Verpflegungsmehraufwand / Reisespesen

Als Verpflegungsmehraufwand werden die zusätzlichen Kosten bezeichnet, die anfallen, weil sich jemand aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann. Der beruflich bedingte Mehraufwand kann steuerrechtlich unter bestimmten Voraussetzungen als Werbungskosten oder Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Man spricht auch von Reisespesen. Die Mehraufwendungen für Verpflegung dürfen nicht mit den Kosten für Bewirtung oder für Arbeitsessen verwechselt werden.

Schon seit vielen Jahren können nicht mehr die tatsächlichen Verpflegungskosten bei beruflichen Reisen steuerlich angesetzt werden. Vielmehr gibt es nur noch zeitlich abhängige Verpflegungspauschalen, welche als Verpflegungsmehraufwendungen bei bestimmter Abwesenheitszeiten zu berücksichtigen sind. Diese Verpflegungspauschbeträge stellen entweder Werbungkosten dar oder kommen direkt als Auslagenersatz durch den Arbeitgeber ohne Abzug von Lohnsteuer zum Ansatz. Die Höhe der Pauschbeträge ist abhängig von der Dauer der Abwesenheit. Dabei ist es egal, ob eine Dienstreise, eine Einsatzwechseltätigkeit oder eine Fahrtätigkeit vorliegt. Es kommt auch nicht darauf an, ob überhaupt ein Verpflegungsmehraufwand anfällt, ebenso wenig wie es auf die konkrete Verpflegungssituation am Einsatzort ankommt (vgl. Urteil FG Rheinland-Pfalz vom 5. Februar 2010 - Az. 1 K 2623/08).

Sätze für Reisespesen (Dienstreise im Ausland und im Inland)
Dabei ist zu unterscheiden zwischen Verpflegungsmehraufwendungen im Inland (Deutschland) und im Ausland. So werden regelmäßig die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Tätigkeiten im Ausland - abhängig von den im Ausland geltenden Preisen - überarbeitet. Siehe die Übersicht (PDF-Datei) über die aktuell geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auslandsreisen.

Übersicht der aktuellen Pauschbeträge
Die Pauschbeträge gelten mithin für alle Reisen, also insbesondere bei Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit und bei doppelter Haushaltsführung. Maßgebend ist dabei grundsätzlich die Abwesenheitszeit pro Reisetag.

Bei einer Abwesenheit von der Wohnung und dem Mittelpunkt der beruflichen/betrieblichen Tätigkeit sind im Inland folgende Beträge als Verpflegungsmehraufwendungen anzusetzen: Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 24 Euro, bei 14 bis 24 Stunden, 12 Euro und weniger als 14, aber mindestens 8 Stunden können noch 6 Euro angesetzt werden:

Steuerfreie Erstattung des Mehraufwandes durch den Arbeitgeber
Erhält ein Arbeitnehmer den Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber ersetzt, so ist dieser Ersatz bis zur Höhe des steuerlich zulässigen Pauschbetrags steuerfrei. Der Arbeitgeber kann gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG höhere Erstattungen pauschal mit 25 Prozent versteuern. Voraussetzung: Die steuerfreien Pauschalen werden um nicht mehr als 100 Prozent überschritten. Darüber hinausgehende Beträge gehören zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

Eine übersichtliche Darstellung des absetzbaren Aufwandes für Mehrbedarf ist auch bei Wikipedia zu finden.

Änderungen in den Lohnsteuerrichtlinien 2011 (LStR)
Die LStR 2011 enthalten einige Verbesserungen, die hier nur kurz "angeschnitten" werden. So muss die Buchung einer Übernachtung mit Frühstück nicht mehr zwingend durch den Arbeitgeber erfolgen, sondern kann auch vom Mitarbeiter selbst vorgenommen werden (BMF-Schreiben vom 05.03.2010). Arbeitgeberveranalssung: Bei Auswärtstätigkeiten wird bis zu einem Wert von 40 Euro je Mahlzeit von einer Gewährung der Verpflegung auf Veranlassung des Arbeitgebers ausgegangen, wenn die Aufwendungen vom Arbeitgeber ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Damit können Arbeitgeber, die als Arbeitslohn zu versteuernden Mahlzeiten statt mit ihrem höheren tatsächlichen Wert mit dem weitaus günstigeren Sachbezugswert (Frühstück: 1,57 Euro und Mittag- u. Abendessen je 2,83 Euro) zu bewerten. Diese Regelung gilt rückwirkend ab dem 1. Januar 2010.

Keine Pauschalen für Übernachtungskosten bei Tätigkeiten im Ausland
Die Pauschbeträge sind nicht anwendbar für Mitarbeiter, denen der Arbeitgeber kein Verpflegungsmehraufwand oder die Kosten für die Übernachtung ersetzt. Sie können ihre Reisekosten als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen. Erforderlich ist der Nachweis der Einzelbelege. Sie teilen insoweit das Schicksal der Selbständigen, die auch seit dem 1. Januar 2008 ihre tatsächlichen Übernachtungskosten nachweisen müssen. So zum Beispiel durch eine Hotelrechnung.

Die Pauschbeträge sind auch dann anzuwenden, wenn ein Arbeitnehmer Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat.

Tipp: Soweit für denselben Kalendertag Verpflegungsmehraufwendungen wegen einer Dienstreise, Fahrtätigkeit oder Einsatzwechseltätigkeit oder wegen einer doppelten Haushaltsführung anzuerkennen sind, ist jeweils der höchste Pauschbetrag anzusetzen.

Weiterführende Links und Reisekosten-Rechner
Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsdienstreisen werden regelmäßig vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Der folgende Deeplink zu einer PDF-Datei zeigt eine Tabelle der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für die einzelnen Länder. Zu Rechner im Web für Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand: Eine Berechnung wird zumeist über mehrere Seiten "gestreckt", um so künstlich die Seitenzugriffe zu erhöhen. Eine angenehme Ausnahme bildet dieser Reisekostenrechner, weil er "schnörkelfrei" alles auf einer Seite abwickelt.

Verwandt: Dienstreise - Auswärtstätigkeit

Finanztipps

Finanztipp-Artikel aus Archiv: •Steuervergünstigung abgelehnt   •Bußgeld trotz Selbstanzeige   •Jubiläumsgeld für Arbeitnehmer   •Selbstmordrisiko unterschiedlich beurteilt   •Rechtsanwalt mit Verlustgeschäften   •82jähriger stirbt zwei Tage vor seiner Hochzeit   •Mehrwertsteuer inbegriffen   •Gefahren eines Ehrenamts   •Zuviel Geld für Spendenwerbung und Verwaltung verwendet   •Was ist ein Sammlungsstück von geschichtlichem Wert?