufwandsentschädigung. Zunächst ist die Ehrenamtspauschale von 840 Euro davon abzuziehen. Die verbleibenden 60 Euro liegen unter der Freigrenze von 256 Euro, die Paragraf 22 Nummer 3 Satz 2 EStG vorsieht. Bis 256 Euro im Jahr darf jeder Steuerpflichtige steuerfrei einnehmen. Ergebnis: Der Schiedsrichter muss auf die 900 Euro keine Steuern zahlen. Seit 2021 könnte er also bis zu 1.096 Euro steuerfrei als sonstige Einkünfte einnehmen.

Ausführungen zu steuerfreien Einnahmen aus ehrenamtlicher Tätigkeit aus Sicht der Finanzverwaltung findest Du in einem BMF-Schreiben vom 21. November 2014.