Mahngebühren und Inkassokosten So wehrst Du Dich gegen überhöhte Mahngebühren

Mahngebühren entstehen, wenn Du Deine Rechnung nicht rechtzeitig zahlst und der Gläubiger Dir eine Mahnung schicken muss, um Dich an die Zahlung zu erinnern. Die Kosten, die ihm durch das Anschreiben oder die E-Mail entstehen, kann er von Dir als Mahngebühren erstattet verlangen. 

Um Mahngebühren zu verhindern, solltest Du Deine Rechnungen pünktlich zahlen. Du kannst bei Abos auch ein Sepa-Lastschriftmandat erteilen, damit immer rechtzeitig der Betrag von Deinem Konto abgebucht wird. So verlierst Du nicht den Überblick und musst nicht mehr zahlen als notwendig.

Mahngebühren dürfen nur so hoch sein wie die tatsächlichen Kosten der Mahnung, zum Beispiel für Papier und Porto. Es gibt zwar keine gesetzliche Grenze, aber Gerichte haben in vielen Urteilen die Höhe von Mahngebühren begrenzt. 

Eine Mahngebühr zwischen zwei und drei Euro kann angemessen sein. Dazu muss das Unternehmen allerdings im Zweifel darlegen, wie teuer die Mahnung wirklich war. Der Bundesgerichtshof hat im Fall eines Stromversorgers entschieden, dass lediglich 0,76 Euro pro Mahnung gerechtfertigt gewesen wären.

Mahngebühren von zehn Euro sind unzulässig. Die verlangte das Unternehmen Ticketbande, ein Portalbetreiber für Eintritts- oder Konzertkarten auf dem Zweitmarkt (LG Erfurt, 30.09.2021, Az. 3 O 489/21).

Das Versandhandelsunternehmen Otto hat sogar monatlich zehn Euro für eine automatisierte Mahnung verlangt, was weder vereinbart war noch sich aus dem Kleingedruckten ergab (OLG Hamburg, 22.12.2021, Az. 15 U 14/21).

Wichtig: Pauschale Gebühren müssen vertraglich vereinbart sein (OLG Dresden, 07.01.2025, Az. 14 UKl 2/24). Sie sind unzulässig, wenn sie höher sind als der zu erwartende Schaden (§ 309 Nr. 5a BGB). Allgemeine Verwaltungskosten für Personal oder Computer dürfen nicht in die Mahnpauschalen einkalkuliert werden.

Quelle: Finanztip-Recherche (Stand: Juli 2026)

Welche unzulässigen Mahnpauschalen haben Stromversorger verlangt?

Quelle: Finanztip-Recherche (Stand: Juli 2026)

Welche Mahngebühren verlangen Reiseanbieter?

Reiseanbieter verlangen in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen oft pauschale Mahngebühren, die zu hoch sind. Die TUI Deutschland GmbH verlangte für Neubuchungen seit 1. November 2014 für die zweite Mahnung 20 Euro. Das  entspricht nicht den Grundsätzen der Rechtsprechung.

Eine Bearbeitungsgebühr bei verspäteter Zahlung dürfen Unternehmen auch nicht verlangen. Die Unister GmbH verlangte bis zu 50 Euro, falls ein Kunde wegen Rückgabe der Lastschrift nicht rechtzeitig zahlte – zu Unrecht (LG Leipzig, 30.04.2015, Az. 8 O 2084/14).

Wie hoch dürfen Mahngebühren vom Staat sein?

Der Staat darf bei Bußgeldern, Rundfunkbeiträgen oder der Kfz-Steuer oder Einkommensteuer höhere Mahngebühren als private Unternehmen verlangen. Das nennt sich dann Säumniszuschlag. Verspätungszuschläge entstehen kraft Gesetzes, wenn Du Deine Steuern nicht bis zum Ablauf des Fälligkeitstages gezahlt hast. Auch ohne Mahnung gerätst Du in Verzug. Es gibt allerdings eine Schonfrist von drei Tagen (§ 240 Abs. 3 AO). Es ist trotzdem ratsam, die Steuern umgehend zu überweisen, um weitere Kosten zu vermeiden.

Auf Bundesebene gilt das Verwaltungs-Vollstreckungsgesetz. Dort ist geregelt, dass Mahngebühren 0,5 Prozent des Mahnbetrages betragen dürfen, mindestens jedoch fünf Euro und höchstens 150 Euro (§ 19 Abs. 2 VwVG).

Mahngebühren musst Du dann nicht zahlen, wenn sie zu hoch sind. Du solltest Mahngebühren über drei Euro genau prüfen und Dich gegen überhöhte Forderungen wehren. Schreib den Mahnenden an und weise ihn auf die Urteile hin.

Du kannst einen konkreten Nachweis für die Kosten verlangen. Bezahl Deine Rechnung, aber ohne Mahnkosten. Du riskierst nur, dass Du nochmal Post bekommst. Das Unternehmen wird wegen der Mahnpauschale wahrscheinlich kein gerichtliches Verfahren anstrengen.

Meist lohnt es sich nicht, eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt einzuschalten. Du kannst Dich bei zu hohen Mahnpauschalen aber an eine Verbraucherzentrale vor Ort wenden.

Um Mahngebühren zurückzuholen, die Du zu Unrecht gezahlt hast, kannst Du unser Musterschreiben herunterladen und mit Deinen persönlichen Angaben ergänzen.

Zum Download

Du hast dafür bis zu drei Jahre lang Zeit. Danach sind die Gebühren verjährt. Bei einer Zahlung im Jahr 2023 kannst Du diese noch bis zum 31. Dezember 2026 einfordern. 

Falls das Unternehmen nicht reagiert, kannst Du Dich bei der Schlichtungsstelle beschweren. Welche Stelle zuständig ist, findest Du in aller Regel auf der Website des Anbieters im Impressum. Für Mobilfunkanbieter ist das etwa die Verbraucherschlichtungsstelle Telekommunikation der Bundesnetzagentur.

Damit es erst gar nicht zu Mahnungen und Inkasso-Schreiben kommt, musst Du wissen, bis wann Du Deine Rechnungen spätestens zahlen musst. 

Im Supermarkt ist klar: Du musst sofort zahlen, sonst kannst Du Deinen Einkauf nicht mitnehmen. Aber wie ist das mit einer Rechnung vom Handwerker, Steuerberater oder bei einer Bestellung im Internet?

Wann ergibt sich die Fälligkeit aus einer Vereinbarung?

In den meisten Verträgen oder Auftragsbestätigungen steht, wann Du zahlen musst. In einer Rechnung kann stehen, dass der Rechnungsbetrag bis zu einem bestimmten Datum zu zahlen ist, zum Beispiel „zahlbar bis zum 20. Februar“. Üblich ist auch der Zusatz „zahlbar in 14 Tagen nach Rechnungsdatum“. Bei dem Vermerk „zahlbar sofort und ohne Abzug“ musst Du zahlen, sobald Du die Rechnung in Händen hältst. In notariellen Kaufverträgen über eine Wohnung oder ein Haus ist meist geregelt, dass der Käufer den Kaufpreis erst nach einer Mitteilung des Notars zahlen muss.

Steht im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen nichts dazu, wann Du zahlen musst, ergibt sich der Zeitpunkt aus dem Gesetz.

Bis wann musst Du nach dem Gesetz bezahlt haben?

Arbeitgeber müssen das Gehalt immer erst am Monatsende für die Leistungen des vergangenen Monats zahlen. Arbeitnehmer gehen also in Vorleistung (§ 614 BGB). 

Bei der Miete ist es umgekehrt – Mieter müssen im Voraus für den kommenden Monat zahlen (§ 556b BGB). 

An einen Bauträger oder Architekten etwa musst Du erst zahlen, wenn dieser seine Schlussrechnung gestellt hat. Dann hast Du 30 Tage Zeit zu überweisen (§ 16 Abs. 3 VOB/B). Üblich sind aber Abschlagszahlungen.

Steht im Vertrag nichts zum Zahlungstermin oder gibt es keine besondere gesetzliche Regelung, dann musst Du sofort zahlen (§ 271 BGB).

Bist Du mit der Zahlung zu spät dran, kannst Du in Verzug geraten. So steht es im Bürgerlichen Gesetzbuch. Während dieser Zeit musst Du zusätzlich Verzugszinsen zahlen.

Wann bist Du im Verzug?

Es gilt der Grundsatz: Kein Verzug ohne Mahnung. Du gerätst demnach nur dann in Verzug, wenn Du eine Mahnung erhalten hast. Aber es gibt viele Ausnahmen, in denen eine Mahnung nicht erforderlich ist.

• Ist der Zahlungstermin klar festgelegt und ist die Frist abgelaufen, gerätst Du ohne Mahnung in Verzug. Steht im Vertrag zum Beispiel „zahlbar bis zum 20. Februar“, muss Dein Gläubiger keine Mahnung schicken (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Nach Ablauf der Frist bist Du in Verzug.
• Taucht der Zahlungstermin aber zum ersten Mal in der Rechnung auf, musst Du nochmal gemahnt werden (OLG Saarbrücken, 17.04.2013, Az. 1 U 398/11).
• Steht im Gesetz, wann Du zahlen musst, gerätst Du nach Ablauf der Frist in Verzug. So ist das zum Beispiel bei der Miete: Zahlung spätestens bis zum dritten Werktag des Monats (§ 556b BGB). Ein Mieter, der seine Miete zu spät überweist, befindet sich deshalb ohne Mahnung in Verzug.
• Richtet sich der Zahlungstermin nach einem besonderen Ereignis, braucht es auch keine Mahnung (§ 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB). Ereignis kann eine Kündigung sein, der Beginn von Bauarbeiten, eine notarielle Beurkundung oder Rechnung. Eine typische Klausel, die auf ein Ereignis abstellt, ist: Zahlung bis „14 Tage nach Abnahme“ oder „20 Tage nach Lieferung“. Dabei darf die Frist nicht zu kurz sein. Enthält die Rechnung den Zusatz „zahlbar sofort nach Lieferung“, gerät der Schuldner nicht sofort nach Lieferung in Verzug. Denn diese Klausel enthält keine angemessene Zahlungsfrist.
• Eine Klausel, wonach Rechnungen innerhalb von zehn Tagen zu zahlen sind, begründet keinen Verzug ohne vorherige Mahnung (AG Kassel, 28.04.2022, Az. 421 C 301/22).

Wann gerätst Du spätestens in Verzug?

Du kommst spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug, wenn die Rechnung Dich ausdrücklich darauf hinweist. 

Für Dich als Verbraucher gilt das aber nur, wenn diese Folgen in der Rechnung stehen (§ 286 Abs. 3 BGB). Dann ist ausnahmsweise keine Mahnung erforderlich. Ein solcher Hinweis in der Rechnung könnte so lauten: „Verzug tritt spätestens ein, wenn nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung gezahlt wird.“

Fehlt ein solcher Satz in der Rechnung, muss der Gläubiger eine Mahnung schicken, damit Du in Verzug gerätst.

Verzugszinsen  liegen für Verbraucher fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Dieser Zinssatz schwankt. Den Basiszinssatz legt die Deutsche Bundesbank alle sechs Monate fest und zwar in Abhängigkeit von den Leitzinsen der Europäischen Zentralbank (§ 247 BGB).

Der Verzugszins liegt ab 1. Juli 2026 bei 6,52 Prozent für Verbraucher. Schuldner können die in Rechnung gestellten Zinsen mit dem Rechner der Website basiszinssatz.de überprüfen.

Beispiel: Caro musste eine Rechnung für den Einbau einer neuen Badewanne bis spätestens zum 7. Januar 2026 zahlen. Sie befand sich seit dem 8. Januar 2026 mit der Zahlung von 1.800 Euro in Verzug. Sie bezahlt die Rechnung am 7. Juli 2026. Für die 182 Tage Verzug darf der Handwerker 56,36 Euro an Verzugszinsen verlangen (175 Tage bei einem Zinssatz von 6,27 Prozent und sieben Tage bei einem Zinssatz von 6,57 Prozent).

Übrigens: Ist an dem Geschäft kein Verbraucher beteiligt, beträgt der Verzugszinssatz neun Prozentpunkte über dem Basiszins, derzeit also 10,52 Prozent (§ 288 Abs. 2 BGB).

Basis- und Verzugszinssatz seit 2024

Quelle: Bundesbank (Stand: Juli 2026)

Unternehmen dürfen einen Verzug nur an die Schufa melden, wenn eine wirksame Einwilligung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse besteht und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Gläubiger dürfen nicht jeden Verzug gleich an die Schufa weitergeben. Nach Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung ist für die Verzugsmeldung entweder eine Einwilligung in die Datenweitergabe erforderlich (mit einer wirksamen Schufa-Klausel) oder aber das Unternehmen hat ein berechtigtes Interesse an der Übermittlung des Verzugs (Art. 6 Abs. 1f DSGVO). Eine Meldung ist dann aber nur erlaubt, wenn keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen des Schuldners entgegenstehen.

Es kann passieren, dass ein Unternehmen nicht lange wartet und die Forderung sofort an einen Inkasso-Dienstleister abgibt, der sich dann bei Dir meldet. Dadurch entstehen weitere Kosten, die Du unter Umständen zusätzlich zahlen musst. Oft wird es dadurch richtig teuer.

Zulässig sind nur Inkasso-Kosten, die als Schadenersatz für den Verzug notwendig und der Höhe nach angemessen sind. (BVerfG, 07.09.2011, Az. 1 BvR 1012/11).

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens muss erforderlich und zweckmäßig sein. So durfte ein gewerblicher Vermieter seine Mahnabteilung nicht auf ein rechtlich selbstständiges Inkassounternehmen auslagern und die säumigen Mieter mit diesen Kosten belasten (AG Dortmund, 08.08.2012, Az. 425 C 6285/12; AG Hamm, 16.05.2014, Az. 17 C 443/13).

Die Inkasso-Firmen dürfen nicht mehr in Rechnung stellen als Rechtsanwälte. Die Anwaltsgebühren richten sich nach dem Gesetz zur Vergütung von Rechtsanwälten (RVG).

Wichtig: Inkasso-Dienstleister dürfen eine halbe Gebühr oder eine 0,5-fache Vergütung berechnen, wenn Du die Forderung nach der ersten Aufforderung bezahlst. Sollte das Inkassounternehmen höhere Gebühren verlangen, kannst Du Dich dagegen wehren. Die Verbraucherzentralen haben in einer Stichprobe herausgefunden, dass in vielen Inkassoschreiben höhere Gebühren stehen – oft wird eine 0,9-fache Gebühr verlangt.

Bei kleinen Forderungen bis 50 Euro dürfen die Inkasso-Kosten nicht höher ausfallen als die Forderung selbst. Dazu gibt es eine Wertstufe für Forderungen bis 50 Euro, bei der nur von einer Gebühr von 31,50 Euro auszugehen ist (§ 13 Abs. 2 RVG). Zahlt ein Schuldner zum Beispiel die vom Inkassobüro geforderten 40 Euro nach dem ersten Schreiben, dann darf es nur eine halbe Geschäftsgebühr von 31,50 Euro verlangen, also 15,75 Euro an Inkassogebühren.

Auch Inkasso-Pauschalen sind oft überhöht und intransparent. Der Bundesgerichtshof erklärte pauschale Inkassogebühren von 34,15 Euro für unwirksam. Die Pauschale im Preisverzeichnis setzte sich aus allgemeinen Verwaltungskosten für das IT-System sowie Planung und Überwachung der Arbeit eines externen Dienstleisters zusammen. Solche Verwaltungskosten dürfen im Rahmen des Schadensersatzes nicht umgelegt werden (BGH, 10.06.2020, Az. VIII ZR 289/19).

Wie kannst Du Inkassogebühren überprüfen?

Hast Du Post von einem Inkassobüro bekommen, dann lohnt sich der kostenlose Inkasso-Check auf der Website der Verbraucherzentrale Hamburg. Du musst einige Fragen beantworten und erhältst dann eine Einschätzung, ob die Inkassoforderung gerechtfertigt ist oder ob sie überhöht ist. In klaren Fällen bietet die Verbraucherzentrale Hamburg auch einen Musterbrief an, den Du an das Inkassobüro schicken kannst.

Dieses Verhalten von Inkassounternehmen ist problematisch:

• Das Inkassounternehmen verlangt als Gebühr den 1,3-fachen Satz ohne nähere Begründung.
• Das Unternehmen schreibt, dass es mehr Geld verlangt, wenn nicht innerhalb von 14 Tagen gezahlt wird.

Seit 1. Januar 2025 ist das Bundesamt für Justiz einheitliche Aufsichtsbehörde für sämtliche Inkasso-Dienstleister. Möchtest Du Dich über ein Inkassounternehmen beschweren, weil es Dich zum Beispiel mit Briefen und Telefonanrufen belästigt, kannst Du Dich an das Bundesamt für Justiz wenden. Dazu kannst Du das Kontaktformular nutzen oder eine E-Mail an rdg@bfj.de schicken.